Ryōshūsho tai reshīto: mitä kuittia pyydetään
Ensimmäinen päätös tehdään kassalla. Reshīto on eritelty lippu, jonka rekisteri tulostaa; ryōshūsho on muodollinen kuitti, jossa on maksunsaajan rivi, atena, käyttötarkoitusviiva, tadashigaki, päivämäärä, summa sekä kaupan nimi ja leima. Jotkut kaupat tulostavat ryōshūshon rekisteristä; pienet ravintolat kirjoittavat usein yhden käsin. Pyydä sitä ryōshūsho o onegai shimasulla ja odota kahta kysymystä: kirjoitettava nimi ja tarkoitus.
Se, tarvitsetko ryōshūshon, riippuu yrityksestäsi ja usein myös määrästä. Monet hyväksyvät reshīton jokapäiväisiksi tavaroiksi, koska se on eritelty, kun taas ryōshūsho asiakasillalliselle tai suurelle ostokselle on yleinen. Jos olet epävarma, ota molemmat. Jos kadotat kuitin, useimmilla yrityksillä on lomake tai huomautus menetyksestä, mutta ne eivät välttämättä hyväksy vaatimusta, joten kysy keiriltä ennen oletuksen tekemistä.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Kuitti, kiitos. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | Mikä nimi siihen pitäisi kirjoittaa? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | ABC Corporation, kiitos. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Kirjoita käyttötarkoituksena ruoka ja juoma. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Olen hukannut kuitin; mitä minun pitäisi tehdä? |
Kōtsūhi ja tatekae: miten raha virtaa
Kōtsūhi, kuljetuskustannukset, ovat yleisin korvausvaatimus ja vähiten kuitit. Junille ja linja-autoille kirjataan päivämäärä, reitti asemalta asemalle, tarkoitus ja hinta, yleensä halvin kohtuullinen reitti; yritys voi tarkistaa sen hintahausta vastaan. Säilytä IC-korttisi historia, riyō rireki, jonka voit tulostaa monilla asemakoneilla, koska jotkut yritykset pyytävät sitä. Taksit tarvitsevat kuitin ja yleensä syyn, kuten raskas matkatavara tai myöhäinen maali. Työmatkat ovat erillisiä: tsūkin teate maksetaan päivärahana, eikä sitä haeta keihi seisanin kautta.
Rahat itse liikkuvat yleensä tatekailla: maksat ensin ja haet takaisin. Suuria tai suunniteltuja kuluja varten pyydä karibarai-ennakkomaksua ennen matkaa. Korvaus lisätään normaalisti palkkaan tai maksetaan siirtona kiinteänä päivänä ja päivä vaihtelee yhtiöittäin.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | Riittääkö kuljetuksissa reitin ja hinnan kirjoittaminen? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | Olen tulostanut IC-korttini käyttöhistorian. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | Ei ollut viimeistä junaa, joten otin taksin. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | Voinko saada ennakkoa työmatkakuluista? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | Milloin maksamani summa siirretään? |
Lomakekentät: hizuke, kingaku, tekiyō, kanjō kamoku
Olipa lomake paperi- tai verkkojärjestelmä, jokaisella rivillä on samat neljä kenttää. Hizuke on päivämäärä, jolloin rahat on käytetty, ei päivämäärä, jolloin jätät hakemuksen. Kingaku on summa veroineen, ellei lomakkeessa eroteta zeinukia ja zeikomia. Tekiyō on kuvaus tai tarkoitus, ja sitä alan kirjanpito lukee huolellisimmin: kirjoita muutamalla sanalla kuka, mitä ja miksi, kuten A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, kahvi kahdelle tapaamisessa A-yrityksen kanssa. Kanjō kamoku on tililuokka, joka on valittu luettelosta.
Luokkien nimet näyttävät samanlaisilta, joten opi yleisimmät: ryohi kōtsūhi matkustamiseen ja kuljetuksiin, kōsaihi asiakkaiden viihdyttämiseen, kaigihi kokousten virvokkeisiin, shōmōhinhi tarvikkeisiin, tsūshinhi puhelimeen ja postikuluihin, shinbun toshohi kirjoihin. Se, mihin luokkaan tietty kulu menee, on yrityksen päätös. Jos luettelo on epäselvä, kysy mieluummin kuin arvaa, koska väärä luokka on yleisin syy rivin pomppimiseen.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | Mihin tililuokkaan tämä kulu kuuluu? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | Kuinka paljon yksityiskohtia minun tulee kirjoittaa kuvaukseen? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | Kirjoitanko summan veroineen? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | Onko päivämäärä maksupäivänä? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Voitko kertoa minulle eron kokouskulujen ja viihteen välillä? |
Ennakkohyväksyntä, toimittaminen ja määräajat
Monet yritykset vaativat jizen shōninia, ennakkohyväksyntää kaikkeen muuhun kuin rutiininomaiseen kulutukseen: asiakasillallisiin, varusteisiin, matkoihin. Tämä voi olla lomake, postimerkkejä varten levitettävä ringisho tai viesti esimiehellesi. Kysy ennen kuin käytät ja anna tarkoitus, ihmiset ja karkea summa; etukäteen hyväksynyt johtaja kyseenalaistaa vaatimuksen harvoin jälkikäteen.
Submission, teishutsu, seuraa yrityksen sviittiä, cut-off, usein kuukausittain. Liitä kuitit päivämääräjärjestyksessä, nidottuina tai selkeänä tiedostona tai lataa valokuvat järjestelmään ja toimita lomake esimiehellesi hyväksyttäväksi ennen kuin se menee keirille. Vahvista määräaika ja maksupäivä liittyessäsi, sillä molemmat vaihtelevat suuresti, ja huomioi, mitkä vaateet tarvitsevat alkuperäisen kuitin kuvan sijaan.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Suunnittelen illallista A-yhtiön kanssa ensi viikolla. Voinko saada ennakkohyväksynnän? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Kolme ihmistä, ja odotan noin viisi tuhatta jeniä per pää. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | Mihin mennessä minun tulee lähettää kuluilmoitukset? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Ilmoitan tämän kuun kulut. Tarkista ne. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | Olen missannut rajan; voisitko silti hyväksyä sen? |
Kysy keiriltä kohteliaasti
Kirjanpitotiimi, keiri, vastaa kaikilta samoihin kysymyksiin koko kuukauden, joten tapalla, jolla kysyt, on väliä. Avaa o-isogashii tokoro sumimasen, nimeä aihe sanalla keihi no ken de ja kysy yksi selkeä kysymys. Kirjoita sähköpostin aiheriville kuukausi ja nimesi. Vältä vaatimasta, kun: hayaku shite kudasai on virhe, vaikka odotat rahaa. Kysy itu goro ni narimasu kalta sen sijaan.
Jos vaatimus palautetaan, sashimodoshi, kiitos, korjaa se ja lähetä uudelleen samana päivänä. Keiri muistaa, kuka tekee työnsä helpoksi, ja että hyvällä tahdolla on merkitystä, kun tarvitset poikkeusta.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Anteeksi häiritsemästä, saanko kysyä jotain kuluista? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | Onko tämä kuitti hyväksyttävä? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | Milloin suunnilleen viime kuukauden maksu suoritetaan? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Voitko kertoa miksi se palautettiin? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Korjaan sen ja lähetän uudelleen tänään. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Kiitos, että osoitit asian. |
Kysymykset, jotka sinulle voidaan kysyä takaisin
Kirjanpidon kysymykset ovat ennakoitavissa. Kuka oli paikalla ja kuinka monta, uskaltaa nanmei de: tämä päättää luokan. Mikä oli tarkoitus, nan no tam ni. Miksi tämä reitti tai tämä taksi. kattaako kuitti henkilökohtaiset tavarat; kassalippu, jossa on juoma itsellesi, kysytään. Onko summa yli yrityksen rajan, joka tarvitsee johtajan leiman. Valmistele vastaukset ennen lähettämistä ja kirjoita keskeiset vastaukset tekiyō-kenttään, jotta niitä ei koskaan kysytä.
Vastaa asiallisesti ja lyhyesti. Jos jokin oli aito virhe, kuten henkilökohtaisen kahvin vaatiminen, sano se sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshitalle ja pyydä heitä poistamaan linja. Sen perusteleminen maksaa enemmän kuin kahvi.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | Kenen kanssa kävit tällä illallisella ja kuinka monen ihmisen kanssa? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | Herra Sato A-yhtiöstä ja kaksi meidän puoleltamme, yhteensä kolme. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | Kerro minulle tämän taksin hinnan syy. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | Sisältääkö tämä kuitti henkilökohtaisia tavaroita? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Anteeksi, yksi kohde oli henkilökohtainen. Poista tämä summa. |
Kustannussanasto
Nämä ovat sanat lomakkeessa, järjestelmävalikoissa ja sähköpostissa keiriltä.
| Sana | Lukeminen | Merkitys |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | kulukorvaus, kuluilmoitus |
| 領収書 | ryōshūsho | virallinen kuitti |
| レシート | reshīto | eritelty lippaan asti |
| 宛名 | atena | nimi, jolle kuitti on laadittu |
| 但し書き | tadashigaki | käyttötarkoitusrivi kuitissa |
| 交通費 | kōtsūhi | kuljetuskustannukset |
| 立替 | tatekae | maksaa ensin taskusta |
| 仮払い | karibarai | käteisennakko |
| 摘要 | tekiyō | kuvaus, tarkoituskenttä |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | tililuokka |
| 事前承認 | jizen shōnin | ennakkohyväksyntä |
| 締め日 | shimebi | katkaisupäivä |
| 差し戻し | sashimodoshi | reklamaatio lähetetään takaisin korjattavaksi |
Virheet, jotka saavat vaatimuksen takaisin
Useimmat sashimodoshit aiheuttavat samat ongelmat. Kuitti ilman atenaa, kun yritys sellaista vaatii. Tekiyō, jossa lukee vain uchiawase, ilman yritystä tai henkilöstöä. Luokka arvasi väärin. Kuljetus vaadittiin järkevää pidemmälle reitille. Kuva kuitista, joka on sumentunut tai rajattu. Vaatimus jätettiin jälkikäteen ja siirtyi seuraavaan kuukauteen ilman varoitusta. Ja mikä noloin, henkilökohtainen esine työkuitissa, joka herättää kysymyksiä joka toisesta rivistä.
Kaikki nämä säännöt ovat yrityksen päätöksiä: rajat, kategoriat, hyväksytäänkö kuvia ja kuinka myöhään on liian myöhäistä. Turvalliset tavat ovat samat kaikkialla. Pyydä oikea kuitti kassasta, merkitse tarkoitus kääntöpuolelle tai sovellukseen samana päivänä, kysy keiriltä, jos olet epävarma, ja lähetä ennen määräaikaa, ei siihen.
- Kysy atena wa kaisha-mei delta kassasta, kun ryōshūshoa tarvitaan
- Kirjoita tekiyō-kenttään tarkoitus, yritys ja henkilöstömäärä
- Valitse luokka luettelosta; kysy kun kaksi tuntuu sopivan
- Hae järkevä reitti ja säilytä IC-kortin historia
- Hanki ennakkohyväksyntä illallisille, varusteille ja matkoille
- Lähetä ennen ilmoitusta ja korjaa palautetut rivit samana päivänä