Ryōshūsho ou reshito : quel reçu demander
La première décision se prend à la caisse. Un reshīto est le bordereau détaillé imprimé par le registre ; un ryōshūsho est un reçu formel avec une ligne de bénéficiaire, atena, une ligne d'objet, tadashigaki, la date, le montant ainsi que le nom et le cachet du magasin. Certains magasins impriment un ryōshūsho à partir du registre ; les petits restaurants en écrivent souvent un à la main. Demandez-le avec ryōshūsho o onegai shimasu, et attendez-vous à deux questions : le nom à écrire et le but.
La nécessité d’un ryōshūsho dépend de votre entreprise et souvent du montant. Beaucoup acceptent un reshīto pour les objets du quotidien car il est détaillé, tandis qu'un ryōshūsho pour un dîner client ou un achat important est courant. En cas de doute, prenez les deux. Si vous perdez un reçu, la plupart des entreprises disposent d'un formulaire ou d'une note expliquant la perte, mais elles peuvent ne pas accepter la réclamation, alors demandez à Keiri avant d'assumer.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Un reçu, s'il vous plaît. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | Quel nom dois-je écrire dessus ? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | Société ABC, s'il vous plaît. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Veuillez écrire le but comme nourriture et boisson. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | J'ai perdu le reçu; Que dois-je faire? |
Kōtsūhi et tatekae : comment l'argent circule
Les Kōtsūhi, les frais de transport, sont la réclamation la plus fréquente et celle avec le moins de recettes. Pour les trains et les bus, vous enregistrez la date, l'itinéraire de gare en gare, le but et le tarif, généralement l'itinéraire raisonnable le moins cher ; l'entreprise peut le comparer à une recherche de tarifs. Conservez l'historique de votre carte IC, riyō rireki, que vous pouvez imprimer sur de nombreuses machines de gare, car certaines entreprises le demandent. Les taxis ont besoin d'un reçu et généralement d'une raison, comme des bagages lourds ou une arrivée tardive. Les déplacements domicile-travail sont distincts : le tsūkin teate est versé sous forme d'allocation et n'est pas réclamé via le keihi seisan.
L'argent lui-même circule généralement par tatekae : vous payez d'abord et réclamez le remboursement. Pour une dépense importante ou prévue, demandez du karibarai, une avance, avant de voyager. Le remboursement s'ajoute normalement au salaire ou est versé par virement à un jour fixe, et le jour varie selon les entreprises.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | Pour le transport, suffit-il d’écrire l’itinéraire et le tarif ? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | J'ai imprimé l'historique d'utilisation de ma carte IC. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | Il n’y avait pas de dernier train, alors j’ai pris un taxi. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | Puis-je avoir une avance pour les frais de déplacement professionnel ? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | Quand le montant que j’ai payé sera-t-il transféré ? |
Les champs du formulaire : hizuke, kingaku, tekiyō, kanjō kamoku
Que le formulaire soit papier ou Web, chaque ligne comporte les quatre mêmes champs. Hizuke est la date à laquelle l'argent a été dépensé, pas la date à laquelle vous déposez votre dossier. Kingaku est le montant TTC sauf si le formulaire sépare zeinuki et zeikomi. Tekiyō est la description ou le but, et c'est le domaine que la comptabilité lit le plus attentivement : écrivez qui, quoi et pourquoi en quelques mots, comme A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, café pour deux lors d'une réunion avec une entreprise. Kanjō kamoku est la catégorie de compte, choisie dans une liste.
Les noms de catégories se ressemblent, alors apprenez les plus courants : ryohi kōtsūhi pour les voyages et les transports, kōsaihi pour recevoir des clients, kaigihi pour les rafraîchissements de réunion, shōmōhinhi pour les fournitures, tsūshinhi pour le téléphone et les frais postaux, shinbun toshohi pour les livres. La catégorie à laquelle appartient une dépense donnée relève de la décision de l'entreprise ; si la liste n'est pas claire, demandez plutôt que devinez, car une mauvaise catégorie est la raison la plus courante pour laquelle une ligne est rejetée.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | A quelle catégorie de compte appartient cette dépense ? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | Combien de détails dois-je mettre dans la description ? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | Dois-je écrire le montant TTC ? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | La date est-elle le jour où j'ai payé ? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Pourriez-vous me dire la différence entre les frais de réunion et les frais de divertissement ? |
Pré-approbation, soumission et délais
De nombreuses entreprises exigent le jizen shōnin, une approbation préalable, pour tout ce qui va au-delà des petites dépenses courantes : dîners des clients, équipement, voyages. Il peut s'agir d'un formulaire, d'un ringisho diffusé pour des timbres ou d'un message adressé à votre responsable. Demandez avant de dépenser, en indiquant le but, les personnes et un montant approximatif ; un gestionnaire qui a approuvé à l'avance remet rarement en question la réclamation par la suite.
La soumission, teishutsu, suit le shime de l'entreprise, souvent mensuellement. Joignez les reçus par ordre de date, agrafés ou dans un fichier clair, ou téléchargez des photos sur le système et remettez le formulaire à votre responsable pour approbation avant qu'il ne soit envoyé à Keiri. Confirmez la date limite et le jour de paiement lors de votre adhésion, car les deux varient considérablement, et notez quelles réclamations nécessitent le reçu original plutôt qu'une photo.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Je prévois un dîner avec la société A la semaine prochaine. Puis-je obtenir une pré-approbation ? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Trois personnes, et j'attends environ cinq mille yens par personne. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | Quand dois-je soumettre mes demandes de remboursement ? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Je soumets les dépenses de ce mois. Veuillez les vérifier. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | J'ai raté le cut-off ; pourrais-tu encore l'accepter ? |
Poser poliment une question à Keiri
L'équipe comptable, Keiri, répond aux mêmes questions de tout le monde tout au long du mois, donc la façon dont vous les posez compte. Ouvrez avec o-isogashii tokoro sumimasen, nommez le sujet avec keihi no ken de et posez une question claire. Dans l'e-mail, mettez le mois et votre nom dans la ligne d'objet. Évitez d'exiger quand : hayaku shite kudasai est une erreur même lorsque vous attendez de l'argent. Demandez plutôt à itsu goro ni narimasu ka.
Si une réclamation est retournée, sashimodoshi, remerciez-les, corrigez-la et soumettez-la à nouveau le même jour. Keiri se souvient de ceux qui facilitent leur travail et du fait que la bonne volonté compte lorsqu'il faut une exception.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Désolé de vous déranger, puis-je vous poser une question sur les dépenses ? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | Ce reçu est-il acceptable ? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | À peu près quand le paiement du mois dernier sera-t-il effectué ? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Pourriez-vous me dire pourquoi il a été renvoyé ? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Je vais le corriger et le soumettre à nouveau aujourd'hui. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Merci de l'avoir signalé. |
Les questions qui pourraient vous être posées
Les questions de comptabilité sont prévisibles. Qui était là et combien, osez nanmei de : cela décide de la catégorie. Quel était le but, nan no apprivoisé ni. Pourquoi cet itinéraire ou ce taxi. Si un reçu couvre des objets personnels ; un ticket de caisse avec une boisson pour vous sera demandé. Si le montant dépasse une limite de l'entreprise qui nécessite le cachet d'un responsable. Préparez les réponses avant de les soumettre et écrivez les principales dans le champ tekiyō afin qu'elles ne soient jamais posées.
Répondez de manière factuelle et brève. Si quelque chose était une véritable erreur, comme réclamer un café personnel, dites-le avec sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshita et demandez-leur de supprimer la ligne. Essayer de le justifier coûte plus cher que le café.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | Ce dîner, avec qui êtes-vous allé et combien de personnes ? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | M. Sato de la société A et deux de notre côté, trois au total. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | S'il vous plaît, dites-moi la raison de ce tarif de taxi. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | Ce reçu comprend-il des objets personnels ? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Désolé, un élément était personnel. Veuillez supprimer ce montant. |
Vocabulaire des dépenses
Ce sont les mots sur le formulaire, dans les menus système et dans l'e-mail de Keiri.
| Mot | En lisant | Signification |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | règlement des dépenses, demande de remboursement |
| 領収書 | ryōshūsho | reçu officiel |
| レシート | reshīto | détaillé jusqu'au glissement |
| 宛名 | atena | nom auquel le reçu est établi |
| 但し書き | tadashigaki | ligne d'objet sur un reçu |
| 交通費 | kōtsūhi | frais de transport |
| 立替 | tatekae | payer de sa poche en premier |
| 仮払い | karibarai | avance de fonds |
| 摘要 | tekiyō | description, champ d'objet |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | catégorie de compte |
| 事前承認 | jizen shōnin | pré-approbation |
| 締め日 | shimebi | date limite |
| 差し戻し | sashimodoshi | une réclamation renvoyée pour correction |
Erreurs qui entraînent le renvoi d'une réclamation
Les mêmes problèmes représentent la plupart des sashimodoshi. Un reçu sans atena lorsque l'entreprise en exige un. Un tekiyō qui dit seulement uchiawase, sans entreprise ni effectif. Une catégorie mal devinée. Les transports ont réclamé un itinéraire plus long que celui raisonnable. Une photo d'un reçu floue ou rognée. Une réclamation déposée après le Shime et reportée le mois suivant sans avertissement. Et, le plus gênant, un objet personnel sur un reçu de travail, qui soulève des questions sur toutes les autres lignes.
Les règles sur tous ces points sont des décisions de l'entreprise : limites, catégories, si les photos sont acceptées et quand il est trop tard. Les habitudes sécuritaires sont les mêmes partout. Demandez le bon reçu à la caisse, notez l'objet au dos ou dans l'application le jour même, demandez à Keiri en cas de doute et soumettez-le avant la date limite, pas dessus.
- Demandez à atena wa kaisha-mei de à la caisse quand un ryōshūsho est nécessaire
- Écrivez le but, l'entreprise et l'effectif dans le champ tekiyō
- Choisissez la catégorie dans la liste ; demander quand deux semblent convenir
- Réclamez l'itinéraire raisonnable et conservez l'historique de la carte IC
- Obtenez une pré-approbation pour les dîners, l’équipement et les voyages
- Soumettez avant le shime et corrigez toute ligne renvoyée le jour même