Japanse telefoongesprekzinnen voor werk en dagelijks leven

Waarom telefoneren moeilijker is dan face-to-face praten

Aan de telefoon raak je alles kwijt wat normaal gesproken een gesprek met zich meebrengt. Er is geen gezicht om te lezen, geen gebaar, geen menu of document waarnaar je kunt wijzen, en geen kans om nog een keer langzamer een woord uit te spreken. Japans voegt daar nog twee moeilijkheden aan toe. Kantoorgesprekken gaan over bescheiden en erevolle werkwoorden waar beginnerscursussen nauwelijks iets mee te maken hebben, en de eerste uitwisseling volgt een vast patroon dat elke Japanse collega al uit het hoofd kent.

Het goede nieuws is dat dit precies is wat telefoon-Japans leerbaar maakt. Een restaurantgesprek kan alle kanten op, maar een zakelijk gesprek kent misschien wel acht mogelijke zetten, en elke zet heeft een standaardlijn. Zodra het openen, het in de wacht zetten en het bericht automatisch plaatsvinden, is uw aandacht vrij voor dat ene onvoorspelbare deel, namelijk de werkelijke reden waarom de persoon belt.

• Houd pen en papier bij de telefoon voordat u opneemt, niet erna.
• Schrijf eerst het bedrijf van de beller, daarna de naam en vervolgens het verzoek.
• Zeg de vaste lijnen op normale snelheid; ze vertragen klinkt minder zelfverzekerd, niet beleefder.
• Bepaal van tevoren wat je gaat zeggen als je het niet begrijpt, zodat er nooit stilte ontstaat.

De moshi moshi-regel

Moshi moshi is vriendelijk en enigszins informeel. Het is goed als een vriend u belt, als u een vriend belt, en op elk moment dat u wilt controleren of de andere persoon er nog is. Het is niet de manier waarop u een bedrijfstelefoon beantwoordt, omdat deze tot de informele lijst behoort en een nieuwe beller een klant kan zijn. Antwoord in plaats daarvan met hai plus de bedrijfsnaam in de gozaimasu-vorm, of bedank ze dat ze eerst hebben gebeld.

Een werkoproep beantwoorden en uw naam opgeven

Osewa ni natte orimasu heeft bijna geen betekenis die je kunt vertalen. Het is de handdruk van een zakelijk gesprek, en beide partijen zeggen het vóór enige inhoud. Verwacht dat de beller uw begroeting beantwoordt met zijn eigen bedrijf en naam, in dezelfde volgorde: eerst het bedrijf en dan de persoon. Schrijf ze allebei meteen op, want je hebt ze weer nodig als je een bericht doorgeeft.

Bellen en naar iemand vragen

Gebruik sama voor een klant of iemand buiten uw bedrijf, en san voor een contactpersoon waarmee u al nauw samenwerkt. Irasshaimasu deshō ka is de eretitel van iru, dus wordt gevraagd of de persoon aanwezig is op een respectvolle manier; onegai dekimasu deshō ka vraagt ​​eenvoudigweg om verbinding te maken. Beide zijn veilig. Het toevoegen van ima, ojikan yoroshii deshō ka zodra de persoon opneemt, is een kleine beleefdheid die Japanse bellers zelden overslaan.

Een beller in de wacht zetten en doorverbinden

Shōshō omachi kudasai is de meest bruikbare regel in dit artikel. Het is kort, het wordt verwacht, en het kost je vijf tot tien seconden om een ​​naam te vinden, een dagboek te raadplegen of gewoon adem te halen. De zachtere shōshō omachi itadakemasu deshō ka vraagt ​​eerder dan dat hij instrueert en past bij een klant. Wanneer u weer aan de lijn komt, open dan altijd met omatase itashimashita voordat u iets anders zegt.

Zeggen dat iemand afwezig is of in vergadering is

Merk op dat de collega zijn san verliest. Voor een externe beller is je hele gezelschap één kant, dus Satō staat alleen en de werkwoorden worden bescheiden: orimasu in plaats van imasu, gozaimasu in plaats van desu. Ainiku verzacht het slechte nieuws op dezelfde manier als ik vrees dat dat in het Engels gebeurt. Volg het slechte nieuws altijd met een aanbod, want het klinkt niet nuttig om de beller niets te laten doen.

Een bericht aannemen en achterlaten

Uketamawaru is het eenvoudige werkwoord voor ontvangen, dus godengon o uketamawarimashō ka biedt letterlijk aan om de boodschap namens de luisteraar te accepteren. Mōshitsutaemasu is de bescheiden vorm van het doorgeven van iets, en het is wat een beller verwacht te horen voordat hij ophangt. Als jij degene bent die een bericht achterlaat, houd het dan bij drie feiten: wie je bent, wat je wilt en wanneer je bereikbaar bent.

Namen spellen en cijfers lezen over een slechte regel

Japanse collega's spellen kanji niet letter voor letter. Ze leggen elk personage uit met een gewoon woord dat het bevat, en daarom hoor je tanbo no ta voor het veldpersonage in Tanaka. Voor een buitenlandse naam is katakana plus de Engelse letters, gelezen als Japanse klanken, normaal. Getallen hebben hun eigen gevaren: ichi en shichi klinken hetzelfde op een slechte lijn, dus zeg nana voor zeven en yon voor vier, lees de cijfers afzonderlijk en verbind de blokken met het deeltje nr.

De beller vragen om te herhalen

Odenwa ga tōi, wat betekent dat de telefoon ver weg is, is de beleefde Japanse manier om te zeggen dat de lijn slecht is. Je legt de schuld eerder bij de verbinding dan bij de toespraak van de ander of je eigen luisteren, en daarom klinkt het nooit onbeleefd. Zeg het vroeg. Twee minuten giswerk doorstaan ​​en vervolgens toegeven dat je alles hebt gemist, kost veel meer tijd dan één reparatiezin aan het begin.

Het gesprek netjes beëindigen

Sayōnara wordt niet gebruikt om een ​​zakelijk gesprek te beëindigen. Het laatste paar is yoroshiku onegai itashimasu, gevolgd door shitsurei itashimasu, en de beller legt de hoorn meestal op een moment na de persoon die de oproep heeft ontvangen. Als u het gesprek hebt gestart, laat u de andere kant uitspreken en sluit u vervolgens af. Direct na het laatste stukje informatie van de lijn afstappen is de meest voorkomende buitenlandse fout.

Een volledig gesprek van begin tot eind

Lees dit gesprek tweemaal voor als receptioniste en tweemaal als beller. De tweede keer behandel je het Engels en werk je alleen vanuit het Japans. Bijna elk echt telefoontje dat u ontvangt, zal een variatie zijn op deze twaalf regels, met een andere naam, een andere reden en één onverwachte zin in het midden. Al het andere kun je al zeggen.