De eindejaarsmail in vier regels
Elke eindejaarsmail, kort of lang, is opgebouwd rond vier ideeën. Een onderwerp dat zegt wat het is. Bedankt voor het jaar. De sluiting, als u die aankondigt. En de wens voor een goed nieuwjaar. De onderstaande regels zijn de eenvoudigste versie van elk; de secties erna tonen de formele varianten en waar ze naartoe gaan.
Als u zich niets anders herinnert, onthoud dan de volgorde. Japanse lezers verwachten dank vóór praktische informatie en de goede wensen helemaal aan het einde, na de data.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 年末のご挨拶 | Nenmatsu no goaisatsu | Eindejaarsgroet (onderwerp) |
| 本年もお世話になりました。 | Honnen mo osewa ni narimashita. | Bedankt voor je hulp dit jaar. |
| 年末年始休業のお知らせ | Nenmatsu nenshi kyūgyō no oshirase | Nieuwjaarssluitingsmededeling (onderwerp) |
| 良いお年をお迎えください。 | Yoi otoshi o omukae kudasai. | Ik wens je een gelukkig nieuwjaar. |
Twee soorten eindejaarsmails
Bepaal eerst welke e-mail u schrijft. Een persoonlijke begroeting gaat van jou naar een contactpersoon en klinkt als jou: er wordt melding gemaakt van het werk dat jullie dit jaar samen hebben gedaan. Een sluitingsbericht gaat van het bedrijf naar iedereen en klinkt als het bedrijf: het is formeel, feitelijk en voor elke lezer hetzelfde. Kleine bedrijven en freelancers combineren ze vaak en voegen een persoonlijke lijn toe aan de aankondiging.
| Punt | Persoonlijke eindejaarsgroet | Kennisgeving vakantiesluiting |
|---|---|---|
| Afzender | Jij, naar een contactpersoon | Het bedrijf, voor alle klanten |
| Onderwerp | Nenmatsu no goaisatsu | Nenmatsu nenshi kyūgyō no oshirase |
| Toon | Warm, beleefd | Formeel, feitelijk |
| Belangrijkste inhoud | Bedankt voor de samenwerking dit jaar | Sluitingsdata en hoe vragen worden afgehandeld |
| Lengte | Vijf tot acht regels | Kort, vaak met een datumblok |
Als u beide verzendt, kan de kennisgeving een eenvoudige aankondiging zijn en kan de begroeting op één regel de sluitingsdata vermelden. Lezers hebben de datums niet tweemaal volledig nodig.
Wie wat stuurt, hangt ook af van je rol. Verkoopmedewerkers en accountmanagers sturen doorgaans een persoonlijke groet naar hun eigen relaties, terwijl de sluitingsmelding vaak afkomstig is van een beheerder of op de bedrijfswebsite verschijnt. Als je het niet zeker weet, vraag je team dan hoe het vorig jaar is gedaan: zennen wa dō shimashita ka is een volkomen logische vraag begin december.
Onderwerpregels die gemakkelijk te vinden zijn
Japanse zakelijke onderwerpen zijn korte labels, geen zinnen. Vierkante haakjes 【】 worden vaak gebruikt om een bericht te laten opvallen in een drukke inbox, en veel mensen voegen hun bedrijf en naam tussen ronde haakjes toe, zodat de e-mail later kan worden gevonden. Voor de sluitingsmededeling kunnen de datums ook in het onderwerp worden geplaatst, waardoor de lezer het niet hoeft te openen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 【年末年始休業のお知らせ】 | Nenmatsu nenshi kyūgyō no oshirase | [Aankondiging van sluiting van de nieuwjaarsvakantie] |
| 年末のご挨拶（さくら物産 佐藤） | Nenmatsu no goaisatsu (Sakura Bussan Satō) | Eindejaarsgroet (Sato, Sakura Bussan) |
| 年末のご挨拶と休業日のご案内 | Nenmatsu no goaisatsu to kyūgyōbi no goannai | Eindejaarsgroeten en onze sluitingsdagen |
Ik bedank de lezer voor het jaar
Na de gebruikelijke opener itsumo osewa ni natte orimasu bedankt de e-mail de lezer voor het jaar. Er zijn drie gemeenschappelijke niveaus. De meest formele, gebruikt in bedrijfsmededelingen, spreekt over de bijzondere aandacht van de lezer, gokōhai, en betuigt diepe dank. Het middelste niveau is de standaardkeuze bij persoonlijke begroetingen aan klanten. Het lichtste niveau is geschikt voor contacten waarmee u wekelijks werkt.
Voeg in een persoonlijke e-mail één concrete zin toe na de gestelde regel: het project dat jullie hebben afgerond, het evenement dat jullie samen hebben gelopen. Die ene regel zorgt ervoor dat een sjabloon aanvoelt als een echte boodschap.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 本年も格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 | Honnen mo kakubetsu no gokōhai o tamawari, atsuku onrei mōshiagemasu. | Wij zijn u zeer dankbaar voor uw bijzondere steun dit jaar. (heel formeel) |
| 本年は大変お世話になり、誠にありがとうございました。 | Honnen wa taihen osewa ni nari, makoto ni arigatō gozaimashita. | Hartelijk dank voor al uw hulp dit jaar. (standaard) |
| 今年も一年、大変お世話になりました。 | Kotoshi mo ichinen, taihen osewa ni narimashita. | Bedankt voor nog een jaar steun. (warmer) |
| 秋のイベントでは大変お世話になりました。 | Aki no ibento de wa taihen osewa ni narimashita. | Hartelijk dank voor uw hulp bij het herfstevenement. |
Het sluitingsbericht: data en vragen
Het slotgedeelte begint met een bescheiden setzin, makoto ni katte nagara, wat letterlijk betekent dat het erg egoïstisch van ons is, maar. Het verzacht het feit dat u niet beschikbaar zult zijn. Dan komen de data, meestal als een aparte regel of blok met de weekdag tussen haakjes, dan wat er met de vragen gebeurt, en ten slotte een verontschuldiging voor het ongemak.
Een typisch blok ziet er als volgt uit: 休業期間:2026年12月29日（火）〜2027年1月4日（月）. Veel kantoren sluiten ergens tussen 28 of 29 december en 3 of 4 januari, maar de data verschillen per bedrijf en branche, dus check altijd je eigen agenda en geef de eerste dag duidelijk terug.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 誠に勝手ながら、下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。 | Makoto ni katte nagara, kaki no kikan o nenmatsu nenshi kyūgyō to sasete itadakimasu. | In verband met de nieuwjaarsvakantie zijn wij in onderstaande periode gesloten. |
| 休業期間中にいただいたお問い合わせは、年明けより順次対応いたします。 | Kyūgyō kikanchū ni itadaita otoiawase wa, toshiake yori junji taiō itashimasu. | Vragen die tijdens de sluiting binnenkomen, worden in het nieuwe jaar op volgorde beantwoord. |
| ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承ください。 | Gofuben o okake itashimasu ga, nanitozo goryōshō kudasai. | Wij verontschuldigen ons voor het ongemak en vragen om uw begrip. |
| 新年は一月五日より通常営業いたします。 | Shinnen wa ichigatsu itsuka yori tsūjō eigyō itashimasu. | Op 5 januari zijn wij weer zoals gebruikelijk geopend. |
Ter afsluiting van de e-mail: volgend jaar en goede wensen
De laatste regels kijken vooruit. Eerst een verzoek om de relatie volgend jaar voort te zetten, dan de wens voor een goed nieuwjaar, en vaak een zin over voorzichtig zijn in de kou. In bedrijfsmededelingen ziet u dat de lezer wordt aangesproken als minasama, iedereen. In persoonlijke e-mails is de naam van de lezer of helemaal geen titel prima.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 来年も変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。 | Rainen mo kawaranu goaiko o tamawarimasu yō, onegai mōshiagemasu. | Wij hopen op uw voortdurende klandizie volgend jaar. (heel formeel) |
| 来年もどうぞよろしくお願いいたします。 | Rainen mo dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Wij kijken ernaar uit om volgend jaar met u samen te werken. |
| 寒さ厳しき折、どうぞご自愛ください。 | Samusa kibishiki ori, dōzo gojiai kudasai. | Zorg goed voor jezelf in dit koude seizoen. |
| 皆様どうぞ良いお年をお迎えください。 | Minasama dōzo yoi otoshi o omukae kudasai. | Wij wensen jullie allemaal een gelukkig nieuwjaar. |
Een kort voorbeeld voor een klant die u kent
Hierbij een volledige persoonlijke begroeting met de afsluiting in één regel vermeld. Het is beleefd maar niet stijf, het juiste niveau voor een klant waarmee je het hele jaar hebt gewerkt. Lees het van boven naar beneden als één e-mail; elke rij is één lijn van het lichaam.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 山田様 | Yamada sama | Geachte heer of mevrouw Yamada, |
| いつもお世話になっております。さくら物産の佐藤です。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. Sakura Bussan no Satō desu. | Bedankt voor uw steun. Dit is Sato van Sakura Bussan. |
| 本年は大変お世話になり、誠にありがとうございました。 | Honnen wa taihen osewa ni nari, makoto ni arigatō gozaimashita. | Hartelijk dank voor al uw hulp dit jaar. |
| 新商品の発売では、多くのご協力をいただきました。 | Shinshōhin no hatsubai de wa, ōku no gokyōryoku o itadakimashita. | Je hebt ons enorm geholpen met de lancering van het nieuwe product. |
| 弊社は十二月二十九日から一月四日まで休業いたします。 | Heisha wa jūnigatsu nijūkunichi kara ichigatsu yokka made kyūgyō itashimasu. | Ons kantoor is gesloten van 29 december t/m 4 januari. |
| 来年もどうぞよろしくお願いいたします。 | Rainen mo dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Wij kijken ernaar uit om volgend jaar met u samen te werken. |
| どうぞ良いお年をお迎えください。 | Dōzo yoi otoshi o omukae kudasai. | Ik wens je een gelukkig nieuwjaar. |
Timing en andere veel voorkomende fouten
- De begroeting verzenden nadat uw kantoor is gesloten. Het sluitingsbericht is nutteloos als het op de eerste dag van de sluiting arriveert.
- Gebruik kyūka in plaats van kyūgyō in een bericht aan klanten. Het bedrijf gaat dicht en neemt geen vakantie.
- Schrijf kyūnenchū of akemashite in december. Deze horen bij de nieuwjaarsmail, niet bij de eindejaarsmail.
- De wens vóór de data plaatsen. Eerst praktische informatie, daarna de goede wensen helemaal aan het einde.
- Een mix van formele en informele niveaus: kakubetsu no gokōhai in de ene regel en kotoshi mo arigatō ne in de volgende.
- De eerste dag terug vergeten. Het interesseert lezers vooral wanneer u weer antwoordt.
Laat Mocchi uw concept controleren voordat het wordt verzonden
Schrijf eerst uw echte eindejaars-e-mail, open vervolgens Mocchi en typ /correct, gevolgd door uw concept en één regel over de lezer, zoals een klant van twee jaar. Mocchi corrigeert de Japanners, markeert elke regel in het verkeerde register en legt uit waarom. Als je een van de formele setfrasen wilt begrijpen in plaats van deze te kopiëren, gebruik dan /explain en Mocchi verdeelt deze in delen. Mocchi houdt een notitie bij van de uitdrukkingen die je moeilijk vond, zodat de nieuwjaarsmail in januari vanaf daar begint.
Maak voor de vaste zinnen zelf een klein kaartspel met /create-flashcards en bekijk dit een week lang met gespreide herhaling voordat je het verzendt.