Japanse zakenreis (Shucchō): solliciteren, boeken, groeten en het rapport

Toepassen: de shucchō shinsei

Er gebeurt niets tijdens een zakenreis vóór de shinsei. In het formulier wordt gevraagd naar de bestemming, de data, het doel in één regel, de mensen of het bedrijf dat u gaat bezoeken en een schatting van de kosten. Het gaat naar uw manager en soms naar een tweede goedkeurder. Bij veel bedrijven is het een scherm in het declaratiesysteem; in sommige gevallen is het nog steeds een papieren formulier met een hanko. Vraag een collega welke het is en kopieer een recente.

De gesproken versie staat voorop: vertel je manager waarom de reis nodig is en krijg een knikje voordat je iets invult. Shucchō o mōshiagemasu is niet natuurlijk; zeg shucchō shitai no desu ga of shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga, en voeg de data en het doel toe.

UnihongoZakelijk Japans

来月らいげつ、大阪おおさか支社ししゃに出張しゅっちょうしたいのですが、よろしいでしょうか。Ik wil volgende maand graag op zakenreis naar het filiaal in Osaka; zou dat goed zijn?

Vervoer en hotels boeken via admin

Zodra de shinsei is goedgekeurd, verloopt de boeking meestal via de somu, algemene zaken of een gecontracteerde reisbalie. Bij sommige bedrijven kun je binnen bepaalde grenzen boeken en achteraf declareren, en weer andere geven een bedrijfskaart uit. Er wordt gevraagd naar de route, de gewenste vertrektijd, stoelvoorkeur en de ruimte voor het hotel. Gereserveerde zitplaatsen, shiteiseki, zijn standaard voor de shinkansen; de groene auto en vluchten zijn vaak beperkt per klasse.

Ken de woorden voor de kaartjes die u ontvangt: een jōshaken is het ticket tegen het basistarief, een tokkyūken het express-supplement, en een eki-uketori is een kaartje dat met een code bij de stationautomaat wordt opgehaald. Wijzigingen na het boeken gaan via hetzelfde bureau terug, dus vraag het vroeg en niet op de dag zelf.

Kostenregels op hoofdlijnen

Ieder bedrijf heeft een ryohi kitei, reiskostenregeling, waarin staat wat er vergoed wordt en hoe. De gebruikelijke stukken zijn kōtsūhi, transport; shukuhakuhi, accommodatie, vaak beperkt per nacht; nittō, een dagelijkse vergoeding voor kleine kosten; en settai, het vermaken van een cliënt, die normaal gesproken afzonderlijke goedkeuring nodig heeft. Maaltijden die alleen worden gegeten, vallen meestal onder de nittō in plaats van geclaimd, maar dit varieert.

De enige regel die niet varieert, is de bon. Vraag bij elk hotel, taxi en winkel om een ​​ryōshūsho, een formeel ontvangstbewijs, en vraag ernaar op bedrijfsnaam als uw bedrijf dat vereist. Taxi's zijn vaak alleen toegestaan ​​als er geen praktisch alternatief is en er een briefje wordt verwacht waarin wordt uitgelegd waarom. Dien de seisan, onkostenafrekening, binnen de door de regels gestelde termijn in, anders kan de claim worden geweigerd.

Aankomst op het kantoor van bestemming

Aankomst bij een filiaal of een klantenkantoor volgt een klein script. Bij de receptie geeft u uw bedrijf, uw naam en bij wie u op bezoek komt. Wanneer uw gastheer verschijnt, is de eerste regel o-sewa ni natte orimasu, bedankt voor uw voortdurende steun, of, in de vestiging van uw eigen bedrijf, o-tsukaresama desu. Dan komt de tōi tokoro-regel: de gastheer zal tōi tokoro o arigatō gozaimasu zeggen, bedankt dat je zo ver bent gekomen, en jij antwoordt met een korte kochira koso.

Omiyage, als je het meeneemt, wordt op dit punt in één zin overhandigd, tsumaranai mono desu ga of de lichtere minasan de dōzo, deel het alsjeblieft, en de gastheer legt het opzij zonder het te openen. Een praatje over de reis of het weer vult de wandeling naar de vergaderruimte; houd het bij twee of drie uitwisselingen.

Trip woordenschat op formulieren en in de chat

De onderstaande woorden verschijnen op de shinsei, in het onkostensysteem en in de berichten die de beheerder u zal sturen. Leer de lezingen zodat u ze aan het bureau hardop kunt uitspreken en ze niet alleen op het scherm kunt herkennen.

Chokkō chokki is de moeite waard om te weten: het betekent dat je van huis rechtstreeks naar de bestemming gaat en thuiskomt zonder langs het kantoor te komen, en dit moet meestal op de shinsei of in de chat worden vermeld, zodat het team weet waar je bent.

Het reisverslag en terugkomst

De shucchō hōkoku sluit de reis af. Het is kort en feitelijk: data, bestemming, mensen die we hebben ontmoet, doel, resultaten, volgende acties en kosten, in die volgorde. De meeste bedrijven hebben een formulier of een sjabloon; sommigen accepteren een e-mail aan de manager. Het wordt binnen een dag of twee verwacht, en uw manager wil meestal de eerste ochtend een gesproken samenvatting voordat hij of zij deze leest. Leid met het resultaat, dan de volgende stap, en dan alles wat fout ging.

De retour zelf heeft zijn eigen lijnen. Zeg tadaima modorimashita als je binnenkomt, bedank degene die voor je heeft gezorgd en plaats de omiyage in de gedeelde ruimte met een woord tegen het team. Stuur dan de seisan mee met de bonnen. Gebruik de eerste paar keer onderstaande checklist.

• Zeg tadaima modorimashita en bedank collega's die verslag hebben gedaan
• Geef de manager een gesproken samenvatting van twee minuten, met eerst de conclusie
• Dien de shuccō hōkoku in binnen de deadline van het bedrijf
• Voeg elke bon toe aan de seisan en leg eventuele taxi- of extra kosten uit
• Stuur een bedankmail naar het kantoor of de klant die u bezocht
• Leg de omiyage neer en vertel het team dat hij er is
• Leg de volgende acties en datums van de vergadering vast in de gedeelde agenda

Fouten om te vermijden

De eerste fout is boeken vóór goedkeuring. Als de shinsei wordt geweigerd of de data veranderen, wordt een zelfgeboekt ticket uw probleem. De tweede is het verliezen van bonnetjes; een claim zonder ryōshūsho wordt vaak ronduit afgewezen. De derde is het gebruik van het klantenregister bij uw eigen vestiging of collega-inschrijving bij een klant. De vierde is een laat of vaag rapport: een hōkoku die zegt dat de bijeenkomst goed is verlopen, vertelt de manager niets, en een die een week later arriveert suggereert dat de reis er niet toe deed.

Ten slotte: beschouw de reis niet als vrije tijd voor het team. Bij de meeste bedrijven wordt een snelle chatbericht bij aankomst en bij vertrek en bereikbaarheid tijdens kantooruren verwacht, tenzij je anders hebt afgesproken.