Hoe u in het Japans 'begrepen' kunt zeggen zonder uw baas te beledigen

Begrepen wordt een registerbeslissing, geen vertaling

In het Engels kun je zeggen: 'Ik heb het aan je beste vriend en aan een bedrijfsdirecteur verteld', en de toon aanpassen om het verschil duidelijk te maken. Japanners verwerken dat verschil in de woorden zelf. Kiezen tussen ryōkai en kashikomarimashita is geen kwestie van formaliteit in abstracte zin, het is een uitspraak over wie boven wie staat, of de persoon zich binnen of buiten uw organisatie bevindt en of dit spraak of een geschreven boodschap is. Niemand zal je corrigeren, en dat is precies de reden waarom de fout jarenlang blijft bestaan.

Het goede nieuws is dat de ladder kort is. Vier sporten bestrijken bijna elke situatie die een werkende leerling tegenkomt, en een ervan, wakarimashita, is veilig genoeg om op terug te vallen als je de kamer niet kunt lezen. Dit bericht behandelt alleen de erkenning zelf; het bredere systeem van het optillen van de ander en het verlagen van jezelf wordt behandeld in de speciale sonkeigo- en kenjougo-gids.

De ladder in één oogopslag

Lees de tabel als een lijn in plaats van als een reeks vakken. Eén sport omhoog verplaatsen is altijd veilig en kost u slechts een lettergreep of twee. Als u één trede naar beneden schuift, ontstaat de schade, omdat een te terloops antwoord leest als een claim over uw status die u waarschijnlijk niet van plan was te maken.

Ryōkai: snel, vlak en strikt horizontaal

Ryōkai behoort oorspronkelijk tot de taal van bevelen en radioverkeer, en daar komt het afgekapte gevoel vandaan. In een modern kantoor leeft het vooral van gesprekken tussen mensen op hetzelfde niveau, waar snelheid belangrijker is dan ceremonie en een antwoord van één woord eerder vriendelijk dan flauw is. Tussen leeftijdsgenoten is het volkomen normaal en enigszins warm, het geschreven equivalent van een knikje.

De valkuil is dat ryōkai shimashita er beleefd uitziet. Het heeft het juiste, beleefde verleden-einde, dus leerlingen gaan er redelijkerwijs van uit dat het de ladder beklimt. Veel Japanse werknemers lezen het niet zo, omdat de beleefdheid in het einde zit, terwijl de stam nog steeds klinkt als het erkennen van het rapport van een ondergeschikte. Veel bedrijven noemen deze regel nooit hardop en merken gewoon op wie deze regel volgt.

Wakarimashita: het neutrale midden

Wakarimashita is de duidelijkste van de vier en degene die nooit aanstootgevend is. Er staat dat de inhoud is geland, zonder enige claim over de rangorde. Die neutraliteit maakt het de juiste standaard in je eerste weken ergens, in gemengde groepen, met mensen van wie je de positie niet kunt beoordelen, en in elk gesproken gesprek waarbij je onmiddellijk moet antwoorden.

Het enige zwakke punt is dat het begrip rapporteert in plaats van betrokkenheid. Als je manager je een taak heeft gegeven, kan wakarimashita op zichzelf klinken alsof je de uitleg hebt gevolgd, en niet alsof je zult handelen. Door toe te voegen wat je gaat doen en tegen wanneer, wordt het een echte erkenning, en deze gewoonte is meer waard dan welke enkele upgrade van de woordenschat dan ook.

Shōchi shimashita, de zakelijke standaard

Shōchi shimashita is waar een Japans kantoor op draait. Het is bescheiden zonder ceremonieel te zijn, het werkt in woord en geschrift en het is correct tegenover je manager, een andere afdeling, een leverancier en een senior collega. Als je elke ryōkai in je werkvocabulaire vervangt door deze ene zin, heb je het grootste deel van het probleem in één beweging opgelost.

Shōchi itashimashita is dezelfde zin met het eenvoudige werkwoord itashimasu in plaats van shimasu, wat je nog een beetje verder verlaagt. Bewaar het voor klanten, voor het senior management en voor schriftelijke berichten die het bedrijf verlaten. Shōchi shite orimasu is een iets ander dier: het betekent dat ik me daar al van bewust ben, wat handig is als iemand je iets vertelt dat je al eerder is verteld.

Kashikomarimashita aan de balie en tijdens klantgesprekken

Kashikomarimashita is de meest eerbiedige van de alledaagse vormen en heeft een dienstverlenende relatie met zich mee. Een ober, een hotelreceptionist, een callcenteragent en een winkelbediende maken er allemaal tientallen keren per dienst gebruik van, en op die stoelen klinkt het warm en professioneel. Het opent meestal een zin waarin staat wat u gaat doen, omdat bij servicewerk een erkenning zonder actie slechts een half antwoord is.

Binnen uw eigen team kan hetzelfde woord vreemd aanvoelen, omdat het uw collega als klant bestempelt. Uketamawarimashita is nog nauwer: het betekent dat uw bestelling of verzoek is ontvangen en behoort tot het aannemen van boekingen, bestellingen en instructies van buiten het bedrijf in plaats van tot algemene overeenstemming.

Schriftelijke chat versus wat je hardop zegt

Het medium verandert de berekening. In chattools is een kale ryōkai tussen leeftijdsgenoten efficiënt en volkomen normaal, en het typen van shōchi itashimashita tegen de persoon die naast je zit kan er stijf uitzien. Bij e-mail, die permanenter is en vaak wordt doorgestuurd, klimmen de meeste mensen op zijn minst naar shōchi shimashita, omdat de lezer misschien niet de persoon is aan wie je hebt geschreven.

Gesproken bevestiging heeft één extra taak die schrijven niet heeft: het moet snel genoeg arriveren om te laten zien dat je volgt. Een langzame perfecte zin is erger dan een snelle hai gevolgd door een vollediger antwoord. Train de hai als een reflex en laat de rest van de zin erachter komen.

Wanneer je het begrepen hebt, maar nog niet kunt beginnen

Het slechtste antwoord op een verzoek waar je niet aan kunt voldoen is stilte, en het op één na slechtste is een erkenning die je niet zult honoreren. Japanse werkplekken pakken dit aan met een tweedelige zet: accepteer de instructie en onderhandel vervolgens in één adem over de timing. Omdat de aanvaarding voorop staat, leest de onderhandeling niet als een weigering.

Vragen om de deadline maakt deel uit van dezelfde vaardigheid. Verzoeken komen vaak zonder een verzoek binnen, en iemand die 'itsu made ni' vraagt, wordt eerder als georganiseerd dan als moeilijk ervaren. Als de taak uw handen moet verlaten en later moet terugkomen, zeg dat dan duidelijk met een regel over controle en terugrapportage.

Terwijl je het helemaal niet begreep

Iedere leerling heeft wel eens wakarimashita gezegd tegen iets wat hij niet heeft opgevangen, en ieder van hen heeft er later voor betaald. Onmiddellijk opnieuw vragen is ruimschoots de goedkopere optie, en er zijn veelgebruikte zinnen om dit zonder schaamte te doen. Door te openen met osoreirimasu ga of sumimasen wordt de scherpte eraf gehaald, en door te benoemen wat je hebt gemist, de snelheid, een woord, één stap, kun je de ander gemakkelijk helpen.

Het helpt ook om twee verschillende mislukkingen van elkaar te onderscheiden. Het niet horen van de woorden is kikitoremasen deshita, en nodigt uit tot herhaling. Ze wel horen, maar de term niet kennen, is een vraag over de woordenschat, en rechtstreeks naar de betekenis vragen is normaal, zelfs tussen Japanse collega's als er een stukje jargon verschijnt.

Controleren of je hetzelfde begrepen hebt

Teruglezen is de meest waardevolle gewoonte op deze lijst. Het zet een vaag knikje om in een controleerbare uitspraak, het geeft de ander de kans om je goedkoop te corrigeren en het zorgt ervoor dat je erkenning iets betekent. In veel teams wordt de persoon die instructies terugleest, meer toevertrouwd, en niet minder, juist omdat de lus hardop wordt gesloten.

Boren die de ladder automatisch maken

• Zeg vier keer één instructie terug, beklim ryōkai, wakarimashita, shōchi shimashita, kashikomarimashita, en voel waar elke instructie ophoudt te passen.
• Vervang een week lang elke ryōkai die je naar boven zou sturen door shōchi shimashita en kijk of er iets verloren gaat.
• Koppel elke bevestiging aan een actie en een tijdstip, zodat shōchi shimashita nooit alleen reist.
• Oefen een hai die binnen een halve seconde arriveert, en vervolgens een volledige zin erachter.
• Oefen de twee reparatielijnen totdat ze sneller zijn dan de stilte die ze vervangen.
• Lees één instructie per dag als vraag terug en controleer of het antwoord iets corrigeert.