Een baan opzeggen in het Japans: kennisgeving, brief en laatste dag

Wat varieert, en de stadia van een ontslag

Bijna elk concreet getal bij een ontslag hangt af van uw eigen papierwerk. Hoeveel opzegtermijn u verschuldigd bent, of het bedrijf een taishokunegai of een taishokutodoke of een eigen gedrukt formulier wil, hoe wordt omgegaan met het resterende betaalde verlof, wat er gebeurt met uw verzekerings- en pensioengegevens en wie moet ondertekenen, wat allemaal wordt bepaald door uw arbeidsovereenkomst en de arbeidsregels van uw bedrijf. Lees uw contract en de shūgyō kisoku, en vraag HR direct waar er iets onduidelijk is.

Als uw recht om in Japan te verblijven gebonden is aan uw dienstverband, zijn er aparte procedures bij de immigratiedienst en zijn er deadlines. Bevestig dus bij het betreffende kantoor of bij een gekwalificeerde adviseur wat van toepassing is op uw status, in plaats van bij collega's. Niets in deze handleiding is advies over uw rechten. Wat het je oplevert, is de taal voor elk gesprek, het deel dat je eigenlijk van tevoren kunt oefenen.

De volgorde is belangrijker dan welke afzonderlijke zin dan ook. Het indienen van papierwerk voordat u met uw manager heeft gesproken, of het vertellen aan collega's voordat uw manager het weet, is de meest waarschijnlijke oorzaak van blijvende wrijving, omdat het hun vermogen om het nieuws te beheersen wegneemt. Praat eerst privé met de persoon aan wie u rapporteert, en laat hem beslissen hoe en wanneer dit op grotere schaal bekend wordt gemaakt.

Vraag uw manager om een ​​privémoment

Dit eerste verzoek moet opzettelijk vaag zijn. Je kondigt nog niets aan, je vraagt ​​alleen om tijd ergens privé, en de standaardformulering doet dat zonder naar het onderwerp te verwijzen. Het vragen om een ​​vergaderruimte of een rustig hoekje duidt op zichzelf al op ernst, en de meeste managers zullen dit correct lezen.

Timing is hier een echte hoffelijkheid. Vermijd het drukste uur, vermijd de dag vóór een deadline en geef ze voldoende tijd zodat het gesprek niet gehaast hoeft te worden. Dertig minuten is een redelijke vraag. Als ze voorstellen om het ter plekke aan een bureau te doen, is het prima om in plaats daarvan om een ​​privéplek te vragen.

Het gesprek waarin u uw intentie kenbaar maakt

Zeg de zin vroeg en één keer. Taishoku sasete itadakitaku zonjimasu is het bescheiden register dat op dit moment conventioneel wordt gebruikt: letterlijk wil ik nederig toestemming krijgen om af te treden. Het klinkt zwaar in vertaling, en dat gewicht is terecht. Verzacht het niet tot iets dat ten onrechte zou kunnen worden aangezien als je erover nadenkt, want een manager die dubbelzinnigheid hoort, zal het gesprek als onderhandelbaar beschouwen.

Open door de plotselingheid te erkennen, spreek de zin uit, stop dan en laat ze reageren. De stilte die volgt is normaal. De meeste managers zullen vragen waarom, sommigen zullen je vragen om er nog eens over na te denken, en sommigen zullen meteen overgaan tot dates. Houd uw reden in twee clausules gereed en weersta het uitbreiden ervan onder druk.

Een reden geven zonder er een klacht van te maken

De conventie is om uit te leggen waar je naartoe gaat, in plaats van wat je achterlaat. Zelfs als je redenen oprechte grieven zijn, verbetert het uiten ervan op dit moment zelden iets en maakt het de resterende weken vaak moeilijker. Familieomstandigheden, een terugkeer naar je thuisland, studie of een verandering van vakgebied zijn allemaal redenen die zonder veel onderzoek worden geaccepteerd.

Als uw manager aandringt op details of u iets aanbiedt om te blijven, bedank hem dan hartelijk en herhaal dat uw beslissing vaststaat. Arigatai ohanashi desu ga is een vaste uitdrukking voor het afwijzen van een vriendelijk aanbod, en ketsui wa katai desu, mijn besluit is vastberaden, sluit het punt beleefd af. Herhaal in plaats van ruzie te maken, en blijf consistent bij elke hervertelling.

De schriftelijke kennisgeving en de vaste bewoordingen ervan

De schriftelijke kennisgeving is kort, formeel en vrijwel geheel vast. Het is meestal een enkel vel met de reden isshinjō no tsugō, de beoogde vertrekdatum, uw afdeling en naam, en de geadresseerde, meestal de president van het bedrijf met zijn titel. Veel bedrijven leveren hun eigen formulier aan, en sommige accepteren het elektronisch; vraag het voordat je iets met de hand schrijft.

Het document gaat na het gesprek naar uw manager, niet ervoor. Er worden conventioneel twee slotwerkwoorden gebruikt: onegai mōshiagemasu in een taishokunegai in verzoekstijl, en itashimasu in een taishokutodoke in notificatiestijl. Omdat bedrijven van mening verschillen over wat ze willen en over hoe datums worden geschreven, moet u het verwachte formaat bevestigen in plaats van een sjabloon te kopiëren dat u elders hebt gevonden.

Afspreken van een vertrekdatum

Twee data zijn belangrijk en ze zijn vaak verschillend: saishū shussha-bi, je laatste fysieke dag op het werk, en taishoku-bi, de datum waarop je dienstverband formeel eindigt. Het resterende betaalde verlof wordt vaak tussen de twee opgenomen. Daarom zeggen mensen dat hun laatste dag op kantoor eerder is dan hun vertrekdatum. Waar u hier recht op heeft, hangt af van uw contract en de bedrijfsregels, dus vraag het liever dan dat u het veronderstelt.

Kom met een voorgestelde datum en reden naar het gesprek en blijf flexibel over de overdracht. Het aanbieden om een ​​specifiek werkstuk af te ronden voordat je vertrekt, wordt meestal goed ontvangen en kost weinig. Als het bedrijf u vraagt ​​om langer te blijven dan u kunt, zeg dat dan duidelijk en vroeg, in plaats van later akkoord te gaan en opnieuw te onderhandelen.

Het overdrachtsdocument en de overdrachtsgesprekken

Bij de overdracht wordt het grootste deel van uw resterende reputatie beslist. Een hikitsugi shiryō is een geschreven document waarin uw terugkerende taken worden vermeld, de contacten die aan elke taak zijn gekoppeld, waar de bestanden zich bevinden, de deadlines in de kalender en de dingen die alleen in uw hoofd voorkomen. Schrijf het voordat je mensen er doorheen praat, zodat de gesprekken over de uitzonderingen kunnen gaan in plaats van over de basis.

Begeleid uw opvolger er vervolgens persoonlijk doorheen, in korte sessies in plaats van één lange sessie, en laat hem of haar de taak één keer uitvoeren terwijl u toekijkt. Bied een manier aan om u te bereiken voor vragen als dat acceptabel is voor uw bedrijf. Afsluiten met een oprecht aanbod om gevraagd te worden, is wat collega’s zich het vriendelijkst herinneren.

Klanten en collega’s vertellen over de verandering

Externe aankondigingen wachten meestal tot uw manager de timing en de formulering goedkeurt, en volgen een vaste vorm: een korte persoonlijke noot, de datum, de naam van de opvolger en een bedankje. Shiji de kyōshuku desu ga, wat betekent dat het een persoonlijke aangelegenheid is en ik ben verplicht, is de conventionele opening om uw eigen vertrek aan te kondigen aan iemand buiten het bedrijf.

Stel uw opvolger in één adem voor en niet in een later bericht, zodat de opdrachtgever zich nooit in de steek gelaten voelt. Neem ze indien mogelijk mee naar een vergadering of telefoongesprek voordat u vertrekt. Volg intern de aankondiging die uw manager doet, in plaats van erop vooruit te lopen, en zorg ervoor dat uw eigen versie consistent blijft met die van hen.

De groet van de laatste dag en de antwoorden

Op je laatste dag is het gebruikelijk om het team kort te begroeten, vaak aan het eind van de dag, staand waar iedereen het kan horen. Houd het onder de minuut. Zeg de datum, bedank mensen voor hun steun, noem één specifiek ding dat je hebt geleerd of één herinnering, wens het team het beste en rond af. Kritiek hoort daar niet thuis, en evenmin als een verontschuldiging die verder gaat dan een lichte erkenning van de veroorzaakte problemen.

Collega's zullen aanmoedigend antwoorden, en u moet antwoorden in plaats van alleen maar te buigen. Ganbatte kudasai, karada ni ki o tsukete en osewa ni narimashita krijgen allemaal korte, warme antwoorden. Kleine geschenken zijn op sommige werkplekken gebruikelijk en op andere ongebruikelijk. Volg dus wat de mensen om je heen hebben gedaan en ga niet uit van een regel.

Na afloop contact houden

Het Japanse arbeidsleven houdt voormalige collega's in het oog, en een goede exit is de moeite waard om te behouden. Vraag vóór je laatste dag of je persoonlijke contactgegevens mag uitwisselen, aangezien het bedrijfsbeleid dit soms beperkt, en stuur één of twee weken na je vertrek een kort bericht in plaats van een lang bericht op de dag zelf. Een korte opmerking wanneer u zich in de nieuwe rol heeft gevestigd, is de conventionele follow-up.

Houd de toon hetzelfde als toen jullie samenwerkten. Osewa ni narimashita blijft lange tijd de standaardopening voor een oud-collega, en het is normaal om jaren later weer van mensen te horen als een project of een kennismaking je weer met elkaar in contact brengt.

Fouten die de laatste weken moeilijker maken

• Het vertellen van collega's aan uw directe manager, waardoor zij de mededeling niet meer kunnen beheren.
• Eerst de schriftelijke mededeling indienen en daarna het gesprek als een formaliteit behandelen.
• Gebruik het gesprek om alles op te sommen wat er mis was met de baan.
• De intentie formuleren als een vraag, zodat de manager het hoort als een openingspositie om te onderhandelen.
• Uitgaande van een opzegtermijn op basis van iets dat u leest, in plaats van op basis van uw eigen contract en arbeidsregels.
• Het overdrachtsdocument ongeschreven laten en alleen op gesproken uitleg vertrouwen.
• Verdwijnen op de laatste dag zonder begroeting, wat veel langer wordt herinnerd dan welk werk dan ook.

Het patroon achter dit alles is orde en privacy. Praat eerst met uw manager, in een kamer met de deur gesloten, terwijl u de zin repeteert en de beslissing al hebt genomen. Alles daarna is procedure, en de procedure is veel gemakkelijker te hanteren als de moeilijke negentig seconden achter de rug zijn.