Asiakirjaketju tarjouksesta maksuun
Tyypillinen kahden japanilaisen yrityksen välinen sopimus menee näin. Ostaja pyytää tarjousta ja myyjä lähettää mitsumorishon. Ostaja hyväksyy lähettämällä hatchūshon ostotilauksen; myyjän puolella tilauksen vastaanottaminen on juchū, ja he voivat vahvistaa chūmon ukesholla tai juchū kakuninsholla. Myyjä toimittaa nōhinsholla, lähetystodistuksella ja usein kenshūsholla tai juryōsholla ostajan allekirjoitettavaksi hyväksyntänä. Tämän jälkeen myyjä antaa seikyūshon, laskun, ostaja maksaa furikomilla, pankkisiirrolla ja myyjä voi antaa ryōshūshon, kuitin.
Keiyakusho, sopimus, istuu tämän ketjun yläpuolella jatkuvia tai suuria suhteita varten, ja kihon keiyakusho, perussopimus, kattaa usein monia pieniä tilauksia niin, että jokainen tarvitsee vain tarjouksen ja tilauksen. Pienissä ostoksissa ohitetaan useita vaiheita, mutta järjestys opitaan joka tapauksessa, koska jokainen asiakirja viittaa sitä edeltävään numerolla.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Voitko antaa meille tarjouksen? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Teemme tilauksen tarjouksen mukaan. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Olemme vastaanottaneet tilauksesi. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Lähetämme sen lähetyskirjeen kanssa. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Lähetämme laskun kuun lopussa. |
Mitsumorishon ja hatchūshon lukeminen
Tarjouksessa on otsikko, jossa on ostajan nimi ja onchū, sama yritysvastaava, myyjän nimi ja sinetti, numero, mitsumori bangō ja päivämäärä. Runko listaa tuotteet, hinmei, määrällä, sūryō, yksikkö, tan'i, yksikköhinta, tanka ja määrä, kingaku. Alla tulee välisumma, shōkei, kulutusvero, shōhizei ja kokonaissumma, gōkei. Kolme pohjan lähellä olevaa kenttää ovat tärkeitä: nōki, toimitusaika; shiharai jōken, maksuehdot; ja yūkō kigen, kuinka kauan hinta on voimassa. Bikō-linja sisältää huomautuksia.
Hatchūsho peilaa tarjousta ja lisää toimitusosoitteen, nōhin-saki, pyydetyn toimituspäivän, nōhin kibōbi ja ostajan tilausnumeron, jonka myyjä ilmoittaa laskussa. Kun saat tarjouksen, tarkista yksikköhinnat, onko verot mukana ja lue voimassaoloaika: tarjous, joka vanhenee ennen sisäisen hyväksynnän päättymistä, tarkoittaa toista kierrosta.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Onko tämä summa verollinen vai ilman? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Voisitko pidentää lainauksen voimassaoloa? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Milloin toimitus suunnilleen olisi? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Jos muutamme määrää, muuttuuko yksikköhinta? |
Seikyūshon ja maksuehtojen lukeminen
Lasku toistaa erät ja loppusummat ja lisää kentät, jotka päättävät milloin ja miten raha liikkuu. Hakkōbi on julkaisupäivä. Shiharai kigen on eräpäivä. Furikomisaki on pankkitili: pankki, konttori, tilityyppi, futsū tai tōza, numero ja tilin nimi, kōza meigi. Furikomi tesūryō, siirtomaksu, jää yleensä maksajalle, ja niin voi olla laskussakin. Hyväksytyn laskujärjestelmän käyttöönoton jälkeen rekisteröityjen yritysten laskuissa on myös T-kirjaimella alkava rekisteröintinumero; kysy kirjanpidolta, miten se vaikuttaa yritykseesi.
Maksuehdot on kirjoitettu kahden puolikkaan kaavana. Ensimmäinen puolisko on shime, katkaisu, joka sulkee erän laskuja; toinen on barai, kun erä maksetaan. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: suljettu kuun lopussa, maksettu seuraavan kuun lopussa. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: suljettu kahdentenakymmenentenä, maksettu seuraavan kuun kymmenentenä päivänä. Yokuyokugetsu tarkoittaa seuraavaa kuukautta. Sōkin on yksinkertainen sana rahan lähettämisestä; nyūkin on rahaa saapumassa, joten nyūkin kakunin tarkistaa, tuliko se sisään.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Maksuehdot ovat kuukauden lopussa, maksetaan seuraavan kuukauden lopussa. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Voisitko kattaa siirtomaksun? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Olemme vahvistaneet maksun vastaanottamisen. Kiitos. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | eräpäivä on mennyt; voitko kertoa milloin maksu on suunniteltu? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Voisitko lisätä osaston nimen laskuun? |
Nōhinsho, ryōshūsho ja keiyakusho
Nōhinsho matkustaa tavaroiden mukana ja luettelee, mitä toimitettiin; ostaja vertaa sen tilaukseen, kenshū, ja pitää sen. Juryōsho tai allekirjoitettu kopio palautetaan myyjälle todisteeksi. Kun toimitus on lyhyt tai vaurioitunut, nōhinsho-numero on se, jonka mainitset soittaessasi.
Ryōshūsho vahvistaa maksun vastaanoton. Pankkisiirroissa monet yritykset käsittelevät siirtotietuetta kuittina eivätkä anna sitä, ellei sitä pyydetä. Keiyakusho määrittelee koko suhteen: osapuolet, kō ja otsu, laajuus, hinta, termi, kikan, uusiminen, kōshin, irtisanominen, kaijo ja luottamuksellisuus, himitsu hoji. Sopimukset laaditaan usein kahtena kappaleena, yksi kummallekin puolelle, ja jokainen yritys leimaa molemmat. Katso artikkelit numerolla, jō: dai-san-jō, artikkeli kolme.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | Lähetysluettelossa oleva määrä ei vastaa saapuvaa. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Allekirjoita kuittaus ja lähetä se takaisin. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Tarvitsetko kuitin? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Saanen vahvistaa sopimuksen kolmannen kohdan. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | Toimikausi on yksi vuosi automaattisella uusimisella, eikö niin? |
Inkan, kakuin ja denshi keiyaku
Perinteiset sopimukset mieluummin leimataan kuin allekirjoitetaan. Yrityksen rekisteröity sinetti, jitsuin, menee allekirjoituslohkoon; keiin painetaan jokaisen sivuparin reunojen yli, jotta sivuja ei voida vaihtaa; ja teisei-in merkitsee kaikki käsin kirjoitetut korjaukset. Tavallisissa sisäpapereissa käytetään neliömäistä kakuiinia tai henkilökohtaista mitomi-iniä, ja verbi leimaamiseen on ōin tai nattsuin. Kenellä sinetti on hallussaan ja kuka sitä saa käyttää, on tiukka sisäinen sääntö.
Verkkopalvelun kautta solmitut sähköiset sopimukset, denshi keiyaku, ovat nyt yleisiä. Sanasto siirtyy denshi shomeihin, sähköiseen allekirjoitukseen; denshi shoshiki, asiakirjan sähköisessä muodossa; ja shōnin, hyväksyntä, työnkulussa. Jotkut vastapuolet pyytävät edelleen paperia, joten pyynnössä on ehkä mainittava, minkä lomakkeen voit hyväksyä. Se, tarvitseeko tietty sopimus sinetin, allekirjoituksen vai sähköisen allekirjoituksen, riippuu yrityksestä, asiakirjasta ja vastapuolesta, joten kysy laki- tai yleisasioista vastaavalta tiimiltäsi, sōmu.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Ole hyvä ja leimaa sopimus. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Kiinnitä poikittainen sinetti jokaisen sivun sidokseen. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Olisiko sähköinen sopimus hyväksyttävä? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Valmistele kaksi alkuperäiskappaletta ja palauta yksi. |
Pyydä jokainen asiakirja kohteliaasti
Pyyntömalli on sama jokaiselle asiakirjalle. Nimeä se kirjaimella o tai go, sano mitä se kattaa, anna määräaika ja muoto ja sulje kiitos vaivannäöstä. Ydinverbi on go-sōfu itadakemasu deshō ka, voisitko lähettää, tai o-okuri itadakemasu deshō ka; uuden asiakirjan myöntämisestä, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Lisää syy, jos määräaika on tiukka: shanai shori no tsugō de, sisäiseen käsittelyyn.
Lisää puhelimeen yrityksesi ja nimi ja toista asiakirjan numero. Kun lähetät asiakirjan, käytä o-okuri itashimasua ja pyydä heitä tarkistamaan go-kakunin kudasai. Myöhäisen asiakirjan jahtaaminen on kohteliasta mutta suoraa: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, ja sitten kysymys.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Anteeksi vaivaa, voisitko lähettää tämän kuun laskun ensi perjantaihin mennessä? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Auttaisi, jos voisit lähettää sen PDF-tiedostona. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Olen liittänyt lainauksen; tarkista se. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Tietoja eilen pyytämästäni laskusta, milloin se suunnilleen lähetetään? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Pahoittelut vaivasta ja kiitos. |
Asiakirjan sanasto
Taulukkoon on koottu asiakirjojen nimet ja kentät, joita luet niistä.
| Sana | Lukeminen | Merkitys |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | lainaus |
| 発注書 | hatchūsho | ostotilaus |
| 受注 | juchū | tilauksen vastaanottaminen (myyjän puolella) |
| 納品書 | nōhinsho | toimitustodistus |
| 請求書 | seikyūsho | laskuttaa |
| 領収書 | ryōshūsho | kuitti |
| 契約書 | keiyakusho | sopimus |
| 支払条件 | shiharai jōken | maksuehdot |
| 締め | shime | laskutuskauden katkaisu |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | maksetaan seuraavan kuun lopussa |
| 振込先 | furikomisaki | pankkitili siirtoa varten |
| 有効期限 | yūkō kigen | voimassaoloaika |
| 押印 | ōin | sinetin kiinnittäminen |
| 電子契約 | denshi keiyaku | sähköinen sopimus |
Virheet, jotka viivästävät maksua
Suurin osa viivästyksistä tulee kentältä, eivät kiistasta. Lasku, joka on osoitettu väärälle yrityksen nimelle tai puuttuu osasto; ostotilausnumero, joka ei täsmää; verorivi puuttuu tai kaksinkertaistunut; pankkitiedot, joissa tilin nimi on väärässä kirjoituksessa; erääntymispäivä, joka jättää huomiotta asiakkaan kiukun, joten lasku saapuu päivän myöhässä ja odottaa kuukauden. Sopimuksissa klassisia virheitä ovat puuttuva keiin, leima väärästä sinetistä ja vastapuolen nimi, joka eroaa rekisteröidystä nimestä yhdellä merkillä.
Ennen kuin lähetät asiakirjan, tarkista vastaanottajan nimi, numero, johon se viittaa, ja ehdot verrattuna ketjun edelliseen asiakirjaan. Jos asiakas sanoo, että asiakirja on väärä, pahoittele lyhyesti, kysy tarkalleen millä kentällä ja julkaise uudelleen samana päivänä otsikkorivillä sai-hakkō. Yrityskäytännöt vaihtelevat melkein kaikessa, sinetistä maksukuukausiin, joten opettele kieli ja kysy sitten kollegalta, kuinka yrityksesi tekee sen.
- Tarkista nimi, onchū tai sama ja osasto jokaisesta asiakirjasta
- Lainaa edellisen asiakirjan numeroa seuraavassa
- Vahvista zeikomi tai zeinuki ja verorivi ennen lähettämistä
- Lue asiakkaan shime ja lähetä lasku ennen sitä
- Kysy ennen kuin leimaa; sinetillä on säännöt siitä, kuka niitä saa käyttää