Waarom de telefoon het moeilijkste deel is
Een telefoongesprek verwijdert liplezen, gebaren en gedeelde context in één keer, en beperkt vervolgens de audio, wat het lengteverschil schaadt dat Japanners gebruiken om woorden te scheiden. Moedertaalsprekers merken het nauwelijks omdat voorspellingen de gaten opvullen; een leerling die nog steeds op het akoestische signaal vertrouwt, verliest een groot deel ervan.
De compensatie is dat de sprekende kant volledig gescript is. Omdat het script nooit varieert, kan het worden geboord tot het punt waarop het helemaal geen aandacht meer kost en al uw aandacht naar het luisteren kan gaan.
Dat is de strategie voor deze baan: bereid de helft die u beheert te veel voor, zodat de helft die u beheert niet beheersbaar wordt.
Een oproep openen
De opening staat vast en wordt honderden keren gezegd. Bij zakelijke gesprekken wordt moshi moshi niet gebruikt; u geeft de bedrijfsnaam en uw eigen naam op, en neemt vervolgens die van de beller aan.
Het is belangrijk om in het begin de naam en het bedrijf van de beller te weten te komen, omdat het later veel lastiger is om het later opnieuw te vragen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。サポートセンターの田中でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Sapōto sentā no Tanaka de gozaimasu. | Bedankt voor het bellen. Dit is Tanaka van het ondersteuningscentrum. |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu deshō ka. | Mag ik je naam vragen? |
| ご用件を伺えますでしょうか。 | Goyōken o ukagaemasu deshō ka. | Mag ik vragen waar dit over gaat? |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō omachi kudasaimase. | Wacht even. |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Bedankt voor het wachten. |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | De lijn lijkt vaag. |
De laatste zin is de conventionele, beleefde manier om te zeggen dat je niet kunt horen. Het lokaliseert het probleem in de lijn in plaats van bij een van beide personen.
Nauwkeurig details verwerken
Namen, nummers en data zijn de fouten die kostbaar zijn, en de discipline is om alles terug te bevestigen. Het herhalen van een getal cijfer voor cijfer is een standaardpraktijk en wordt nooit als een taalprobleem gelezen.
Namen zijn het moeilijkst, omdat Japanse naamlezingen vaak onvoorspelbaar zijn, zelfs voor moedertaalsprekers. Vragen hoe een naam wordt geschreven of gelezen is volkomen routine.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 復唱いたします。 | Fukushō itashimasu. | Ik zal dat terug herhalen. |
| お電話番号を確認させていただきます。 | Odenwa bangō o kakunin sasete itadakimasu. | Laat me je telefoonnummer bevestigen. |
| 零九零の、一二三四の、五六七八でよろしいでしょうか。 | Zero-kyū-zero no, ichi-ni-san-yon no, go-roku-nana-hachi de yoroshii deshō ka. | Klopt 090-1234-5678? |
| お名前の漢字を伺えますでしょうか。 | Onamae no kanji o ukagaemasu deshō ka. | Mag ik de karakters in jouw naam vragen? |
| 恐れ入りますが、もう一度お願いいたします。 | Osoreirimasu ga, mō ichido onegai itashimasu. | Het spijt me, nogmaals alstublieft. |
| ゆっくりお願いできますでしょうか。 | Yukkuri onegai dekimasu deshō ka. | Kunt u langzaam spreken, alstublieft? |
Moeilijke bellers
Een boze beller wil eerst gehoord worden voordat hij of zij een oplossing wil, en de veelgemaakte fout is om onmiddellijk te beginnen met uitleggen of verdedigen, wat als ruzie overkomt en het gesprek verlengt.
De volgorde die werkt is: bied je excuses aan voor de situatie, laat ze uitpraten zonder te onderbreken, bevestig wat je hebt begrepen en handel dan. Terugbevestigen is wat hen ervan overtuigt dat ze gehoord zijn.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| ご不便をおかけし、申し訳ございません。 | Gofuben o okake shi, mōshiwake gozaimasen. | Het spijt me voor het ongemak. |
| 最後まで伺います。 | Saigo made ukagaimasu. | Ik zal je horen. |
| 確認させていただきます。……ということでよろしいでしょうか。 | Kakunin sasete itadakimasu. ...to iu koto de yoroshii deshō ka. | Laat me het bevestigen: is het dat...? |
| おっしゃる通りでございます。 | Ossharu tōri de gozaimasu. | Je hebt volkomen gelijk. |
| すぐに確認いたします。 | Sugu ni kakunin itashimasu. | Ik zal het onmiddellijk controleren. |
| 私では判断できかねます。 | Watashi de wa handan dekikanemasu. | Dat kan ik zelf niet beslissen. |
Zeggen dat je iets niet kunt beslissen, is geen zwakte. Het is accuraat, het beschermt jullie beiden, en het is de juiste route naar een oplossing.
Escaleren en afsluiten
Escalatie is het juiste antwoord bij alles wat met geld te maken heeft, een beslissing die buiten uw bevoegdheid ligt of een beller die om een leidinggevende vraagt. Het heeft een vaste formulering en wordt verwacht.
De afsluiting is ook in een script geschreven, en het is de moeite waard om precies goed te zijn, omdat dit het laatste is wat de beller hoort.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 担当者におつなぎいたします。 | Tantōsha ni otsunagi itashimasu. | Ik verbind u door met de verantwoordelijke persoon. |
| 折り返しご連絡させていただきます。 | Orikaeshi gorenraku sasete itadakimasu. | Wij bellen u terug. |
| 本日中にご連絡いたします。 | Honjitsu-chū ni gorenraku itashimasu. | Wij nemen binnen vandaag contact met u op. |
| ほかにご不明な点はございますか。 | Hoka ni gofumei na ten wa gozaimasu ka. | Is er nog iets onduidelijk? |
| お電話ありがとうございました。 | Odenwa arigatō gozaimashita. | Bedankt voor uw telefoontje. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Tot ziens. |
Het voorbereiden van de helft die u beheert
De strategie voor deze taak is om het script te veel voor te bereiden, zodat spreken niets kost en al uw aandacht op het luisteren blijft. Het script is kort en volledig vast, waardoor dat haalbaar is.
Het hardop oefenen met een AI Sensei in het meeslepende 3D-klaslokaal van Unihongo komt het dichtst in de buurt van de beschikbare repetitie, omdat het in het midden wordt uitgesproken en niet in scripts staat, en dat is precies waar een echte oproep afwijkt van het script.
Het uitspraaklab is hier belangrijker dan bij de meeste banen. Een telefoonlijn verslechtert het lengteverschil dat vier van zeven scheidt, zodat cijfers die met een duidelijke lengte worden geproduceerd, overleven waar marginale cijfers moeten worden herhaald, en het herhalen van cijfers is het grootste deel van wat er misgaat bij een ondersteuningsoproep.
Luisteren verbetert met het gespreksvolume in plaats van met studeren. Als de oproepen moeilijk zijn, helpt meer gesproken oefening meer dan meer woordenschat.