Ryōshūsho of reshīto: welk ontvangstbewijs u moet vragen
De eerste beslissing gebeurt aan de kassa. Een reshīto is het gespecificeerde strookje dat door het register wordt afgedrukt; een ryōshūsho is een formeel ontvangstbewijs met een betalingsregel, atena, een doelregel, tadashigaki, de datum, het bedrag en de naam en stempel van de winkel. Sommige winkels drukken een ryōshūsho uit de kassa; kleine restaurants schrijven er vaak een met de hand. Vraag ernaar met ryōshūsho o onegai shimasu, en verwacht twee vragen: de naam die moet worden geschreven en het doel.
Of je een ryōshūsho nodig hebt, hangt af van je gezelschap en vaak ook van de hoeveelheid. Velen accepteren een reshīto voor alledaagse voorwerpen omdat deze gespecificeerd is, terwijl een ryōshūsho voor een diner met een klant of een grote aankoop gebruikelijk is. Neem bij twijfel beide. Als u een kwitantie kwijtraakt, hebben de meeste bedrijven een formulier of een briefje waarin het verlies wordt uitgelegd, maar het kan zijn dat ze de claim niet accepteren, dus vraag het aan Keiri voordat u het aanneemt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Een ontvangstbewijs, alstublieft. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | Welke naam moet ik erop schrijven? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | ABC Corporation, alstublieft. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Schrijf het doel op als eten en drinken. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Ik ben de bon kwijt; wat moet ik doen? |
Kōtsūhi en tatekae: hoe het geld stroomt
Kōtsūhi, transportkosten, zijn de meest voorkomende claim en degene met de minste ontvangsten. Voor treinen en bussen noteer je de datum, de route van station naar station, het doel en het tarief, meestal de goedkoopste redelijke route; het bedrijf kan het vergelijken met een tariefonderzoek. Houd de geschiedenis van uw IC-kaart bij, riyō rireki, die u op veel stationmachines kunt afdrukken, omdat sommige bedrijven erom vragen. Taxi's hebben een ontvangstbewijs nodig en meestal een reden, zoals zware bagage of een late aankomst. Woon-werkverkeer is gescheiden: tsūkin teate wordt betaald als een vergoeding en wordt niet via keihi seisan geclaimd.
Het geld zelf wordt meestal via tatekae verplaatst: u betaalt eerst en claimt vervolgens terug. Vraag voor grote of geplande uitgaven om karibarai, een voorschot, voordat u op reis gaat. De vergoeding wordt normaal gesproken op een vaste dag bij het salaris opgeteld of via overboeking uitbetaald. De dag verschilt per bedrijf.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | Is het voor transport voldoende om de route en het tarief op te schrijven? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | Ik heb de gebruiksgeschiedenis van mijn IC-kaart afgedrukt. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | Er was geen laatste trein, dus nam ik een taxi. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | Kan ik een voorschot krijgen voor de kosten van de zakenreis? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | Wanneer wordt het bedrag dat ik heb betaald overgemaakt? |
De formuliervelden: hizuke, kingaku, tekiyō, kanjō kamoku
Of het formulier nu van papier is of van een websysteem, elke regel heeft dezelfde vier velden. Hizuke is de datum waarop het geld is uitgegeven, niet de datum waarop u aangifte doet. Kingaku is het bedrag, inclusief belasting, tenzij het formulier zeinuki en zeikomi scheidt. Tekiyō is de beschrijving of het doel, en het is de veldboekhouding die het zorgvuldigst leest: schrijf wie, wat en waarom in een paar woorden, zoals A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, koffie voor twee tijdens een ontmoeting met een bedrijf. Kanjō kamoku is de accountcategorie, gekozen uit een lijst.
De categorienamen lijken op elkaar, dus leer de gebruikelijke namen: ryohi kōtsūhi voor reizen en transport, kōsaihi voor het ontvangen van klanten, kaigihi voor versnaperingen bij vergaderingen, shōmōhinhi voor benodigdheden, tsūshinhi voor telefoon en verzendkosten, shinbun toshohi voor boeken. In welke categorie een bepaalde uitgave valt, is een bedrijfsbeslissing; Als de lijst onduidelijk is, vraag dan liever dan dat u gokt, omdat een verkeerde categorie de meest voorkomende reden is dat een lijn wordt teruggestuurd.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | Onder welke rekeningcategorie valt deze uitgave? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | Hoeveel details moet ik in de beschrijving plaatsen? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | Moet ik het bedrag inclusief belasting noteren? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | Is de datum de dag waarop ik heb betaald? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Kunt u mij het verschil vertellen tussen vergaderkosten en entertainment? |
Voorafkeuring, indiening en deadlines
Veel bedrijven vereisen jizen shōnin, voorafgaande goedkeuring, voor alles wat verder gaat dan kleine routinematige uitgaven: diners voor klanten, apparatuur, reizen. Dit kan een formulier zijn, een ringisho die voor postzegels wordt verspreid, of een bericht aan uw manager. Vraag voordat u geld uitgeeft, en vermeld het doel, de mensen en een ruw bedrag; een manager die vooraf goedkeurt, trekt de claim zelden achteraf in twijfel.
Indiening, teishutsu, volgt de shime van het bedrijf, cut-off, vaak maandelijks. Voeg de bonnen op datumvolgorde toe, geniet of in een duidelijk bestand, of upload foto's naar het systeem, en overhandig het formulier ter goedkeuring aan uw manager voordat het naar Keiri gaat. Bevestig de deadline en de betalingsdag wanneer je lid wordt, omdat beide sterk variëren, en noteer voor welke claims de originele kassabon nodig is in plaats van een foto.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Ik plan volgende week een diner met A-bedrijf. Kan ik vooraf goedkeuring krijgen? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Drie mensen, en ik verwacht ongeveer vijfduizend yen per persoon. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | Wanneer moet ik declaraties indienen? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Ik dien de uitgaven van deze maand in. Controleer ze alstublieft. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | Ik heb de grens gemist; zou je het nog kunnen accepteren? |
Keiri beleefd een vraag stellen
Het boekhoudteam, Keiri, beantwoordt de hele maand dezelfde vragen van iedereen, dus de manier waarop u de vraag stelt, doet er toe. Open met o-isogashii tokoro sumimasen, noem het onderwerp met keihi no ken de, en stel één duidelijke vraag. Zet in de e-mail de maand en uw naam in de onderwerpregel. Vermijd veeleisend wanneer: hayaku shite kudasai een vergissing is, zelfs als je op geld wacht. Vraag in plaats daarvan itsu goro ni narimasu ka.
Als een claim wordt geretourneerd, sashimodoshi, bedank hem dan, repareer hem en dien hem dezelfde dag opnieuw in. Keiri herinnert zich wie hun werk gemakkelijk maakt, en dat goede wil belangrijk is als je een uitzondering nodig hebt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Sorry dat ik u stoor, mag ik iets vragen over de kosten? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | Is dit ontvangstbewijs aanvaardbaar? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | Wanneer zal de betaling van de afgelopen maand ongeveer plaatsvinden? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Kunt u mij vertellen waarom het is teruggestuurd? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Ik zal het corrigeren en het vandaag nog opnieuw indienen. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Bedankt dat u erop wijst. |
De vragen die u mogelijk terugkrijgt
De vragen van de boekhouding zijn voorspelbaar. Wie was er en hoeveel, durf te nanmei de: dit bepaalt de categorie. Wat was het doel, nan no tame ni. Waarom deze route of deze taxi. Of een bon persoonlijke spullen omvat; een kassabon met een drankje voor uzelf erop wordt opgevraagd. Of het bedrag hoger is dan een bedrijfslimiet waarvoor een stempel van een manager nodig is. Bereid de antwoorden voor voordat u ze indient en schrijf de belangrijkste in het tekiyō-veld, zodat ze nooit worden gevraagd.
Antwoord feitelijk en kort. Als iets een echte vergissing was, zoals het claimen van een persoonlijke koffie, zeg dat dan met sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshita en vraag hen om de lijn te verwijderen. Proberen het te rechtvaardigen kost meer dan de koffie.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | Met wie ben je geweest tijdens dit diner en met hoeveel personen? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | De heer Sato van een bedrijf en twee van onze kant, drie in totaal. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | Vertel mij alstublieft de reden voor dit taxitarief. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | Bevat deze bon persoonlijke spullen? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Sorry, één item was persoonlijk. Verwijder dat bedrag alstublieft. |
Woordenschat van uitgaven
Dit zijn de woorden op het formulier, in de systeemmenu's en in de e-mail van keiri.
| Woord | Lezing | Betekenis |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | onkostenafrekening, onkostendeclaratie |
| 領収書 | ryōshūsho | formele ontvangst |
| レシート | reshīto | gespecificeerd tot slip |
| 宛名 | atena | naam waarop de bon is opgemaakt |
| 但し書き | tadashigaki | doelregel op een ontvangstbewijs |
| 交通費 | kōtsūhi | transportkosten |
| 立替 | tatekae | eerst uit eigen zak betalen |
| 仮払い | karibarai | contant voorschot |
| 摘要 | tekiyō | beschrijving, doelveld |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | accountcategorie |
| 事前承認 | jizen shōnin | voorafgaande goedkeuring |
| 締め日 | shimebi | uiterste datum |
| 差し戻し | sashimodoshi | een claim die ter correctie is teruggestuurd |
Fouten waardoor een claim wordt teruggestuurd
Dezelfde problemen zijn verantwoordelijk voor de meeste sashimodoshi. Een ontvangstbewijs zonder atena als het bedrijf er een nodig heeft. Een tekiyō die alleen uchiawase zegt, zonder bedrijf of personeelsbestand. Een categorie die verkeerd is geraden. Transport geclaimd voor een route die langer is dan de verstandige. Een foto van een bon die wazig of bijgesneden is. Een claim die na de shime werd ingediend en zonder waarschuwing de volgende maand inging. En, het meest lastige, een persoonlijk item op een werkbon, dat vragen oproept over elke andere regel.
Regels voor dit alles zijn bedrijfsbeslissingen: limieten, categorieën, of foto's worden geaccepteerd en hoe laat is te laat. De veilige gewoonten zijn overal hetzelfde. Vraag de juiste kassabon aan de kassa, noteer het doel nog dezelfde dag op de achterkant of in de app, vraag keiri bij twijfel en lever deze vóór de deadline in, niet erop.
- Vraag atena wa kaisha-mei de aan de kassa wanneer een ryōshūsho nodig is
- Schrijf het doel, het bedrijf en het personeelsbestand in het tekiyō-veld
- Kies de categorie uit de lijst; vraag wanneer er twee lijken te passen
- Claim de verstandige route en bewaar de geschiedenis van de IC-kaart
- Ontvang vooraf goedkeuring voor diners, uitrusting en reizen
- Indienen vóór de shime en eventuele geretourneerde lijnen dezelfde dag repareren