Japanilaisen yrityssähköpostin kiinteä runko
Jokainen ulkoinen yrityssähköposti Japanissa on rakennettu samoista seitsemästä osasta, samassa järjestyksessä. Japanin sähköpostin kanssa kamppailevilla oppijoilla ei yleensä ole pulaa sanavarastosta; he kirjoittavat englanninkielistä sähköpostia japanin sanoin, joten osat saapuvat väärässä järjestyksessä ja kohteliaisuuslauseet katoavat. Muista kehys ja kirjoitus kutistuu kahdeksi tai kolmeksi lauseeksi keskellä.
| Osa | japanilainen | Mitä se tekee |
|---|---|---|
| Vastaanottajan rivi | 株式会社ABC 営業部 田中様 | Yritys, osasto, nimi ja sitten 様 |
| Avaustervehdys | いつもお世話になっております。 | Korjattu kohteliaisuus, ei varsinainen kysymys |
| Sinun nimesi | ABC社の山田です. | Yritys ja sukunimesi |
| Tarkoitus | 〜の件でご連絡いたしました。 | Yksi lause kertoo miksi kirjoitit |
| Runko | つきましては、〜をお願いできますでしょうか。 | Pyyntö tai tieto |
| Lopeta kohteliaisuus | よろしくお願いいたします。 | Päättyy käytännössä jokaisen sähköpostin |
| Allekirjoitus | 山田太郎／営業部／電話番号 | Nimi, yritys, osasto, yhteyshenkilö |
Osat, jotka todella muodostat, ovat käyttölinja ja runko. Kaikki muu on asetettua tekstiä, minkä vuoksi japanilaiset kollegat voivat tuottaa oikean sähköpostin 90 sekunnissa ja miksi kehyksen tunteva oppija voi tehdä saman.
Vastaanottajan rivi ja aloitustervehdys
Japanilainen sähköposti avautuu, ja vastaanottaja on kirjoitettu ensimmäiselle riville ennen tervehdystä. Täydellinen muoto on yritys, osasto, sitten henkilönimi, jossa on 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Pudota 株式会社 vain usean vaihdon jälkeen, äläkä koskaan pudota 様:ää. Jos et tiedä kuka sen lukee, ご担当者様 kattaa sinut. Omassa yrityksessäsi rivi on yleensä 田中部長 tai 田中さん, ja työnimike korvaa 様, kun henkilöllä on sellainen.
Toinen rivi on いつもお世話になっております, joka ei ole kysymys eikä toteamus. Se näkyy käytännössä jokaisessa ulkoisessa yrityssähköpostissa ja -vastauksessa, joten lukija, joka ei näe sitä, huomaa aukon. Käytä ensikontaktissa 初めてご連絡いたします, ja jos kirjoitat jonkun asiakkaana eikä toimittajana, お世話になっておなっております on täysin もも.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 株式会社ABC 営業部 田中様 | Kabushiki-gaisha ABC Eigyō-bu Tanaka-sama | herra Tanaka, myyntiosasto, ABC Co., Ltd. |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | Vastuuhenkilölle |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Kiitos jatkuvasta tuestanne. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete go-renraku itashimasu. | Otan sinuun yhteyttä ensimmäistä kertaa. |
| 関係者各位 | Kankeisha kakui | Kaikille asianosaisille |
Nimeä itsesi ja päästä asiaan
Kolmas rivi on oma nimesi, jonka etuliitteenä on yrityksesi: ABC社の山田です tai 株式会社ABCの山田と申します, kun haluat lisää muodollisuutta. Älä aloita lausetta 私:llä äläkä koskaan liitä omaan nimeesi 様 tai さん. Kerro sitten, miksi kirjoitat, yhdellä lauseella ennen taustaa ollenkaan käyttämällä 〜の件でご連絡いたしました. Japanilainen bisneskirjoitus on johtopäätös ensin samalla tavalla kuin puhuttu bisnes japani on: lukijan pitäisi tietää, mitä viesti haluaa neljännen rivin loppuun mennessä, ja selitys seuraa.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの山田と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Yamada to mōshimasu. | Nimeni on Yamada, yhtiöstä ABC Co., Ltd. |
| 先日の打ち合わせの件でご連絡いたしました。 | Senjitsu no uchiawase no ken de go-renraku itashimashita. | Kirjoitan tapaamisesta, jonka pidimme toissapäivänä. |
| 標記の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōki no ken ni tsukimashite, go-hōkoku itashimasu. | Mitä tulee aiherivillä olevaan asiaan, haluan raportoida seuraavaa. |
| 早速ですが、一点ご相談がございます。 | Sassoku desu ga, itten go-sōdan ga gozaimasu. | Suoraan asiaan liittyen, haluaisin keskustella yhdestä asiasta. |
| 下記の通りご連絡いたします。 | Kaki no tōri go-renraku itashimasu. | Kirjoitan kertoakseni sinulle seuraavat asiat. |
Pyydä jotakuta tekemään jotain
Pyynnöt arvostellaan sen mukaan, kuinka paljon tilaa ne jättävät lukijalle kieltäytyäkseen. お願いいたします on yksinkertainen ja neutraali. ご確認いただけますでしょうか on pehmeämpi, koska se on muotoiltu kysymykseksi siitä, pystyykö lukija auttamaan. ご対応いただけますと幸いです on vielä pehmeämpi sanoen kirjaimellisesti, että se olisi onneksi sinulle. Kaksi tyynyä tekee suurimman osan jäljellä olevasta työstä: お手数ですが, mikä tarkoittaa pahoittelut vaivasta, ja 恐れ入りますが, mikä tarkoittaa, että olen pahoillani pakottaa, molemmat istuvat pyynnön edessä. Anna määräaika päivämääräksi mieluummin kuin mahdollisimman pian.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| ご確認いただけますでしょうか。 | Go-kakunin itadakemasu deshō ka? | Voitko tarkistaa tämän? |
| お手数ですが、ご対応をお願いいたします。 | O-tesū desu ga, go-taiō o onegai itashimasu. | Pahoittelut vaivasta, mutta huolehdi tästä. |
| 恐れ入りますが、資料をお送りいただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, shiryō o o-okuri itadakemasu deshō ka? | Anteeksi, että vaivaa sinua, mutta voisitko lähettää minulle asiakirjat? |
| 金曜日までにご返信いただけますと幸いです。 | Kin'yōbi made ni go-henshin itadakemasu to saiwai desu. | Olisi suuri apu, jos vastaisit perjantaihin mennessä. |
| ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Olisin kiitollinen, jos harkitsisit sitä. |
| ご不明な点がございましたら、お知らせください。 | Go-fumei na ten ga gozaimashitara, o-shirase kudasai. | Jos jokin on epäselvää, kerro minulle. |
Jahtaa vastausta ja anteeksi viivästystä
Jahtaaminen tapahtuu sallimalla viestin harhaanjohtamisen mahdollisuus, jolloin lukija voi säästää kasvonsa. その後いかがでしょうか kysyy, missä mennään, syyttämättä ketään mistään. 行き違いでしたら申し訳ございません pahoittelee, jos viestimme meni ristiin, ja se on vakiotyyny toisessa muistutuksessa. Vasta kahden jälkeen japanilainen kirjailija ilmoittaa määräajan tiukasti, ja silloinkin lause pysyy kohteliaana.
Oman myöhäisen vastauksen vuoksi ご返信が遅くなり申し訳ございません on työhevonen. Pyydä anteeksi yhdellä rivillä, vastusta pitkää selittelyä ja siirry suoraan asiaan, koska pitkä tekosyy on suurempi epäonnistuminen kuin itse viivytys. 申し訳ございません on kirjoitettu muoto; すみません on liian kevyt ulkoiselle postille, ja 申し訳ありません sijaitsee näiden kahden välissä ja sopii sisäiseen käyttöön.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka? | Miten asiat ovat sen jälkeen? |
| 行き違いでしたら申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara mōshiwake gozaimasen. | Pahoitteluni, jos viestimme ovat menneet ristiin. |
| 再度ご連絡いたしました。 | Saido go-renraku itashimashita. | Otan sinuun uudelleen yhteyttä asian tiimoilta. |
| ご返信が遅くなり、申し訳ございません。 | Go-henshin ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Anteeksi myöhäinen vastaus. |
| こちらの確認不足でした。深くお詫び申し上げます。 | Kochira no kakunin busoku deshita. Fukaku o-wabi mōshiagemasu. | Tämä oli epäonnistunut tarkastus meidän puoleltamme. Pyydän vilpittömästi anteeksi. |
| 今後このようなことがないよう注意いたします。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō chūi itashimasu. | Varmistan, ettei tämä toistu. |
Liitteet, aikataulut ja ei
Kolmella rutiinitarkoituksella jokaisella on oma kiinteä linja. Liite ilmoitetaan sanalla 添付いたします ja kuvataan samassa lauseessa, koska paljas tiedosto ilman liitesanoja on huolimaton. Ajoitus tarjoaa ehdokaspaikkoja luettelona ja kysyy, mikä niistä sopii, sen sijaan, että lukijaa pyydettäisiin keksimään aikoja sinulle. Declining ei koskaan käytä sanaa できません yksinään: malli on kiitos, katuminen, syy ja ovi auki.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Olen liittänyt asiakirjat, joten ole hyvä ja katso. |
| 下記の日程でご都合はいかがでしょうか。 | Kaki no nittei de go-tsugō wa ikaga deshō ka? | Sopisiko jokin alla olevista päivämääristä sinulle? |
| ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 | Go-tsugō no yoi nichiji o o-shirase itadakemasu deshō ka? | Voitko kertoa sinulle sopivan päivämäärän ja kellonajan? |
| 大変申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます。 | Taihen mōshiwake gozaimasen ga, konkai wa miokurasete itadakimasu. | Olen erittäin pahoillani, mutta välitämme tämän tilaisuuden. |
| また機会がございましたら、よろしくお願いいたします。 | Mata kikai ga gozaimashitara, yoroshiku onegai itashimasu. | Toivon, että voimme työskennellä yhdessä, jos uusi tilaisuus tulee. |
いたしかねます on kohtelias tapa sanoa, että et voi, ilmaistuna pikemminkin vaikeudeksi kuin haluttomaksi: 今回はお受けいたしかねます. Yhdistä kaikki kieltäytymiset sanaan また機会がございましたら, jotta suhde selviää ei, jonka oppijat useimmiten jättävät pois.
Sulkevat rivit, jotka viimeistelevät sähköpostin oikein
よろしくお願いいたします sulkee lähes jokaisen japanilaisen yrityssähköpostin eikä käänny mihinkään erityiseen, joten pidä sitä kirjallisena vastineena lopettavalle kumartaelle. 何卒よろしくお願い申し上げます on raskain versio ja sopii ensimmäiselle lähestymistavalle, anteeksipyynnölle tai merkittävälle pyynnölle asiakkaalle.引き続きよろしくお願いいたします sopii meneillään olevaan ketjuun. Sen alapuolella on allekirjoituslohko: nimi, yritys, osasto, osoite, puhelin, sähköpostiosoite. Älä yritä kääntää ystävällisin terveisin, koska vastaavaa ei ole, ja loppukohtaus tekee jo sen tehtävän.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Kiitos jo etukäteen. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Olisin erittäin kiitollinen avustasi. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Kiitos jatkuvasta avustasi tässä. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Olisin kiitollinen, jos tarkistaisit tämän. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | Pikainen huomio toistaiseksi. |
Yrityksen sisällä vs sen ulkopuolella
Tärkein ero on uchi ja soto: yrityksesi on sisällä, kaikki muut ovat ulkopuolella. Kun kirjoitat asiakkaalle, et koskaan liitä 様 tai さん kollegan nimeen, ei edes presidentin nimeen, joten se on 弊社の田中がご対応いたします. Oma yritys on 弊社 kun olet nöyrä ja 当社 kun olet neutraali; heidän on 貴社 kirjallisesti ja 御社 puheessa. Sisäinen sähköposti on tasoa kevyempi: お疲れ様です korvaa sanan お世話になっております ja お願いします tarkoittaa usein いお遾じお顁. Yhdistä sen sävyn sävyyn, johon olet liittymässä, sen sijaan, että valitset tasoa itse.
- Ulkoinen aukko: いつもお世話になっております。Sisäinen aukko: お疲れ様です。
- Yrityksesi ulkopuoliselle: 弊社 nöyryydestä, 当社 neutraaleista tosiasialausunnoista.
- Heidän yrityksensä: 貴社 kirjallisesti, 御社 kun sanot sen ääneen.
- Asiakkaalle mainittu kollega menettää 様 ja さん: 弊社の田中が伺います。
- Vanhempi kollega pitää sisällään työnimikkeen yksin: 田中部長, ei koskaan 田中部長様.
- Sisäiset määräajat voivat olla suoria; sama määräaika ulkoisesti vie tyynyn.
Aiherivit, kopio ja vastaaminen
Japanilaiset aiherivit ovat kuvailevia ja usein suluissa, kuten 【ご確認のお願い】新商品の件, koska hakasulke kertoo lukijalle, mitä toimintoa halutaan tehdä, ennen kuin he avaavat mitään. Pidä aihe ennallaan, kun vastaat, jotta viestiketju pysyy haettavana, ja jätä Re:-ketju rauhaan. Cc:llä on oma käytäntönsä: jos joku on cc:ssä, nimeä hänet rungossa rivillä, kuten 田中部長をCCに入れております, joten kukaan ei ylläty löytäessään itsensä sieltä. Kun kirjoitat useille ihmisille, säilytä vastauksessasi sama kopio ja käytä vastaanottajarivillä 各位.
- Hakasulkee aiheen toiminto: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
- Säilytä alkuperäinen aihe vastauksessa, jotta ketju löytyy myöhemmin uudelleen.
- Ilmoita cc-vastaanottajat kehossa sen sijaan, että jättäisit heidät huomioitaviksi.
- Kirjoittaminen ryhmälle, avaa 関係者各位 tai チームの皆様 yhden nimen sijaan.
- Vastaa samana päivänä, vaikka vastaus olisi vain 確認のうえ、改めてご連絡いたします.
Täysi sähköposti, rivi riviltä
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 株式会社みどり商事 営業部 佐藤様 | Kabushiki-gaisha Midori Shōji Eigyō-bu Satō-sama | Herra Sato, myyntiosasto, Midori Shoji Co., Ltd. |
| いつも大変お世話になっております。 | Itsumo taihen o-sewa ni natte orimasu. | Paljon kiitoksia jatkuvasta tuestanne. |
| ABC株式会社の山田です。 | ABC Kabushiki-gaisha no Yamada desu. | Tämä on Yamada ABC Co., Ltd:ltä. |
| 先日ご相談しました新商品の件でご連絡いたしました。 | Senjitsu go-sōdan shimashita shinshōhin no ken de go-renraku itashimashita. | Kirjoitan uudesta tuotteesta, josta keskustelimme toissapäivänä. |
| 社内で検討した結果、来月から進めることになりました。 | Shanai de kentō shita kekka, raigetsu kara susumeru koto ni narimashita. | Keskusteltuamme asiasta sisäisesti, olemme päättäneet jatkaa ensi kuussa. |
| つきましては、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。 | Tsukimashite wa, ichido o-uchiawase no o-jikan o itadakemasu deshō ka? | Voisiko meillä olla aikaa tapaamiseen tätä silmällä pitäen? |
| 候補の日程を三つ挙げさせていただきます。 | Kōho no nittei o mittsu agesasete itadakimasu. | Haluaisin ehdottaa kolmea mahdollista päivämäärää. |
| 六月三日（火）十四時から十六時 | Roku-gatsu mikka (ka) jūyo-ji kara jūroku-ji | 3. kesäkuuta (ti), klo 14.00-16.00 |
| ご都合の悪い場合は、別の日程を調整いたします。 | Go-tsugō no warui baai wa, betsu no nittei o chōsei itashimasu. | Jos mikään näistä ei sovi, sovin toisen treffin. |
| 資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけますと幸いです。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni go-kakunin itadakemasu to saiwai desu. | Olen liittänyt materiaalit mukaan, ja olisi hyödyllistä, jos voisit tutustua niihin etukäteen. |
| お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 | O-isogashii tokoro kyōshuku desu ga, nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Tiedän, että olet kiireinen, ja olisin erittäin kiitollinen avustasi. |
Lue näyte uudelleen ja huomaa mitä puuttuu. Lukijan terveydentilan jälkeen ei ole kyselyä, ei erillistä kappaletta, jossa kiitetään edellisestä viestistään, eikä tekstin sisällä ole allekirjoitusnimeä, koska allekirjoituslohko sisältää sen. Koko viesti koostuu neljästä todellisesta lauseesta, jotka on kääritty kiinteisiin lauseisiin, ja tämä suhde on normaali.
Englannin sähköpostitottumukset, jotka eivät siirry
Useimmat kiusallisista japanilaisista oppilaiden kirjoittamista sähköpostiviesteistä eivät ole kieliopittomia. Ne ovat englanninkielisiä sähköposteja, joissa on japanin sanastoa, ja japanilainen lukija tuntee ristiriidan välittömästi, vaikka jokainen sana olisi oikein. Alla olevat tavat aiheuttavat sen, ja jokaisella on suora japanilainen korvaus käännöksen sijaan.
- Aloita toivoen, että sähköposti löytää heidät hyvin. Japanilaista vastinetta ei ole, ja いつもお世話になっております täyttää jo kyseisen paikan.
- Rakas herra Tanakan kääntäminen sanaksi 親愛なる田中様. Kirjoita ensimmäiselle riville yritys, osasto ja 田中様 ja lopeta sitten.
- Pyynnön hautaaminen viimeiseen kappaleeseen. Japanilainen yritysposti ilmoittaa tarkoituksensa neljällä ensimmäisellä rivillä.
- Käytä すみません tai ごめんなさい kirjallisesti. Molemmat ovat puherekisteriä: käytä sen sijaan sanaa 申し訳ございません tai 恐れ入りますが.
- Tiedoston liittäminen ilman sitä kuvaavaa lausetta tai japanilaisen vastineen kirjoittaminen liitteenä, ei mitään muuta.
- Allekirjoitus 田中より alareunassa oikean allekirjoituslohkon sijaan.
- さん:n lisääminen kollegan nimeen asiakkaalle lähetetyssä viestissä, mikä hiljaa kohottaa omaa yritystäsi.
- Pyydä jotain mahdollisimman pian. Anna todellinen päivämäärä: なるはや on rento ja 至急 kuulostaa hätätilanteelta.