Een bericht doorgeven in het Japans: Dengon en Reporting

Een bericht aannemen aan de telefoon

De volgorde is vast genoeg om als script te leren. U stelt vast dat de persoon niet beschikbaar is, zegt wanneer hij terugkomt, biedt aan om een ​​bericht aan te nemen, aan te nemen, terug te lezen en uw eigen naam op te geven zodat de beller weet wie het bericht heeft. Die laatste stap is de standaardpraktijk in Japanse kantoren en is vaak de stap die leerlingen overslaan.

Aanbieden om een ​​bericht aan te nemen voordat de beller erom vraagt, is de verwachte zet. Als ik een boodschap overneem, positioneert u u eerder als behulpzaam dan als een obstakel, en dat is wat een Japanse collega zou zeggen.

Bevestiging van wat je hebt opgeschreven

Het teruglezen van het bericht is in een Japans kantoor niet vrijblijvend, en daar worden fouten gemaakt. Namen, nummers en data zijn de drie items die moeten worden bevestigd, omdat dit de drie zijn die niet uit de context kunnen worden gereconstrueerd als je ze verkeerd hebt.

Vraag voor namen hoe de kanji zijn geschreven als u ze moet schrijven. Voor cijfers leest u ze cijfer voor cijfer terug. Voor datums zeg je de dag van de week naast de datum, want dan wordt er meteen één voor één uitgezet.

Fukushō is, in herhaling, eerder een benoemde praktijk dan een persoonlijke gewoonte. Aankondigen dat u dit doet, is normaal en te verwachten.

Gerapporteerde toespraak: om imashita en zijn familieleden te itte

Om door te geven wat iemand zei, koppelt u het citaatdeeltje aan een clausule in eenvoudige vorm en volgt u het met een werkwoord van zeggen. De zin erin blijft duidelijk, zelfs als je zin beleefd is, wat de regel is die leerlingen het vaakst overtreden: ashita kuru to itte imashita, niet ashita kimasu to itte imashita.

Het werkwoord van zeggen verandert met de status van de persoon die sprak. Itte imashita is neutraal en bestrijkt de meeste gevallen. Osshatte imashita is eervol en wordt gebruikt bij het rapporteren van een klant of een senior persoon. Mōshite orimashita is bescheiden en wordt gebruikt wanneer je je eigen kant aan een buitenstaander rapporteert.

Het doorgeven van de boodschap

Wanneer u de boodschap overbrengt, geef dan aan van wie de boodschap afkomstig is en wat ze willen, en geef vervolgens de details. Uw collega moet nu beslissen of hij actie moet ondernemen, en het begraven van het verzoek aan het einde van een chronologisch verslag maakt dat moeilijker.

Zorg ervoor dat de woorden van de beller duidelijk te onderscheiden zijn van uw eigen samenvatting. Ze gaven aan met to no koto desu en zeiden dat, of to itte imashita, het verschil maakt tussen wat er is gezegd en wat je hebt afgeleid, wat ertoe doet als er later naar de boodschap wordt gehandeld.

To no koto desu is de meest bruikbare zin in deze sectie. Het markeert een hele verklaring zoals gerapporteerd zonder dat er een werkwoord voor nodig is.

De eervolle valstrik in doorgegeven berichten

Japanse in-group- en out-group-regels zijn van toepassing op de hele boodschap, en ze veranderen afhankelijk van met wie je praat. Voor een externe beller is uw eigen manager uchi, binnen, dus u laat de titel vallen en gebruikt bescheiden formulieren over hen. Tegen je collega achteraf: dezelfde manager is senior en krijgt weer eervolle vermeldingen.

Dit is een echte bron van fouten, omdat de boodschap hetzelfde is en de taal niet. De praktische regel is om te vragen wie er luistert in plaats van wie er wordt beschreven, en om de eretitels telkens opnieuw in te stellen wanneer het publiek verandert.

Merk op dat de beller zijn eretitel in elke rij behoudt. Het is alleen jouw eigen kant wiens taal verandert met het publiek.

Schriftelijke berichten en chat

De meeste doorgegeven berichten reizen nu via chat of e-mail in plaats van via een papieren notitie, en de conventies worden steeds kleiner. De verwachte vorm is bron, verzoek, deadline en uw naam, in die volgorde, op vier korte regels. Lang proza ​​is niet nuttig voor iets dat een collega tussen vergaderingen door leest.

Bewaar de markeringen voor gerapporteerde spraak, zelfs op schrift. Een chatbericht waarin staat dat de deadline vrijdag is, luidt als uw verklaring; een die zegt dat de deadline vrijdag is, maakt de bron expliciet en beschermt iedereen als het fout blijkt te zijn.

Wanneer je de boodschap niet goed kon opvatten

Soms is de lijn slecht, spreekt de beller snel, of volg je simpelweg niet. Het verkeerde antwoord is raden en een halve boodschap doorgeven; de juiste is om duidelijk te zeggen wat u wel en niet hebt gekregen, zowel tegen de beller als tegen uw collega.

Bij de beller is het volkomen acceptabel en te verwachten van iedereen met een slechte lijn om te vragen langzamer te gaan. Bij uw collega is het expliciet signaleren van uw onzekerheid de reden dat hij of zij kan beslissen of hij terugbelt en het navraag doet.