Phrases d'e-mails professionnels japonais qui semblent naturelles

Le squelette fixe d'un email professionnel japonais

Chaque courrier électronique professionnel externe au Japon est construit à partir des sept mêmes parties, dans le même ordre. Les apprenants qui ont des difficultés avec le courrier électronique en japonais ne manquent généralement pas de vocabulaire ; ils écrivent un e-mail en anglais avec des mots japonais, donc les parties arrivent dans le mauvais ordre et les phrases de courtoisie disparaissent. Mémorisez le cadre et l’écriture se réduit à deux ou trois phrases au milieu.

Les parties que vous composez réellement sont la ligne de but et le corps. Tout le reste est constitué de texte prédéfini, c'est pourquoi des collègues japonais peuvent produire un e-mail correct en quatre-vingt-dix secondes et pourquoi un apprenant qui connaît le cadre peut faire de même.

La ligne du destinataire et le message d'ouverture

Un e-mail japonais s'ouvre avec le destinataire écrit sur la première ligne, avant tout message d'accueil. Le formulaire complet est l'entreprise, le département, puis le nom personnel avec 様 : 株式会社ABC 営業部 田中様. Ne lâchez 株式会社 qu’après plusieurs échanges, et ne lâchez jamais 様. Si vous ne savez pas qui le lira, ご担当者様 vous couvre. Au sein de votre propre entreprise, la ligne est généralement 田中部長 ou 田中さん, avec un titre de poste remplaçant 様 lorsque la personne en a un.

La deuxième ligne est いつもお世話になっております, qui n'est ni une question ni une déclaration de fait. Il apparaît dans pratiquement tous les e-mails et réponses professionnels externes, de sorte qu'un lecteur qui ne le voit pas remarque l'écart. Pour un premier contact, utilisez plutôt 初めてご連絡いたします, et si vous écrivez en tant que client de quelqu'un plutôt que fournisseur, お世話になっております sans いつも est tout à fait normal.

Se nommer et aller droit au but

La troisième ligne est votre propre nom, préfixé par votre entreprise : ABC社の山田です, ou 株式会社ABCの山田と申します lorsque vous souhaitez plus de formalité. Ne commencez pas la phrase par 私 et n'attachez jamais 様 ou さん à votre propre nom. Ensuite, indiquez pourquoi vous écrivez, en une phrase, avant tout arrière-plan, en utilisant 〜の件でご連絡いたしました. L'écriture commerciale japonaise est axée sur la conclusion, de la même manière que le japonais commercial parlé : le lecteur doit savoir ce que veut le message à la fin de la quatrième ligne, et l'explication suit.

Demander à quelqu'un de faire quelque chose

Les demandes sont classées en fonction de la marge de manœuvre qu'elles laissent au lecteur pour refuser. お願いいたします est simple et neutre. ご確認いただけますでしょうか est plus doux, car il est formulé comme une question de savoir si le lecteur est capable d'aider. ご対応いただけますと幸いです est encore plus doux, disant littéralement que ce serait une chance pour vous. Deux coussins font la majeure partie du travail restant : お手数ですが, signifiant désolé pour le problème, et 恐れ入りますが, signifiant je suis désolé de m'imposer, tous deux assis devant la demande. Donnez une date limite sous forme de date plutôt que le plus tôt possible.

J'attends une réponse et m'excuse pour le retard

La poursuite se fait en tenant compte de la possibilité que le message se soit égaré, ce qui permet au lecteur de sauver la face. その後いかがでしょうか demande où en sont les choses sans accuser personne de quoi que ce soit. 行き違いでしたら申し訳ございません dit désolé si nos messages se croisent, et c'est le coussin standard pour un deuxième rappel. Ce n’est qu’après deux de ces phrases qu’un écrivain japonais fixe un délai avec fermeté, et même dans ce cas, la phrase reste polie.

Pour votre propre réponse tardive, ご返信が遅くなり申し訳ございません est le cheval de bataille. Excusez-vous en une seule ligne, évitez d’expliquer longuement et allez directement au fond, car une longue excuse se lit comme un échec plus important que le retard lui-même. 申し訳ございません est la forme écrite ; すみません est trop léger pour le courrier externe, et 申し訳ありません se situe entre les deux et convient à un usage interne.

Pièces jointes, planification et dire non

Trois applications de routine disposent chacune de leur propre ligne fixe. Une pièce jointe est annoncée avec 添付いたします et décrite dans la même phrase, car un fichier nu sans mots d'accompagnement se lit comme étant imprudent. Scheduling propose des créneaux de candidats sous forme de liste et demande lequel convient, plutôt que de demander au lecteur d'inventer des horaires pour vous. Le déclin n'utilise jamais できません seul : le modèle est le remerciement, le regret, la raison et une porte laissée ouverte.

いたしかねます est la manière polie de dire que vous ne pouvez pas, formulée comme une difficulté plutôt que comme un manque de volonté : 今回はお受けいたしかねます. Associez tout refus à また機会がございましたら afin que la relation survive au non, qui est la partie que les apprenants laissent le plus souvent de côté.

Fermer les lignes qui terminent correctement un e-mail

よろしくお願いいたします ferme presque tous les e-mails professionnels japonais et ne se traduit par rien de spécifique, alors traitez-le comme l'équivalent écrit d'un salut de clôture. 何卒よろしくお願い申し上げます est la version la plus lourde et convient à une première approche, des excuses ou une demande substantielle à un client, tandis que引き続きよろしくお願いいたします convient à un fil de discussion en cours. En dessous se trouve le bloc de signature : nom, entreprise, service, adresse, téléphone, email. N'essayez pas de traduire mes meilleures salutations, car il n'y a pas d'équivalent et la courtoisie finale fait déjà le travail.

À l'intérieur de l'entreprise ou à l'extérieur

La distinction qui compte le plus est uchi et soto : votre entreprise est à l’intérieur, tout le monde est à l’extérieur. En écrivant à un client, vous n'attachez jamais 様 ou さん au nom d'un collègue, pas même à celui du président, c'est donc 弊社の田中がご対応いたします. Votre propre entreprise est 弊社 lorsque vous êtes humble et 当社 lorsque vous êtes neutre ; le leur est 貴社 à l’écrit et 御社 à l’oral. Le courrier électronique interne est un niveau plus léger : お疲れ様です remplace お世話になっております, et お願いします remplace souvent お願いいたします. Faites correspondre le ton du fil de discussion auquel vous rejoignez plutôt que de choisir vous-même un niveau.

• Ouverture externe : いつもお世話になっております。Ouverture interne : お疲れ様です。
• Votre entreprise à un étranger : 弊社 pour l'humilité, 当社 pour des déclarations neutres de faits.
• Leur compagnie : 貴社 par écrit, 御社 quand vous le dites à voix haute.
• Un collègue mentionné à un client perd 様 et さん : 弊社の田中が伺います。
• Un collègue senior en interne garde seul le titre du poste : 田中部長, jamais 田中部長様.
• Les délais en interne peuvent être directs ; le même délai prend extérieurement un coussin.

Lignes d'objet, cc et réponse

Les lignes d'objet japonaises sont descriptives et fréquemment entre crochets, comme dans 【ご確認のお願い】新商品の件, car les crochets indiquent au lecteur quelle action il souhaite avant d'ouvrir quoi que ce soit. Gardez le sujet inchangé lorsque vous répondez afin que le fil reste consultable et laissez la chaîne Re: seule. Cc a sa propre convention : si quelqu'un est en cc, nommez-le dans le corps avec une ligne telle que 田中部長をCCに入れております, afin que personne ne soit surpris de s'y retrouver. En écrivant à plusieurs personnes, gardez le même cc sur votre réponse et utilisez 各位 dans la ligne du destinataire.

• Mettez entre parenthèses l'action dans le sujet : 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
• Conservez le sujet d'origine d'une réponse afin que le fil puisse être retrouvé plus tard.
• Annoncez les destinataires cc dans le corps au lieu de les laisser se faire remarquer.
• En écrivant à un groupe, ouvrez avec 関係者各位 ou チームの皆様 plutôt qu'un seul nom.
• Répondez le jour même si la réponse est seulement 確認のうえ、改めてご連絡いたします.

Un email complet, ligne par ligne

Relisez l’échantillon et remarquez ce qui est absent. Il n'y a aucune enquête sur la santé du lecteur, aucun paragraphe séparé le remerciant pour son message précédent, et aucun nom de signature à l'intérieur du corps car le bloc de signature le porte. L’ensemble du message est constitué de quatre phrases réelles enveloppées dans des phrases fixes, et ce rapport est normal.

Habitudes de messagerie en anglais qui ne se transfèrent pas

La plupart des courriels japonais maladroits rédigés par des apprenants ne sont pas agrammaticaux. Ce sont des e-mails en anglais avec du vocabulaire japonais, et un lecteur japonais ressent immédiatement le décalage, même lorsque chaque mot est correct. Les habitudes ci-dessous sont celles qui en sont la cause, et chacune a un simple remplacement japonais plutôt qu'une traduction.

• Ouverture avec l'espoir que l'e-mail les trouve bien. Il n'y a pas d'équivalent japonais, et いつもお世話になっております remplit déjà cet emplacement.
• Traduire Cher M. Tanaka en quelque chose comme 親愛なる田中様. Écrivez entreprise, département et 田中様 sur la première ligne, puis arrêtez.
• Enterrer la demande dans le dernier paragraphe. Le courrier professionnel japonais indique son objectif dans les quatre premières lignes.
• Utiliser すみません ou ごめんなさい par écrit. Les deux sont des registres parlés : utilisez plutôt 申し訳ございません ou 恐れ入りますが.
• Joindre un fichier sans phrase le décrivant, ou écrire l'équivalent japonais de veuillez trouver ci-joint et rien de plus.
• Signature avec 田中より en bas à la place d'un bloc de signature approprié.
• Ajouter さん au nom d'un collègue dans un message adressé à un client, ce qui élève tranquillement votre propre entreprise.
• Demander quelque chose le plus tôt possible. Donnez une date réelle : なるはや est décontracté et 至急 ressemble à une urgence.