Een eigen register
Chat bevindt zich tussen e-mail en spraak. Het behoudt de beleefde werkwoordsuitgangen die kenmerkend zijn voor het Japans op de werkplek en laat het ceremoniële apparaat achterwege dat e-mail met zich meedraagt: de seizoensopening, de formele afsluiting, de gelaagde, bescheiden vormen.
Leerlingen hebben de neiging om één van twee richtingen te missen. Het schrijven van een e-mailopening in een chatvenster is lastig; het importeren van de afkortingen en weggelaten stukjes persoonlijke berichten is te nonchalant voor een werkkanaal.
| Element | Chatten | |
|---|---|---|
| Openingsgroet | Altijd | Kort of niet |
| Beleefde eindes | Ja | Ja |
| Seizoensgebonden zinnen | Soms | Nooit |
| Formele afsluiting | Altijd | Zelden |
| Gevallen deeltjes | Nee | Af en toe |
| Reacties | Nee | Gewoon |
De middelste rij is degene om je aan vast te houden. Beleefde eindes blijven in de chat, wat het onderscheidt van persoonlijke berichten.
Een bericht openen
Binnen een team worden chatberichten meestal geopend met een korte begroeting of met helemaal niets. De volledige e-mailopening is niet op zijn plaats en het herhalen van een begroeting bij elk bericht in een lopende thread is niet nodig.
Als er een externe partij in een gedeeld kanaal zit, wordt de kassa opgeheven en verschijnt de standaard zakelijke begroeting weer.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | De standaard interne opener |
| おはようございます。 | Ohayō gozaimasu. | Eerste bericht van de dag |
| ご確認お願いします。 | Gokakunin onegai shimasu. | Controleer dit alstublieft. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Voor externe partijen |
| 連投失礼します。 | Rentō shitsurei shimasu. | Excuses voor de meerdere berichten. |
| 取り急ぎご共有まで。 | Toriisogi gokyōyū made. | Voor nu even snel delen. |
Eén bericht, niet vijf
De gewoonte die het slechtst scoort in een Japans werkkanaal is het zenden van een gedachte over meerdere berichten, regel voor regel. Ze brengen iedereen op de hoogte en het resultaat wordt eerder als gedachteloos dan als gespreksstof gelezen.
Stel het hele bericht op en verzend het één keer, gebruik regeleinden in het bericht waar structuur helpt.
- Schrijf het volledige bericht voordat u iets verzendt.
- Gebruik regeleinden binnen één bericht in plaats van afzonderlijke berichten.
- Zet eerst het verzoek of de vraag en daarna de details.
- Zeg voor wie het is als het kanaal veel mensen heeft.
- Vermijd het versturen van een begroeting en wachten voordat u zegt wat u wilt.
Vermeldingen en wie wordt aangesproken
Op een druk kanaal is het zeggen voor wie een bericht bedoeld is een beleefdheid die voorkomt dat alle anderen het aandachtig lezen. Hiervoor worden vermeldingen gebruikt en deze worden over het algemeen eerder verwelkomd dan kwalijk genomen.
Het vermelden van iedereen in een kanaal wordt serieuzer behandeld dan op sommige werkplekken, en wordt meestal gereserveerd voor zaken die daadwerkelijk de hele groep aangaan.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 田中さん、ご確認いただけますか。 | Tanaka-san, gokakunin itadakemasu ka. | Tanaka, kun je dit controleren? |
| みなさま、ご共有です。 | Minasama, gokyōyū desu. | Iedereen, deel dit. |
| ご担当の方、お願いいたします。 | Gotantō no kata, onegai itashimasu. | Wie er ook verantwoordelijk is, alstublieft. |
| 急ぎではありません。 | Isogi de wa arimasen. | Dit is niet urgent. |
| お手すきの際にお願いします。 | Otesuki no sai ni onegai shimasu. | Wanneer je maar een momentje hebt. |
| ご対応ありがとうございます。 | Gotaiō arigatō gozaimasu. | Bedankt voor het afhandelen ervan. |
Een bericht als niet urgent markeren is een oprechte beleefdheid in een cultuur waarin een verzoek anders als onmiddellijk kan worden behandeld.
Erkennen zonder te antwoorden
Reacties worden op Japanse werkplekken veel gebruikt om een bericht te bevestigen zonder nog een bericht aan het kanaal toe te voegen. Reageren op een verzoek geeft aan dat u het hebt gezien, wat vaak het enige is dat nodig is.
Waar een kort antwoord gerechtvaardigd is, heeft chat zijn eigen reeks zeer korte dankbetuigingen die in e-mail te kort zouden zijn.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Begrepen. |
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Ik heb het. (casual; controleer je werkplek) |
| 確認します。 | Kakunin shimasu. | Ik zal het controleren. |
| あとで対応します。 | Ato de taiō shimasu. | Ik zal het later behandelen. |
| ありがとうございます。 | Arigatō gozaimasu. | Bedankt. |
| すみません、見落としていました。 | Sumimasen, miotoshite imashita. | Sorry, dat heb ik gemist. |
Wanneer moet u de chat verlaten?
Chat is slecht voor alles wat lang duurt, alles dat een record nodig heeft en alles dat gespannen is geworden. Herkennen wanneer je moet bewegen, maakt deel uit van een goed gebruik ervan.
Het is normaal om expliciet te zeggen dat je de discussie naar een andere plek wilt verplaatsen en voorkomt dat de draad zich uitbreidt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 長くなるので、メールで送ります。 | Nagaku naru node, mēru de okurimasu. | Dit zal lang duren, dus ik zal het e-mailen. |
| 一度お電話してもよろしいですか。 | Ichido odenwa shite mo yoroshii desu ka. | Mag ik u hierover bellen? |
| 別途、打ち合わせをしましょう。 | Beppo, uchiawase o shimashō. | Laten we een aparte bijeenkomst houden. |
| この件は別のスレッドで。 | Kono ken wa betsu no sureddo de. | Laten we dit meenemen naar een ander draadje. |
| 記録として残しておきます。 | Kiroku to shite nokoshite okimasu. | Ik zal dit als verslag bewaren. |
| あとでまとめて共有します。 | Ato de matomete kyōyū shimasu. | Een samenvatting zal ik later delen. |
Alles wat meer dan een paar uitwisselingen vergt, hoort meestal thuis in een gesprek of een document. Door het eerder te verplaatsen, wordt de draad opgeslagen.