Een typisch bezoek in grote lijnen
Elk bureau is net iets anders georganiseerd, maar de meeste bezoeken volgen dezelfde vorm. U zoekt de juiste verdieping, neemt een genummerd kaartje, wacht op uw nummer op een displaybord, overhandigt uw aanvraag bij een balie en wacht opnieuw terwijl deze wordt gecontroleerd.
Het eerste tegengesprek is waar taal het belangrijkst is. De griffier moet weten welke procedure u wilt, controleren of het formulier en de documenten compleet zijn en u vertellen wat er vervolgens gebeurt. Al het andere wacht.
- Controleer vóór het bezoek het actuele formulier en de documentenlijst.
- Vroeg aankomen; wachtrijen kunnen lang zijn, vooral in de drukke seizoenen.
- Neem een genummerd kaartje voor de juiste procedure.
- Dien de aanvraag in en beantwoord vragen over uw documenten.
- Ontvang instructies over de uitslag en hoe er contact met u wordt opgenomen.
Uw procedure een naam geven
Open met de procedure in plaats van een lange uitleg van uw situatie. Een medewerker kan u binnen enkele seconden doorverbinden zodra hij kōshin of henkō hoort, en de details kunnen volgen als hij erom vraagt.
Als u niet zeker weet welke procedure op u van toepassing is, kunt u dat direct aangeven. Het is een normale vraag aan een informatiebalie en veel beter dan in de verkeerde rij staan.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 在留期間の更新をしたいです。 | Zairyū kikan no kōshin o shitai desu. | Ik wil graag mijn verblijfsperiode verlengen. |
| 在留資格の変更をお願いしたいのですが。 | Zairyū shikaku no henkō o onegai shitai no desu ga. | Ik wil graag een statuswijziging aanvragen. |
| 在留カード | zairyū kādo | Verblijfskaart |
| 申請書 | shinseisho | Aanvraagformulier |
| どの手続きが必要か分かりません。 | Dono tetsuzuki ga hitsuyō ka wakarimasen. | Ik weet niet zeker welke procedure ik nodig heb. |
| 仕事が変わったので、相談したいです。 | Shigoto ga kawatta node, sōdan shitai desu. | Mijn baan is veranderd, dus ik zou graag wat advies willen. |
Tickets, balies en wachten
Het genummerde ticketsysteem is hetzelfde als bij stadskantoren en banken, maar het wachten kan veel langer duren. Kijk op het displaybord en luister naar uw nummer, want er wordt vaak maar één of twee keer gebeld.
Als u niet zeker weet of u op de juiste plek zit, vraag het dan voordat u gaat zitten. Het personeel stuurt je veel liever bij de start door dan na een uur wachten.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 番号札を取ってください。 | Bangōfuda o totte kudasai. | Neem een genummerd kaartje. |
| 何番の窓口に行けばいいですか。 | Nanban no madoguchi ni ikeba ii desu ka. | Naar welk loketnummer moet ik gaan? |
| 呼ばれるまでお待ちください。 | Yobareru made o-machi kudasai. | Wacht a.u.b. tot u wordt gebeld. |
| ここで待っていればいいですか。 | Koko de matte ireba ii desu ka. | Is het goed om hier te wachten? |
| もう呼ばれましたか。 | Mō yobaremashita ka. | Is mijn nummer al gebeld? |
Documenten en wat de griffier controleert
Het grootste deel van het tegengesprek gaat over papier. De griffier controleert of het formulier is ingevuld, of de foto aan de eisen voldoet en of de bewijsstukken overeenkomen met uw situatie. De exacte lijst hangt af van uw status, dus de onderstaande tabel toont alleen de soorten items die vaak voorkomen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 書類が足りません。 | Shorui ga tarimasen. | Er ontbreekt een document. |
| 追加の書類を出してください。 | Tsuika no shorui o dashite kudasai. | Dien aanvullende documenten in. |
| この写真で大丈夫ですか。 | Kono shashin de daijōbu desu ka. | Is deze foto acceptabel? |
| 後で郵送してもいいですか。 | Ato de yūsō shite mo ii desu ka. | Kan ik het later per post versturen? |
| 収入印紙はどこで買えますか。 | Shūnyū inshi wa doko de kaemasu ka. | Waar kan ik een belastingzegel kopen? |
| Artikel waar u mogelijk om wordt gevraagd | Waarom het ertoe doet |
|---|---|
| Aanvraagformulier | Het moet het formulier zijn voor uw specifieke procedure |
| Paspoort en verblijfskaart | Ze identificeren u en tonen uw huidige status |
| Foto | Het moet voldoen aan de maat- en achtergrondregels op het formulier |
| Documenten van uw werkgever of school | Zij ondersteunen de reden van uw verblijf |
| Fiscale zegel voor de vergoeding | Sommige ingrepen worden betaald met een stempel als u de uitslag ontvangt |
Nadat u zich heeft aangemeld
Op een aanvraag wordt zelden op de dag zelf beslist. Mogelijk wordt u verteld hoe het resultaat u zal bereiken, vaak via een briefkaart of bericht waarin u wordt gevraagd terug te komen en uw nieuwe kaart op te halen, en uw huidige kaart kan worden gemarkeerd om aan te geven dat er een aanvraag in behandeling is.
Dit is het moment om uw vragen te stellen, want het loket is de makkelijkste plek om een duidelijk antwoord te krijgen. Vraag hoe er contact met u wordt opgenomen, wat u moet meenemen als u terugkomt en wat u moet doen als u verhuist voordat de uitslag bekend is.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 結果はいつごろ分かりますか。 | Kekka wa itsugoro wakarimasu ka. | Wanneer zal ik ongeveer de uitslag weten? |
| はがきが届いたら、何を持ってくればいいですか。 | Hagaki ga todoitara, nani o motte kureba ii desu ka. | Wat moet ik meenemen als de ansichtkaart arriveert? |
| 申請中 | shinsei-chū | Aanvraag in behandeling |
| その間に引っ越したら、どうすればいいですか。 | Sono aida ni hikkoshitara, dō sureba ii desu ka. | Wat moet ik doen als ik tussentijds verhuis? |
| 今日の受付票はなくさないでください。 | Kyō no uketsukehyō wa nakusanaide kudasai. | Verlies het ontvangstbewijs van vandaag niet. |
Vragen stellen zonder te verdwalen
Baliepersoneel spreekt snel omdat ze het druk hebben, niet omdat ze verwachten dat je het bijhoudt. Hen vragen om te vertragen, te vereenvoudigen of een woord te schrijven is heel gewoon, en het is veel beter dan knikken bij een instructie die je niet hebt begrepen.
Het herhalen van het belangrijkste punt terug is hier de nuttigste gewoonte. Het bevestigt de instructie en geeft de receptionist de kans om u te corrigeren voordat u vertrekt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| すみません、もう一度ゆっくりお願いします。 | Sumimasen, mō ichido yukkuri onegai shimasu. | Sorry, nog een keer langzaam, alstublieft. |
| もう少し簡単な日本語でお願いできますか。 | Mō sukoshi kantan na nihongo de onegai dekimasu ka. | Kun je het in eenvoudiger Japans zeggen? |
| 紙に書いていただけますか。 | Kami ni kaite itadakemasu ka. | Zou je het voor mij kunnen opschrijven? |
| 英語の案内はありますか。 | Eigo no annai wa arimasu ka. | Is er informatie in het Engels? |
| つまり、来週までにこの書類を出せばいいですね。 | Tsumari, raishū made ni kono shorui o daseba ii desu ne. | Ik moet dit document dus volgende week indienen, toch? |
Voorbereiding vóór het bezoek
Voorbereiding maakt van een stressvolle dag een beheersbare dag. De meeste problemen aan de balie komen voort uit een ontbrekend document of het niet kunnen verklaren van een gewijzigde omstandigheden. Beide kunnen thuis worden afgehandeld.
Het openingsgesprek hardop repeteren helpt meer dan mensen verwachten, omdat de balie luidruchtig is en je daar niet naar woorden wilt zoeken. Door te oefenen met een AI Sensei in het 3D-klaslokaal van Unihongo kun je de uitwisseling meerdere keren uitvoeren, en de correcties in het sessierapport laten zien welke regels er onduidelijk uitkwamen.
- Druk de huidige documentenlijst voor uw procedure af of sla deze op.
- Plaats documenten in de volgorde waarin ze worden vermeld.
- Schrijf één zin waarin u elke verandering uitlegt, zoals een nieuwe werkgever.
- Neem uw verblijfskaart, paspoort en een pen mee.
- Trek er een hele ochtend of langer voor uit en neem iets te doen mee terwijl u wacht.