Paglalapat: ang shucchō shinsei
Walang nangyayari sa isang business trip bago ang shinsei. Ang form ay nagtatanong ng patutunguhan, ang mga petsa, ang layunin sa isang linya, ang mga tao o kumpanya na bibisitahin mo, at isang pagtatantya ng mga gastos. Napupunta ito sa iyong manager at kung minsan sa pangalawang taga-apruba. Sa maraming kumpanya ito ay isang screen sa sistema ng gastos; sa ilang mga ito ay pa rin ng isang papel na anyo na may isang hanko. Magtanong sa isang kasamahan kung alin ito at kopyahin ang isang kamakailan.
Nauuna ang pasalitang bersyon: sabihin sa iyong manager kung bakit kailangan ang biyahe at tumango bago mo punan ang anumang bagay. Ang Shucchō o mōshiagemasu ay hindi natural; sabihin ang shucchō shitai no desu ga o shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga, at idagdag ang mga petsa at layunin.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | Gusto kong pumunta sa isang business trip sa Osaka branch sa susunod na buwan; magiging okay na ba yun? |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | Ang layunin ay isang pulong tungkol sa pagpapakilala ng bagong sistema. |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | Pinaplano ko ang ika-10 hanggang ika-12, tatlong araw at dalawang gabi. |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | Naisumite ko na ang aplikasyon sa paglalakbay, kaya't nagpapasalamat ako sa iyong pag-apruba. |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | Ang magaspang na gastos ay humigit-kumulang limampung libong yen para sa transportasyon at tirahan. |
Pag-book ng transportasyon at mga hotel sa pamamagitan ng admin
Kapag naaprubahan na ang shinsei, kadalasang dumadaan ang booking sa sōmu, general affairs, o isang kinontratang travel desk. Hinahayaan ka ng ilang kumpanya na i-book ang iyong sarili sa loob ng mga limitasyon at mag-claim pagkatapos, at ang ilan ay nag-isyu ng corporate card. Hihilingin sa iyo ang ruta, ang oras ng pag-alis na gusto mo, kagustuhan sa upuan, at ang lugar para sa hotel. Ang mga nakareserbang upuan, shiteiseki, ay pamantayan para sa shinkansen; ang berdeng kotse at mga flight ay madalas na pinaghihigpitan ng grado.
Alamin ang mga salita para sa mga tiket na matatanggap mo: ang jōshaken ay ang batayang tiket sa pamasahe, isang tokkyūken ang express supplement, at ang eki-uketori ay isang tiket na nakolekta sa makina ng istasyon na may code. Ang mga pagbabago pagkatapos mag-book ay babalik sa parehong desk, kaya magtanong nang maaga sa halip na magpalit sa araw.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | Maaari mo bang i-book ang shinkansen sa umaga ng ika-10 at dalawang gabi ng hotel? |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | Isang nakareserbang upuan sa bintana, mangyaring. |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | Kahit saang hotel okay lang basta malapit sa branch. |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | Maaari bang ilipat ang pagbabalik ng isang tren mamaya? |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | Kinokolekta ko ba ang mga tiket sa istasyon? |
Mga panuntunan sa gastos sa balangkas
Ang bawat kumpanya ay may isang ryohi kitei, mga regulasyon sa gastos sa paglalakbay, na nagtatakda kung ano ang ibinabalik at kung paano. Ang karaniwang mga piraso ay kōtsūhi, transportasyon; shukuhakuhi, tirahan, madalas na nililimitahan bawat gabi; nittō, isang pang-araw-araw na allowance para sa maliliit na gastos; at settai, nakakaaliw sa isang kliyente, na karaniwang nangangailangan ng hiwalay na pag-apruba. Ang mga pagkain na kinakain nang mag-isa ay karaniwang sakop ng nittō sa halip na inaangkin, ngunit ito ay nag-iiba.
Ang isang tuntunin na hindi nag-iiba ay ang resibo. Humingi ng ryōshūsho, isang pormal na resibo, sa bawat hotel, taxi at tindahan, at hilingin ito sa pangalan ng kumpanya kung kailangan iyon ng iyong kumpanya. Kadalasang pinapayagan lamang ang mga taxi kapag walang praktikal na alternatibo, at isang tala na nagpapaliwanag kung bakit inaasahan. Isumite ang seisan, pag-aayos ng gastos, sa loob ng deadline na itinakda ng mga patakaran, o maaaring tanggihan ang paghahabol.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | Isang resibo sa pangalan ng kumpanya, mangyaring. |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | Mangyaring gawin ito sa Yamada Shoji Co., Ltd. |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | Sumakay ako ng taxi dahil pagkatapos ng huling tren. |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | Sa loob ba ng isang linggo ng pagbabalik ng multa para sa pag-aayos ng gastos? |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | Saklaw ba ng pang-araw-araw na allowance ang gastos na ito? |
Pagdating sa destinasyon na opisina
Ang pagdating sa isang sangay o opisina ng kliyente ay sumusunod sa isang maliit na script. Sa reception ay ibibigay mo ang iyong kumpanya, ang iyong pangalan at kung sino ang iyong binibisita. Kapag lumitaw ang iyong host, ang unang linya ay o-sewa ni natte orimasu, salamat sa iyong patuloy na suporta, o, sa sangay ng iyong sariling kumpanya, o-tsukaresama desu. Pagkatapos ay ang tōi tokoro line: sasabihin ng host na tōi tokoro o arigatō gozaimasu, salamat sa pagpunta sa ngayon, at sumagot ka ng maikling kochira koso.
Ang Omiyage, kung dadalhin mo ito, ay ibibigay sa puntong ito sa isang pangungusap, tsumaranai mono desu ga o ang mas magaan na minasan de dōzo, mangyaring ibahagi ito, at itabi ito ng host nang hindi ito binubuksan. Maliit na usapan tungkol sa paglalakbay o lagay ng panahon sa paglalakad patungo sa meeting room; panatilihin ito sa dalawa o tatlong palitan.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | Ako si Tanaka mula sa punong tanggapan ng Tokyo. May appointment ako kay Mr Sato. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Salamat sa iyong patuloy na suporta. |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | Salamat sa napakalayo mong pagpunta. (Host.) |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | Salamat sa paglalaan ng oras. |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | Ito ay mga matatamis mula sa Tokyo. Mangyaring ibahagi ang mga ito. |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | Ang shinkansen ay masikip, ngunit dumating ako sa iskedyul. |
Trip bokabularyo sa mga form at sa chat
Ang mga salita sa ibaba ay lumalabas sa shinsei, sa sistema ng gastos at sa mga mensaheng ipapadala sa iyo ng admin. Alamin ang mga pagbabasa upang masabi mo ang mga ito nang malakas sa desk, hindi lamang makilala ang mga ito sa screen.
| salita | Nagbabasa | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | Application sa paglalakbay sa negosyo |
| 出張命令 | shucchō meirei | Trip order, ang pormal na pag-apruba sa ilang kumpanya |
| 旅費規程 | ryohi kitei | Mga regulasyon sa gastos sa paglalakbay |
| 交通費 | kōtsūhi | Mga gastos sa transportasyon |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | Mga gastos sa tirahan |
| 日当 | nittō | Araw-araw na allowance |
| 精算 | seisan | Settlement ng gastos |
| 仮払い | karibarai | Cash advance bago ang biyahe |
| 領収書 | ryōshūsho | Pormal na resibo |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | Ulat sa biyahe |
| 直行直帰 | chokkō chokki | Diretso mula sa bahay at diretsong uwi |
| 帰社 | kisha | Pagbalik sa opisina |
Mahalagang malaman ang chokkō chokki: nangangahulugan ito na dumiretso ka mula sa bahay patungo sa patutunguhan at uuwi nang hindi dumadaan sa opisina, at karaniwan itong kailangang ipahayag sa shinsei o sa chat para malaman ng team kung nasaan ka.
Ang ulat ng paglalakbay at pagbabalik
Isinasara ng shucchō hōkoku ang biyahe. Ito ay maikli at makatotohanan: mga petsa, destinasyon, mga taong nakilala, layunin, mga resulta, mga susunod na aksyon at gastos, sa ganoong pagkakasunud-sunod. Karamihan sa mga kumpanya ay may isang form o isang template; ang ilan ay tumatanggap ng email sa manager. Inaasahan ito sa loob ng isa o dalawang araw, at karaniwang gusto ng iyong manager ang isang pasalitang buod sa iyong unang umaga pabalik bago nila ito basahin. Humantong sa resulta, pagkatapos ay ang susunod na hakbang, pagkatapos ay anumang bagay na nagkamali.
Ang pagbabalik mismo ay may sariling mga linya. Sabihin ang tadaima modorimashita kapag pumasok ka, pasalamatan ang sinumang sumaklaw sa iyo, at ilagay ang omiyage sa shared space na may isang salita sa koponan. Pagkatapos ay isumite ang seisan kasama ang mga resibo. Gamitin ang checklist sa ibaba sa unang ilang beses.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | nakabalik na ako. Salamat sa pag-cover habang wala ako. |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | Mga souvenir mula sa Osaka. Iiwan ko sila sa break room. |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | Upang magsimula sa konklusyon, sumang-ayon kami sa roll-out para sa susunod na tagsibol. |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | Isusulat ko ang mga detalye sa ulat ng paglalakbay at isusumite ito ngayon. |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | Tatapusin ko rin ang pag-aayos ng gastos bukas. |
- Sabihin ang tadaima modorimashita at salamat sa mga kasamahan na nag-cover
- Bigyan ang manager ng dalawang minutong pasalitang buod, konklusyon muna
- Isumite ang shucchō hōkoku sa loob ng deadline ng kumpanya
- Ilakip ang bawat resibo sa seisan at ipaliwanag ang anumang taxi o karagdagang gastos
- Magpadala ng email ng pasasalamat sa opisina o kliyente na binisita mo
- Ilabas ang omiyage at sabihin sa koponan na naroon ito
- Itala ang mga susunod na aksyon at petsa mula sa pulong sa nakabahaging kalendaryo
Mga pagkakamaling dapat iwasan
Ang unang pagkakamali ay nagbu-book bago ang pag-apruba. Kung ang shinsei ay tinanggihan o ang mga petsa ay nagbago, isang self-booked na tiket ang magiging problema mo. Ang pangalawa ay ang pagkawala ng mga resibo; ang paghahabol na walang ryōshūsho ay kadalasang tinatanggihan. Ang pangatlo ay gumagamit ng rehistro ng kliyente sa iyong sariling sangay o pagrehistro ng kasamahan sa isang kliyente. Ang pang-apat ay isang huli o malabong ulat: isang hōkoku na nagsasabing maayos ang pagpupulong ay walang sinasabi sa manager, at ang isa na dumating pagkalipas ng isang linggo ay nagmumungkahi na ang biyahe ay hindi mahalaga.
Panghuli, huwag ituring ang biyahe bilang pahinga mula sa koponan. Ang isang mabilis na mensahe sa chat sa pagdating at pag-alis, at pagiging maabot sa oras ng opisina, ay inaasahan sa karamihan ng mga kumpanya maliban kung sumang-ayon ka.
| Hapon | Romaji | Ibig sabihin |
|---|---|---|
| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | Ako na mismo ang nagbook ng shinkansen. (Ang sitwasyon na dapat iwasan.) |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | Mangyaring ayusin ito kapag natapos na ang pag-apruba. (Ano ang sasabihin ng admin.) |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Nawalan ako ng resibo; ano ang dapat kong gawin? |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | Naging maayos ang pagpupulong. (Masyadong malabo para sa isang ulat.) |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | Sumang-ayon kami sa isang paghahatid sa katapusan ng Marso kasama ang kliyente, at ang susunod na pagbisita ay binalak para sa Pebrero. (Tiyak.) |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | Nakarating na ako sa branch ng Osaka. Mag-check in ako isang beses ngayong gabi. |