Japanse begroetingen op de werkplek en kantooretiquette

De kantoordag als vast script

In de meeste begroetingslessen voor beginners wordt konnichiwa en Sayōnara geleerd, en geen van beide wordt veel gebruikt binnen een Japans bedrijf. Het kantoor heeft zijn eigen set, en die set is gesloten. Collega's kiezen hun woorden niet creatief; ze markeren overgangen, zoals een ziekenhuisafdeling de overdracht van een ploegendienst markeert. Dat is goed nieuws voor een leerling. Je hoeft niet te improviseren. Je hebt grofweg tien vaste regels nodig en de reflex om het passende antwoord te produceren als er één op jou gericht is.

Het tweede dat opvalt, is dat deze lijnen zowel op de kamer als op een persoon gericht zijn. Ze worden gezegd terwijl ze lopen, terwijl ze een jas uittrekken, terwijl ze langs een bureau lopen, en niemand stopt met werken om ze te bespreken. Een begroeting die te laat, te stil of alleen bij die ene collega komt die je leuk vindt, valt veel meer op dan een enigszins onhandige begroeting die op tijd aan iedereen binnen gehoorsafstand wordt afgeleverd. De aparte keigo-gids behandelt de beleefde werkwoordsvormen achter deze regels; hier gaat het om het script zelf.

Elk moment van de dag en zijn zin

Lees de rechterkolom in plaats van de vertalingen. Elke regel doet zijn werk in de kamer, en het Engelse equivalent is vaak misleidend: ittekimasu is niet echt tot ziens, en otsukaresama desu is niet echt bedankt. Leer ze allemaal als het geluid dat bij een moment hoort, en de dag begint op rails te lopen.

Ohayō gozaimasu hoort bij jouw dienst, niet bij de ochtend

Ohayō gozaimasu is de aankomstgroet. In kantoren, keukens, studio's en omroepen wordt het gezegd aan het begin van welke dienst je ook hebt, dus iemand die om negen uur 's avonds inklokt, zegt het nog steeds. Op een ontspannen werkplek is het mogelijk om de gozaimasu naar beneden te laten vallen, maar ohayō alleen klinkt voor een manager abrupt, en de volledige vorm kost een halve seconde. Als er mensen aan het telefoneren zijn wanneer u binnenkomt, begroet dan de dichtstbijzijnde collega's op normaal volume in plaats van uzelf op de vloer aan te kondigen.

Otsukaresama desu, het woord dat het meeste werk doet

Otsukaresama desu erkent letterlijk dat de ander moe is van zijn inspanningen, maar in de praktijk fungeert het als een algemeen kantoormarkering. Het is hallo in een gang, bedankt na een overdracht, de openingszin van een intern telefoongesprek en tot ziens aan de deur. Als je niet zeker weet wat je in een werkcontext tegen een collega moet zeggen, is dit bijna altijd de juiste zin. Iets te vaak zeggen is onzichtbaar, terwijl niets zeggen dat niet is.

De tijd bevat echte informatie. Otsukaresama desu behandelt werk dat nog in uitvoering is, dus het past om elf uur 's ochtends in de gang. Otsukaresama deshita markeert iets voltooid: een vergadering die net is afgelopen, een levering die is gedaan, een collega die een jas aantrekt. Als je deshita zegt tegen iemand die nog zes uur te gaan heeft, kan het lijken alsof je hem naar huis stuurt, en als je desu zegt tegen iemand die het gebouw uitloopt, klinkt het alsof je niet hebt gemerkt dat hij wegging.

Waarom otsukaresama en gokurōsama niet uitwisselbaar zijn

Gokurōsama desu heeft dezelfde oppervlakkige betekenis, bedankt voor je moeite, maar het reist naar beneden. Het is wat een manager tegen het personeel zegt, wat een bedrijf tegen een bezorger zegt en wat een huiseigenaar tegen een reparateur zegt. Naar boven gericht betekent het dat je je meerdere prijst voor zijn inzet, waardoor je stilletjes in de stoel zit van de persoon die goedkeuring uitdeelt. Niets aan de zin is onbeleefd; de richting is het probleem.

De veilige regel voor een leerling is om gokurōsama op het werk in beide richtingen te vermijden. Otsukaresama dekt elke zaak en is nooit onbeleefd, dus er valt niets te winnen door de andere te produceren. Je zult horen dat managers het gebruiken, en het begrijpen ervan is voldoende. Dezelfde asymmetrie geldt voor erkenningen: ryōkai desu is plat en enigszins nonchalant, terwijl shōchi itashimashita en kashikomarimashita zijn wat een senior of cliënt verwacht te horen.

Uitstappen en terugkomen

Japanse kantoren kondigen beweging aan. Wanneer u het gebouw verlaat voor een klantbezoek, een boodschap of een lunch, vertelt u dit aan de kamer en de kamer antwoordt u. Ittekimasu is de alledaagse vorm; itte mairimasu is de bescheiden versie, die wordt gebruikt als de persoon die je achterlaat een manager is of als er klanten aanwezig zijn. Het antwoord, itterrasshai, staat vast, en er wordt van je verwacht dat je het geeft als iemand anders uitgaat, en niet alleen om het te ontvangen.

Leerlingen produceren ittekimasu vaak met vertrouwen en verstijven wanneer een collega weggaat, omdat het antwoord onmiddellijk moet zijn en zich in het Engels naar niets vertaalt. Boor de paren samen in plaats van één kant tegelijk. Hetzelfde geldt voor tadaima modorimashita en okaerinasai: wie aan een bureau zit, antwoordt, en een terugkerende collega die in stilte wordt ontvangen, leest het eerder als genegeerd dan als iedereen die het druk heeft.

Vertrek voor vandaag

Naar huis gaan vóór je collega's brengt een ingebouwde verontschuldiging met zich mee, en osaki ni shitsurei shimasu is die verontschuldiging: excuseer mij dat ik eerst ga. Gebruik shitsurei itashimasu als er een manager of een klant in de kamer is. De mensen die achterblijven antwoorden met otsukaresama deshita, vaak gevolgd door oki o tsukete. In een drukke periode is het normaal om eerst even te kijken of er nog iets openstaat voordat je je lijn uitspreekt, en één keer aanbieden is voldoende; daarna zweven helpt niemand.

Te laat komen, verlof opnemen en weer terugkomen

Te laat komen en afwezig zijn volgen een patroon: een bericht of telefoontje voordat uw dienst begint, een korte verontschuldiging bij aankomst en een kort bedankje de volgende werkdag. Merk op dat u zich verontschuldigt voor de verstoring in plaats van uitvoerig uitleg te geven; één clausule van de rede is genoeg. Over verlof wordt gesproken met yasumi o itadaku, het krijgen van een vrije dag, omdat de tijd aan jou is gegund, en yasumimasu botweg zeggen tegen een manager kan klinken als een aankondiging in plaats van een verzoek.

De lijn na het verlof is belangrijker dan leerlingen verwachten. Je afwezigheid werd door iemand opgevangen, dus het eerste dat je zegt als je terugkomt, is een bedankje, voordat je je inbox opent. Als een specifieke collega uw werk heeft uitgevoerd, voeg dan de naam en de taak toe: Tanaka-san, taiō shite itadaki arigatō gozaimashita, bedankt dat u het voor mij hebt afgehandeld.

Begroetingsvolgorde, volume en timing

• Begroet eerst als u degene bent die arriveert, binnenkomt of junior is. Wachten om begroet te worden wordt gelezen als onwil, niet als bescheidenheid.
• Gebruik een normaal spreekvolume, gericht op de dichtstbijzijnde mensen, en blijf in beweging. Een schreeuw over een open vloer is net zo ongemakkelijk als stilte.
• Voeg een oppervlakkig knikje en een moment van oogcontact toe. Diepe buigingen horen bij cliënten en echte excuses, niet bij de gang.
• Beantwoord elke begroeting die u ontvangt, zelfs halverwege een taak. Een knikje plus otsukaresama desu kost één seconde.
• Adresseer managers op titel en collega's op achternaam plus san. Voornamen zijn ongebruikelijk op het werk, tenzij ze worden uitgenodigd.
• Pas de kamer in de loop van de tijd aan: als uw verdieping korter wordt tot een snelle otsukare tussen leeftijdsgenoten, is het volgen van de plaatselijke gewoonte beter dan uit principe formeel blijven.

Eten, schoonmaken en gedeelde ruimtes

Bij de beleefdheden rond lunch, thee en gedeelde apparatuur beslissen collega's in stilte of je gemakkelijk kunt samenwerken, en de meeste daarvan zijn één rij lang. Itadakimasu en gochisōsama deshita worden gezegd tijdens je eigen lunch, zelfs alleen aan je bureau, en gochisōsama deshita is ook wat je zegt tegen degene die heeft betaald. Omiyage, een doosje met individueel verpakte snoepjes die zijn meegebracht van een reis of een verlofperiode, wordt met een korte rij in de gemeenschappelijke ruimte achtergelaten.

Twee gewoonten tellen meer dan welke zin dan ook. Laat de gedeelde ruimte schoner achter dan je hem hebt aangetroffen, inclusief de gootsteen en de magnetron, zodat niemand je rommel hoeft te ontdekken. En pak ongevraagd het zichtbare kleine klusje: het papier bijvullen, de dozen dragen, de vergadertafel afvegen. Op een Japans kantoor wordt dit gelezen als een statement over je houding ten opzichte van het team, en het levert meer goodwill op dan vloeiende grammatica.

Hoe het script automatisch te maken

• Schrijf uw echte dag links op een pagina en de exacte lijn naast elk moment. Tien rijen is het hele script.
• Oefen in paren, nooit afzonderlijk: ittekimasu met itterasshai, tadaima modorimashita met okaerinasai, osaki ni shitsurei shimasu met otsukaresama deshita.
• Zeg elke zin tijdens het uitvoeren van de actie, opstaan, een tas optillen, een deur openen, zodat de beweging het richtsnoer wordt.
• Breng een week alleen door met gespannenheid: beslis over desu of deshita voor otsukaresama voordat je je mond opendoet.
• Neem uw eigen vertreklijn op en controleer of deze ongehaast klinkt in plaats van in uw halsband te mompelen.