L'échange est une courte scène, pas un test caché
Un échange de meishi dure environ vingt secondes et se déroule dans un ordre fixe, ce qui est une bonne nouvelle pour un apprenant. Deux personnes se lèvent, bougent de manière à ce qu'aucune table ne se trouve entre elles, proposent leurs cartes, disent chacune une ligne fixe, reçoivent à deux mains, lisent ce qui est imprimé et s'assoient. Une fois que la commande est familière, votre attention est libre sur la partie qui compte réellement, à savoir le nom et l'entreprise que vous avez désormais en main.
Il est utile de considérer chaque convention comme pratique plutôt que mystique. Se tenir debout et utiliser ses deux mains rend une petite carte facile à passer et difficile à laisser tomber. Le lire à haute voix confirme un nom dont vous aurez besoin pour la prochaine heure. Ne pas écrire dessus devant son propriétaire est une simple courtoisie. Chaque règle a une raison claire derrière elle, et se souvenir de la raison est bien plus facile que de mémoriser une liste d’interdictions que vous comprenez à moitié.
Qui propose en premier et pourquoi c'est généralement vous
L'équipe la moins bien classée dans cette réunion particulière propose en premier. Cela signifie que le côté visiteur passe avant le côté hôte et le côté vendeur avant le côté acheteur. Si vous vous rendez au bureau de quelqu'un pour proposer quelque chose, vous proposez d'abord. Au sein de chaque équipe l'ordre va du haut vers le bas : votre manager échange avec son homologue, puis vous échangez avec le sien, alors surveillez la personne au dessus de vous et suivez.
La pratique moderne est généralement un échange simultané. Les deux personnes tiennent leur propre carte dans la main droite, la proposent un peu plus bas que l'autre carte si cette personne les surpasse, prennent la carte offerte avec la main gauche, puis amènent la main droite pour que les deux mains soutiennent la carte qu'elles ont reçue. Si le timing ne va pas, remettez simplement le vôtre et recevez-le ensuite. Personne ne compte les battements.
- Le côté visiteur en premier, le côté hôte ensuite.
- Le côté vendeur en premier, le côté acheteur ensuite.
- La personne la plus âgée de chaque côté échange en premier, puis les autres par ordre de rang.
- Tenez votre carte par les bords afin que vos doigts ne couvrent ni le nom ni le logo.
- Tournez la carte face à la personne qui la reçoit, afin qu'elle puisse la lire sans la faire pivoter.
L’échange comme une séquence à double face
Vous trouverez ci-dessous un échange complet des deux côtés, dans l'ordre, avec vous en tant que visiteur. Lisez-le comme une scène plutôt que comme une liste de vocabulaire. Remarquez à quel point chaque tour est court : une ligne pour vous nommer, une ligne pour accepter, une ligne pour confirmer ce que vous venez de lire. Toute la conversation s’inscrit dans le temps qu’il faut pour se rasseoir.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 株式会社さくらの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka to mōshimasu. | Vous : Je m'appelle Tanaka de Sakura Inc. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Vous : j’ai hâte de travailler avec vous. |
| ご丁寧にありがとうございます。頂戴いたします。 | Go-teinei ni arigatō gozaimasu. Chōdai itashimasu. | Eux : C’est très gentil de votre part. Je vais le prendre. |
| 申し遅れました。株式会社みどりの佐藤でございます。 | Mōshiokuremashita. Kabushiki-gaisha Midori no Satō de gozaimasu. | Eux : j’aurais dû le dire plus tôt. Je m'appelle Satō de Midori Inc. |
| 頂戴いたします。 | Chōdai itashimasu. | Vous : Merci, je le prends. |
| 営業部の佐藤様でいらっしゃいますね。 | Eigyō-bu no Satō-sama de irasshaimasu ne. | Vous : Vous êtes donc M. Satō du service commercial. |
| はい、さようでございます。 | Hai, sayō de gozaimasu. | Eux : Oui, c'est vrai. |
| 本日はよろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa yoroshiku onegai itashimasu. | Vous : Merci de m'avoir invité aujourd'hui. |
Mōshiokuremashita signifie en gros que l'orateur aurait dû se présenter plus tôt, et cela apparaît chaque fois que quelqu'un parle avant de remettre sa carte. Chōdai itashimasu est le verbe humble pour recevoir, et c'est le vers le plus utile ici ; arigatō gozaimasu seul est chaleureux mais légèrement peu formel lors d'une première réunion d'affaires.
Dire clairement votre propre nom et celui de votre entreprise
La ligne d'offre a une forme fixe : entreprise, non, nom de famille, jusqu'à mōshimasu. L’entreprise vient en premier parce que votre affiliation vous identifie ici plus que votre prénom. Dites lentement l'entreprise, puis un petit espace, puis le nom, car l'auditeur essaie en même temps de faire correspondre le son à l'impression. Si votre nom n'est pas japonais, dites d'abord le nom de famille, un peu plus fort, et soyez prêt à le répéter une fois.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 初めまして、株式会社さくらの田中と申します。 | Hajimemashite, kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka to mōshimasu. | Comment vas-tu. Je m'appelle Tanaka de Sakura Inc. |
| 営業部でマーケティングを担当しております。 | Eigyō-bu de māketingu o tantō shite orimasu. | Je suis en charge du marketing au sein du service commercial. |
| 本日はお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Merci d'avoir pris le temps aujourd'hui. |
| どうぞよろしくお願い申し上げます。 | Dōzo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | J'ai hâte de travailler avec vous. |
Réception de la carte et lecture à haute voix
Prenez la carte à deux mains par les coins inférieurs, tenez-la à hauteur de poitrine et regardez-la pendant quelques secondes. Ensuite, dites une chose que vous venez de lire. Ce n’est pas de la flatterie ; c'est ainsi que vous vérifiez que vous avez le département, le titre et le nom corrects pendant que le propriétaire se tient devant vous et peut vous corriger gratuitement.
La ligne qui fait le travail est une simple observation avec ne à la fin. Il invite à une confirmation sans poser de question directe, et la réponse est généralement un court message plus une phrase plus détaillée, ce qui vous donne de quoi entamer une petite conversation une fois que vous vous asseyez. Gardez la carte dans votre main, pas dans votre poche, jusqu'à ce que tout le monde soit assis.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| ありがとうございます。頂戴いたします。 | Arigatō gozaimasu. Chōdai itashimasu. | Merci. Je prendrai ta carte. |
| 恐れ入ります。 | Osore irimasu. | Merci, c'est très gentil. |
| 技術部の部長でいらっしゃるのですね。 | Gijutsu-bu no buchō de irassharu no desu ne. | Vous êtes donc le chef du département d’ingénierie. |
| 御社は大阪にも拠点がおありなのですね。 | Onsha wa Ōsaka ni mo kyoten ga oari na no desu ne. | Je vois que votre entreprise a également une base à Osaka. |
Demander comment un nom est lu
Les noms de famille japonais sont écrits en kanji dont les lectures ne sont pas prévisibles, et les mêmes caractères peuvent être lus de plusieurs manières. Les Japonais s'interrogent donc mutuellement sur les lectures à ce moment précis, et cela est entendu comme étant attentif plutôt qu'ignorant. L'échange est le moment le moins cher possible pour demander, car après cela, vous devrez admettre que vous avez évité le nom de la personne pendant une demi-heure.
Renseignez-vous avant de déposer la carte. Dirigez avec shitsurei desu ga ou osore irimasu ga, puis demandez directement. Si vous avez une supposition plausible, il est plus amical de la proposer que de demander froidement, car l'autre personne n'a qu'à confirmer ou corriger une syllabe. Répétez la lecture une fois que vous l'entendez, puis utilisez-la dans votre phrase suivante pour qu'elle soit enregistrée en mémoire.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 失礼ですが、お名前は何とお読みすればよろしいでしょうか。 | Shitsurei desu ga, onamae wa nan to oyomi sureba yoroshii deshō ka. | Excusez-moi, comment dois-je lire votre nom ? |
| 恐れ入りますが、下のお名前の読み方を教えていただけますでしょうか。 | Osore irimasu ga, shita no onamae no yomikata o oshiete itadakemasu deshō ka. | Puis-je vous demander comment votre prénom est lu ? |
| はせがわ様でよろしいでしょうか。 | Hasegawa-sama de yoroshii deshō ka. | Hasegawa aurait-il raison ? |
| はい、はせがわと申します。珍しい読み方でして。 | Hai, Hasegawa to mōshimasu. Mezurashii yomikata deshite. | Oui, c'est lu Hasegawa. C'est une lecture inhabituelle. |
| ありがとうございます。はせがわ様ですね。 | Arigatō gozaimasu. Hasegawa-sama desu ne. | Merci. Hasegawa, donc. |
Cartes sur la table pendant la réunion
Les cartes reçues restent dehors. Mettre une carte directement dans votre étui revient à fermer un dossier sur quelqu'un que vous venez de rencontrer, alors à la place, vous posez les cartes sur la table devant vous, disposées pour correspondre à l'endroit où sont assis leurs propriétaires. Cette disposition est un plan de salle : elle vous permet de vous adresser à la bonne personne par son nom pendant toute la réunion sans deviner, ce qui est la véritable raison pour laquelle cette habitude survit.
Manipulez les cartes le moins possible lorsqu'elles sont sorties. N'écrivez pas dessus, n'empilez pas un cahier dessus, ne les faites pas glisser pendant que vous réfléchissez. Si une carte est laissée sur la table à la fin, cela signifie que la personne est oubliée, alors faites de la ranger une partie du fait de se lever plutôt que quelque chose dont vous vous souviendrez peut-être plus tard.
- Disposez les cartes dans l’ordre des personnes en face de vous.
- Placez la carte de la personne la plus âgée au-dessus de votre propre étui à cartes, à l'avant gauche.
- Gardez les cartes à l'écart des tasses, de la condensation et de votre ordinateur portable.
- N'écrivez rien sur une carte tant que son propriétaire peut vous voir.
- À la fin de la réunion, rassemblez-les et placez-les dans votre porte-cartes et non dans la poche de votre pantalon.
- Dites shitsurei itashimasu pendant que vous rangez les cartes et que vous vous levez.
Lorsque vous êtes à court ou oubliez vos cartes
Cela arrive à tout le monde et il existe une formule fixe pour cela. Excusez-vous une fois, brièvement, et passez à autre chose ; une longue explication rend le moment plus grand qu'il ne l'est. Le verbe standard est kirasu, être à court, et il est utilisé même lorsque la vérité est que vous avez laissé l'étui sur votre bureau. Promettez ensuite d’envoyer vos coordonnées et envoyez-les le jour même.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| あいにく名刺を切らしておりまして、大変申し訳ございません。 | Ainiku meishi o kirashite orimashite, taihen mōshiwake gozaimasen. | J'ai peur d'être à court de cartes. Je suis vraiment désolé. |
| 後日、改めてお送りいたします。 | Gojitsu, aratamete o-okuri itashimasu. | Je vous transmettrai à nouveau mes coordonnées ultérieurement. |
| 恐れ入りますが、お名刺を頂戴できますでしょうか。 | Osore irimasu ga, omeishi o chōdai dekimasu deshō ka. | Excusez-moi, puis-je avoir votre carte ? |
| お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。 | Onamae o o-ukagai shite mo yoroshii deshō ka. | Puis-je vous demander votre nom ? |
Si l'autre côté n'a pas non plus de carte, demandez le nom à voix haute et notez-le immédiatement dans votre cahier, y compris la lecture. Lorsque vous êtes celui qui n'a pas de carte, recevez toujours la leur à deux mains et lisez-la toujours à haute voix. L'échange n'est pas annulé par votre dossier vide ; seule votre moitié est reportée à l'e-mail.
L'e-mail de suivi faisant référence à la réunion
L’échange de carte ne vaut que s’il est suivi d’un message. Envoyez un court e-mail le jour même ou le lendemain matin. Une ligne d'objet utile nomme l'objectif et vous identifie, par exemple 本日のお礼(株式会社さくら・田中), car le destinataire peut avoir collecté plusieurs cartes cet après-midi-là et doit vous placer en un coup d'œil.
Le corps comporte quatre mouvements : remerciez-les pour leur temps, dites qui vous êtes et où vous vous êtes rencontrés, faites référence à une chose concrète qui a été discutée pour que le message ne soit clairement pas un modèle, et terminez par une salutation tournée vers l'avenir. Gardez-le sur un écran. Les premiers e-mails longs dans la correspondance commerciale japonaise invitent à une réponse tardive plutôt que chaleureuse.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。 | Honjitsu wa oisogashii naka, ojikan o itadaki arigatō gozaimashita. | Merci d'avoir pris le temps aujourd'hui malgré votre emploi du temps chargé. |
| 先ほどご挨拶させていただきました、株式会社さくらの田中です。 | Sakihodo goaisatsu sasete itadakimashita, kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka desu. | Voici Tanaka de Sakura Inc., que vous avez rencontré plus tôt dans la journée. |
| ご相談いただいた件につきまして、社内で確認いたします。 | Gosōdan itadaita ken ni tsukimashite, shanai de kakunin itashimasu. | Concernant le sujet que vous avez soulevé, je vérifierai en interne. |
| 改めてご連絡差し上げます。 | Aratamete gorenraku sashiagemasu. | Je vous recontacterai sous peu. |
| 今後ともよろしくお願い申し上げます。 | Kongo tomo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | J'ai hâte de travailler avec vous à partir de maintenant. |
Comment répéter toute la scène
Pratiquez cette position debout, à voix haute, avec une vraie carte en main, car le langage et le mouvement doivent arriver ensemble. S'asseoir à un bureau et lire les lignes en silence n'entraîne aucun timing qui rend l'échange calme. Cinq minutes de répétition physique valent plus qu’une heure de lecture sur les coutumes.
- Dites votre ligne d'offre tout en tenant une carte, jusqu'à ce que vous ne regardiez plus vos mains.
- Répétez la réception : chōdai itashimasu, deux secondes de regard, puis une observation se terminant par ne.
- Posez la question de lecture du nom jusqu'à ce qu'elle ressorte couramment, afin que la surprise ne se transforme jamais en silence.
- Pratiquez les excuses sans carte une fois, afin que le texte soit prêt avant le jour où vous en avez besoin.
- Écrivez l'e-mail de suivi de mémoire le soir même et comparez-le avec les phrases ci-dessus.
- Associez cela à une auto-présentation que vous pouvez déjà dire, afin que la réunion après l'échange ait quelque part où aller.