Une visite type en quelques lignes
Chaque bureau est organisé un peu différemment, mais la plupart des visites suivent le même schéma. Vous trouvez le bon étage, prenez un ticket numéroté, attendez votre numéro sur un panneau d'affichage, déposez votre dossier à un guichet et attendez à nouveau pendant le contrôle.
La première contre-conversation est celle où la langue compte le plus. Le greffier doit savoir quelle procédure vous souhaitez, vérifier que le formulaire et les documents sont complets et vous informer de la suite. Tout le reste attend.
- Vérifiez le formulaire actuel et la liste des documents avant la visite.
- Arrivez tôt; les files d'attente peuvent être longues, surtout à l'approche des saisons chargées.
- Prenez un ticket numéroté pour le type de procédure approprié.
- Soumettez la candidature et répondez aux questions sur vos documents.
- Recevez des instructions sur le résultat et comment vous serez contacté.
Nommer votre procédure
Commencez par la procédure plutôt qu’une longue explication de votre situation. Un employé peut vous diriger en quelques secondes une fois qu'il entend kōshin ou henkō, et les détails peuvent suivre s'il le demande.
Si vous ne savez pas quelle procédure s'applique à votre cas, dites-le directement. C'est une question normale à un bureau d'information et bien meilleure que de se tromper de file d'attente.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 在留期間の更新をしたいです。 | Zairyū kikan no kōshin o shitai desu. | Je souhaite renouveler ma période de séjour. |
| 在留資格の変更をお願いしたいのですが。 | Zairyū shikaku no henkō o onegai shitai no desu ga. | Je souhaite demander un changement de statut. |
| 在留カード | zairyū kādo | Carte de séjour |
| 申請書 | shinseisho | Formulaire de candidature |
| どの手続きが必要か分かりません。 | Dono tetsuzuki ga hitsuyō ka wakarimasen. | Je ne sais pas de quelle procédure j'ai besoin. |
| 仕事が変わったので、相談したいです。 | Shigoto ga kawatta node, sōdan shitai desu. | Mon métier a changé, j'aimerais donc avoir des conseils. |
Billets, guichets et attente
Le système de tickets numérotés est le même que celui utilisé dans les bureaux municipaux et les banques, mais l'attente peut être beaucoup plus longue. Regardez le panneau d'affichage et écoutez votre numéro, car les appels ne sont souvent passés qu'une ou deux fois.
Si vous ne savez pas si vous êtes au bon endroit, demandez avant de vous asseoir. Le personnel préfère de loin vous rediriger au début plutôt qu'après une heure d'attente.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 番号札を取ってください。 | Bangōfuda o totte kudasai. | Merci de prendre un ticket numéroté. |
| 何番の窓口に行けばいいですか。 | Nanban no madoguchi ni ikeba ii desu ka. | À quel numéro de guichet dois-je m'adresser ? |
| 呼ばれるまでお待ちください。 | Yobareru made o-machi kudasai. | Veuillez patienter jusqu'à ce qu'on vous appelle. |
| ここで待っていればいいですか。 | Koko de matte ireba ii desu ka. | Est-ce que ça va d'attendre ici ? |
| もう呼ばれましたか。 | Mō yobaremashita ka. | Mon numéro a-t-il déjà été appelé ? |
Documents et ce que le greffier vérifie
La plupart des contre-conversations portent sur le papier. Le greffier vérifie que le formulaire est rempli, que la photo répond aux exigences et que les pièces justificatives correspondent à votre situation. La liste exacte dépend de votre statut, le tableau ci-dessous montre donc uniquement les types d'éléments généralement impliqués.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 書類が足りません。 | Shorui ga tarimasen. | Il manque un document. |
| 追加の書類を出してください。 | Tsuika no shorui o dashite kudasai. | Veuillez soumettre des documents supplémentaires. |
| この写真で大丈夫ですか。 | Kono shashin de daijōbu desu ka. | Cette photo est-elle acceptable ? |
| 後で郵送してもいいですか。 | Ato de yūsō shite mo ii desu ka. | Puis-je l'envoyer par la poste plus tard ? |
| 収入印紙はどこで買えますか。 | Shūnyū inshi wa doko de kaemasu ka. | Où puis-je acheter un timbre fiscal ? |
| Article qui pourrait vous être demandé | Pourquoi c'est important |
|---|---|
| Formulaire de candidature | Il doit s'agir du formulaire correspondant à votre procédure spécifique |
| Passeport et carte de séjour | Ils vous identifient et affichent votre statut actuel |
| Photo | Il doit respecter les règles de taille et de fond du formulaire. |
| Documents de votre employeur ou de votre école | Ils soutiennent la raison de votre séjour |
| Timbre fiscal pour la taxe | Certaines interventions sont payées avec un cachet à la réception du résultat |
Après avoir postulé
Une candidature est rarement décidée le jour même. Vous pouvez être informé de la manière dont le résultat vous parviendra, souvent par une carte postale ou un avis vous demandant de revenir chercher votre nouvelle carte, et votre carte actuelle peut être marquée pour indiquer qu'une demande est en cours.
C'est le moment de poser vos questions, car le guichet est l'endroit le plus simple pour obtenir une réponse claire. Demandez comment vous serez contacté, quoi apporter à votre retour et que faire si vous déménagez avant l’arrivée des résultats.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 結果はいつごろ分かりますか。 | Kekka wa itsugoro wakarimasu ka. | A peu près, quand connaîtrai-je le résultat ? |
| はがきが届いたら、何を持ってくればいいですか。 | Hagaki ga todoitara, nani o motte kureba ii desu ka. | Lorsque la carte postale arrive, que dois-je apporter ? |
| 申請中 | shinsei-chū | Candidature en cours |
| その間に引っ越したら、どうすればいいですか。 | Sono aida ni hikkoshitara, dō sureba ii desu ka. | Que dois-je faire si je déménage entre-temps ? |
| 今日の受付票はなくさないでください。 | Kyō no uketsukehyō wa nakusanaide kudasai. | S'il vous plaît, ne perdez pas le reçu d'aujourd'hui. |
Poser des questions sans se perdre
Le personnel du comptoir parle vite parce qu'il est occupé, et non parce qu'il s'attend à ce que vous suiviez le rythme. Leur demander de ralentir, de simplifier ou d’écrire un mot est tout à fait ordinaire, et c’est bien mieux que de hocher la tête à une instruction que vous n’avez pas comprise.
Répéter le point clé est ici l’habitude la plus utile. Il confirme l'instruction et donne au greffier la possibilité de vous corriger avant votre départ.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| すみません、もう一度ゆっくりお願いします。 | Sumimasen, mō ichido yukkuri onegai shimasu. | Désolé, encore une fois lentement, s'il vous plaît. |
| もう少し簡単な日本語でお願いできますか。 | Mō sukoshi kantan na nihongo de onegai dekimasu ka. | Pourriez-vous le dire en japonais plus simple ? |
| 紙に書いていただけますか。 | Kami ni kaite itadakemasu ka. | Pourriez-vous me l'écrire ? |
| 英語の案内はありますか。 | Eigo no annai wa arimasu ka. | Y a-t-il des informations en anglais ? |
| つまり、来週までにこの書類を出せばいいですね。 | Tsumari, raishū made ni kono shorui o daseba ii desu ne. | Il me suffit donc de soumettre ce document d'ici la semaine prochaine, n'est-ce pas ? |
Préparation avant la visite
La préparation transforme une journée stressante en une journée gérable. La plupart des problèmes au guichet proviennent d'un document manquant ou de l'impossibilité d'expliquer un changement de circonstances, et les deux peuvent être traités à la maison.
Répéter à haute voix l’échange d’ouverture aide plus que ce à quoi les gens s’attendent, car le comptoir est bruyant et vous n’aurez pas envie d’y chercher des mots. S'entraîner avec un AI Sensei dans la classe 3D d'Unihongo vous permet d'exécuter l'échange plusieurs fois, et les corrections dans le rapport de session montrent quelles lignes ne sont pas claires.
- Imprimez ou enregistrez la liste actuelle des documents pour votre procédure.
- Mettez les documents dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.
- Écrivez une phrase expliquant tout changement, comme un nouvel employeur.
- Apportez votre carte de séjour, votre passeport et un stylo.
- Prévoyez une matinée complète ou plus et apportez quelque chose à faire en attendant.