Het beantwoorden van de telefoon
De kantoortelefoon is het moeilijkste deel van deze baan en het meest scripted, wat een goede combinatie is: hij kan vrijwel volledig worden voorbereid.
De opening staat vast en moshi moshi wordt niet gebruikt bij zakelijke gesprekken. U geeft de bedrijfsnaam en uw eigen naam op, en neemt vervolgens die van hen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。株式会社サンプルの田中でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Kabushiki-gaisha Sanpuru no Tanaka de gozaimasu. | Bedankt voor het bellen. Dit is Tanaka van Sample Ltd. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Bedankt voor uw voortdurende steun. |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu ka. | Mag ik je naam vragen? |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō omachi kudasaimase. | Wacht even. |
| おつなぎいたします。 | Otsunagi itashimasu. | Ik zal je doorverbinden. |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | De lijn lijkt vaag. |
Een boodschap aannemen
Het overnemen van een bericht is waar fouten kostbaar zijn, en de discipline is om alles terug te bevestigen: naam, bedrijf, nummer en de inhoud.
Het is standaardpraktijk om een telefoonnummer cijfer voor cijfer te bevestigen, en juist hiervoor bestaan de veiligere waarden voor vier en zeven.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| あいにく田中は席を外しております。 | Ainiku Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | Helaas is Tanaka weg van zijn bureau. |
| 折り返しお電話いたしましょうか。 | Orikaeshi odenwa itashimashō ka. | Zullen wij u terugbellen? |
| ご伝言を承ります。 | Godengon o uketamawarimasu. | Ik zal een boodschap aannemen. |
| お電話番号を確認させていただきます。 | Odenwa bangō o kakunin sasete itadakimasu. | Laat me je telefoonnummer bevestigen. |
| 復唱いたします。 | Fukushō itashimasu. | Ik zal dat terug herhalen. |
| 田中に申し伝えます。 | Tanaka ni mōshitsutaemasu. | Ik zal het doorgeven aan Tanaka. |
Merk op dat er zonder eervolle vermelding naar uw eigen collega wordt verwezen wanneer u met een externe beller spreekt. Dit is het punt waar leerlingen het vaakst de fout in gaan.
Het register dat verschuift
De enige conceptuele moeilijkheid van dit werk is dat het register afhangt van wie er aan de andere kant staat en niet van wat u doet. Er wordt anders naar dezelfde persoon verwezen, afhankelijk van met wie u spreekt.
Het is van groter belang dat de richting van nederigheid goed is dan dat elke vorm perfect is, en het is datgene wat iemand onderscheidt die de conventie begrijpt.
| Spreken met | Je leidinggevende wel | Hun manager wel |
|---|---|---|
| Een klant | 田中 | 田中様 |
| Een collega | 田中部長 | Hun titel |
| Jouw leidinggevende | Eervolle vormen | Niet van toepassing |
| Een leverancier | 田中 | Eervol |
| Een andere afdeling | 田中部長 | Hun titel |
De eerste rij is degene die moet worden geïnternaliseerd. Het toevoegen van een eretitel aan de naam van je eigen manager in het bijzijn van een klant is meteen hoorbaar als een fout.
Interne verzoeken
Verzoeken binnen het kantoor zijn beleefd, maar lichter, en ze zijn constant: om een document vragen, goedkeuring nastreven, een deadline controleren. Het register is beleefd zonder volledige keigo.
Achtervolgen is een normaal onderdeel van de rol en heeft conventionele verzachters die het onopvallend maken.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お忙しいところ、すみません。 | Oisogashii tokoro, sumimasen. | Sorry dat ik u stoor als u het druk heeft. |
| こちらの書類、ご確認いただけますか。 | Kochira no shorui, gokakunin itadakemasu ka. | Kunt u dit document controleren? |
| 先日の件、いかがでしょうか。 | Senjitsu no ken, ikaga deshō ka. | Hoe gaat het met de zaak van laatst? |
| 締め切りが明日となっております。 | Shimekiri ga asu to natte orimasu. | De deadline is morgen. |
| ご都合のよいときで結構です。 | Gotsugō no yoi toki de kekkō desu. | Wanneer het jou uitkomt, is prima. |
| 念のため、確認させてください。 | Nen no tame, kakunin sasete kudasai. | Laat mij het voor de zekerheid bevestigen. |
Bezoekers
Receptiewisselingen zijn kort, vast en frequent. Begroet, bevestig voor wie ze hier zijn, zet ze neer en informeer de persoon.
Het aanbieden van thee is in veel kantoren gebruikelijk en eerder onderdeel van het script dan van een initiatief.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| いらっしゃいませ。 | Irasshaimase. | Welkom. |
| お約束はございますか。 | Oyakusoku wa gozaimasu ka. | Heeft u een afspraak? |
| ただいま担当者を呼んでまいります。 | Tadaima tantōsha o yonde mairimasu. | Ik ga de persoon nu halen. |
| こちらでお掛けになってお待ちください。 | Kochira de okake ni natte omachi kudasai. | Ga alsjeblieft hier zitten en wacht. |
| お茶をお持ちいたします。 | Ocha o omochi itashimasu. | Ik zal je wat thee brengen. |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Bedankt voor het wachten. |
Het boren van de telefoon
Van alles in deze baan is de telefoon het meest te oefenen, en wel om drie redenen: het is het moeilijkste medium, het is de meest gescripte inhoud, en het is iets waar nieuw administratief personeel het meest bang voor is.
Omdat het scripted is, boort het goed. Door het gespreksscript uit te voeren met een AI Sensei in Unihongo's meeslepende 3D-klaslokaal, gesproken in plaats van getypt, worden de opening en de berichtopname op de snelheid gebracht die een echt gesprek nodig heeft, en het uitspraaklab is de moeite waard om te gebruiken voor de cijfers, omdat een telefoonlijn precies het lengteverschil verslechtert dat vier van zeven scheidt.
Het midden van een gesprek is niet gescript, en dat is wat een rollenspel toevoegt: een beller die iets zegt wat je niet had verwacht, waarna de bevestigende zinnen zonder compositie moeten arriveren.
Leer de opening en het overnemen van berichten om de automatisering te voltooien. Samen nemen ze de meeste oproepen af, en het vertrouwen aan de telefoon verandert de hele klus.