Avant de composer
Décidez de trois choses avant que le téléphone ne sonne : qui vous appelez, si vous demandez une journée complète ou une demi-journée et ce qui est urgent dans votre travail aujourd'hui. La plupart des lieux de travail s'attendent à ce que l'appel soit adressé à votre supérieur direct plutôt qu'à un collègue, et qu'il arrive tôt, avant le début du quart de travail ou de la journée de travail. Au-delà de cela, les attentes varient considérablement selon l'entreprise et le secteur, alors confirmez à l'avance la règle de votre propre lieu de travail au lieu de l'improviser pendant que vous êtes malade.
Ayez une note devant vous avec le nom de votre section, le mot correspondant à votre symptôme et le nom de la personne qui pourrait couvrir toute urgence. Lire une note n’est pas de la triche ; Les appels professionnels japonais sont formulés précisément pour que les deux parties puissent agir rapidement, et un appelant qui connaît leurs lignes semble compétent plutôt que répété.
- Appelez votre supérieur direct, à moins que votre lieu de travail ne nomme quelqu'un d'autre.
- Appelez tôt, avant le début du travail, et excusez-vous pour l'heure s'il est très tôt.
- Sachez si vous demandez le jour, le matin ou si vous partez tôt.
- Préparez une phrase sur tout ce qui est urgent et qui pourrait la couvrir.
- Vérifiez au préalable comment votre employeur enregistre l'absence et si un congé payé s'applique.
Les six parties de l'appel
C'est le squelette. Chaque ligne représente un mouvement et la ligne de modèle suffit à elle seule ; vous pouvez prononcer l'intégralité de l'appel en moins d'une minute. Notez que la requête elle-même est la seule phrase longue et que tout le reste est une seule clause courte.
| Se déplacer | Ce que ça fait | Ligne de modèle |
|---|---|---|
| Ouverture | Vous salue et vous identifie | Otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. |
| Toutes mes excuses pour le timing | Accusé de réception de l'appel anticipé | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. |
| Symptôme | Une clause, aucun détail | Sakuya kara netsu ga arimashite. |
| Demande | Humble demande un jour de congé | Honjitsu oyasumi ou itadakitai no desu ga, yoroshii deshō ka. |
| Remettre | Nomme ce qui est urgent et qui peut couvrir | Kyō no kaigi wa Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. |
| Retourner et fermer | Retour attendu, excuses finales | Ashita wa shussha dekiru à omoimasu. Mōshiwake arimasen. |
L'ouverture qui vous identifie
Les appels téléphoniques japonais commencent par une identification, pas par un bonjour. Donnez votre section et votre nom, dans cet ordre, car votre manager répond peut-être à moitié éveillé. Otsukaresama desu est le message d'accueil interne standard à toute heure ; osewa ni natte orimasu est destiné aux appelants externes, ne l'utilisez donc pas sur votre propre manager. Reconnaissez ensuite l’heure avant de dire quoi que ce soit sur vous-même.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お疲れ様です。営業部の田中です。 | Otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | Bonjour, voici Tanaka du service commercial. |
| 朝早くから申し訳ありません。 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. | Je suis désolé d'avoir appelé si tôt. |
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, o-jikan yoroshii deshō ka. | Avez-vous un moment maintenant ? |
| はい、大丈夫ですよ。どうしましたか。 | Hai, daijōbu desu yo. Dō shimashita ka. | Gestionnaire : Oui, c'est bien. Quel est le problème? |
| お休みのご連絡でお電話しました。 | Oyasumi no go-renraku de o-denwa shimashita. | Je vous appelle pour vous faire savoir que je dois prendre un jour de congé. |
Si l'appel arrive sur la messagerie vocale, laissez les mêmes informations dans le même ordre et dites que vous rappellerez : rusuban denwa ni nokoshimasu ga, ato de mō ichido o-denwa itashimasu. Ensuite, envoyez également un message pour qu’il y ait une trace écrite.
Énoncer le symptôme sans trop expliquer
Une clause est la norme. La terminaison -mashite relie votre raison à la demande qui suit et semble nettement plus formelle que -mashita : netsu ga arimashite, mōshiwake arimasen ga. Si vous préférez ne rien nommer de spécifique, taichō ga suguremasen et taichō furyō no tame sont à la fois acceptés et volontairement vagues. Ne racontez pas votre nuit.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 昨夜から熱がありまして。 | Sakuya kara netsu ga arimashite. | J'ai de la fièvre depuis hier soir. |
| 三十八度の熱があります。 | Sanjūhachi-do no netsu ga arimasu. | J'ai une température de trente-huit degrés. |
| 体調が優れません。 | Taichō ga suguremasen. | Je ne me sens pas bien. |
| 喉が痛くて、咳が止まりません。 | Nodo ga itakute, seki ga tomarimasen. | J’ai mal à la gorge et je ne peux pas m’arrêter de tousser. |
| お腹の調子が悪くて、何度もトイレに行っています。 | Onaka no chōshi ga warukute, nando mo toire ni itte imasu. | J'ai un problème d'estomac et je dois continuer à aller aux toilettes. |
| 吐き気がして、食事が取れません。 | Hakike ga shite, shokuji ga toremasen. | J'ai la nausée et je ne peux pas manger. |
| 頭痛がひどくて、起き上がれません。 | Zutsū ga hidokute, okiagaremasen. | J'ai un gros mal de tête et je n'arrive pas à me lever. |
| 昨日、インフルエンザと診断されました。 | Kinō, infuruenza to shindan saremashita. | On m'a diagnostiqué la grippe hier. |
Demander un jour de congé dans un langage humble
La demande est l'endroit où le registre fait son travail. Oyasumi o itadaku utilise l'humble verbe itadaku, recevoir, vous recevez donc un jour de congé plutôt que de le prendre. L'ajout de aucun desu ga et la suppression sont délibérés : la phrase inachevée laisse la décision à votre manager. Yasumasete itadakemasu deshō ka est encore une étape plus formelle, construite sur le causal, me permettant de me reposer.
Que la journée compte comme un congé payé, une absence non payée ou autre chose dépend des règles de votre employeur, et celles-ci diffèrent. Demandez d'abord l'absence et vérifiez ensuite comment elle est enregistrée, à moins que votre lieu de travail ne vous l'ait demandé de le préciser.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 申し訳ありませんが、本日お休みをいただきたいのですが。 | Mōshiwake arimasen ga, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | Je suis vraiment désolé, mais j'aimerais prendre congé aujourd'hui. |
| 本日、お休みをいただけますでしょうか。 | Honjitsu, oyasumi o itadakemasu deshō ka. | Pourrais-je pouvoir prendre congé aujourd'hui ? |
| 本日、休ませていただけますでしょうか。 | Honjitsu, yasumasete itadakemasu deshō ka. | Me permettez-vous de prendre congé aujourd'hui ? |
| 午前中は休ませていただき、午後から出社したいと思います。 | Gozen-chū wa yasumasete itadaki, gogo kara shussha shitai to omoimasu. | J'aimerais me reposer ce matin et rentrer dès l'après-midi. |
| 病院に行ってから、改めてご連絡いたします。 | Byōin ni itte kara, aratamete go-renraku itashimasu. | J'irai à la clinique et je vous recontacterai ensuite. |
| 分かりました。ゆっくり休んでください。 | Wakarimashita. Yukkuri yasunde kudasai. | Gestionnaire : Compris. Reposez-vous bien. |
| 病院には行きましたか。 | Byōin ni wa ikimashita ka. | Responsable : Avez-vous consulté un médecin ? |
| これから行く予定です。 | Kore kara iku yotei desu. | Je prévois d'y aller sous peu. |
Offrir la passation de pouvoir
C'est la partie qui change la façon dont l'absence est reçue. Dites en une phrase ce qui est urgent, ce qui est déjà terminé et qui pourrait s'en occuper, puis proposez tout ce que vous pouvez raisonnablement faire depuis chez vous sans promettre de travailler pendant que vous êtes malade. Si rien n’est urgent, dites-le clairement ; isogi no shigoto wa arimasen est une information véritablement utile pour un manager à sept heures du matin.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 急ぎの仕事は特にありません。 | Isogi no shigoto wa toku ni arimasen. | Il n’y a rien de particulièrement urgent aujourd’hui. |
| 見積書は昨日提出済みです。 | Mitsumorisho wa kinō teishutsu-zumi desu. | Le devis a été soumis hier. |
| 本日の会議は佐藤さんにお願いできますでしょうか。 | Honjitsu no kaigi wa Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. | Puis-je demander à Sato d'assister à la réunion d'aujourd'hui ? |
| 十時のお客様に、私から連絡を入れておきます。 | Jū-ji no okyakusama ni, watashi kara renraku o irete okimasu. | Je contacterai moi-même le client de dix heures. |
| メールは携帯で確認できますので、何かあればご連絡ください。 | Mēru wa keitai de kakunin dekimasu node, nanika areba go-renraku kudasai. | Je peux consulter mes e-mails sur mon téléphone, alors n'hésitez pas à me contacter si quelque chose se passe. |
| 資料は共有フォルダに入っています。 | Shiryō wa kyōyū forudā ni haitte imasu. | Les documents sont dans le dossier partagé. |
| 引き継ぎの内容はチャットに書いておきます。 | Hikitsugi no naiyō wa chatto ni kaite okimasu. | J'écrirai les détails du transfert dans le chat. |
La forme -te oku dans kaite okimasu et irete okimasu signifie faire quelque chose à l'avance pour en tirer un bénéfice ultérieur, ce qui est exactement l'idée d'un transfert de pouvoir. C’est la forme verbale la plus utile lors de cet appel.
Un appel de modèle complet
Voici l'intégralité de l'appel dans l'ordre, avec les lignes probables du manager marquées afin que vous sachiez lesquelles vous entendez plutôt que de dire. Lisez-le à haute voix deux fois, une fois en tant que vous-même et une fois en tant que manager, afin que les réponses ne vous surprennent plus. Les deux questions qui retiennent les apprenants sont la question de la température et la question du travail urgent, et toutes deux surviennent au point où vous êtes le moins préparé à improviser. Répondez-y en une courte phrase chacune et revenez au script.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| もしもし、お疲れ様です。営業部の田中です。 | Moshi moshi, otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | Bonjour, voici Tanaka des ventes. |
| お疲れ様です。どうしましたか。 | Otsukaresama desu. Dō shimashita ka. | Gestionnaire : Bonjour. Quel est le problème? |
| 朝早くから申し訳ありません。昨夜から熱がありまして。 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. Sakuya kara netsu ga arimashite. | Désolé d'appeler si tôt. J'ai de la fièvre depuis hier soir. |
| それは大変ですね。何度ぐらいありますか。 | Sore wa taihen desu ne. Nan-do gurai arimasu ka. | Manager : Cela semble mauvais. Quelle est ta température ? |
| 三十八度あります。申し訳ありませんが、本日お休みをいただきたいのですが。 | Sanjūhachi-do arimasu. Mōshiwake arimasen ga, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | Trente-huit degrés. Je suis désolé, mais j'aimerais prendre congé aujourd'hui. |
| 分かりました。急ぎの仕事はありますか。 | Wakarimashita. Isogi no shigoto wa arimasu ka. | Gestionnaire : Compris. Y a-t-il quelque chose d'urgent ? |
| 十時の会議だけです。佐藤さんにお願いできますでしょうか。 | Jū-ji no kaigi dake desu. Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. | Seulement la réunion de dix heures. Puis-je demander à Sato de le couvrir ? |
| こちらで調整します。病院に行ってくださいね。 | Kochira de chōsei shimasu. Byōin ni itte kudasai ne. | Manager : Nous allons régler le problème ici. Allez dans une clinique. |
| ありがとうございます。明日は出社できると思います。 | Arigatō gozaimasu. Ashita wa shussha dekiru to omoimasu. | Merci. Je pense que je peux venir demain. |
| ご迷惑をおかけして申し訳ありません。失礼いたします。 | Go-meiwaku o okake shite mōshiwake arimasen. Shitsurei itashimasu. | Je suis désolé pour le problème. Au revoir. |
| お大事に。 | Odaiji ni. | Responsable : Prenez soin de vous. |
La version du message
Lorsqu’un message de chat ou un e-mail est accepté, conservez le même ordre mais abandonnez les bavardages. Un objet, l'absence, la raison en termes généraux, la passation de pouvoir, les coordonnées et des excuses. Les avis d'absence écrits sont généralement plus formels que l'appel oral, donc gozaimasen remplace arimasen et itashimasu remplace shimasu.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 件名：本日の欠勤のご連絡 | Kenmei: Honjitsu no kekkin no go-renraku | Objet : Avis d'absence aujourd'hui |
| おはようございます。営業部の田中です。 | Ohayō gozaimasu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | Bonjour. Ici Tanaka des ventes. |
| 体調不良のため、本日お休みをいただきます。 | Taichō furyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakimasu. | En raison d'un malaise, je vais prendre congé aujourd'hui. |
| 急ぎの案件はございません。 | Isogi no anken wa gozaimasen. | Il n’y a rien d’urgent en suspens. |
| 何かありましたら、携帯にご連絡ください。 | Nanika arimashitara, keitai ni go-renraku kudasai. | Si quelque chose arrive, veuillez contacter mon portable. |
| ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 | Go-meiwaku o okake shi, mōshiwake gozaimasen. | Je m'excuse pour la gêne occasionnée. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | Ceci est juste une notification rapide pour le moment. |
Même lorsqu'un message est autorisé, de nombreux managers apprécient également un bref appel le premier matin. Demandez ce que votre équipe préfère avant de tomber malade, et en cas de doute, envoyez le message et proposez d'appeler.
Autres raisons et le deuxième jour
La maladie d'un enfant, un rendez-vous prévu à l'hôpital et votre propre fièvre soudaine sont tous traités avec la même structure mais avec des clauses d'ouverture différentes. Les rendez-vous sont généralement mentionnés à l'avance plutôt que le matin, et les demi-journées sont courantes pour eux. Si ces congés comptent comme des congés et comment ils sont appelés sur votre fiche de paie, c'est la règle commerciale de votre employeur, alors demandez plutôt que devinez.
Si vous êtes toujours malade le lendemain matin, rappelez à la même heure. Kinō ni hikitsuzuki, qui continue d'hier, est la phrase qui reconnaît qu'il s'agit d'un deuxième appel, et donner une date de retour réaliste compte plus que l'optimisme.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 子どもが熱を出しまして、保育園に迎えに行かなければなりません。 | Kodomo ga netsu o dashimashite, hoikuen ni mukae ni ikanakereba narimasen. | Mon enfant a de la fièvre et je dois le récupérer à la crèche. |
| 子どもの看病のため、本日お休みをいただきたいのですが。 | Kodomo no kanbyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | J'aimerais prendre congé aujourd'hui pour m'occuper de mon enfant. |
| 通院のため、来週の火曜日、午前中お休みをいただけますでしょうか。 | Tsūin no tame, raishū no kayōbi, gozen-chū oyasumi o itadakemasu deshō ka. | Puis-je prendre congé mardi matin prochain pour un rendez-vous à l'hôpital ? |
| 定期検診の予約が入っています。 | Teiki kenshin no yoyaku ga haitte imasu. | J'ai un contrôle régulier réservé. |
| 診断書は必要でしょうか。 | Shindansho wa hitsuyō deshō ka. | Un billet du médecin serait-il nécessaire ? |
| 会社の規則を確認して、あとでお伝えします。 | Kaisha no kisoku o kakunin shite, ato de o-tsutae shimasu. | Manager : Je vérifierai le règlement de l'entreprise et je vous le dirai plus tard. |
| 昨日に引き続き、本日もお休みをいただきたいのですが。 | Kinō ni hikitsuzuki, honjitsu mo oyasumi o itadakitai no desu ga. | Après hier, j'aimerais également prendre congé aujourd'hui. |
| 熱は下がりましたが、まだ咳が残っています。 | Netsu wa sagarimashita ga, mada seki ga nokotte imasu. | La fièvre a baissé, mais la toux est toujours là. |
| 明後日には出社できる見込みです。 | Asatte ni wa shussha dekiru mikomi desu. | Je pense être de retour après-demain. |
Retourner au travail
Le retour est court et compte plus que ce à quoi les gens s’attendent. Remerciez nommément la personne qui vous a couvert, excusez-vous une fois pour la perturbation, dites que vous allez mieux et indiquez ce que vous allez rattraper aujourd'hui. Ne répétez pas vos excuses toute la matinée ; un remerciement clair au bureau de la personne concernée est la norme locale.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| おはようございます。昨日はご迷惑をおかけしました。 | Ohayō gozaimasu. Sakujitsu wa go-meiwaku o okake shimashita. | Bonjour. Je suis désolé pour les ennuis d'hier. |
| お休みをいただき、ありがとうございました。 | Oyasumi o itadaki, arigatō gozaimashita. | Merci de m'avoir laissé prendre ce temps libre. |
| おかげさまで、よくなりました。 | Okagesama de, yoku narimashita. | Grâce à vous, je vais beaucoup mieux. |
| 会議に代わりに出てくださって、ありがとうございました。 | Kaigi ni kawari ni dete kudasatte, arigatō gozaimashita. | Merci d'avoir assisté à la réunion à ma place. |
| 遅れている分は、今日中に片付けます。 | Okurete iru bun wa, kyō-jū ni katazukemasu. | Je résorberai l’arriéré d’ici la fin de la journée. |
| もう大丈夫ですか。無理しないでくださいね。 | Mō daijōbu desu ka. Muri shinaide kudasai ne. | Collègue : Ça va mieux maintenant ? Ne vous forcez pas. |
| ありがとうございます。もう大丈夫です。 | Arigatō gozaimasu. Mō daijōbu desu. | Merci. Je vais bien maintenant. |
Comment répéter cela avant d'en avoir besoin
- Écrivez votre propre version des six mouvements avec votre véritable section, votre nom de famille et le nom de votre manager.
- Dites-le debout à vitesse normale, chronométré, jusqu'à ce que cela prenne moins d'une minute.
- Entraînez-vous à être interrompu au niveau de la ligne de symptômes et à répondre à nan-do gurai arimasu ka.
- Percez trois clauses de symptômes uniquement : la fièvre, l'estomac et le vague taichō ga suguremasen.
- Enregistrez la version du message en tant que brouillon sur votre téléphone afin de ne pas le rédiger à six heures du matin.
- Demandez à un collègue, pendant que vous êtes en bonne santé, qui vous devez appeler et à quelle heure.