Ennen saapumistasi: tapaamisen ja ajankohdan vahvistaminen
Asiakaskäynti alkaa edellisenä päivänä yksirivisellä sähköpostilla, jossa vahvistetaan päivämäärä, aika ja paikka; se antaa asiakkaalle mahdollisuuden mainita huoneenvaihdos tai ylimääräinen osallistuja. Tapaaminen on apo arkipuheessa ja o-yakusoku keigossa, kun puhut asiakkaan henkilökunnan kanssa.
Päivänä ole rakennuksessa kymmenen minuuttia etuajassa ja vastaanotossa viisi minuuttia etuajassa. Käytä vapaa-aikaa paperien tarkistamiseen, puhelimen hiljentämiseen ja talvella takin riisumiseen ennen kuin menet sisään; vierailijat tulevat asiakkaan toimistoon takki käsivarressa. Jos junan myöhästyminen aiheuttaa myöhästymisen, soita ennen sovittua aikaa ja kerro realistinen uusi saapumisaika.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Odotan innolla tapaamistamme huomenna klo 10. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Onko tapahtumapaikka pääkonttorisi, kuten olet suunnitellut? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Olen erittäin pahoillani, myöhästyn noin kymmenen minuuttia junan myöhästymisen vuoksi. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Olen saapunut hieman etuajassa, joten odotan aulassa. |
Vastaanoton käsikirjoitus: uketsuke
Vastaanotto, uketsuke, on kolmessa muodossa ja käsikirjoitus tuskin muuttuu. Suuressa rakennuksessa on työpöytä, jossa on usein turvaportti; keskikokoisella yrityksellä on puhelin tiskillä, jossa on luettelo laajennuksista; pienessä toimistossa on ovi, jonka avaat sanomalla shitsurei itashimasu. Annat joka tapauksessa kolme tietoa järjestyksessä: yrityksesi, nimesi ja kenen kanssa sinulla on tapaaminen ja milloin.
Huomaa verbit. To mōshimasu on to iimasun vaatimaton muoto ja ainoa tapa esitellä itsesi täällä. O-yakusoku o itadaite orimasu, minulle on varattu aika, laittaa tapaamisen asiakkaan lahjaan, joka on kohtelias kehystys. Liitä sama vierailemasi henkilön nimeen ja lisää hänen osastonsa, jos tiedät sen, koska suuressa yrityksessä voi olla useita samalla sukunimellä olevia ihmisiä.
Vastaanottovirkailija sanoo shōshō o-machi kudasai, soittaa henkilölle ja sitten joko tadaima mairimasu, he ovat matkalla tai nimeä huoneen. Jos siellä on vierailijamerkki, nyūkanshō, käytä sitä näkyvästi ja palauta se lähtiessäsi.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Nimeni on Tanaka, ABC Corporationista. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Minulla on tapaaminen herra Saton kanssa Salesissa klo 10. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Odota hetki. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato on matkalla; ole hyvä ja istu tänne. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Anteeksi, että jouduin odottamaan. |
Odotushuoneet ja sisääntulo
Voit odottaa aulassa, ōsetsushitsussa, vastaanottohuoneessa tai itse kokoushuoneessa. Kun henkilökunnan jäsen johtaa sinua, kävele hieman heidän takanaan ja anna heidän painaa nostopainikkeita; hississä ohjain seisoo paneelin vieressä ja sinä seisot takana.
Huoneessa opas sanoo dōzo o-hairi kudasai tai kochira e dōzo. Sano shitsurei itashimasu astuessasi sisään, vaikka huone olisi tyhjä, ja istu sinulle näytettävälle paikalle. Jos mitään ei sanota, seiso ovea lähinnä olevan istuimen lähellä tai istu siihen ja seiso uudelleen, kun tapaamasi henkilö tulee sisään. Aseta laukkusi lattialle tuolin viereen, älä pöydälle. Jos teetä tuodaan, kiitä henkilöä ja odota isännän dōzoa ennen juomista, ellei odotus ole pitkä.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Tähän suuntaan, kiitos. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Anteeksi (huoneeseen tulo). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Ole hyvä ja istu alas ja odota. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Onko tämä istuin kunnossa? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Ole hyvä ja ota istuin takana. |
Istuimet, käyntikortit ja avajaiset
Kokoustiloissa on kauimpana ovesta yläistuin, kamiza, ja sitä lähinnä oleva alempi istuin, shimoza. Kamiza kuuluu vieraalle, vanhin vierailija on kauimpana ovesta ja vanhin isäntä vastapäätä. Jos olet epävarma, odota, että sinut sijoitetaan.
Kun tapaamasi henkilö tulee sisään, seiso. Ensimmäiset tapaamiset alkavat käyntikorttien vaihdolla: pidä korttiasi molemmin käsin toista henkilöä kohti, anna mōshimasulle yrityksesi, osastosi ja nimesi, vastaanota omansa molemmin käsin, vilkaise sitä ja aseta se edessäsi olevalle pöydälle tapaamista varten. Erillinen meishi-etiketin opas kattaa yksityiskohdat; tässä riittää tietää, että vaihto tapahtuu ennen kuin kukaan istuu.
Kiitä sitten heitä heidän ajastaan ja kerro vierailun tarkoitus yhdellä lauseella. Pieni lahja, temiyage, luovutetaan nyt kokoro bakari desu ga:lla. Isäntä aloittaa yleensä dewalla, hajimemashōkalla tai matkaasi koskevalla kysymyksellä, joka vaatii vain lyhyen vastauksen.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Kiitos, että varaat aikaa meille tänään, kun olet kiireinen. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Tulin tänään selittämään uutta suunnitelmaa. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Pieni merkki, jaa se kaikkien kanssa. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Sitten, jos saan, aloitetaan heti. |
Päätös: yhteenveto seuraavista vaiheista
Japanilainen tapaaminen harvoin päättyy paikan päällä ilmoitettuun päätökseen. Se päättyy selkeään luetteloon siitä, mitä kukin osapuoli tekee seuraavaksi ja milloin, ja vierailijan odotetaan sanovan se ääneen. Esittele yhteenveto sanalla honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu ja lue sitten kohteet sanalla mazu, tsugi ni, saigo ni. Asiakaspuoli korjaa kaiken, mitä hän näkee eri tavalla, mikä on pointti.
Jos asiakas tarvitsee neuvoa jonkun muun kanssa, hän sanoo shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu. Pyydä karkeaa ajoitusta itsu goron kanssa, mutta älä pakota treffeille paikan päällä. Kun isäntä sanoo honjitsu wa arigatō gozaimashita, vastaa sanalla kochira koso ja seiso kun he seisovat.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Saanen sitten vahvistaa, mitä tänään keskustelimme. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Ensinnäkin lähetämme sinulle tarjouksen ensi viikon aikana. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Käsittelemme asiaa sisäisesti ja otamme sinuun yhteyttä ensi viikolla. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Suunnilleen milloin voimme odottaa vastaustasi? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Onko jotain muuta epäselvää? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Kiitos tästä päivästä. Ilo on meidän; odotamme innolla työskentelyä kanssasi. |
Lähtö: shitsurei itashimasu joka ovella
Lähdössä on yhtä monta vaihetta kuin saapumisessa. Kerää paperit ja asiakkaan käyntikortit, jotka menevät korttikoteloosi. Työnnä tuoli sisään. Käänny kokoushuoneen ovella, sano shitsurei itashimasu ja kumarra. Isäntä yleensä kävelee sinut hissille tai sisäänkäynnille; pitää keskustelu kevyenä ja kiittää heitä vielä kerran kävellessäsi.
Astu hissille sisään, käänny isäntää päin, sano honjitsu wa arigatō gozaimashita ja kumarra ovien sulkeutuessa. Pohjakerroksen sisäänkäynnin kohdalla kumarru ovelle. Pue takki päällesi rakennuksen ulkopuolella. Palauta kaikki vierailijamerkit vastaanotossa o-kaeshi shimasulla ja kiitos myös vastaanottovirkailijalle.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | No sitten jätän lomani. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Älä vaivaa itseäsi nähdäksesi minut ulos. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Kiitos tästä päivästä. Hyvästi. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Palautan vierailijamerkin. Kiitos. |
Sanasto asiakaskäynnille
Nämä ovat sanat, jotka kuulet vastaanotossa, käytävällä ja kokoushuoneessa. Useat, kuten kisha ja heisha, ovat järkeviä vain parina.
| Sana | Lukeminen | Merkitys |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | työkokous, keskustelu asiakkaan kanssa |
| 受付 | uketsuke | vastaanottotiski |
| 入館証 | nyūkanshō | vierailijakortti tai pääsykortti |
| 応接室 | ōsetsushitsu | vastaanottohuone vierailijoille |
| 会議室 | kaigishitsu | kokoushuone |
| 上座 | kamiza | yläistuin, kauimpana ovesta |
| 下座 | shimoza | alempi istuin, lähinnä ovea |
| 貴社 | kisha | yrityksesi (puhuu asiakkaalle) |
| 弊社 | heisha | yhtiömme (nöyrä) |
| 名刺 | meishi | käyntikortti |
| 手土産 | temiyage | pieni lahja tuotu vierailulle |
| お礼メール | o-rei mēru | kiitos sähköposti käynnin jälkeen |
Myös nimikkeillä on väliä: buchō, osastopäällikkö; kachō, osan pää. Käytä otsikkoa sukunimen kanssa, Satō-kachō tai sukunimeä sama, älä koskaan molempia yhdessä.
Seurantasähköposti ja vältettävät virheet
Vierailu päättyy samana päivänä lähetettävään o-rei mēruun. Sillä on kiinteä muoto: asiakkaan yritys, osasto ja nimi ensimmäisellä rivillä sama; kiitos heidän ajastaan; kaksi tai kolme riviä, jotka vahvistavat sovitun ja seuraavan vaiheen päivämäärällä; ja päättävä linja, kuten hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Liitä mukaan kaikki lupaamasi asiakirjat.
Virheet, jotka erottuvat, liittyvät tilaamiseen ja rekisteröintiin. Istuminen ennen kutsumista huomataan. Asiakaskortin laittaminen housutaskuun tai siihen kirjoittaminen on pieni loukkaus. Puheessa yleisimmät lipsahdus ovat anatan käyttäminen asiakkaalle, sama unohtaminen vierailevan henkilön nimeen ja keigoon vastaaminen rennolla desulla. Jos liukastut, korjaa se seuraavassa lauseessa ja jatka. Yrityksen tavat vaihtelevat, joten seuraa isännöitsijän ohjeita ja kysy kollegalta, joka on käynyt kyseisen asiakkaan luona aiemmin.
- Älä tule paikalle yli kymmentä minuuttia etuajassa tai minuutin myöhässä soittamatta
- Älä istu ennen kuin sinut on kutsuttu, äläkä ota kamizaa kutsumatta
- Pidä asiakkaan kortti pöydällä kokouksen ajaksi, sitten korttikotelossasi
- Älä käytä anataa, kimiä tai tavallista kaishaa asiakkaalle tai hänen yritykselleen
- Älä pue takkiasi rakennuksen sisällä tai hississä
- Lähetä kiitossähköposti samana päivänä sovituilla jatkotoimenpiteillä