Kolme erilaista hikitsugia ja milloin ne alkavat
Hikitsugi kattaa kolme tilannetta, jotka tuntuvat erilaisilta mutta käyttävät samaa kieltä. Ennen kyūka, lähtöä, luovutat poissaolosi aikana erääntyvät tehtävät yleensä yhdelle kollegalle ja yleensä lyhytviestillä plus sanalla henkilökohtaisesti. Ennen Jinji idōa, yrityksen sisäistä siirtoa, luovutat koko roolin, usein ilmoituksen ja muuttopäivän välisinä viikkoina. Ennen taishokua, eroamista, luovutat kaiken, ja yritys odottaa sen valmistuvan ennen viimeistä päivääsi.
Ajoitus on paikka, jossa oppijat jäävät kiinni. Loma vaatii päivän tai kaksi valmistelua. Siirto alkaa päivänä, jona se ilmoitetaan. Irtisanomisajan vaihto kulkee läpi irtisanomisajan, ja monet johtajat pyytävät ensimmäisellä viikolla hikitsugi keikakua, luovutussuunnitelmaa. Yrityksen odotukset vaihtelevat, joten kysy miltä joukkueen hikitsugi yleensä näyttää.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Haluaisin luovuttaa työt ensi viikon lomalleni. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Siirron myötä luovutan tehtäväni Tanakalle. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Aion luovuttaa kaikki työni ennen lähtöä. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Teen tällä viikolla luovutussuunnitelman. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Kuka on seuraajani? |
Hikitsugisho: mitä asiakirjassa lukee
Hikitsugisho on luovutuksen selkäranka. Sen lukee seuraajasi, esimiehesi ja kuukausia myöhemmin kuka tahansa, joka joutuu vastaamaan kysymykseen, jota kukaan muu ei voi vastata. Kirjoita se tavallisella desulla ja masulla tai sisäisten asiakirjojen substantiivityyliin, riippumatta siitä, kumpaa tiimisi käyttää, ja järjestä se tehtävän mukaan päivämäärän sijaan. Jokaiselle tehtävälle: mihin se on tarkoitettu, kuinka usein se tapahtuu, missä tilassa se on, kuka on mukana, missä tiedostot ovat ja mikä voi mennä pieleen.
Kaksi asiaa tekevät hikitsugishosta todella hyödyllisen. Ensimmäinen on keii, historia: miksi asiakasta kohdellaan tietyllä tavalla, mitkä päätökset on tehty ja kuka. Toinen on kirjoittamattomat säännöt: asiakas, joka ei pidä puheluista, raportti, jonka on ensin mentävä tietylle henkilölle. Näitä ei koskaan esiinny virallisissa menettelyissä, ja niitä ei seuraaja voi yksin selvittää.
| osio | Lukeminen | Mitä kirjoittaa |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Luettelo tehtävistä tarkoituksella ja tiheydellä |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Kunkin tehtävän nykyinen tila |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Vastuulliset ja mukana olevat ihmiset |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Asiakkaan ja toimittajan yhteystiedot |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Määräajat ja toistuva kalenteri |
| 保管場所 | hokan basho | Missä tiedostoja, lomakkeita ja arkistoja säilytetään |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Odottavat ongelmat ja avoimet ongelmat |
| 経緯 | keii | Historia ja päätösten taustat |
| 注意点 | chūi-ten | Katsottavia pisteitä, mukaan lukien kirjoittamattomat säännöt |
| マニュアル | manyuaru | Linkit menettelyihin ja oppaisiin |
Salasanat ja tilitiedot luovutetaan yleensä yrityksen oman järjestelmän kautta, ei kirjoitettu dokumenttiin. Kysy IT:ltä, kuinka yrityksesi käsittelee niitä.
Lausekkeet luovuttamisesta
Puhuttu esittely seuraa asiakirjaa. Istu seuraajasi kanssa, käy läpi jokainen tehtävä ja sano se, mitä asiakirja ei voi: asiakkaan odottama sävy, prosessin osat, jotka ovat hitaampia kuin miltä ne näyttävät. Käytä tekoon hikitsugimasua, pyyntöön o-negai shimasua ja kysy kysymyksiä go-fumei na ten, epäselviä kohtia. Pidä läpikulku desussa ja masussa jopa läheisen kollegan kanssa; muodollisuus osoittaa, että kyseessä on virallinen vastuunsiirto.
Lopeta sanomalla, milloin olet tavoitettavissa ja kuinka kauan. Monissa yrityksissä on normaalia vastata seuraajan kysymyksiin muutaman viikon ajan siirron jälkeen; eron jälkeen se on kohteliaisuus, ei velvollisuus, ja voit asettaa rajoja kohteliaasti.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Tämä hanke on tällä hetkellä siinä vaiheessa, jossa arvio on jätetty. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Yksityiskohdat on tiivistetty luovutusasiakirjan sivulla kolme. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Tällä asiakkaalla puhelu saa asiat hoidettua nopeammin kuin sähköposti. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Jos jokin on epäselvää, kysy milloin tahansa. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Voin vastata kysymyksiin ensi kuun loppuun asti. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Tämä päättää tehtävieni luovutuksen. |
Lausekkeet luovutuksen vastaanottamisesta
Kun olet seuraaja, sinun tehtäväsi on kysyä. Japanilaiset kollegat luovuttavat usein sen, mitä he pitävät tärkeänä, ja unohtavat sen, minkä he ovat lakanneet huomaamasta, joten tuomasi kysymykset muotoilevat sen, mitä saat. Kysy ensisijaisuudesta, sitten historiasta, sitten vireillä olevista ongelmista ja sitten ihmisistä. Vahvista kuulemasi viestillä iu koto desu ne, jotta näin on, ja kirjoita vastaus asiakirjaan itse, koska lähtevällä ei ole aikaa.
Osoita, että otat työn vakavasti ilman liikoja. Hikitsugasete itadakimasu, otan sen haltuun, ja shikkari hikitsugimasu, otan sen oikein, ovat vakiorivit, ja lopuksi odotetaan lyhyttä kiitosta käytetystä ajasta.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Mikä näistä on kiireellisin? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Voisitko kertoa minulle tämän projektin historiasta? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Onko ongelmia tällä hetkellä? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Onko asiakkaalla ketään, jonka kanssa minun pitäisi olla erityisen varovainen? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Eli lasku menee ulos kuun loppuun mennessä, eikö niin? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Otan sen kunnolla haltuun. Kiitos ajastasi. |
Seuraajan esittely asiakkaille
Asiakkaat luovutetaan kahdessa vaiheessa. Ensin tulee kōnin no go-shōkai -sähköposti: ilmoitat muutoksesta, nimeät seuraajan, kopioit ne ja kiität asiakasta tuesta. Seuraaja vastaa sitten ketjuun lyhyellä itseesittelyllä. Toiseksi tulee yhteinen vierailu tai puhelu, jossa esittelet heidät kasvotusten ja astut taaksepäin heidän puhuessaan. Viimeisen päiväsi jälkeen seuraaja lähettää oman seurantansa.
Alla olevat rivit ovat kyseisen sähköpostin osia ja puheen esittely. Pidä sävy lämpimänä ja hieman muodollisena, äläkä selitä miksi olet lähdössä. tavallinen isshin ni yori, henkilökohtaisista syistä, on kaikki mitä asiakas tarvitsee.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Aihe: Ilmoitus yhteyshenkilön vaihdosta |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | 1. huhtikuuta alkaen eroan yhteyshenkilöstäsi. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Seuraajani on Sato samalta osastolta. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Kiitos vilpittömästi kaikesta tuestanne tässä tehtävässäni. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Sato ja minä tulemme pian tervehtimään sinua henkilökohtaisesti. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Olen Sato, seuraaja. Odotan innolla työskentelyä kanssasi. |
Luovutuksen tarkistuslista antajalle
Alla oleva luettelo kattaa antopuolen ilmoituksesta viimeiseen päivään. Kaikki asiat eivät koske lyhyttä lomaa, mutta siirtoa tai irtisanoutumista varten kollegat odottavat hiljaa sen läpikäymistä.
- Sovi seuraaja ja luovutusaikataulu ensin esimiehesi kanssa
- Päivitä tai kirjoita hikitsugisho tehtävän mukaan järjestettynä tilalla ja historialla
- Järjestä jaetut kansiot ja nimeä tiedostot niin, että muukalainen voi löytää ne
- Kävele seuraaja dokumentin läpi henkilökohtaisesti tehtävä kerrallaan
- Lähetä asiakasilmoitussähköposti, jossa seuraaja on kopioitu
- Tee yhteisiä vierailuja tai puheluita tärkeimpien asiakkaiden luo
- Luovuta tilit ja salasanat yrityksen virallisen prosessin kautta
- Peruuta tai siirrä toistuvat kokoukset, tilaukset ja järjestelmäroolit
- Kerro milloin vielä vastaat kysymyksiin ja kuinka kauan
- Kiitä seuraajaasi, manageriasi ja tiimiäsi viimeisenä päivänä
Lyhyen loman ajaksi luettelo kutistuu kolmeen riviin: kerro kollegalle, mikä erääntyy, kirjoita tiedostojen sijainti ja laita poissaoloviesti.
Virheitä välttää
Yleisin virhe on vain päässäsi elävä luovutus, joka välitetään kiireisenä keskusteluna viimeisenä iltapäivänä. Kirjoita se muistiin ajoissa ja anna keskustelun seurata asiakirjaa. Toinen on tehtävien listaus ilman historiaa: seuraaja, joka tietää mitä tehdä, mutta ei miksi, toistaa vanhoja virheitä. Kolmas on asiakkaiden unohtaminen, jotka muistavat saavansa muutoksesta palautuneen sähköpostin.
Vastaanottavalla puolella virhe on kohteliaisuus, joka estää sinua kysymästä. Nyökkääminen läpikäynnin läpi ja aukkojen löytäminen kuukautta myöhemmin ei auta ketään. Kysy, vahvista, kirjoita ylös. Ja molemmin puolin, älä pidä hikitsugia valinnaisena, koska olet vain lomalla; kaksirivinen viesti erääntymisestä on edelleen luovutus, ja sen ohittaminen huomataan.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Minulla ei ollut aikaa, joten selitän suullisesti. (Vältä; kirjoita se ylös.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Lähetän ensin luovutusasiakirjan, joten lue se ja anna minulle aikaa sitten. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Mitään erityisiä ongelmia ei ole. (Harvoin totta; luettele odottavat ongelmat.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Asiasta oli kerran kiistaa asiakkaan kanssa, joten selitän historian. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Ymmärretty. (Hyvä, mutta seuraa sitä kysymyksellä.) |