L’idée centrale : une décision qui voyage sur papier
Ringi (稟議) est construit à partir de rin, rendre compte humblement à un supérieur, et gi, délibération, il s'agit donc littéralement d'une question soumise à ses supérieurs pour délibération. Le document est le ringisho (稟議書), sho signifiant un document écrit. Un ringi est utilisé pour les décisions qui nécessitent l'autorité de quelqu'un d'autre : acheter du matériel, signer un contrat, embaucher, voyager au-dessus d'un coût fixé.
Le système reflète une vision des décisions comme partagées. Tous ceux qui vivront avec le résultat verront la proposition et y apposeront leur nom, afin que personne ne puisse plus tard dire qu'on ne l'a jamais dit, et que la responsabilité se répartit tout au long du parcours. Le prix est le temps. La quantité dont un ringi a besoin varie considérablement selon l'entreprise ; les start-ups peuvent utiliser un message de chat là où une entreprise plus ancienne utilise un formulaire. L'article correspondant sur nemawashi couvre la conversation qui vient en premier, et l'article sur les titres de poste couvre les rangs sur l'itinéraire. Deux collègues discutent d'un achat.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Est-ce que cela nécessite un ringi ? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Tout ce qui dépasse 500 000 yens nécessite un ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Je soumettrai le ringi la semaine prochaine. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Jusqu’où est allé le ringi ? |
Le parcours : de kiansha à kessaisha
Le rédacteur, le kiansha (起案者), littéralement la personne qui soulève le projet, fait monter le ringisho d'un rang à la fois. Celui qui approuve en dernier est déterminé par les règles de l'entreprise sur le pouvoir d'approbation, kessai kengen (決裁権限), généralement par type et montant : un petit achat peut s'arrêter au chef de service, un gros achat peut aller à un directeur ou au président. En chemin, il peut aller latéralement vers les départements concernés pour aigi (合議), généralement lu de cette façon dans les voies d'approbation, bien que gōgi soit également entendu, afin que la comptabilité ou le juridique puissent le vérifier. N’importe quel approbateur peut le renvoyer.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Pour ce montant, l'approbateur final est le chef de division. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Il nécessite également l’approbation du service comptable. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Puis-je vous demander votre cachet, s'il vous plaît ? |
| Rôle | En lisant | Ce qu'ils font sur la route |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Rédige la proposition et rassemble les pièces jointes |
| 係長 | kakarichō | Première vérification : faits, chiffres et format |
| 課長 | kachō | Juge l’analyse de rentabilisation de la section |
| 部長 | buchō | Approuve pour le département ; souvent définitif pour de petites sommes |
| 合議先 | aigi-saki | Départements connexes, tels que la comptabilité ou le juridique |
| 決裁者 | kessaisha | Détient l’autorité sur ce montant et le rend officiel |
Lire un ringisho : l'en-tête et les boîtes à timbres
Les formats diffèrent selon les entreprises, mais la plupart des ringisho comportent les mêmes champs : la date de rédaction, kianbi ; le rédacteur et son service ; le sujet, kenmei, qui se termine conventionnellement par no ken, concernant ; le montant, kingaku ; pièces jointes, tenpu shiryō, telles que des guillemets ; et une boîte pour le résultat. Le corps ci-dessous expose l’objectif, les raisons et les options envisagées.
La rangée de boîtes à timbres est le ōinran (押印欄), littéralement la colonne pour presser les sceaux. Sur de nombreux formulaires, la case la plus ancienne se trouve à gauche et celle du rédacteur à droite, de sorte que les tampons remplissent de droite à gauche, dans le sens de l'écriture verticale traditionnelle. Chaque approbateur appose un petit sceau personnel avec son nom de famille, un mitomein, littéralement un sceau de reconnaissance. Certains lieux de travail ont pour habitude d'incliner légèrement le sceau vers la loge du patron, comme pour s'incliner ; beaucoup de gens ne l'ont jamais rencontré, alors suivez ce que font vos collègues.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Est-ce la bonne façon d’écrire le sujet ? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | J'ai joint deux citations. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Un collègue) Votre cachet est à l'envers. |
Des paires qui déroutent les apprenants
Kessai est le piège classique. Écrit 決裁, c'est l'approbation de la personne détenant l'autorité ; le deuxième kanji signifie juger, comme dans une décision de justice. Écrit 決済, c'est le règlement d'un paiement, le mot sur les terminaux de cartes et en kessai-bi, la date de règlement. Les méthodes de saisie proposent souvent l’orthographe du paiement en premier. Un nouveau venu vérifiant un brouillon pose la question que tout le monde se pose une fois.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai et kessai : de quel kanji s'agissait-il déjà ? |
| Terme | En lisant | Signification | A ne pas confondre avec |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Approbation finale par la personne ayant autorité | 決済 kessai, règlement d'un paiement |
| 承認 | shōnin | Un approbateur est d'accord à une étape du parcours | 決裁 kessai, le dernier et contraignant |
| 稟議 | ringi | Diffusé pour approbation | 回覧 kairan, diffusé en lecture seule |
| 差し戻し | sashimodoshi | Renvoyé pour être révisé et soumis à nouveau | 却下 kyakka, rejeté catégoriquement |
| 根回し | nemawashi | Discussions informelles préalables | 稟議 ringi, l'enregistrement formel par la suite |
Ringi et nemawashi : l'exposé avant, l'article après
Nemawashi, qui fait littéralement le tour des racines, est le travail informel consistant à discuter d'une proposition avec chaque personne avant qu'elle ne soit soumise. Ringi est ce qui rend le résultat officiel. Un ringi sans nemawashi a tendance à revenir avec des questions, car la première fois qu'un approbateur entend parler de l'idée, c'est lorsqu'elle atterrit sur le bureau ; nemawashi sans ringi n'a aucun effet formel. C'est pourquoi les approbateurs d'un ringi bien préparé le lisent rarement pour la première fois. Un collègue senior donne des conseils à un nouveau venu.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Avant de soumettre le ringi, vous feriez mieux d'en discuter une fois avec le chef de service. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Je l'ai déjà passé en comptabilité. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Les bases ont été faites. |
Au-delà des bases : l'électronique ringi et le hanko qui s'estompe
De nombreuses entreprises utilisent désormais le denshi ringi (電子稟議), électronique ringi, dans un système de flux de travail, wākufurō shisutemu. Le parcours est défini dans le logiciel, chaque approbateur reçoit une notification et l'approbation est un bouton, parfois affiché avec une image du sceau de l'approbateur. Sashimodoshi arrive avec un commentaire écrit, et l'historique montre qui a approuvé quand. Lorsqu'un approbateur est absent, un adjoint peut approuver à sa place, dairi shōnin.
Le changement s’est accéléré en 2020. En juin de la même année, le Cabinet Office, le ministère de la Justice et le ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie ont publié une séance de questions-réponses indiquant que, à moins qu’une loi ne l’exige, un contrat est valable sans sceau et que le travail à distance rendait les itinéraires papier peu pratiques. Le papier et le hanko survivent dans certaines entreprises et bureaux publics, alors demandez quel système vous utilisez. Une équipe gère les approbations en ligne.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Veuillez le soumettre via le système. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | J'ai appuyé sur approuver. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Le chef de service est en voyage d'affaires, donc un adjoint l'approuvera. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Veuillez vérifier les commentaires sur la demande retournée. |
Les verbes du voyage : ageru, mawasu, tōru, oriru
Office talk décrit un ringi par son mouvement. Vous ringi o ageru, soulevez-le vers le haut, et ringi o mawasu, envoyez-le autour. Soit il ringi ga tōru, passe, soit sashimodosareru est renvoyé. L'approbation finale kessai ga oriru, descend, car elle descend d'en haut. Aux fournisseurs, on dit shanai de ringi-chū desu, cela passe par une approbation interne, une manière polie de dire pas encore. Avec les supérieurs, les mêmes verbes apparaissent en keigo.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | J'ai envoyé le tour ringi. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Je pars chercher le cachet du chef de section. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | L'approbation est enfin tombée. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | Le ringi est passé, je vais donc poursuivre la commande. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Il a été renvoyé car la base du montant était faible. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (À un fournisseur) Il est actuellement en cours d'approbation interne. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (E-mail à un approbateur) Veuillez examiner et approuver. |
Erreurs courantes commises par les nouveaux arrivants avec ringi
Écrire 決済 dans un document d'approbation. La cause est la méthode de saisie, qui propose souvent le mot de paiement en premier pour kessai. Vérifiez chaque kessai dans un ringi et utilisez 決裁.
Utiliser le ringi pour persuader. Les nouveaux arrivants issus de cultures où les propositions sont débattues lors d'une réunion rassemblent leurs arguments dans le document et s'attendent à ce qu'il séduise les approbateurs. La persuasion appartient à nemawashi ; le ringisho enregistre ce qui a été convenu.
Sauter un niveau pour gagner du temps. L'amener directement au buchō semble efficace, mais l'ordre de l'itinéraire fait partie du respect témoigné à chaque rang, et un kakarichō sauté peut le renvoyer. Suivez l'itinéraire même lorsqu'il est lent.
Considérer un tampon précoce comme une décision. Chaque shōnin ressemble à un progrès, et c'est le cas, mais seul kessai engage l'entreprise. Passer une commande tôt peut vous permettre d’expliquer personnellement un achat qui n’a jamais été approuvé.