La forme d'une annulation
Les annulations en japonais suivent une forme cohérente, et le savoir signifie que vous remplissez un modèle plutôt que de composer sous le stress. Excuses, raison, alternative et excuses ou remerciements de clôture.
L’élément que les apprenants omettent le plus souvent est l’alternative, qui est celle qui fait le plus de travail. Sans cela, une annulation se lit comme la fin de l’accord plutôt que comme une modification de celui-ci, peu importe à quel point le reste était des excuses.
L’élément que les apprenants en font le plus souvent est la raison. Une longue explication peut suggérer que vous vous attendez à être jugé, et elle invite à un examen minutieux qu'une courte raison évite complètement.
Annulation avec suffisamment de préavis
Avec un préavis de plusieurs jours, une annulation est un événement administratif mineur et le langage est donc léger. De brèves excuses, un bref motif et une nouvelle proposition suffisent, et un message est tout à fait approprié.
Gardez les excuses proportionnées. Des excuses extrêmement lourdes pour un changement effectué une semaine à l’avance semblent étranges et aggravent la situation.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| すみません、その日、都合が悪くなりました。 | Sumimasen, sono hi, tsugō ga waruku narimashita. | Désolé, ce jour est devenu gênant. |
| 急に用事ができてしまって。 | Kyū ni yōji ga dekite shimatte. | Quelque chose est survenu soudainement. |
| 来週の同じ時間はいかがですか。 | Raishū no onaji jikan wa ikaga desu ka. | Et à la même heure la semaine prochaine ? |
| ほかの日でも大丈夫でしょうか。 | Hoka no hi demo daijōbu deshō ka. | Est-ce qu'un autre jour conviendrait ? |
| ご都合のいい日を教えてください。 | Gotsugō no ii hi o oshiete kudasai. | S'il vous plaît laissez-moi savoir un jour qui vous convient. |
| 直前でなくてよかったです。 | Chokuzen de nakute yokatta desu. | Je suis heureux que ce ne soit pas à la dernière minute. |
Il est préférable de proposer une heure précise plutôt que de demander quand cela leur convient. Il est plus facile de répondre et cela indique que vous avez l’intention que la réunion ait lieu.
Annulation le jour même
L’annulation le jour même est un registre différent. Les excuses sont plus complètes, la raison doit être réelle, et avec toute personne senior ou ayant une entreprise, on s'attend à un appel téléphonique plutôt qu'à un message.
La raison importe plus ici que le préavis, mais elle n’a toujours pas besoin de détails. Ce qui est reconnu, c'est la gêne occasionnée et non le mérite de votre excuse.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 直前のご連絡になり、申し訳ありません。 | Chokuzen no gorenraku ni nari, mōshiwake arimasen. | Je suis désolé pour l'avis de dernière minute. |
| 体調を崩してしまいまして。 | Taichō o kuzushite shimaimashite. | Je suis devenu malade. |
| 急な仕事が入ってしまいました。 | Kyū na shigoto ga haitte shimaimashita. | Des travaux urgents sont apparus. |
| ご迷惑をおかけして、申し訳ございません。 | Gomeiwaku o okake shite, mōshiwake gozaimasen. | Je suis vraiment désolé pour le désagrément. |
| 改めてご連絡いたします。 | Aratamete gorenraku itashimasu. | Je vous recontacterai. |
| キャンセル料はお支払いします。 | Kyanseru-ryō wa oshiharai shimasu. | Je paierai les frais d'annulation. |
Être en retard, ce n'est pas la même chose
Le retard nécessite un message différent de celui de l’annulation, et le contenu essentiel est un chiffre. Dire que vous serez en retard est beaucoup moins utile que de dire que vous serez en retard de quinze minutes, car l'autre personne décide quoi faire pendant qu'elle attend.
Envoyez-le dès que vous le savez, pas lorsque vous êtes déjà en retard. Un message envoyé à l'avance est une courtoisie ; le même message envoyé au moment de la réunion est un rapport.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 十五分ほど遅れそうです。 | Jūgo-fun hodo okuresō desu. | Je serai en retard d'une quinzaine de minutes. |
| 電車が遅れていて、すみません。 | Densha ga okurete ite, sumimasen. | Le train est en retard, désolé. |
| 先に始めていてください。 | Saki ni hajimete ite kudasai. | S'il vous plaît, commencez sans moi. |
| 着いたら連絡します。 | Tsuitara renraku shimasu. | Je vous enverrai un message à mon arrivée. |
| お待たせして申し訳ありません。 | Omatase shite mōshiwake arimasen. | Je suis désolé de vous avoir fait attendre. |
| もう少しで着きます。 | Mō sukoshi de tsukimasu. | J'y serai sous peu. |
Leur dire de commencer sans vous est une chose vraiment utile à dire. Cela supprime leur décision et est presque toujours apprécié.
Comment le libellé évolue avec préavis
La même annulation nécessite un langage différent selon le moment où elle se produit, et un niveau erroné dans les deux sens est perceptible. S’excuser excessivement une semaine à l’avance est étrange ; sous-excuser une heure à l’avance est un problème.
Ce tableau mérite d’être lu une fois, puis d’être internalisé comme une échelle approximative plutôt que comme une règle.
| Avis | Canal | Niveau d'excuses | Raison nécessaire |
|---|---|---|---|
| Une semaine ou plus | Message | Lumière | Facultatif |
| Quelques jours | Message | Modéré | Bref |
| La veille | Message ou appel | Plus complet | Bref, vrai |
| Le même jour | Appel | Complet | Réel |
| Après le temps | Appeler, puis en personne | Plein, répété | Réel |
La réparation qui arrive après
Une annulation n'est pas terminée lorsque le message est envoyé. La prochaine fois que vous voyez la personne, un bref accusé de réception la ferme, et sauter cela laisse un petit résidu dans une relation au fil du temps.
Cela devrait être court. Une phrase, une fois, puis continuez ; y revenir à plusieurs reprises le rend plus grand plutôt que plus petit.
Parce que ce sont des situations que l’on rencontre sous pression, il vaut la peine de les répéter à haute voix à l’avance. Lancer un appel d'annulation en tant que jeu de rôle avec votre AI Sensei dans la classe 3D immersive d'Unihongo est une petite pratique avec un taux de réussite inhabituellement élevé, puisque presque tout le monde doit éventuellement passer un de ces appels.
Un accusé de réception en personne, puis rien de plus. C’est toute la réparation, et elle est plus efficace que n’importe quelle formulation du message original.