Het frame: jouw moeilijkheid, niet hun falen
Het structurele verschil met veel onderhandelingsculturen is waar het probleem zich bevindt. Een directe stijl zegt dat uw prijs te hoog is. De Japanse conventie zegt dat onze begroting beperkt is. Beide communiceren hetzelfde, maar de tweede vereist niet dat de andere partij iets verkeerd heeft gedaan, wat betekent dat ze kunnen bewegen zonder gezichtsverlies.
Dit is de reden waarom zoveel onderhandelingszinnen op excuses lijken. Osoreirimasu ga, otesū o okake shimasu ga en kokorogurushii no desu ga zijn geen zwaktesignalen; ze vormen de standaardopening van een verzoek, en hun afwezigheid is wat als agressief leest.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 予算が限られておりまして… | Yosan ga kagirarete orimashite... | Ons budget is beperkt, en... |
| 社内の事情で恐縮なのですが、 | Shanai no jijō de kyōshuku na no desu ga, | Het spijt me, dit is te wijten aan interne omstandigheden, maar |
| こちらの都合で申し訳ないのですが、 | Kochira no tsugō de mōshiwake nai no desu ga, | Het spijt me, dit is een zaak aan onze kant, maar... |
| ご相談させていただきたいことがございます。 | Gosōdan sasete itadakitai koto ga gozaimasu. | Er is iets waarover ik u graag zou willen raadplegen. |
| 少し難しい状況になっておりまして。 | Sukoshi muzukashii jōkyō ni natte orimashite. | We bevinden ons in een enigszins moeilijke situatie. |
Vragen naar de prijs
Prijsgesprekken volgen een betrouwbare volgorde: erken de waarde, vermeld de beperking, noem het cijfer en bied iets in ruil aan. Het benoemen van een specifiek nummer is belangrijk. Een vaag verzoek om de prijs te verlagen geeft de andere partij niets om mee te werken en leidt vaak tot een beleefde weigering simpelweg omdat er geen voorstel is om te accepteren.
Door er iets voor terug te bieden, wordt een kortingsverzoek eerder een onderhandeling dan een gunst. Een langer contract, groter volume, snellere betaling en een openbare referentie zijn allemaal standaardvaluta.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お見積もりありがとうございます。 | Omitsumori arigatō gozaimasu. | Bedankt voor het citaat. |
| 大変魅力的なご提案なのですが、 | Taihen miryokuteki na goteian na no desu ga, | Het is een zeer aantrekkelijk voorstel, maar |
| 予算が三百万円までとなっております。 | Yosan ga sanbyaku-man-en made to natte orimasu. | Ons budget loopt op tot drie miljoen yen. |
| 一割ほどお願いすることは可能でしょうか。 | Ichi-wari hodo onegai suru koto wa kanō deshō ka. | Zou ongeveer tien procent mogelijk zijn? |
| 期間を長くする代わりに、単価を見直していただけませんか。 | Kikan o nagaku suru kawari ni, tanka o minaoshite itadakemasen ka. | Kunt u, in ruil voor een langere termijn, de eenheidsprijs herzien? |
| 社内で通しやすい形にできればと思っております。 | Shanai de tōshiyasui katachi ni dekireba to omotte orimasu. | Ik hoop dat we het zo kunnen vormgeven dat het intern doorgaat. |
Het is uiterst gebruikelijk en effectief om het te framen alsof het interne goedkeuring nodig heeft, omdat het de beperking voor jullie beiden extern maakt.
Een deadline verschuiven
Deadlineverzoeken zijn de meest voorkomende onderhandelingen die een buitenlandse werknemer voert, en de regels zijn streng: zo vroeg mogelijk, met een reden, een nieuwe datum en een verklaring van wat je gaat doen om de impact te beperken. Op de dag zelf vragen is een veel groter probleem dan de vertraging zelf.
Bied indien mogelijk een gedeeltelijke levering aan. Als u een deel van het werk op de oorspronkelijke datum overhandigt, verandert het gesprek van een gemiste deadline in een herzien plan, en dat is het meest effectieve wat u kunt voorstellen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 納期についてご相談がございます。 | Nōki ni tsuite gosōdan ga gozaimasu. | Ik wil graag met u overleggen over de leverdatum. |
| 確認に想定より時間がかかっておりまして。 | Kakunin ni sōtei yori jikan ga kakatte orimashite. | De verificatie duurt langer dan verwacht. |
| 三日ほど延ばしていただくことは可能でしょうか。 | Mikka hodo nobashite itadaku koto wa kanō deshō ka. | Zou het mogelijk zijn om dit met ongeveer drie dagen te verlengen? |
| 一部だけ先にお出しすることもできます。 | Ichibu dake saki ni odashi suru koto mo dekimasu. | Wij zouden ook eerst een deel ervan kunnen leveren. |
| ご迷惑をおかけして申し訳ございません。 | Gomeiwaku o okake shite mōshiwake gozaimasen. | Het spijt me zeer voor het ongemak. |
| 今後は早めにご連絡いたします。 | Kongo wa hayame ni gorenraku itashimasu. | Ik zal in de toekomst eerder contact opnemen. |
Veranderende reikwijdte
Reikwijdtegesprekken worden lastig als ze neerkomen op beschuldigingen over wat er is afgesproken. De productieve benadering scheidt de feiten van het verzoek: herhaal wat er is afgesproken, beschrijf wat er is veranderd en vraag dan door. Door dat in die volgorde te doen, blijft de discussie over het werk bestaan en niet over wie de schuldige is.
Het helpt ook om expliciet te benoemen wat je bereid bent op te geven. Als u een vakbeurs aanbiedt, begrijpt u dat de andere kant ook beperkingen heeft, en dat dit meestal sneller antwoord oplevert dan een verzoek dat ervan uitgaat dat alles kan groeien.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 当初のお話では、A と B が対象だったかと存じます。 | Tōsho no ohanashi de wa, A to B ga taishō datta ka to zonjimasu. | Ik geloof dat de oorspronkelijke discussie over A en B ging. |
| 状況が変わりまして、C も必要になりました。 | Jōkyō ga kawarimashite, C mo hitsuyō ni narimashita. | De situatie is veranderd en C is ook noodzakelijk geworden. |
| その分、B を後回しにしても構いません。 | Sono bun, B o atomawashi ni shite mo kamaimasen. | In ruil daarvoor vinden wij het niet erg om B. |
| 追加の費用が発生しますでしょうか。 | Tsuika no hiyō ga hassei shimasu deshō ka. | Zouden er extra kosten ontstaan? |
| 範囲を一度整理させていただけますか。 | Han'i o ichido seiri sasete itadakemasu ka. | Mag ik de scope nog een keer organiseren? |
Een weigering lezen die nooit is uitgesproken
Dit is de vaardigheid die bepaalt of je goed kunt onderhandelen in het Japans. Directe weigeringen komen zelden voor, en een leerling die hierop wacht, zal tot de conclusie komen dat alles nog openstaat. De weigeringssignalen zijn lexicaal en consistent, waardoor ze leerbaar zijn.
Muzukashii, moeilijk, is de duidelijkste. Toegepast op een voorstel betekent het vrijwel nooit uitdagend maar wel haalbaar; het betekent nee. Kentō shimasu, kangaete okimasu en een lange inademing gevolgd door chotto behoren allemaal tot dezelfde familie. Het verhaal is wat er niet volgt: geen vragen, geen tijdlijn, geen verzoek om details.
| Wat je hoort | Letterlijk | Meestal betekent |
|---|---|---|
| Choto muzukashii desu ne | Dat is een beetje moeilijk | Nee |
| Ik ken Kentō shimasu | Wij zullen het overwegen | Nee, of een lange vertraging |
| Kangaete okimasu | Ik zal erover nadenken | Nee |
| Zie Mochikaerimasu | Ik breng het terug naar kantoor | Werkelijk onbeslist, heeft interne goedkeuring nodig |
| Maemuki ni kentō shimasu | Wij zullen het positief beoordelen | Mogelijk, maar geen verplichting |
| Kakunin shite orikaeshimasu | Ik zal het controleren en contact met u opnemen | Meestal oprecht, verwacht een echt antwoord |
De twee rijen onderaan zijn degenen met echte beweging erin. Als je de top drie hoort, plan dan een tijdje om aangenaam te blijven.
Weigeren zonder de deur te sluiten
Wanneer u degene bent die weigert, gelden dezelfde conventies in omgekeerde volgorde. Een kale dekimasen is onnodig definitief. De standaardzet benoemt de moeilijkheid, geeft een reden als je die hebt, en biedt meteen een alternatief, waardoor het gesprek open blijft en het signaal wordt gegeven dat je de relatie wilt.
Het alternatief is belangrijker dan de weigering. Een nee met een tegenvoorstel is een onderhandelingszet; een nee op zichzelf is een einde. Zelfs een kleine teller, zoals een andere datum of een kleinere hoeveelheid, houdt de boel levend.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 申し訳ございませんが、その条件は難しい状況です。 | Mōshiwake gozaimasen ga, sono jōken wa muzukashii jōkyō desu. | Het spijt me, maar die voorwaarden zijn moeilijk voor ons. |
| 代わりに、こちらのご提案はいかがでしょうか。 | Kawari ni, kochira no goteian wa ikaga deshō ka. | Hoe zou dit voorstel zijn? |
| 数量を増やしていただければ、検討可能です。 | Sūryō o fuyashite itadakereba, kentō kanō desu. | Als u de hoeveelheid zou kunnen verhogen, zouden we het kunnen overwegen. |
| 今回は見送らせていただきます。 | Konkai wa miokurasete itadakimasu. | Wij zullen deze gelegenheid voorbij laten gaan. |
| また機会がございましたら、ぜひお願いいたします。 | Mata kikai ga gozaimashitara, zehi onegaiitashimasu. | Als er weer een mogelijkheid is, willen wij graag samenwerken. |
Afsluiten en bevestigen
De Japanse zakenpraktijk hecht veel waarde aan schriftelijke bevestiging na een gesproken overeenkomst, en het aanbieden om deze zelf te verzenden is zowel nuttig als beschermend. Het brengt ook misverstanden aan het licht terwijl ze nog goedkoop zijn, wat belangrijker is als de onderhandelingen op indirecte taal verliepen.
Sluit af door de termen in uw eigen woorden te herhalen en correctie uit te nodigen. Als de andere partij op dat moment aarzelt, is er iets niet afgesproken, en het is veel beter om dat in de kamer te ontdekken dan het binnen een maand te ontdekken.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| では、この内容で進めさせていただきます。 | Dewa, kono naiyō de susumesasete itadakimasu. | Dan gaan we verder met deze voorwaarden. |
| 確認のため、後ほどメールでお送りします。 | Kakunin no tame, nochihodo mēru de ookuri shimasu. | Ik stuur het daarna per e-mail ter bevestiging. |
| 私の理解では、納期は月末、金額は据え置きということでよろしいでしょうか。 | Watashi no rikai de wa, nōki wa getsumatsu, kingaku wa sueoki to iu koto de yoroshii deshō ka. | Ik heb begrepen dat de levering einde maand is en dat de prijs ongewijzigd blijft. Klopt dat? |
| 認識に相違がありましたら、お知らせください。 | Ninshiki ni sōi ga arimashitara, oshirase kudasai. | Laat het me weten als ons begrip afwijkt. |
| 本日はありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Hikitsuzuki yoroshiku onegaiitashimasu. | Bedankt voor vandaag. Ik kijk ernaar uit om met u te blijven samenwerken. |