Lawatan Perniagaan Jepun (Shucchō): Memohon, Tempahan, Ucapan dan Laporan

Memohon: shinsei shucchō

Tiada apa-apa dalam perjalanan perniagaan berlaku sebelum shinsei. Borang tersebut meminta destinasi, tarikh, tujuan dalam satu baris, orang atau syarikat yang akan anda lawati dan anggaran kos. Ia pergi kepada pengurus anda dan kadangkala kepada kelulusan kedua. Dalam banyak syarikat ia adalah skrin dalam sistem perbelanjaan; dalam sesetengahnya ia masih dalam bentuk kertas dengan hanko. Tanya rakan sekerja yang mana ia dan salin yang terbaru.

Versi pertuturan didahulukan: beritahu pengurus anda mengapa perjalanan itu diperlukan dan angguk sebelum anda mengisi apa-apa. Shucchō o mōshiagemasu bukanlah sesuatu yang semula jadi; sebut shucchō shitai no desu ga atau shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga, dan tambah tarikh dan tujuannya.

UnihongoPerniagaan Jepun

来月らいげつ、大阪おおさか支社ししゃに出張しゅっちょうしたいのですが、よろしいでしょうか。Saya ingin pergi dalam perjalanan perniagaan ke cawangan Osaka bulan depan; adakah itu baik-baik saja?

Tempahan pengangkutan dan hotel melalui admin

Sebaik sahaja shinsei diluluskan, tempahan biasanya melalui sōmu, urusan am atau meja pelancongan yang dikontrakkan. Sesetengah syarikat membenarkan anda menempah diri anda dalam had dan membuat tuntutan selepas itu, dan sesetengah syarikat mengeluarkan kad korporat. Anda akan diminta untuk laluan, masa berlepas yang anda inginkan, pilihan tempat duduk, dan kawasan untuk hotel. Tempat duduk tersimpan, shiteiseki, adalah standard untuk shinkansen; kereta hijau dan penerbangan sering dihadkan oleh gred.

Ketahui perkataan untuk tiket yang akan anda terima: jōshaken ialah tiket tambang asas, tokkyūken tambahan ekspres dan eki-uketori ialah tiket yang dikutip di mesin stesen dengan kod. Perubahan selepas membuat tempahan kembali melalui meja yang sama, jadi tanya lebih awal daripada menukar pada hari tersebut.

Peraturan perbelanjaan dalam garis besar

Setiap syarikat mempunyai ryohi kitei, peraturan perbelanjaan perjalanan, yang menetapkan apa yang dibayar balik dan bagaimana. Kepingan biasa ialah kōtsūhi, pengangkutan; shukuhakuhi, penginapan, selalunya dihadkan setiap malam; nittō, elaun harian untuk kos kecil; dan settai, menghiburkan pelanggan, yang biasanya memerlukan kelulusan berasingan. Makanan yang dimakan sahaja biasanya dilindungi oleh nittō dan bukannya didakwa, tetapi ini berbeza-beza.

Satu peraturan yang tidak berbeza ialah resit. Minta ryōshūsho, resit rasmi, di setiap hotel, teksi dan kedai, dan minta dalam nama syarikat jika syarikat anda memerlukannya. Teksi selalunya dibenarkan hanya apabila tiada alternatif praktikal, dan nota yang menjelaskan mengapa dijangka. Serahkan seisan, penyelesaian perbelanjaan, dalam tarikh akhir yang ditetapkan oleh peraturan, atau tuntutan boleh ditolak.

Tiba di pejabat destinasi

Ketibaan di cawangan atau pejabat pelanggan mengikut skrip kecil. Pada penerimaan tetamu anda memberikan syarikat anda, nama anda dan orang yang anda lawati. Apabila hos anda muncul, baris pertama ialah o-sewa ni natte orimasu, terima kasih atas sokongan berterusan anda, atau, di cawangan syarikat anda sendiri, o-tsukaresama desu. Kemudian datang baris tōi tokoro: hos akan berkata tōi tokoro o arigatō gozaimasu, terima kasih kerana datang sejauh ini, dan anda menjawab dengan kochira koso ringkas.

Omiyage, jika anda membawanya, diserahkan pada ketika ini dalam satu ayat, tsumaranai mono desu ga atau minasan de dōzo yang lebih ringan, sila kongsikannya, dan tuan rumah mengetepikan tanpa membukanya. Ceramah kecil tentang perjalanan atau cuaca memenuhi perjalanan ke bilik mesyuarat; simpan untuk dua atau tiga pertukaran.

Perbendaharaan kata perjalanan pada borang dan dalam sembang

Perkataan di bawah muncul pada shinsei, dalam sistem perbelanjaan dan dalam mesej yang akan dihantar oleh pentadbir kepada anda. Ketahui bacaan supaya anda boleh menyebutnya dengan kuat di meja, bukan sahaja mengenalinya pada skrin.

Chokkō chokki patut diketahui: ini bermakna anda pergi dari rumah terus ke destinasi dan pulang ke rumah tanpa melepasi pejabat, dan ia biasanya perlu dinyatakan pada shinsei atau dalam sembang supaya pasukan mengetahui di mana anda berada.

Laporan perjalanan dan pulang

Shucchō hōkoku menutup perjalanan. Ia pendek dan berfakta: tarikh, destinasi, orang yang ditemui, tujuan, keputusan, tindakan seterusnya dan kos, dalam susunan tersebut. Kebanyakan syarikat mempunyai borang atau templat; ada yang menerima e-mel kepada pengurus. Ia dijangka dalam satu atau dua hari, dan pengurus anda biasanya mahukan ringkasan yang dituturkan pada pagi pertama anda sebelum mereka membacanya. Pimpin dengan keputusan, kemudian langkah seterusnya, kemudian apa-apa yang salah.

Pulangan itu sendiri mempunyai garisnya sendiri. Katakan tadaima modorimashita apabila anda masuk, terima kasih kepada sesiapa yang melindungi anda, dan letakkan omiyage di ruang kongsi dengan kata-kata kepada pasukan. Kemudian serahkan seisan dengan resit. Gunakan senarai semak di bawah beberapa kali pertama.

• Katakan tadaima modorimashita dan terima kasih kepada rakan sekerja yang membuat liputan
• Beri pengurus ringkasan lisan dua minit, kesimpulan dahulu
• Serahkan shucchō hōkoku dalam tarikh akhir syarikat
• Lampirkan setiap resit pada seisan dan terangkan sebarang teksi atau kos tambahan
• Hantar e-mel terima kasih kepada pejabat atau pelanggan yang anda lawati
• Letakkan omiyage dan beritahu pasukan ia ada di sana
• Catatkan tindakan dan tarikh seterusnya daripada mesyuarat dalam kalendar kongsi

Kesilapan yang perlu dielakkan

Kesilapan pertama ialah membuat tempahan sebelum kelulusan. Jika shinsei ditolak atau tarikh berubah, tiket yang ditempah sendiri menjadi masalah anda. Yang kedua ialah kehilangan resit; tuntutan tanpa ryōshūsho sering ditolak mentah-mentah. Yang ketiga menggunakan daftar pelanggan di cawangan anda sendiri atau daftar rakan sekerja dengan pelanggan. Yang keempat ialah laporan lewat atau samar-samar: hōkoku yang mengatakan mesyuarat berjalan lancar tidak memberitahu pengurus apa-apa, dan laporan yang tiba seminggu kemudian menunjukkan perjalanan itu tidak penting.

Akhir sekali, jangan anggap perjalanan sebagai masa rehat daripada pasukan. Mesej sembang pantas semasa ketibaan dan semasa berlepas, dan boleh dihubungi semasa waktu pejabat, dijangka di kebanyakan syarikat melainkan anda telah bersetuju sebaliknya.