Voordat u arriveert: bevestiging van de afspraak en timing
Een klantbezoek begint de dag ervoor, met een e-mail van één regel waarin de datum, tijd en plaats worden bevestigd; het geeft de klant de kans om een kamerwijziging of een extra bezoeker door te geven. Een afspraak is een apo in informele taal en o-yakusoku in keigo als je met het personeel van de klant spreekt.
Zorg dat je op de dag zelf tien minuten eerder aanwezig bent bij het gebouw en vijf minuten eerder bij de receptie. Gebruik de vrije tijd om uw papieren te controleren, uw telefoon op stil te zetten en in de winter uw jas uit te doen voordat u naar binnen gaat; bezoekers komen het kantoor van een klant binnen met de jas over de arm. Als u door een treinvertraging te laat komt, bel dan vóór de afspraaktijd met een realistische nieuwe aankomsttijd.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Ik kijk uit naar onze ontmoeting morgen om tien uur. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Is de locatie uw hoofdkantoor, zoals gepland? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Het spijt me heel erg, ik kom ongeveer tien minuten te laat vanwege een treinvertraging. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Ik ben wat vroeg aangekomen, dus ik wacht in de lobby. |
Het ontvangstscript: uketsuke
Receptie, uketsuke, bestaat in drie vormen en het script verandert nauwelijks. Een groot gebouw heeft een bemand bureau, vaak met een beveiligingspoortje; een middelgroot bedrijf heeft een telefoon op de toonbank staan met een lijst met toestelnummers; een klein kantoor heeft een deur die je opent terwijl je shitsurei itashimasu zegt. In ieder geval geeft u drie gegevens achter elkaar op: uw bedrijf, uw naam en met wie u een afspraak heeft en wanneer.
Let op de werkwoorden. To mōshimasu is de bescheiden vorm van to iimasu en de enige manier om jezelf hier voor te stellen. O-yakusoku o itadaite orimasu, Ik heb een afspraak gekregen, zet de afspraak in het geschenk van de klant, dat is de beleefde omlijsting. Voeg sama toe aan de naam van de persoon die u bezoekt en voeg de afdeling toe als u die kent, omdat een groot bedrijf mogelijk meerdere mensen heeft met dezelfde achternaam.
De receptioniste zegt shōshō o-machi kudasai, belt de persoon en zegt dan tadaima mairimasu, ze zijn onderweg, of noem een kamer. Als er een bezoekersbadge aanwezig is, nyūkanshō, draag deze dan zichtbaar en geef deze terug als u weggaat.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Mijn naam is Tanaka, van ABC Corporation. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Ik heb om tien uur een afspraak met de heer Sato van Sales. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Wacht even. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato is onderweg; neem alstublieft plaats hier. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Sorry dat ik je heb laten wachten. |
Wachtkamers en binnengeleid worden
U kunt wachten in de lobby, in een ōsetsushitsu, een ontvangstruimte of in de vergaderruimte zelf. Als een medewerker u begeleidt, loop dan iets achter hem aan en laat hem op de liftknoppen drukken; in de lift staat de gids bij het paneel en jij staat achterin.
In de kamer zegt de gids dōzo o-hairi kudasai of kochira e dōzo. Zeg shitsurei itashimasu als je binnenkomt, zelfs als de kamer leeg is, en ga zitten op de stoel die je wordt getoond. Als er niets wordt gezegd, ga dan bij de stoel het dichtst bij de deur staan, of ga erop zitten, en sta weer op als de persoon met wie je spreekt binnenkomt. Zet je tas op de grond naast je stoel, niet op de tafel. Als er thee wordt gebracht, bedank dan de persoon en wacht op de dōzo van de gastheer voordat je gaat drinken, tenzij het wachten lang wordt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Deze kant op, alstublieft. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Pardon (komt de kamer binnen). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Ga alsjeblieft zitten en wacht. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Is deze stoel in orde? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Neem alstublieft plaats achterin. |
Zitplaatsen, visitekaartjes en de openingsgroet
Vergaderruimtes hebben een bovenste stoel, kamiza, het verst van de deur, en een lagere stoel, shimoza, het dichtst bij de deur. De kamiza is van de gast, met de oudste bezoeker het verst van de deur en de oudste gastheer er tegenover. Bij twijfel wacht u tot u geplaatst wordt.
Als de persoon die u ontmoet binnenkomt, ga dan staan. De eerste vergaderingen beginnen met het uitwisselen van visitekaartjes: houd uw kaartje met beide handen naar de andere persoon gericht, geef uw bedrijf, afdeling en naam aan mōshimasu, neem het hunne met beide handen in ontvangst, kijk ernaar en plaats het voor u op tafel voor de vergadering. Een aparte gids over meishi-etiquette behandelt de details; hier is het voldoende om te weten dat de uitwisseling plaatsvindt voordat iemand gaat zitten.
Bedank hen vervolgens voor hun tijd en vermeld in één zin het doel van het bezoek. Een klein geschenk, temiyage, wordt nu overhandigd met kokoro bakari desu ga. De gastheer begint meestal met dewa, hajimemashō ka, of een vraag over je reis, waarop slechts een kort antwoord nodig is.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Bedankt dat u vandaag tijd voor ons heeft vrijgemaakt als u het druk heeft. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Ik ben vandaag gekomen om het nieuwe plan uit te leggen. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Een klein teken, deel het met iedereen. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Laten we dan, als ik mag, meteen beginnen. |
Afronding: de volgende stappen samenvatten
Een Japanse bijeenkomst eindigt zelden met een ter plekke aangekondigd besluit. Het eindigt met een duidelijke lijst van wat elke partij vervolgens zal doen en tegen wanneer, en van de bezoeker wordt verwacht dat hij dit hardop zegt. Introduceer de samenvatting met honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu en som vervolgens de items op met mazu, tsugi ni, saigo ni. De kant van de cliënt zal alles corrigeren wat zij anders zien, en dat is het punt.
Als de cliënt iemand anders moet raadplegen, zegt hij shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu. Vraag om een ruwe timing met itsu goro, maar dring niet ter plekke aan op een date. Als de gastheer honjitsu wa arigatō gozaimashita zegt, antwoord dan met kochira koso en ga staan als zij staan.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Laat me dan bevestigen wat we vandaag hebben besproken. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Eerst sturen wij u binnen volgende week een offerte. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Wij gaan het intern bekijken en nemen volgende week contact met u op. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Wanneer kunnen we ongeveer uw antwoord verwachten? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Is er nog iets onduidelijk? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Bedankt voor vandaag. Het plezier is aan ons; wij kijken ernaar uit om met u samen te werken. |
Bij vertrek: shitsurei itashimasu bij elke deur
Het vertrek kent evenveel fasen als het aankomen. Verzamel uw papieren en de visitekaartjes van de klant, die in uw kaartendoosje gaan. Duw je stoel naar binnen. Draai je bij de deur van de vergaderruimte om, zeg 'shitsurei itashimasu' en maak een buiging. Meestal begeleidt de gastheer u naar de lift of de ingang; houd het gesprek luchtig en bedank ze nogmaals terwijl je loopt.
Stap bij de lift in, draai je om naar de gastheer, zeg honjitsu wa arigatō gozaimashita en buig terwijl de deuren sluiten. Bij de ingang op de begane grond buigt u voor de deur. Trek uw jas buiten het gebouw aan. Geef de bezoekersbadge bij de receptie terug met o-kaeshi shimasu en bedank ook de receptioniste.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Nou, dan neem ik afscheid. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Doe alsjeblieft geen moeite om mij uit te nodigen. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Bedankt voor vandaag. Tot ziens. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Ik geef de bezoekersbadge terug. Bedankt. |
Woordenschat voor een klantbezoek
Dit zijn de woorden die je hoort bij de receptie, op de gang en in de vergaderruimte. Verschillende, zoals Kisha en Heisha, zijn alleen zinvol als paar.
| Woord | Lezing | Betekenis |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | werkvergadering, gesprek met een klant |
| 受付 | uketsuke | receptie |
| 入館証 | nyūkanshō | bezoekersbadge of toegangspas |
| 応接室 | ōsetsushitsu | ontvangstruimte voor bezoekers |
| 会議室 | kaigishitsu | vergaderruimte |
| 上座 | kamiza | bovenste stoel, het verst van de deur |
| 下座 | shimoza | onderste stoel, het dichtst bij de deur |
| 貴社 | kisha | uw bedrijf (in gesprek met een klant) |
| 弊社 | heisha | ons bedrijf (bescheiden) |
| 名刺 | meishi | visitekaartje |
| 手土産 | temiyage | klein cadeautje meegebracht op bezoek |
| お礼メール | o-rei mēru | bedankmail na een bezoek |
Titels zijn ook belangrijk: buchō, afdelingshoofd; Kacho, sectiehoofd. Gebruik de titel met de achternaam Satō-kachō, of de achternaam met sama, nooit beide samen.
De vervolg-e-mail en fouten die u moet vermijden
Het bezoek eindigt met een o-rei mēru die dezelfde dag wordt verzonden. Het heeft een vaste vorm: het bedrijf, de afdeling en de naam van de klant met sama op de eerste regel; een bedankje voor hun tijd; twee of drie regels die bevestigen wat er is afgesproken en de volgende stap met een datum; en een slotregel zoals hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Voeg elk document toe dat u hebt beloofd.
De fouten die opvallen gaan over bestellen en registreren. Zitten voordat je wordt uitgenodigd, wordt opgemerkt. Een klantenkaart in een broekzak stoppen of erop schrijven is een kleine belediging. In spraak zijn de gebruikelijke fouten het gebruik van anata voor de cliënt, het vergeten van sama op de naam van de persoon die u bezoekt, en het beantwoorden van keigo met een informele desu ne. Als u uitglijdt, corrigeer dit dan in de volgende zin en ga verder. Bedrijfsgebruiken variëren, dus volg het voorbeeld van de gastheer en vraag het aan een collega die de klant eerder heeft bezocht.
- Kom niet meer dan tien minuten te vroeg of een minuut te laat zonder te bellen
- Ga niet zitten voordat je wordt uitgenodigd, en neem de kamiza niet onuitgenodigd
- Bewaar de kaart van de klant tijdens de vergadering op tafel en vervolgens in uw kaartendoos
- Gebruik geen anata, kimi of de gewone kaisha voor de klant of zijn bedrijf
- Trek uw jas niet aan in het gebouw of in de lift
- Verstuur dezelfde dag nog de bedankmail met de afgesproken vervolgstappen