Les mots pour partir : yūkyū, kyūka et o-yasumi
Commencez par les noms. Kyūka est un congé au sens formel des RH. Yūkyū kyūka, généralement abrégé en yūkyū, est un congé payé, l'allocation que vous cumulez après six mois. Yasumi est le mot courant pour désigner un jour de congé ou une pause, et avec le o- honorifique, il devient le mot que l'on dit à un manager : o-yasumi. Vous parlez donc de yūkyū lorsque vous discutez de votre allocation ou remplissez un formulaire, et vous dites o-yasumi o itadaku lorsque vous le demandez.
Quelques proches valent la peine d'être connus. Hankyū dure une demi-journée. Daikyū est un jour compensatoire pour un jour férié pendant lequel vous avez travaillé. Kekkin est une absence non justifiée, et byōketsu est une absence pour cause de maladie, ce que couvre le guide sur les appels en cas de maladie. Nenkyū est un autre raccourci de nenji yūkyū kyūka, donc un collègue qui dit nenkyū toru signifie le même congé payé.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 有休はあと何日残っていますか。 | Yūkyū wa ato nannichi nokotte imasu ka. | Combien de jours de congés payés me reste-t-il ? |
| 来月、有休を取りたいと思っています。 | Raigetsu, yūkyū o toritai to omotte imasu. | Je pense prendre un congé payé le mois prochain. |
| 午後半休をいただけますか。 | Gogo hankyū o itadakemasu ka. | Puis-je prendre l’après-midi en demi-journée ? |
| 先週の休日出勤の代休を取りたいです。 | Senshū no kyūjitsu shukkin no daikyū o toritai desu. | J'aimerais prendre une journée compensatoire pour travailler le week-end dernier. |
| 休暇の申請はどこからしますか。 | Kyūka no shinsei wa doko kara shimasu ka. | Où déposer une demande de congé ? |
Demander en personne, étape par étape
La façon la plus sûre de poser la question est de poser la question face à face, dans un moment calme, avant de mettre quoi que ce soit dans le système. Ouvrez avec un coussin tel que ima yoroshii desu ka, puis indiquez la date et utilisez le motif itadaku. Se terminer par yoroshii deshō ka ou o-negai dekimasu ka transforme la phrase en question et quitte la salle du manager pour dire laissez-moi vérifier. Un yasumimasu plat, je m'en vais, ressemble à une information plutôt qu'à une demande, ce qui peut mal atterrir même lorsque le congé est votre droit.
Gardez l'échange court : date, demande, une ligne sur la couverture, merci. Si vous avez un rendez-vous fixe, dites-le ; sinon shiyō de, pour des raisons privées, ou yōji ga arimashite, j'ai quelque chose à faire, suffit.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 課長、今少しよろしいでしょうか。 | Kachō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. | Chef, vous avez un moment ? |
| 来週の金曜日にお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか。 | Raishū no kin'yōbi ni o-yasumi o itadakitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | J'aimerais prendre congé vendredi prochain, est-ce que ça te convient ? |
| 私用で、一日お休みをいただけますでしょうか。 | Shiyō de, ichinichi o-yasumi o itadakemasu deshō ka. | Pour des raisons privées, puis-je prendre un jour de congé ? |
| 病院の予約がありまして、午前中だけお休みしたいのですが。 | Byōin no yoyaku ga arimashite, gozenchū dake o-yasumi shitai no desu ga. | J'ai un rendez-vous à l'hôpital, donc j'aimerais juste une matinée de congé. |
| ご都合が悪ければ、別の日にします。 | Go-tsugō ga warukereba, betsu no hi ni shimasu. | Si cela ne vous convient pas, je le ferai un autre jour. |
| ありがとうございます。申請を出しておきます。 | Arigatō gozaimasu. Shinsei o dashite okimasu. | Merci. Je vais soumettre la demande. |
Délais, raisons et transfert en une seule ligne
Le timing compte plus que la formulation. Les règles de l'entreprise en matière de préavis varient et de nombreuses réglementations de travail fixent un nombre minimum de jours, alors vérifiez le vôtre. Au-delà de la règle : renseignez-vous dès que vous le savez, évitez les délais de clôture et de déclaration si vous le pouvez et renseignez-vous avant de payer vos vols. Les managers peuvent légalement modifier le moment du congé dans des cas exceptionnels, jiki henkō, de sorte qu'une demande anticipée donne de la place à tout le monde.
Vous ne devez pas de raison détaillée. Une seule phrase fait l'affaire : shiyō de pour des affaires privées, kazoku no yōji de pour une affaire familiale, tsūin de pour un rendez-vous médical, ryokō de pour un voyage. Un simple shiyō desu est une réponse complète.
Le geste qui transforme une demande en un oui facile est la ligne de passation : dites en une phrase ce qui arrive à votre travail pendant votre absence. Les collègues se souviennent si vos absences leur ont créé du travail.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 急で申し訳ないのですが、明後日お休みをいただけないでしょうか。 | Kyū de mōshiwake nai no desu ga, asatte o-yasumi o itadakenai deshō ka. | Je suis désolé, le préavis est court, mais puis-je prendre congé après-demain ? |
| その日の対応は田中さんにお願いしてあります。 | Sono hi no taiō wa Tanaka-san ni onegai shite arimasu. | J'ai demandé à Tanaka de couvrir les choses ce jour-là. |
| 締め切りの資料は前日までに仕上げておきます。 | Shimekiri no shiryō wa zenjitsu made ni shiagete okimasu. | Je terminerai les documents relatifs à la date limite la veille. |
| 当日は特に予定が入っていません。 | Tōjitsu wa toku ni yotei ga haitte imasen. | Il n'y a rien de particulier prévu ce jour-là. |
| 緊急の場合は携帯に連絡いただければ対応します。 | Kinkyū no baai wa keitai ni renraku itadakereba taiō shimasu. | En cas d'urgence, je peux répondre si vous contactez mon portable. |
Demander par chat et par email
De nombreuses équipes gèrent désormais les congés via un outil de chat ou un système RH, avec un rendez-vous en face-à-face uniquement pour les pauses plus longues. Les messages de chat sont plus courts que les e-mails mais utilisent les mêmes verbes humbles. Commencez par le nom et o-tsukaresama desu, indiquez la date et la demande, ajoutez la ligne de couverture et terminez par yoroshiku onegai itashimasu. Les e-mails ajoutent une ligne d'objet courte et une conclusion légèrement plus complète.
Les lignes ci-dessous sont des éléments de modèle que vous pouvez réutiliser dans l'ordre. Si votre entreprise utilise un système d'approbation, le message se transforme souvent en une note de courtoisie disant shinsei o dashimashita, j'ai soumis la demande.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 件名：休暇申請のお願い（10月3日） | Kenmei: Kyūka shinsei no onegai (jūgatsu mikka) | Objet : Demande de congé (3 octobre) |
| お疲れさまです。山本です。 | O-tsukaresama desu. Yamamoto desu. | Bonjour, c'est Yamamoto. |
| 私用のため、10月3日（金）に有給休暇を取得したく、ご連絡いたしました。 | Shiyō no tame, jūgatsu mikka (kin) ni yūkyū kyūka o shutoku shitaku, go-renraku itashimashita. | Je vous écris car je souhaite prendre un congé payé le vendredi 3 octobre pour des raisons privées. |
| 不在中の業務は佐藤さんに引き継ぎ済みです。 | Fuzai-chū no gyōmu wa Satō-san ni hikitsugi-zumi desu. | Le travail pendant mon absence a déjà été confié à Sato. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Je vous serais reconnaissant de bien vouloir confirmer. |
| システムから申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shisutemu kara shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | J'ai soumis la demande dans le système, j'apprécierais donc votre approbation. |
Ce que répond le patron
Les réponses sont de trois types : oui, laissez-moi vérifier, et pouvez-vous la déplacer. Les apprenants manquent parfois celui du milieu, car Kakunin shimasu, je vais vérifier, semble neutre, mais cela signifie que la réponse n'est pas encore oui. Un véritable oui est daijōbu desu, ii desu yo, ou un non occasionnel, ii yo. Une demande de déplacement de date est généralement accompagnée d'un motif, comme une visite chez un client, et d'une alternative.
Lorsque la réponse est un report, ne discutez pas et ne vous couchez pas en silence : proposez un autre rendez-vous sur-le-champ ou dites que vous allez vérifier. Lorsque la réponse est oui, remerciez-les, soumettez la demande formelle et, pour des pauses plus longues, rappelez-le à l'équipe un jour ou deux avant.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 大丈夫ですよ。ゆっくり休んでください。 | Daijōbu desu yo. Yukkuri yasunde kudasai. | C'est très bien. Reposez-vous bien. |
| その日はちょっと厳しいかな。別の日にできる？ | Sono hi wa chotto kibishii ka na. Betsu no hi ni dekiru? | Cette journée pourrait être difficile. Pourriez-vous faire un autre jour ? |
| 予定を確認して、あとで返事しますね。 | Yotei o kakunin shite, ato de henji shimasu ne. | Je vérifierai le planning et je reviens vers vous. |
| 引き継ぎだけしっかりお願いね。 | Hikitsugi dake shikkari onegai ne. | Assurez-vous simplement que le transfert est solide. |
| 承知しました。では、木曜日ではいかがでしょうか。 | Shōchi shimashita. Dewa, mokuyōbi de wa ikaga deshō ka. | Compris. Et jeudi ? |
| ありがとうございます。それでは、当日はよろしくお願いいたします。 | Arigatō gozaimasu. Sore de wa, tōjitsu wa yoroshiku onegai itashimasu. | Merci. Alors, je compte sur toi ce jour-là. |
Laissez le vocabulaire que vous rencontrerez sur les formulaires et dans le chat
Les formulaires de congé et les portails RH utilisent un vocabulaire écrit compact qui diffère de ce que les gens disent à voix haute. Le tableau rassemble les mots que vous lirez sur un formulaire shinsei, dans le règlement de travail et dans le chat en équipe. Les types qui existent, le nombre de jours qu'ils durent et s'ils sont payés dépendent de votre entreprise.
| Mot | En lisant | Signification |
|---|---|---|
| 有給休暇 | yūkyū kyūka | Congé payé, généralement abrégé en yūkyū |
| 年休 | nenkyū | Congé annuel, encore un raccourcissement de la même chose |
| 半休 | hankyū | Congé d'une demi-journée, matin (gozen) ou après-midi (gogo) |
| 時間単位有休 | jikan-tan'i yūkyū | Congé horaire payé, lorsque l'entreprise le permet |
| 代休 | daikyū | Jour compensatoire pour travailler un jour férié |
| 振替休日 | furikae kyūjitsu | Jour de congé échangé organisé à l'avance |
| 特別休暇 | tokubetsu kyūka | Congé spécial, par exemple mariage ou décès |
| 慶弔休暇 | keichō kyūka | Congé pour les célébrations et les condoléances |
| 欠勤 | kekkin | Absence sans congé, non rémunérée et constatée |
| 申請 | shinsei | Demande ou demande |
| 承認 | shōnin | Approbation, sur quoi le gestionnaire clique |
| 取得 | shutoku | Prendre congé, le verbe formel sur les formulaires |
Vous verrez également leshutoku-ritsu, le taux d'utilisation, dans les avis encourageant les gens à utiliser leur congé. Les entreprises doivent veiller à ce que leur personnel prenne un minimum de jours chaque année. Il est donc normal qu'un manager vous incite à utiliser votre yūkyū et non un indice.
Avant, pendant et après : une courte liste de contrôle
La demande n'est que la première étape. Bien prendre congé signifie que la journée se passe sans que personne ne vous poursuive et que vous revenez d'une manière qui préserve la bonne volonté.
- Vérifiez la règle de préavis dans le règlement de travail et demandez le plus tôt possible
- Demandez d'abord au responsable, en personne ou par chat, puis soumettez la demande formelle
- Écrivez une ligne sur qui couvre quoi et dites-le directement à cette personne
- Mettez l'absence dans le calendrier partagé et définissez une réponse d'absence du bureau
- Pour des pauses plus longues, envoyez un bref rappel à l'équipe un jour ou deux avant
- Laissez une note sur votre bureau ou discutez avec le contact pour les questions urgentes
- Au retour, dites tadaima modorimashita et remerciez celui qui a couvert
- Apportez un petit omiyage après un voyage si c'est la coutume dans votre bureau
Les remerciements en retour sont l'étape que les apprenants sautent. Un court o-yasumi o itadaki, arigatō gozaimashita au manager et un fuzai-chū wa arigatō gozaimashita au collègue qui a couvert boucle la boucle et facilite la demande suivante.
Les erreurs à éviter
L'erreur la plus courante est grammaticale : en disant yasumimasu, je m'en vais, pour faire une déclaration à un manager. Ce n'est pas impoli en soi, mais cela dépasse le cadre de demande auquel les employeurs japonais s'attendent, et c'est ce que veulent dire les gens lorsqu'ils se plaignent qu'un collègue étranger vient d'annoncer leurs vacances. Enveloppez-le dans itadakitai no desu ga et le même contenu devient une demande polie.
La deuxième erreur est l'ordre : réserver le voyage, puis demander. Le troisième est trop explicatif, offrant une longue histoire personnelle alors que shiyō de ferait l'affaire. La quatrième consiste à traiter Kakunin Shimasu comme un oui. Attendez l'approbation, puis agissez.
Enfin, ne disparaissez pas le jour même sans un message d'absence du bureau et un contact. Être injoignable alors que personne ne savait que vous étiez absent est ce que les collègues se souviennent.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 金曜日、休みます。 | Kin'yōbi, yasumimasu. | Je pars vendredi. (Cela ressemble à une annonce ; évitez-le à un manager.) |
| 金曜日にお休みをいただけないでしょうか。 | Kin'yōbi ni o-yasumi o itadakenai deshō ka. | Puis-je éventuellement prendre congé vendredi ? (La version polie.) |
| すみません、先に飛行機を取ってしまいました。 | Sumimasen, saki ni hikōki o totte shimaimashita. | Désolé, j'ai déjà réservé le vol. (La situation à éviter.) |
| ご承認いただけましたでしょうか。 | Go-shōnin itadakemashita deshō ka. | A-t-il été approuvé ? (Un doux suivi après Kakunin shimasu.) |
| 先日はお休みをいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa o-yasumi o itadaki, arigatō gozaimashita. | Merci de m'avoir laissé prendre un jour de congé l'autre jour. |