Gedeeltelijk begrip is meestal voldoende
Het eerste wat de moeite waard is om te zeggen is dat het volledig volgen van een vergadering niet de standaard is die je nodig hebt. Wat je nodig hebt zijn de beslissingen, de acties, wie de eigenaar is en tegen wanneer. Al het andere is context, en het missen ervan kost weinig.
Deze herformulering is van belang omdat het proberen om alles te volgen de leerlingen uitput en ervoor zorgt dat ze de delen missen die er toe doen. Aandacht besteed aan het decoderen van een uitweiding is aandacht die niet beschikbaar is wanneer er een deadline wordt genoemd.
Stel het doel expliciet vóór de vergadering: verzamel de beslissingen en alles wat aan u is gericht. Dat is haalbaar op een veel lager niveau dan volledig begrip.
Voorbereiding doet meer dan vaardigheid
Op de korte termijn vergroot voorbereiding je begrip van een specifieke bijeenkomst veel meer dan maanden van algemene studie. Het kennen van de agenda, het vocabulaire en de waarschijnlijke posities betekent dat het meeste van wat er wordt gezegd voorspelbaar is, en voorspelling maakt snelle spraak volgbaar.
Alle onderstaande voorbereidingen bestaan uit normale verzoeken die collega’s verwachten. Niets ervan markeert jou als een worsteling.
- Vraag vooraf naar de agenda en zoek de woordenschat erop op.
- Vraag vooraf naar eventuele materialen of slides en lees deze.
- Leer de namen en rollen van de mensen die zullen spreken.
- Noteer de twee of drie vragen die u mogelijk worden gesteld en bereid de antwoorden voor.
- Vraag achteraf aan een collega om te bevestigen wat er is besloten.
Waar je naar moet luisteren
Vergaderingen hebben signaalzinnen die de belangrijke momenten markeren, en die zijn de moeite waard om te leren als luistertriggers. Als er één verschijnt, is dat de zin die moet worden opgevangen.
Deadlines en opdrachten zijn de meest waardevolle doelstellingen, want dat zijn de onderdelen met consequenties voor jou.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで進めましょう。 | Sore de wa, kō iu koto de susumemashō. | Laten we dan op die basis verdergaan. |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Wie zal verantwoordelijk zijn? |
| 期限は来週の金曜日です。 | Kigen wa raishū no kin'yōbi desu. | De deadline is volgende week vrijdag. |
| こちらでお願いできますか。 | Kochira de onegai dekimasu ka. | Zou jij dit aan kunnen? |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Tegen de volgende bijeenkomst, |
| 何か質問はありますか。 | Nanika shitsumon wa arimasu ka. | Zijn er vragen? |
Met de vierde bedoel je vaak jou. Alles wat als een verzoek wordt geformuleerd en aan een persoon is gericht, is een opdracht en het is de moeite waard om onmiddellijk te bevestigen.
Bevestigen zonder te ontsporen
Een of twee korte bevestigingen tijdens een vergadering zijn normaal en welkom; een doorlopend commentaar op verduidelijkingsverzoeken is dat niet. De vaardigheid is kiezen voor welke momenten het waard zijn om te onderbreken.
Alles wat u wordt toegewezen, is de moeite waard om ter plekke te bevestigen. Al het andere kan daarna wachten op een bericht.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| すみません、確認させてください。 | Sumimasen, kakunin sasete kudasai. | Sorry, laat me het bevestigen. |
| 私が担当ということでよろしいですか。 | Watashi ga tantō to iu koto de yoroshii desu ka. | Ben ik degene die hiervoor verantwoordelijk is? |
| 期限をもう一度お願いします。 | Kigen o mō ichido onegai shimasu. | Nog een keer de deadline, alstublieft. |
| あとでメールで確認させていただきます。 | Ato de mēru de kakunin sasete itadakimasu. | Ik bevestig dit achteraf per e-mail. |
| 議事録をいただけますか。 | Gijiroku o itadakemasu ka. | Mag ik de notulen? |
| すみません、聞き取れませんでした。 | Sumimasen, kikitoremasen deshita. | Sorry, dat heb ik niet begrepen. |
Het schriftelijke vervolg
De meest betrouwbare techniek voor een leerling is om het begripsprobleem over te brengen naar schrijven. Lezen is veel gemakkelijker dan luisteren onder tijdsdruk, en een schriftelijke bevestiging geeft beide partijen een record.
Het sturen van een korte samenvatting van uw eigen kennis na een bijeenkomst is in elke taal een goede gewoonte en is vooral waardevol voor een leerling, omdat hierdoor misverstanden aan het licht komen terwijl deze nog steeds goedkoop op te lossen zijn.
- Stuur dezelfde dag nog een kort bericht met daarin wat u heeft begrepen.
- Vermeld de aan u toegewezen acties en hun deadlines.
- Stel één specifieke vraag in plaats van te zeggen dat je het niet hebt gevolgd.
- Vraag naar de notulen als deze bestaan; veel vergaderingen produceren ze.
- Houd uw eigen notitie bij van beslissingen, zodat de volgende vergadering context heeft.
Het opbouwen van het register dat deze nodig hebben
Vergaderingen worden gehouden in een bedrijfsregister dat de meeste leerlingen beter begrijpen dan dat ze produceren, wat een probleem is precies op het moment dat je snel iets moet bevestigen. Het is moeilijk om onder druk een beleefde verduidelijking op te stellen. Daarom blijven leerlingen stil en ontdekken ze later een misverstand.
Door die specifieke zinnen automatisch te maken, wordt het probleem opgelost, en er zijn er maar een stuk of zes. Door ze hardop te repeteren met een AI Sensei in het meeslepende 3D-klaslokaal van Unihongo, in een rollenspel, komen ze zonder compositie aan wanneer je ze nodig hebt.
Luisteren in dit register verbetert ook met de productie, zoals overal. Door de bescheiden en eervolle vormen zelf te produceren, zijn ze aanzienlijk sneller te analyseren wanneer iemand anders ze snel gebruikt.
Probeer elke vergadering te verlaten met de wetenschap wat u verschuldigd bent en tegen wanneer. Dat is de functionele balk, en deze is bereikbaar lang voordat deze volledig wordt begrepen.