Työpaikkapalautteen muoto Japanissa
Japanilaisessa toimistossa palaute seuraa muotoa, joka on helppo oppia sen näkemisen jälkeen: tyyny, erityinen havainto, ehdotus ja tulevaisuuteen katsova sulkeminen. Tyyny ilmoittaa, että jotain herkkää on tulossa. Havainto koskee työtä, ei henkilöä. Ehdotus tarjotaan mahdollisuutena. Läheisyys palauttaa suhteen normaaliksi. Kaipaat ketään ja kommentti osuu vaikeammaksi kuin tarkoitit.
Aika ja paikka ovat yhtä tärkeitä kuin sanat. Kriittiset kommentit annetaan yksitellen, ei joukkueen edessä, ja pian tapahtuman jälkeen sen sijaan, että ne tallennettaisiin tarkastettavaksi. Positiiviset kommentit voivat olla julkisia, mutta nekin pidetään lyhyinä. Yksityinen chat-viesti yhdellä pisteellä on nykyään yleisin palautekanava monissa yrityksissä.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 今、少しいいですか。 | Ima, sukoshi ii desu ka. | Onko sinulla nyt hetki aikaa? |
| 一つだけ気になった点があるのですが。 | Hitotsu dake ki ni natta ten ga aru no desu ga. | Huomasin vain yhden asian. |
| 資料のことで、ちょっとお話ししてもいいですか。 | Shiryō no koto de, chotto o-hanashi shite mo ii desu ka. | Voinko puhua sinulle lyhyesti asiakirjasta? |
| 差し支えなければ、一つ提案があります。 | Sashitsukae nakereba, hitotsu teian ga arimasu. | Jos et välitä, minulla on yksi ehdotus. |
Pehmustavat sanat, jotka avaavat kommentin
Kusshon kotoba, tyynysanat, ovat pieniä lauseita, jotka menevät ennen kaikkea kömpelöä. Ne eivät muuta sisältöä; he muuttavat tapaa, jolla se vastaanotetaan. Hyödyllisimpiä palautteen antamiseen ovat hitotsu ki ni natta no desu ga, yksi asia kiinnitti huomioni; osore-irimasu ga, anteeksi mutta; ja vanhemmalle sashidegamashii no desu ga, vaarassa ylittää. Chatissa kevyempi chotto ii desu ka tai ichiten dake, vain yksi piste, tekee saman työn.
Havainto seuraa sitten neutraalilla kielellä. Kuvaile näkemääsi: sūji ga chigatte iru yō desu, luvut näyttävät poikkeavan toisistaan, ei machigatte imasu, se on väärin. Yō desu, näyttää siltä, ja mitai desu, näyttää siltä, pidä havainto alustavana, vaikka olet varma.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、一点確認させてください。 | Osore-irimasu ga, itten kakunin sasete kudasai. | Anteeksi, mutta tarkistan yhden asian. |
| 気になったので共有しますね。 | Ki ni natta node kyōyū shimasu ne. | Se kiinnitti huomioni, joten jaan sen. |
| 私の見落としかもしれませんが、二ページ目の数字が違うようです。 | Watashi no miotoshi kamo shiremasen ga, nipēji-me no sūji ga chigau yō desu. | Saattaa olla, että minulta puuttuu jotain, mutta sivulla oleva kuva näyttää erilaiselta. |
| 細かい点で恐縮ですが、日付が先月のままになっています。 | Komakai ten de kyōshuku desu ga, hizuke ga sengetsu no mama ni natte imasu. | Anteeksi nirso, mutta päivämäärä on kuitenkin viime kuussa. |
| 念のためですが、送付先はこちらで合っていますか。 | Nen no tame desu ga, sōfu-saki wa kochira de atte imasu ka. | Varmuuden vuoksi, onko tämä oikea vastaanottaja? |
Positiivista palautetta, joka ei kuulosta alentavalta
Ylistys on japanissa hankalampaa kuin kritiikki, koska jonkun arvioiminen on itsessään seniorin teko. Jōzu desu ne tai yoku dekimashita, hyvin tehty, kuulostaa luonnolliselta johtajasta uudeksi työntekijäksi ja holhoukselta vertaisten välillä. Turvallinen malli on kehua työtä ja sen vaikutusta sinuun. Tasukarimashita, joka auttoi minua, on hyödyllisin yksittäinen sana tässä, koska se asettaa sinut hyötyneen henkilön asemaan.
Vanhukselle välttää arvioimista kokonaan. Benkyō ni narimashita, opin siitä, ja sankō ni narimashita, se oli hyödyllinen viittaus, ilmaista arvostusta ilman tuomitsemista. Pidä ylistys lyhyenä; pitkä kohteliaisuus saa kollegat epämukavaksi ja saa aikaan kieltämisen.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 資料、とても分かりやすかったです。助かりました。 | Shiryō, totemo wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Dokumentti oli erittäin helppo seurata. Se auttoi paljon. |
| 先方への返信、早くて助かりました。 | Senpō e no henshin, hayakute tasukarimashita. | Nopea vastauksesi asiakkaalle auttoi todella. |
| あのまとめ方、参考になりました。 | Ano matomekata, sankō ni narimashita. | Tapa, jolla sen tiivistit, oli minulle hyödyllinen. |
| 昨日のプレゼン、とても勉強になりました。 | Kinō no purezen, totemo benkyō ni narimashita. | Opin paljon eilisestä esityksestä. |
| この部分、いいですね。このまま進めましょう。 | Kono bubun, ii desu ne. Kono mama susumemashō. | Tämä osa on hyvä. Jatketaan sellaisenaan. |
Osoittaa virheen ja ehdottaa muutosta
Kun havainto on pöydällä, seuraa ehdotus. Ydinmuoto on shita hō ga ii kamo shiremasen, se voi olla parempi, mikä muuttaa ohjeen mahdollisuudeksi. Kōhaihin voit pudota shita hō ga ii yo; vanhemmille, käytä ikaga deshō kaa, mitä ajattelisit, ja anna heidän päättää. Jos ongelmia on useita, valitse se, jolla on merkitystä ja tarjoa loput kirjallisen lähettämistä.
Perustele ehdotuksella. Kollegat hyväksyvät muutoksen paljon helpommin, kun he näkevät miksi: asiakas käyttää vanhaa muotoa, numeroiden on vastattava raporttia. Syy osoittaa myös, että kommentti koskee työtä, ei heitä.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| ここは表にした方が見やすいかもしれません。 | Koko wa hyō ni shita hō ga miyasui kamo shiremasen. | Tämä saattaa olla helpompi lukea taulukkona. |
| 先方は旧フォーマットを使っているので、合わせた方がいいと思います。 | Senpō wa kyū fōmatto o tsukatte iru node, awaseta hō ga ii to omoimasu. | Asiakas käyttää vanhaa formaattia, joten mielestäni meidän pitäisi yhdistää se. |
| 結論を先に書くと、もっと伝わりやすくなると思います。 | Ketsuron o saki ni kaku to, motto tsutawariyasuku naru to omoimasu. | Jos teet johtopäätöksen ensin, uskon, että se tulee paremmaksi. |
| 他にも二、三点あるので、後でチャットで送りますね。 | Hoka ni mo ni-san ten aru node, ato de chatto de okurimasu ne. | On kaksi tai kolme muuta kohtaa, joten lähetän ne myöhemmin chatissa. |
| もしよければ、私の方で直しておきましょうか。 | Moshi yokereba, watashi no hō de naoshite okimashō ka. | Jos haluat, korjaanko sen puolelleni? |
Vaihtorekisteri: kōhai, dōryō ja jōshi
Sama kommentti muuttaa muotoaan arvon mukaan. Kōhaille, juniorille, voi olla selkeämpi ja määrätietoisempi, mutta pehmusteella ja syyllä on silti väliä, sillä juniorit muistavat, kuinka heitä korjattiin vuosia. Dōryōlle, vertaiselle, pidä kaikki ehdotuksena tasa-arvoisten välillä ja vältä kaikkea, mikä kuulostaa arvosanalta. Esität jōshille, esimiehellesi, oman ymmärryksesi vuoksi, kerran yksityisesti ja annat sen mennä, jos sitä ei käsitellä.
Taulukko näyttää samat liikkeet jokaisella tasolla. Se, mikä taso sopii senpaille, joka ei ole esimiehesi, riippuu suhtestasi ja toimistostasi; Jos olet epävarma, käytä dōryō-muotoja.
| Liikkua | Kōhaille | dōryōlle | jōshiin |
|---|---|---|---|
| Avaaminen | Chotto ii? | Ima sukoshi ii desu ka. | Sashidegamashii no desu ga. |
| Havainto | Koko, sūji ga chigau yo. | Koko no sūji, chigau yō desu. | Koko no sūji, watashi no rikai de wa kotoshi no bun ka to. |
| Ehdotus | Naoshita hō ga ii yo. | Naoshita hō ga ii kamo shiremasen. | Kakunin itadakemasu deshō ka. |
| Syy | Hōkokusho ja awaseru kara. | Hōkokusho to awaseru hitsuyō ga aru solmu. | Hōkokusho to no seigōsei ga ki ni narimashite. |
| Kehua | Ii ne, tasukatta yo. | Wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Taihen benkyō ni narimashita. |
| Lähellä | Kore kara mo yoroshiku ne. | Kongo mo yoroshiku onegai shimasu. | O-isogashii tokoro shitsurei itashimashita. |
Sashidegamashii no desu ga tarkoittaa kirjaimellisesti sitä, että olen eteenpäin, mutta, ja se on normaali avaus juniorille, joka kasvattaa jotain seniorin kanssa. Käytä sitä kerran; sen toistaminen kuulostaa ahdistuneelta.
Palautetta chatissa ja sähköpostissa
Kirjallinen palaute menettää sävynsä, joten se tarvitsee enemmän vaimennusta, ei vähemmän. Korjauksella varustetussa chat-viestissä tulee olla tervehdys, tyyny, yksi piste, ehdotus ja pehmeä sulkeminen, vaikka se olisikin viisi riviä. Emojit ovat hyviä chatissa monissa tiimeissä ja sopimattomia sähköpostissa; kopioi tiimisi tottumukset. Sähköpostipalaute asiakirjasta menee yleensä numeroituna luettelona kokonaisvaikutelman antavan rivin jälkeen.
Alla olevat rivit ovat uudelleenkäytettäviä osia chat-viestiä ja sähköpostia varten. Vaihda yksityiskohdat, säilytä järjestys.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| お疲れさまです。資料、拝見しました。 | O-tsukaresama desu. Shiryō, haiken shimashita. | Hei. Olen katsonut asiakirjaa. |
| 全体的にとても分かりやすいと思います。 | Zentai-teki ni totemo wakariyasui to omoimasu. | Kaiken kaikkiaan sitä on mielestäni erittäin helppo seurata. |
| 一点だけ、三ページ目のグラフの単位をご確認いただけますか。 | Itten dake, sanpēji-me no gurafu no tan'i o go-kakunin itadakemasu ka. | Vain yksi kohta, voisitko tarkistaa yksiköt sivun kolmesta kaaviosta? |
| 以下、気づいた点をまとめました。ご参考まで。 | Ika, kizuita ten o matomemashita. Go-sankō made. | Olen luetellut alla huomioimani kohdat viitteeksi. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Kiitos jatkuvasta avustasi. |
Seurataan
Palaute, jota ei koskaan tarkastella uudelleen, ei opeta mitään. Lyhyt seuranta päivän tai parin kuluttua sulkee silmukan: tarkista, onko muutos tehty, kiitä henkilöä, jos se oli, ja tarjoa apua, jos sitä ei tapahtunut. Pidä seuranta kevyempänä kuin alkuperäinen kommentti; tarkoitus on näyttää, että olet huomannut, ei ajaa takaa.
- Anna kommentti yksityisesti, yksittäinen piste kerrallaan ja perustele
- Tarjoudu korjaamaan pienet asiat itse siellä, missä se on nopeampaa
- Tarkista tulos päivän tai kaksi myöhemmin tekemättä toista korjausta
- Kiitä nimenomaan henkilöä muutoksesta: naoshite kurete arigatō
- Jos mikään ei muuttunut, kysy, oliko jokin epäselvä, älä toista
- Jos kyseessä on kōhai, pane merkille heidän seuraavan yksitellen pisteen sen toistamisen sijaan
Seuranta voi olla niin lyhyt kuin sakki no ken, arigatō, tasukarimashita, aikaisemmasta asiasta, kiitos, joka auttoi. Muutoksista kiitolliset kollegat tekevät niitä enemmän.
Virheitä välttää
Ensimmäinen virhe on tyynyn ohittaminen. Machigatte imasu, se on väärin, ilman johdatusta kuulostaa opettajalta, jopa juniorille. Toinen on vertaisen tai seniorin kehuminen arvioivilla sanoilla, kuten jōzu tai erai, jotka asettavat sinut heidän yläpuolelleen. Kolmas antaa useita korjauksia kerralla muiden edessä. Neljäs käyttää kōhai-rekisteriä ikäisensä kanssa, joka sattuu olemaan nuorempi; iällä on vähemmän merkitystä kuin roolilla.
Viides seuraa liian lujasti ja muuttaa ehdotuksen vaatimukseksi toistamalla sen. Viimeinen on palautteen antaminen esimiehelle julkisesti tai ryhmäkeskustelussa. Nosta se kerran yksityisesti sashidegamashii no desu ga:lla ja hyväksy, mitä he päättävät.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| それ、間違っています。 | Sore, machigatte imasu. | Se on väärin. (Ei tyynyä; vältä.) |
| ここ、少し違っているかもしれません。 | Koko, sukoshi chigatte iru kamo shiremasen. | Tämä voi olla hieman poissa. (Pehmetetty versio.) |
| 部長、上手ですね。 | Buchō, jōzu desu ne. | Olet taitava, sir. (Arvioi vanhempaa; vältä.) |
| 部長のご説明、大変勉強になりました。 | Buchō no go-setsumei, taihen benkyō ni narimashita. | Opin paljon selityksestäsi. (Kiittää sen sijaan.) |
| 先日の件、何か分かりにくい点はありましたか。 | Senjitsu no ken, nanika wakarinikui ten wa arimashita ka. | Oliko jotain epäselvää toissapäivänä? (Parempi seuranta.) |