Trois types de hikitsugi et quand ils commencent
Hikitsugi couvre trois situations qui semblent différentes mais utilisent le même langage. Avant kyūka, partez, vous confiez les tâches qui seront dues pendant votre absence, généralement à un collègue et généralement dans un court message accompagné d'un mot en personne. Avant le jinji idō, une mutation au sein de l'entreprise, vous cèdez un rôle complet, souvent dans les semaines entre l'annonce et la date du déménagement. Avant le taishoku, la démission, vous remettez tout, et l'entreprise s'attend à ce que tout soit terminé avant votre dernier jour.
Le timing est l’endroit où les apprenants se font prendre. Le congé nécessite un jour ou deux de préparation. Un transfert commence le jour où il est annoncé. Un transfert de démission s'étend sur toute la période de préavis et de nombreux managers demanderont un hikitsugi keikaku, un plan de transfert, au cours de la première semaine. Les attentes de l'entreprise diffèrent, alors demandez à quoi ressemble normalement le hikitsugi de l'équipe.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | J'aimerais remettre le travail pour mon congé la semaine prochaine. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Avec mon transfert, je confierai mes fonctions à Tanaka. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | J'ai l'intention de remettre tout mon travail avant de partir. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Je vais élaborer un plan de transfert cette semaine. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Qui sera mon successeur ? |
Le hikitsugisho : ce qui se passe dans le document
Le hikitsugisho est l’épine dorsale de la passation de pouvoir. Il est lu par votre successeur, votre manager et, des mois plus tard, par quiconque doit répondre à une question que personne d'autre ne peut répondre. Écrivez-le en desu et masu simples ou dans le style riche en noms des documents internes, selon celui utilisé par votre équipe, et organisez-le par tâche plutôt que par date. Pour chaque tâche : à quoi elle sert, à quelle fréquence elle se produit, dans quel état elle se trouve, qui est impliqué, où se trouvent les fichiers et qu'est-ce qui pourrait mal tourner.
Deux choses rendent un hikitsugisho véritablement utile. Le premier est le keii, l'histoire : pourquoi un client est traité d'une certaine manière, quelles décisions ont été prises et par qui. La seconde concerne les règles non écrites : le client qui n'aime pas les appels téléphoniques, le rapport qui doit d'abord être adressé à une personne en particulier. Celles-ci n'apparaissent jamais dans les procédures officielles, et c'est exactement ce qu'un successeur ne peut pas découvrir seul.
| Section | En lisant | Quoi écrire |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Liste des tâches avec objectif et fréquence |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Statut actuel de chaque tâche |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Personnes responsables et personnes impliquées |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Coordonnées clients et fournisseurs |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Délais et calendrier récurrent |
| 保管場所 | hokan basho | Où sont conservés les fichiers, formulaires et enregistrements |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Problèmes en attente et problèmes ouverts |
| 経緯 | keii | Histoire et raisons des décisions |
| 注意点 | chūi-ten | Points à surveiller, y compris les règles non écrites |
| マニュアル | manyuaru | Liens vers des procédures et des manuels |
Les mots de passe et les détails du compte sont généralement transmis via le propre système de l'entreprise et ne sont pas écrits dans le document. Demandez au service informatique comment votre entreprise les gère.
Phrases pour la remise
La procédure pas à pas parlée suit le document. Asseyez-vous avec votre successeur, parcourez chaque tâche et dites ce que le document ne peut pas dire : le ton auquel un client s'attend, les parties d'un processus qui sont plus lentes qu'il n'y paraît. Utilisez hikitsugimasu pour l'acte, o-negai shimasu pour la demande et go-fumei na dix, points peu clairs, pour poser des questions. Gardez la procédure pas à pas en desu et masu même avec un collègue proche ; la formalité signale qu'il s'agit d'un transfert officiel de responsabilité.
Terminez en disant quand vous serez joignable et pour combien de temps. Dans de nombreuses entreprises, il est normal de répondre aux questions d'un successeur quelques semaines après un transfert ; après la démission, c'est une courtoisie, pas une obligation, et vous pouvez fixer poliment des limites.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Ce projet est actuellement au stade où le devis a été soumis. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Les détails sont résumés à la page trois du document de remise. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Avec ce client, un appel téléphonique permet de faire avancer les choses plus rapidement qu'un e-mail. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Si quelque chose n'est pas clair, demandez-moi à tout moment. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Jusqu'à la fin du mois prochain, je peux répondre aux questions. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Cela achève la passation de mes fonctions. |
Phrases pour recevoir un transfert
Lorsque vous êtes le successeur, votre travail consiste à demander. Les collègues japonais abandonnent souvent ce qu'ils pensent important et oublient ce qu'ils ont cessé de remarquer, de sorte que les questions que vous posez façonnent ce que vous obtenez. Renseignez-vous d'abord sur les priorités, puis sur l'historique, puis sur les problèmes en suspens, puis sur les personnes. Confirmez ce que vous avez entendu avec iu koto desu ne, pour que ce soit le cas, et écrivez vous-même la réponse dans le document, car la personne sortante n'aura pas le temps.
Montrez que vous prenez le travail au sérieux sans faire de promesses excessives. Hikitsugasete itadakimasu, je vais le reprendre, et shikkari hikitsugimasu, je vais le reprendre correctement, sont les lignes standards, et un court remerciement à la fin pour le temps passé est attendu.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Parmi celles-ci, laquelle est la plus urgente ? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Pourriez-vous me raconter l'historique de ce projet ? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Y a-t-il des problèmes en suspens en ce moment ? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Y a-t-il quelqu'un chez le client avec qui je devrais être particulièrement prudent ? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Cela signifie donc que la facture est envoyée à la fin du mois, n'est-ce pas ? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Je vais m'en charger correctement. Merci pour votre temps. |
Présentation du successeur aux clients
Les clients sont remis en deux étapes. Vient d’abord l’e-mail kōnin no go-shōkai : vous annoncez le changement, nommez le successeur, copiez-le et remerciez le client pour son soutien. Le successeur répond ensuite au fil de discussion par une courte présentation. Vient ensuite une visite ou un appel conjoint, au cours duquel vous les présentez face à face et prenez du recul pendant qu’ils parlent. Après votre dernier jour, le successeur envoie lui-même un suivi.
Les lignes ci-dessous sont les éléments de cet e-mail et l'introduction orale. Gardez un ton chaleureux et légèrement formel et évitez d'expliquer pourquoi vous partez ; un simple isshin ni yori, pour des raisons personnelles, est tout ce dont un client a besoin.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Objet : Avis de changement de personne-ressource |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | À compter du 1er avril, je cesserai d'être votre interlocuteur. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Mon successeur sera Sato du même département. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Merci sincèrement pour tout votre soutien pendant mon mandat dans ce rôle. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Sato et moi viendrons vous saluer en personne sous peu. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Je suis Sato, le successeur. J'ai hâte de travailler avec vous. |
Une liste de contrôle de passation de pouvoir pour le côté donateur
La liste ci-dessous couvre le côté don depuis l’annonce jusqu’au dernier jour. Tous les éléments ne s'appliquent pas à un congé de courte durée, mais pour un transfert ou une démission, travailler sur tout cela est ce à quoi les collègues s'attendront en silence.
- Convenez d'abord du successeur et du calendrier de transfert avec votre responsable
- Mettre à jour ou rédiger le hikitsugisho, organisé par tâche, avec statut et historique
- Rangez les dossiers partagés et les fichiers de noms pour qu'un étranger puisse les trouver
- Guidez le successeur à travers le document en personne, tâche par tâche
- Envoyer l'e-mail de notification au client avec le successeur copié
- Effectuer des visites ou des appels communs aux clients les plus importants
- Remettez les comptes et les mots de passe via le processus officiel de l'entreprise
- Annuler ou transférer des réunions récurrentes, des abonnements et des rôles système
- Dites quand vous répondrez encore aux questions et pendant combien de temps
- Remerciez le successeur, votre manager et l'équipe lors de votre dernier jour
Pour un court congé, la liste se réduit à trois lignes : dites à un collègue ce qui est dû, écrivez où se trouvent les fichiers et affichez un message d'absence du bureau.
Les erreurs à éviter
L’erreur la plus courante est un transfert de responsabilité qui ne vit que dans votre tête, livré sous forme d’une conversation précipitée le dernier après-midi. Écrivez-le tôt et laissez la conversation suivre le document. La seconde consiste à répertorier les tâches sans historique : un successeur qui sait quoi faire mais ne sait pas pourquoi répétera les anciennes erreurs. La troisième consiste à oublier les clients, qui se souviendront d’avoir appris le changement grâce à un e-mail renvoyé.
Du côté de la réception, l’erreur est la politesse qui vous empêche de demander. Hocher la tête lors d'une procédure pas à pas et découvrir les lacunes un mois plus tard n'aide personne. Demandez, confirmez, notez-le. Et des deux côtés, ne considérez pas le hikitsugi comme facultatif car vous partez uniquement en vacances ; un message de deux lignes sur ce qui est dû est toujours un transfert, et le sauter est remarqué.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Je n'ai pas eu le temps, alors je vais vous expliquer verbalement. (Évitez ; écrivez-le.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Je vais d'abord envoyer le document de remise, alors s'il vous plaît, lisez-le et donnez-moi ensuite un peu de temps. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Il n'y a pas de problèmes particuliers. (C'est rarement vrai ; listez les problèmes en suspens.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Il y a eu un différend avec le client à ce sujet une fois, je vais donc vous expliquer l'historique. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Compris. (Bien, mais suivez-le avec une question.) |