Japonais pour les réunions en ligne et les appels de travail à distance

Rejoindre l'appel et les trente premières secondes

L'ouverture d'un appel vidéo japonais est compressée. Vous saluez, vous vous nommez et vous confirmez que l'audio fonctionne, généralement en deux phrases. Les collègues reçoivent otsukaresama desu ; toute personne extérieure à votre entreprise obtient osewa ni natte orimasu. Dites votre entreprise et votre nom même si votre vignette les affiche, car la moitié des participants sont encore en train de nous rejoindre et personne ne lit encore les étiquettes de nom.

Si vous êtes l'hôte, vous marquez également le départ à haute voix. Attendre silencieusement que les gens remarquent que tout le monde est arrivé gaspille la première minute de chaque appel. Une courte ligne indiquant que les membres sont là et que vous allez commencer est suffisante, et cela donne aux retardataires un point clair pour lequel ils peuvent s'excuser.

Une phrase pour chaque chose qui ne va pas

Les problèmes de connexion sont la seule partie d’une réunion à distance où vous ne pouvez pas vous permettre de rédiger une phrase à partir de zéro. Quelque chose se brise, dix secondes de silence s'ensuivent et tout le monde attend. La solution consiste à apprendre une ligne fixe par panne afin que la réaction soit automatique. Chacun d’entre eux est neutre en termes de politesse et travaille aussi bien avec ses collègues qu’avec ses clients.

Remarquez à quelle fréquence yō desu apparaît. Dire que quelque chose semble se produire, plutôt que de l’énoncer catégoriquement, éloigne la remarque du blâme, ce qui est important lorsque le problème peut se situer à l’une ou l’autre extrémité de la ligne. C’est le même adoucissement que vous utiliseriez pour signaler tout fait gênant au travail.

Problème audio dans les phrases complètes

Au-delà des réactions d'une seule ligne, vous avez besoin de quelques phrases plus longues : une pour vérifier si le problème est le vôtre ou le leur, une pour dire ce que vous êtes sur le point de faire à ce sujet et une pour revenir à un appel téléphonique. Dites ce que vous faites avant de le faire, car un participant qui disparaît subitement sans un mot laisse la réunion au point mort pendant que tout le monde devine.

La réponse à votre chèque est courte : hai, kikoete orimasu ou sukoshi togiremashita. Si vous entendez le deuxième, ne répétez pas tout le paragraphe. Répétez uniquement la dernière phrase, légèrement plus lentement, puis demandez si cette partie a été comprise.

Partager votre écran

Le partage d'écran a un petit script fixe : annoncez-le, vérifiez qu'il est visible, racontez votre déplacement dans le document et annoncez la fin. Le verbe kyōyū suru couvre le partage, et sasete itadakimasu est la manière polie de dire que vous êtes sur le point de faire quelque chose devant les gens. Confirmer la visibilité une fois n’est pas difficile ; une fenêtre partagée qui ne s'affiche pas peut faire perdre plusieurs minutes.

Demander à quelqu'un de réactiver le son

Il existe deux registres pour cela. Le formulaire de demande, myūto o kaijo shite itadakemasu deshō ka, est poli et direct. La forme d'observation, maiku ga myūto ni natte iru yō desu, pointe vers la situation plutôt que vers la personne et constitue le choix le plus doux avec un client ou un collègue senior. Les deux sont utilisés constamment et aucun ne provoque d’irritation à moins que votre ton ne le fournisse.

Lorsque c'est vous qui avez parlé en sourdine, gardez la récupération courte. Un shitsurei shimashita, puis répétez le point, puis continuez. Les apprenants ont tendance à s'excuser à l'excès, ce qui transforme un faux-pas de deux secondes en une interruption de trente secondes pour tous les autres participants à l'appel.

À tour de rôle sans les signaux d'une pièce

Dans une salle de réunion, vous réclamez un tour de corps : vous vous asseyez, respirez, croisez le regard de la chaise. Rien de tout cela ne survit à une grille de petites tuiles et à une image retardée, les signaux doivent donc se transformer en mots. Les Japonais en ont de jolis prêts à l'emploi. Itten, yoroshii deshō ka demande un seul point et promet d'être bref, ce qui facilite l'octroi.

Clôturer votre tour compte tout autant. Ijō desu est un point clair qui indique à la salle que le microphone est libre et que sans lui, deux personnes commenceront en même temps. Lorsque cela se produit, ne négociez pas : l’un de vous dit immédiatement osaki ni dōzo et l’autre continue simplement. Nommer l’orateur suivant est le moyen le plus rapide de remédier à un silence gênant.

Pourquoi le rythme aizuchi s'interrompt sur une ligne lente

Les conversations en japonais s'effectuent sur de fréquents signaux de retour. En personne, vous produisez hai, ee et naruhodo toutes les quelques secondes, et l'orateur les utilise pour savoir que vous êtes toujours avec eux. C’est l’une des habitudes qu’un apprenant s’efforce d’acquérir le plus durement, et lors d’un appel vidéo, elle peut se retourner discrètement contre vous. Votre hai quitte votre bouche dans un espace vide, parcourt une ligne retardée et arrive au-dessus du mot suivant de l'orateur.

Le résultat est un appel où l'orateur continue de s'arrêter parce qu'il semble que vous l'interrompiez, ou où vous vous figez tous les deux dans la même demi-seconde puis vous excusez. Ce n’est pas un problème de langue ni d’impolitesse. C'est une question de timing, et la solution consiste à changer la destination des signaux plutôt que de les laisser tomber, car un auditeur complètement silencieux se lit comme désengagé ou mécontent pour un locuteur japonais.

• Gardez l'appareil photo allumé et hochez visiblement la tête. En vidéo, le hochement de tête porte la charge que hai porte dans une pièce.
• Conservez l'aizuchi parlé pour les limites des clauses et pour la fin d'un tour, pas pour chaque phrase.
• Utilisez une confirmation plus longue au lieu de plusieurs courtes, afin qu'elle survive à un retard sans atterrir au milieu du mot.
• Si vous et l'orateur entrez en collision, arrêtez complètement et laissez-le continuer plutôt que d'échanger des excuses.
• En tant qu'orateur, faites délibérément une pause toutes les quelques phrases pour donner aux signaux retardés quelque part où arriver.

Que dire au lieu d'un back-channel constant

Remplacez la quantité par le poids. Une confirmation claire à la fin d’une section montre que vous l’avez bien mieux suivie qu’une dispersion de cheveux arrivant à des points aléatoires. Ces lignes donnent également à l'orateur un endroit naturel pour s'enregistrer, c'est pourquoi les hôtes les utilisent à la fin de chaque point de l'ordre du jour.

Utiliser la boîte de discussion

Le panneau de discussion véhicule de véritables conventions dans les réunions japonaises. Les liens, l'orthographe, les numéros et les noms d'entreprises y sont placés plutôt que dans l'audio, car ils survivent à une mauvaise connexion et peuvent être copiés. Annoncez tout ce que vous publiez, car tout le monde n'a pas le panneau ouvert, et dites quand vous répondrez à une question qui vous est arrivée par écrit plutôt que d'y répondre en silence.

Enregistrement et minutes

Demandez avant d'enregistrer, à chaque fois, et demandez sous une forme qui facilite le refus. Sashitsukae nakereba, c'est-à-dire s'il ne cause aucun inconvénient, est l'ouvreur standard. Les procès-verbaux sont des gijiroku, et dire à haute voix qui les prend est une pratique normale, en partie pour que cette personne puisse demander une pause lorsque la discussion dépasse sa capacité de frappe.

Clôture de l'appel

Les fins de vidéo sont abruptes, car il n’y a pas de marche jusqu’à la porte ni de bavardage pendant que les gens rassemblent leurs papiers. Cela rend la séquence de clôture plus importante, pas moins : signalez que le temps est presque écoulé, résumez ce qui se passe ensuite, remerciez tout le monde, puis partez. Dites la prochaine action à voix haute, même si elle est déjà dans quelques minutes, car c'est la dernière chose dont on se souviendra.

Ne fermez pas la fenêtre sur la dernière syllabe. Laissez une seconde de silence après le shitsurei itashimasu afin que les réponses tardives des autres participants puissent arriver et que personne ne soit coupé au milieu de son propre au revoir.