Japanse offertes, facturen en contracten: Mitsumorisho tot Keiyakusho uitgelegd

De documentketen van offerte tot betaling

Een typische deal tussen twee Japanse bedrijven gaat als volgt. De koper vraagt ​​om een ​​offerte en de verkoper stuurt een mitsumorisho. De koper aanvaardt door het sturen van een hatchūsho, een inkooporder; aan de kant van de verkoper is het ontvangen van die bestelling juchū, en deze kan bevestigen met een chūmon ukesho of juchū kakuninsho. De verkoper levert met een nōhinsho, een pakbon en vaak een kenshūsho of juryōsho die de koper als aanvaarding moet ondertekenen. De verkoper geeft vervolgens een seikyūsho uit, de factuur, de koper betaalt via furikomi, via een bankoverschrijving, en de verkoper kan een ryōshūsho, een ontvangstbewijs, afgeven.

Een keiyakusho, een contract, bevindt zich boven deze keten voor lopende of grote relaties, en een kihon keiyakusho, een basisovereenkomst, omvat vaak veel kleine bestellingen, zodat elke bestelling alleen een offerte en een bestelling nodig heeft. Kleine aankopen slaan verschillende stappen over, maar leren toch de volgorde, omdat elk document met een nummer naar het voorgaande verwijst.

UnihongoZakelijk Japans

お見積もりみつもりをお願いおねがいできますでしょうか。Kunt u ons een offerte geven?

Het lezen van een mitsumorisho en een hatchūsho

Een offerte heeft een koptekst met de naam van de koper en onchū, het bedrijfsequivalent van sama, de naam en het zegel van de verkoper, een nummer, mitsumori bangō en de datum. Het lichaam vermeldt de items, hinmei, met hoeveelheid, sūryō, eenheid, tan'i, eenheidsprijs, tanka en bedrag, kingaku. Hieronder staan ​​het subtotaal, shōkei, verbruiksbelasting, shōhizei, en het totaal, gōkei. Drie velden onderaan zijn het belangrijkst: nōki, de levertijd; shiharai jōken, betalingsvoorwaarden; en yūkō kigen, hoe lang de prijs geldig is. Een bikō-regel bevat opmerkingen.

Een hatchūsho weerspiegelt de offerte en voegt het afleveradres, nōhin-saki, de gevraagde leverdatum, nōhin kibōbi en het bestelnummer van de koper toe, dat de verkoper op de factuur zal vermelden. Wanneer u een offerte ontvangt, controleer dan de eenheidsprijzen, controleer of de belasting is inbegrepen en lees de geldigheidsduur: een offerte die vervalt voordat uw interne goedkeuring is afgelopen, betekent een tweede ronde.

Het lezen van een seikyūsho en de betalingsvoorwaarden

Een factuur herhaalt de items en totalen en voegt de velden toe die bepalen wanneer en hoe geld wordt verplaatst. Hakkōbi is de uitgiftedatum. Shiharai kigen is de uitgerekende datum. Furikomisaki is de bankrekening: bank, filiaal, rekeningtype, futsū of tōza, nummer en rekeningnaam, kōza meigi. Furikomi tesūryō, de transfersom, komt doorgaans voor rekening van de betaler, en dat kan ook op de factuur staan. Sinds de introductie van het gekwalificeerde factuursysteem hebben facturen van geregistreerde bedrijven ook een registratienummer dat begint met een T; Vraag de boekhouding welke invloed dit heeft op uw bedrijf.

Betalingsvoorwaarden zijn geschreven als een formule van twee helften. De eerste helft is de shime, de afsluiting die een reeks facturen afsluit; de tweede is de barai, wanneer die batch wordt betaald. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: gesloten aan het einde van de maand, betaald aan het einde van de volgende maand. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: gesloten op de twintigste, betaald op de tiende van de volgende maand. Yokuyokugetsu betekent volgende maand. Sōkin is een eenvoudig woord voor het verzenden van geld; Nyūkin is geld dat binnenkomt, dus nyūkin Kakunin controleert of het binnenkomt.

Nōhinsho, ryōshūsho en keiyakusho

Een nōhinsho reist met de goederen mee en somt op wat er is afgeleverd; de koper vergelijkt het met de bestelling, kenshū, en bewaart het. Een juryōsho of een ondertekend exemplaar gaat als bewijs terug naar de verkoper. Wanneer een levering tekortschiet of beschadigd is, is het nōhinsho-nummer het nummer dat u opgeeft als u belt.

Een ryōshūsho bevestigt de ontvangen betaling. Bij bankoverboekingen behandelen veel bedrijven de overboekingsgegevens als ontvangstbewijs en geven ze er geen uit, tenzij daarom wordt gevraagd. Een keiyakusho beschrijft de hele relatie: de partijen, kō en otsu, de reikwijdte, de prijs, de termijn, kikan, verlenging, kōshin, beëindiging, kaijo en vertrouwelijkheid, himitsu hoji. Contracten worden vaak in twee exemplaren opgesteld, één voor elke zijde, en elk bedrijf stempelt beide. Verwijs naar artikelen op nummer, jō: dai-san-jō, artikel drie.

Inkan, kakuin en denshi keiyaku

Traditionele contracten worden gestempeld in plaats van ondertekend. Het geregistreerde zegel van het bedrijf, jitsuin, staat op het handtekeningblok; er wordt een keiin over de grens van elk paar pagina's gedrukt, zodat pagina's niet kunnen worden verwisseld; en een teisei-in markeert elke handgeschreven correctie. Gewone interne papieren gebruiken een vierkante kakuin of een persoonlijke mitome-in, en het werkwoord voor stempelen is ōin of nattsuin. Wie het zegel bezit en wie het mag gebruiken, is een strikte interne regel.

Elektronische contracten, denshi keiyaku, ondertekend via een webservice zijn nu wijdverspreid. De woordenschat verschuift naar denshi shomei, elektronische handtekening; denshi shoshiki, de elektronische vorm van een document; en shōnin, goedkeuring, in een workflow. Sommige tegenpartijen vragen nog steeds om papier, dus in een verzoek kan het nodig zijn dat u vermeldt welk formulier u kunt accepteren. Of voor een bepaald contract een zegel, een handtekening of een e-handtekening nodig is, hangt af van het bedrijf, het document en de tegenpartij. Vraag daarom uw juridische of algemene zakenteam om advies.

Elk document beleefd opvragen

Het verzoekpatroon is voor elk document hetzelfde. Noem het met o of go, zeg wat het inhoudt, geef een deadline en een format, en sluit af met dank voor de moeite. Het kernwerkwoord is go-sōfu itadakemasu deshō ka, kun je sturen, of o-okuri itadakemasu deshō ka; voor het uitgeven van een nieuw document, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Voeg een reden toe als de deadline krap is: shanai shori no tsugō de, voor interne verwerking.

Voeg aan de telefoon uw bedrijf en naam toe en herhaal het documentnummer. Wanneer u een document verzendt, gebruikt u o-okuri itashimasu en vraagt ​​u hen om contact op te nemen met go-kakunin kudasai. Het najagen van een laat document is beleefd maar direct: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, en dan de vraag.

Documentwoordenschat

De tabel verzamelt de documentnamen en de velden die u daarop leest.

Fouten die de betaling vertragen

De meeste vertragingen komen voort uit een veld, niet uit een geschil. Een factuur geadresseerd aan de verkeerde bedrijfsnaam of ontbrekende afdeling; een inkoopordernummer dat niet overeenkomt; een belastingregel ontbreekt of is verdubbeld; bankgegevens met de rekeningnaam in het verkeerde script; een vervaldatum die de shime van de klant negeert, waardoor de factuur een dag te laat arriveert en een maand wacht. Op contracten zijn de klassieke fouten een ontbrekende keiin, een stempel van het verkeerde zegel en een naam van de tegenpartij die één teken verschilt van de geregistreerde naam.

Voordat u een document verzendt, controleert u de naam van de ontvanger, het nummer waarnaar het verwijst en de voorwaarden ten opzichte van het vorige document in de keten. Als een klant zegt dat een document niet klopt, bied dan kort uw excuses aan, vraag precies in welk veld en geef het dezelfde dag opnieuw uit met sai-hakkō in de onderwerpregel. De bedrijfspraktijk verschilt hier op bijna alles, van zegels tot betalingsmaanden, dus leer de taal en vraag vervolgens aan een collega hoe uw bedrijf het doet.

• Controleer de naam, onchū of sama, en de afdeling op elk document
• Vermeld het nummer van het vorige document op het volgende document
• Bevestig zeikomi of zeinuki en de belastingregel voordat u het verzendt
• Lees de shime van de klant en stuur de factuur ervoor
• Vraag voordat u stempelt; zeehonden hebben regels over wie ze mag gebruiken