La forme du document avant les chiffres
Presque toutes les fiches de paie japonaises sont construites à partir des trois mêmes blocs, quel que soit le logiciel qui les a produites. 勤怠 (kintai) compte votre présence en jours et en heures. 支給 (shikyū) répertorie tout ce que l'entreprise vous paie et le totalise. 控除 (kōjo) répertorie tout ce qui a été retiré et le totalise. La ligne du bas soustrait le deuxième total du premier. Une fois que vous avez trouvé ces trois en-têtes de bloc, une mise en page inconnue devient un document familier avec les colonnes déplacées.
L'en-tête porte la période couverte par le bordereau et la date de paiement, et ces deux choses ne sont pas la même chose. Un bordereau peut couvrir le travail jusqu'à une date limite, appelée 締め日 (shimebi), et le payer à une date ultérieure, le 支給日 (shikyūbi). Cet écart est la raison la plus courante pour laquelle un nouvel employé pense qu'il manque des heures : les heures supplémentaires effectuées à la fin du mois apparaissent souvent sur le relevé du mois suivant.
- Recherchez d'abord les trois titres de bloc : 勤怠, 支給, 控除
- Lisez l'en-tête de la période couverte et la date de paiement, qui diffèrent généralement
- Localisez les deux totaux, brut et net, avant de lire une ligne individuelle
- Conservez le relevé du mois précédent pour avoir toujours quelque chose à comparer
- Traitez chaque chiffre comme un calcul à expliquer par votre employeur, et non comme quelque chose que vous devriez deviner.
Référence du champ de la fiche de paie
| Champ | En lisant | Ce que cela signifie généralement |
|---|---|---|
| 給与明細書 | Kyūyo Meisaisho | La fiche de paie elle-même, un relevé détaillé du salaire |
| 支給年月日 | Shikyū nengappi | La date à laquelle le paiement est effectué |
| 締め日 | Shimébi | La date limite jusqu'à laquelle le délai est compté |
| 対象期間 | Taishō kikan | La période couverte par ce bordereau |
| 社員番号 | Shain bango | Votre numéro d'employé |
| 所属 | Shozoku | Votre département ou section |
| 勤怠 | Kintai | L'en-tête du bloc de présence |
| 出勤日数 | Shukkin Nissu | Jours où vous avez travaillé au cours de la période |
| 労働日数 | Rōdō nissū | Jours comptés comme jours ouvrables |
| 欠勤日数 | Kekkin nissu | Jours d'absence sans congés payés |
| 有給休暇 | Yūkyū kyūka | Congé payé, souvent raccourci en 有給 |
| 有給取得日数 | Yūkyū Shutoku Nissū | Jours de congés payés pris dans cette période |
| 有給残日数 | Yukyū zan-nissū | Jours de congés payés restants |
| 特別休暇 | Tokubetsu kyūka | Congé spécial défini par le règlement de l'entreprise |
| 遅刻早退 | Chikoku sotai | Arrivées tardives et départs anticipés |
| 労働時間 | Rōdō jikan | Total des heures comptées comme travail |
| 時間外労働 | Jikangai rōdō | Heures travaillées en dehors des heures prévues |
| 残業時間 | Zangyo Jikan | Heures supplémentaires |
| 深夜労働 | Shin'ya rōdō | Horaires travaillés tard le soir |
| 休日出勤 | Kyūjitsu shukkin | Travail effectué un jour de congé prévu |
| 支給 | Shikyū | La rubrique du bloc de paiements |
| 基本給 | Kihonkyū | Salaire de base avant indemnités |
| 役職手当 | Tétine Yakushoku | Une allocation liée à votre poste |
| 通勤手当 | Tétine Tsukin | Une allocation de déplacement, souvent un laissez-passer de banlieue |
| 住宅手当 | Tétine Jūtaku | Une allocation logement lorsque l'entreprise en propose une |
| 家族手当 | Tétine Kazoku | Une allocation liée aux personnes à charge |
| 格手当 | Tétine Shikaku | Une allocation pour un diplôme que vous détenez |
| 精勤手当 | Tétine Seikin | Une allocation liée à la fréquentation |
| 時間外手当 | Tétine Jikangai | Payer des heures en dehors des heures prévues |
| 残業手当 | Tétine Zangyō | La rémunération des heures supplémentaires, une autre étiquette commune pour la même idée |
| 深夜手当 | Shin'ya tétine | Salaire lié aux heures de nuit |
| 休日手当 | Théière Kyūjitsu | Rémunération liée au travail les jours de congé |
| 非課税通勤費 | Hikazei tsūkinhi | La partie de l'argent des déplacements domicile-travail considérée comme non imposable |
| 課税対象額 | Kazei taishōgaku | La part servant de base au calcul de l'impôt |
| 総支給額 | Sō shikyūgaku | Salaire brut, le total du bloc de paiements |
| 控除 | Kojo | La rubrique du bloc déductions |
| 健康保険料 | Kenkō hokenryō | Votre part de l’assurance maladie |
| 介護保険料 | Kaigo hokenryō | Assurance soins de longue durée, indiquée pour les âges éligibles |
| 厚生年金保険料 | Kōsei nenkin hokenryō | Votre part de la pension des salariés |
| 雇用保険料 | Koyō hokenryō | Votre part de l'assurance-emploi |
| 社会保険料合計 | Shakai hokenryō gokei | Le sous-total des lignes d'assurance sociale |
| 所得税 | Shotokuzei | Impôt sur le revenu retenu sur ce paiement |
| 住民税 | Juminzei | Taxe de séjour collectée via la paie |
| 標準報酬月額 | Hyōjun hōshū getsugaku | Un chiffre mensuel de référence utilisé pour les calculs d'assurance |
| 扶養家族 | Fuyo Kazoku | Personnes à charge inscrites sur votre dossier de paie |
| 財形貯蓄 | Zaikei Chochiku | Un plan d'épargne par retenue à la source |
| 社宅費 | Shatakuhi | Logement d'entreprise à votre charge |
| 組合費 | Kumiaihi | Cotisations syndicales là où il existe un syndicat |
| 食事代 | Shokujidai | Frais de repas ou de cantine |
| 立替金 | Tatekaekin | L'argent que l'entreprise a avancé et récupère maintenant |
| その他控除 | Sonota Kojo | Toute autre déduction d'entreprise |
| 控除合計 | Kojo gokei | Le total du bloc de déductions |
| 差引支給額 | Sashihiki Shikyûgaku | Salaire net après retenues |
| 振込額 | Furikomigaku | Le montant transféré sur votre compte |
| 手取り | Tedori | La parole pour le salaire net |
Les étiquettes varient selon les systèmes de paie, votre relevé peut donc utiliser une forme plus courte telle que 健保 pour l'assurance maladie ou 厚年 pour la pension. La lecture compte plus que les caractères exacts : si vous pouvez prononcer le mot à haute voix, vous pouvez le demander. Rien dans cette liste ne vous indique ce que devrait être un chiffre, et rien de tout cela ne constitue un conseil sur votre propre situation. Pour votre propre cas, confirmez les détails auprès du service de paie ou des ressources humaines de votre employeur, ou auprès d'un professionnel qualifié.
Lecture du bloc de présence
Le bloc de présence est celui que vous pouvez vérifier vous-même, car vous y étiez. Comparez les jours et les heures avec votre propre dossier avant de regarder quoi que ce soit dans les blocs d'argent, car presque tout changement inattendu de salaire commence ici par un numéro modifié. Les heures supplémentaires sont le suspect habituel : les heures que vous avez travaillées vers la fin d'un mois peuvent figurer sur le prochain bulletin en raison de la date limite, donc un mois calme suivi d'un mois chargé peut paraître inversé sur le papier.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 今月の出勤日数は何日になっていますか。 | Kongetsu no shukkin nissū wa nan-nichi ni natte imasu ka. | Combien de jours ouvrables ce mois est-il enregistré ? |
| 残業時間の集計期間を教えていただけますか。 | Zangyō jikan no shūkei kikan o oshiete itadakemasu ka. | Pourriez-vous me dire sur quelle période les heures supplémentaires sont décomptées ? |
| 先月の残業分は今回の給与に含まれていますか。 | Sengetsu no zangyō-bun wa konkai no kyūyo ni fukumarete imasu ka. | Les heures supplémentaires du mois dernier sont-elles incluses dans ce paiement ? |
| 遅刻早退の欄に一件ついているのですが、日付を確認できますか。 | Chikoku sōtai no ran ni ikken tsuite iru no desu ga, hizuke o kakunin dekimasu ka. | Il y a une entrée dans la colonne des départs tardifs ou précoces ; puis-je vérifier la date ? |
Vérifier votre solde de congés payés
Les congés payés apparaissent généralement deux fois : les jours que vous avez pris pendant cette période et le solde restant. Le solde est le chiffre à surveiller, car les congés sont accordés selon un calendrier lié à votre propre date de début plutôt qu'à l'année civile, et les entreprises l'affichent différemment. Si votre propre décompte et le relevé ne sont pas d'accord, l'écart est généralement un jour enregistré dans une catégorie différente plutôt qu'un jour manquant, alors demandez dans quelle catégorie il est entré avant de conclure quoi que ce soit.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 有給の残日数はどこを見ればいいですか。 | Yūkyū no zan-nissū wa doko o mireba ii desu ka. | Où dois-je chercher mes congés payés restants ? |
| 現在の有給残日数を確認したいのですが。 | Genzai no yūkyū zan-nissū o kakunin shitai no desu ga. | Je souhaite vérifier mes congés payés restants. |
| 今月は有給を一日使いました。 | Kongetsu wa yūkyū o ichi-nichi tsukaimashita. | J'ai utilisé un jour de congé payé ce mois-ci. |
| 有給の付与日はいつになりますか。 | Yūkyū no fuyobi wa itsu ni narimasu ka. | Quand puis-je bénéficier d'un congé payé ? |
| 来月、有給を一日いただきたいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, yūkyū o ichi-nichi itadakitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | J'aimerais prendre un jour de congé payé le mois prochain ; est-ce que ça irait ? |
| 明細の有給残と私の記録が少し違うようです。確認をお願いできますか。 | Meisai no yūkyū-zan to watashi no kiroku ga sukoshi chigau yō desu. Kakunin o onegai dekimasu ka. | Le solde des congés sur le bordereau et mon propre dossier semblent légèrement différents. Puis-je vous demander de vérifier ? |
Lecture du bloc de paiements
Le bloc de paiements commence par 基本給, votre salaire de base, puis ajoute des allocations, chacune se terminant par 手当 (teate). Une allocation est de l'argent attaché à une condition : un rôle, un trajet domicile-travail, une qualification, une situation familiale ou des heures travaillées en dehors de l'horaire. La question de savoir si votre entreprise offre une allocation donnée et à quelles conditions est fixée par ses propres règles. La question utile n'est donc jamais de savoir quel devrait être le montant d'une allocation, mais quelle règle la crée et ce qui la modifie.
Les déplacements domicile-travail sont l'indemnité qui change le plus souvent, car elle suit votre adresse et votre itinéraire. Si vous déménagez ou si votre itinéraire change, c'est généralement à vous de commencer les formalités administratives. La rémunération des heures supplémentaires est l’autre facteur fréquent, et elle doit suivre les heures dans le bloc de présence ; si les heures semblent correctes et que la ligne de paiement est différente de ce à quoi vous vous attendiez, demandez quel est le rapport entre les deux plutôt que de supposer que l'un ou l'autre est faux.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 基本給はどの欄に書かれていますか。 | Kihonkyū wa dono ran ni kakarete imasu ka. | Quelle colonne indique le salaire de base ? |
| この手当は何の手当でしょうか。 | Kono teate wa nan no teate deshō ka. | De quel genre d'allocation s'agit-il ? |
| 通勤手当は定期券の分でしょうか。 | Tsūkin teate wa teikiken no bun deshō ka. | L'indemnité de déplacement est-elle pour le pass de banlieue ? |
| 残業手当はどの欄に入っていますか。 | Zangyō teate wa dono ran ni haitte imasu ka. | Dans quelle colonne va la rémunération des heures supplémentaires ? |
| 引っ越したので、通勤手当の変更手続きを知りたいです。 | Hikkoshita node, tsūkin teate no henkō tetsuzuki o shiritai desu. | J'ai déménagé, j'aimerais donc connaître la procédure pour modifier l'indemnité de déplacement. |
| 総支給額と差引支給額の違いを教えていただけますか。 | Sō shikyūgaku to sashihiki shikyūgaku no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Pourriez-vous expliquer la différence entre le total brut et le montant net ? |
Lire le bloc de déductions
Le bloc de déductions s'ouvre généralement avec les lignes d'assurance sociale, d'assurance maladie et d'assurance retraite et emploi, puis les lignes fiscales, puis tout ce qui est spécifique à votre entreprise. Chacun d'eux est calculé selon sa propre méthode sur son propre cycle de révision, c'est pourquoi ils n'évoluent pas tous ensemble et pourquoi l'un peut changer tandis que les autres restent immobiles pendant des mois. L'impôt de résidence en particulier est traité différemment de l'impôt sur le revenu et constitue une source courante de surprise pour une personne en deuxième année de travail au Japon.
C’est exactement le moment où il faut arrêter de deviner. Les règles derrière ces lignes sont techniques, elles dépendent de votre situation personnelle et elles changent. Rien ici n’est un conseil sur vos propres déductions. Demandez à votre contact paie ou RH de vous guider à travers la ligne spécifique, et pour tout ce qui touche à la fiscalité ou à votre statut de résidence, demandez si vous devez parler à un professionnel qualifié.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 控除の欄にある項目を一つずつ教えていただけますか。 | Kōjo no ran ni aru kōmoku o hitotsu zutsu oshiete itadakemasu ka. | Pourriez-vous parcourir les éléments de la colonne des déductions un par un ? |
| 住民税が先月と違うのですが、理由を教えていただけますか。 | Jūminzei ga sengetsu to chigau no desu ga, riyū o oshiete itadakemasu ka. | La taxe de séjour diffère du mois dernier ; peux-tu me dire pourquoi ? |
| 社会保険料はいつ見直されますか。 | Shakai hokenryō wa itsu minaosaremasu ka. | Quand les assurances sociales sont-elles révisées ? |
| この「その他控除」は何でしょうか。 | Kono sonota kōjo wa nan deshō ka. | Quelle est cette autre ligne de déductions ? |
| 所得税の計算方法について、簡単に説明していただけますか。 | Shotokuzei no keisan hōhō ni tsuite, kantan ni setsumei shite itadakemasu ka. | Pourriez-vous expliquer brièvement comment est calculé l’impôt sur le revenu ? |
| 扶養家族の情報を更新したいのですが、どこに連絡すればいいですか。 | Fuyō kazoku no jōhō o kōshin shitai no desu ga, doko ni renraku sureba ii desu ka. | Je souhaite mettre à jour les informations sur mes personnes à charge ; qui dois-je contacter ? |
Repérer un changement par rapport au mois dernier
Le contrôle le plus rapide est une comparaison en deux volets. Mettez le mois dernier à côté de ce mois et lisez uniquement les étiquettes dont les numéros ont changé. Habituellement, il y en a un, et l’histoire en découle : la fréquentation a changé, donc un paiement a changé, donc les totaux ont changé. Lorsqu'une déduction évolue d'elle-même sans que rien au-dessus ne change, il s'agit d'un cycle de révision plutôt que de votre comportement, et c'est une question légitime à poser.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 先月と比べて手取りが少し減っています。 | Sengetsu to kurabete tedori ga sukoshi hette imasu. | Par rapport au mois dernier, mon salaire net est légèrement inférieur. |
| 変わった項目はここだけのようです。 | Kawatta kōmoku wa koko dake no yō desu. | Cela semble être le seul élément qui a changé. |
| 何か制度の変更がありましたか。 | Nanika seido no henkō ga arimashita ka. | Y a-t-il eu des changements dans le système ? |
| 先月の明細も一緒に見ていただけますか。 | Sengetsu no meisai mo issho ni mite itadakemasu ka. | Pouvons-nous également examiner ensemble le bulletin du mois dernier ? |
| 私の理解が間違っているかもしれないのですが。 | Watashi no rikai ga machigatte iru kamoshirenai no desu ga. | C'est peut-être ma propre compréhension qui est fausse, mais... |
- Alignez les deux feuillets et cochez uniquement les champs qui diffèrent
- Vérifiez d'abord le bloc de présence, car un changement y explique la majeure partie du reste.
- Notez si le total brut a été déplacé, le total des déductions a été déplacé ou les deux.
- Écrivez le nom exact du champ en kanji avant d'aller demander, afin de pouvoir le pointer du doigt
- Renseignez-vous sur une ligne à la fois ; une liste de cinq questions obtient une réponse vague
Demander aux RH sans accuser personne
Le mouvement social qui compte consiste à poser la question comme votre propre manque de compréhension plutôt que comme une affirmation selon laquelle l’entreprise s’est trompée. Le japonais vous propose des méthodes toutes faites pour le faire : commencez par des excuses pour l'interruption, déclarez que vous souhaitez apprendre comment quelque chose fonctionne et utilisez ～のですが pour terminer plutôt que de terminer par une demande. S’il s’avère qu’il s’agit d’une erreur, ce cadrage ne vous perd rien et permet à l’autre de le corriger sans gêne.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お忙しいところ失礼します。給与明細について少しお伺いしたいことがあります。 | Oisogashii tokoro shitsurei shimasu. Kyūyo meisai ni tsuite sukoshi oukagai shitai koto ga arimasu. | Désolé de vous interrompre lorsque vous êtes occupé. Il y a quelque chose que je voudrais demander concernant ma fiche de salaire. |
| 給与明細の見方について教えていただきたいのですが、今お時間よろしいでしょうか。 | Kyūyo meisai no mikata ni tsuite oshiete itadakitai no desu ga, ima ojikan yoroshii deshō ka. | J'aimerais qu'on me montre comment lire la fiche de salaire ; as-tu un moment maintenant ? |
| この項目の意味が分からなかったので、確認させてください。 | Kono kōmoku no imi ga wakaranakatta node, kakunin sasete kudasai. | Je n'ai pas compris ce que signifie cet élément, alors laissez-moi le vérifier. |
| 間違いということではなく、仕組みを知りたいだけです。 | Machigai to iu koto de wa naku, shikumi o shiritai dake desu. | Je ne dis pas que c'est mal ; Je veux seulement comprendre comment ça marche. |
| 私の勘違いでしたら申し訳ありません。 | Watashi no kanchigai deshitara mōshiwake arimasen. | Je m'excuse si j'ai mal compris. |
| 日本語がまだ不慣れなので、ゆっくり説明していただけると助かります。 | Nihongo ga mada funare na node, yukkuri setsumei shite itadakeru to tasukarimasu. | Je ne parle pas encore couramment le japonais, il serait donc utile que vous m'expliquiez lentement. |
| メモを取ってもよろしいでしょうか。 | Memo o totte mo yoroshii deshō ka. | Est-ce que ça va si je prends des notes ? |
| 後ほどメールでお送りしてもよろしいですか。 | Nochihodo mēru de ookuri shite mo yoroshii desu ka. | Puis-je vous l'envoyer par email plus tard ? |
| ご説明ありがとうございました。よく分かりました。 | Gosetsumei arigatō gozaimashita. Yoku wakarimashita. | Merci pour l'explication. Je le comprends bien maintenant. |
| お時間をいただき、ありがとうございました。 | Ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Merci de m'avoir accordé votre temps. |
Ce que les RH sont susceptibles de répondre
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| こちらは通勤手当です。定期代の分ですね。 | Kochira wa tsūkin teate desu. Teikidai no bun desu ne. | HR : Il s'agit de l'indemnité de déplacement, pour le pass de banlieue. |
| 住民税は年に一度見直されるので、金額が変わることがあります。 | Jūminzei wa nen ni ichido minaosareru node, kingaku ga kawaru koto ga arimasu. | RH : La taxe de séjour est revue une fois par an, son montant peut donc changer. |
| 締め日の関係で、先月分の残業は今回に入っています。 | Shimebi no kankei de, sengetsu-bun no zangyō wa konkai ni haitte imasu. | RH : En raison de la date limite, les heures supplémentaires du mois dernier sont sur celle-ci. |
| 有給の残日数はこちらの欄に出ています。 | Yūkyū no zan-nissū wa kochira no ran ni dete imasu. | RH : Vos congés payés restants sont indiqués dans cette colonne. |
| ご指摘ありがとうございます。調べてみますね。 | Goshiteki arigatō gozaimasu. Shirabete mimasu ne. | RH : Merci de l’avoir signalé. Je vais y réfléchir. |
| 確認して、後ほどご連絡します。 | Kakunin shite, nochihodo gorenraku shimasu. | RH : Je vérifierai et je vous répondrai plus tard. |
| 詳しくは担当部署に確認していただけますか。 | Kuwashiku wa tantō busho ni kakunin shite itadakemasu ka. | RH : Pour plus de détails, pourriez-vous vérifier auprès du service responsable ? |
| 来月の明細で調整させていただきます。 | Raigetsu no meisai de chōsei sasete itadakimasu. | RH : Nous l'ajusterons sur le bordereau du mois prochain. |
Remarquez combien de ces réponses pointent ailleurs : une date limite, un examen annuel, un autre service. C’est normal et ce n’est pas un rejet. La réponse utile de votre part est une courte confirmation qui répète le mot clé que vous venez d'entendre, car elle prouve que vous avez suivi et donne à l'autre personne la possibilité de corriger votre version si vous vous êtes légèrement trompé.
Des noms de champs faciles à confondre
| Paire | En lisant | Comment ils diffèrent |
|---|---|---|
| 総支給額 / 差引支給額 | Sō shikyūgaku / Sashihiki shikyūgaku | Total brut par rapport au chiffre net après déductions |
| 締め日 / 支給日 | Shimebi / Shikyubi | La date limite de la période comptée par rapport au jour où vous êtes payé |
| 所得税 / 住民税 | Shotokuzei / Jūminzei | Deux taxes différentes avec calcul et calendrier séparés |
| 健康保険 / 雇用保険 | Kenkō hoken / Koyō hoken | Couverture maladie versus assurance liée à l’emploi |
| 有給取得日数 / 有給残日数 | Yūkyūshutoku nissū / Yūkyū zan-nissū | Congé pris pendant cette période versus congé restant |
| 欠勤 / 休暇 | Kekkin / Kyūka | Une absence sans congé versus un congé accordé |
| 手当 / 控除 | Teate / Kojo | Quelque chose ajouté à votre salaire par rapport à quelque chose retiré |
| 時間外労働 / 休日出勤 | Jikangai rōdō / Kyūjitsu shukkin | Heures supplémentaires un jour ouvrable par rapport au travail un jour de congé |
Apprenez ces huit paires et la plupart des conversations sur les fiches de paie deviennent navigables, car presque chaque confusion qu'un nouveau venu a est l'un de ces deux mots échangés contre l'autre. Dites chaque paire à haute voix dans l'ordre jusqu'à ce que le deuxième mot de chaque paire arrive automatiquement après le premier.
Une routine de cinq minutes pour chaque jour de paie
- Ouvrez le bordereau le jour de paie plutôt que de le conserver pour une semaine tranquille qui n'arrive jamais
- Lisez le bloc de présence par rapport à votre propre agenda des jours et des heures supplémentaires
- Vérifiez le solde des congés restants et notez-le quelque part que vous verrez le mois prochain.
- Comparez les totaux bruts et nets avec le mois dernier et marquez toute ligne déplacée
- Écrivez une question en japonais, avec le nom du champ en kanji, et posez-la cette semaine-là
- Déposez le bordereau là où vous pourrez le retrouver plus tard, car vous pourriez avoir besoin d'anciens bordereaux pour des démarches administratives.