Relayer un message en japonais : Dengon et Reporting

Prendre un message au téléphone

La séquence est suffisamment fixe pour être apprise sous forme de script. Vous établissez que la personne n'est pas disponible, dites quand elle reviendra, proposez de prendre un message, prenez-le, relisez-le et donnez votre propre nom pour que l'appelant sache qui l'a. Cette dernière étape est une pratique courante dans les bureaux japonais et est souvent celle que les apprenants sautent.

Proposer de prendre un message avant que l'appelant ne le demande est la décision attendue. Dengon o oazukari shimashō ka, dois-je prendre un message, vous positionne comme une aide plutôt que comme un obstacle, et c'est ce que dirait un collègue japonais.

Confirmer ce que vous avez écrit

La lecture du message n'est pas facultative dans un bureau japonais, et c'est là que les erreurs sont détectées. Les noms, les nombres et les dates sont les trois éléments qui doivent être confirmés, car ce sont les trois qui ne peuvent pas être reconstitués à partir du contexte si vous vous trompez.

Pour les noms, demandez comment les kanji sont écrits si vous devez les écrire. Pour les nombres, relisez-les chiffre par chiffre. Pour les dates, indiquez le jour de la semaine à côté de la date, car cela détecte immédiatement un décalage.

Fukushō, je le répète, est une pratique nommée plutôt qu'une habitude personnelle. Annoncer que vous le faites est normal et attendu.

Discours rapporté : à itte imashita et ses proches

Pour relayer ce que quelqu'un a dit, attachez la particule de citation à une clause simple et faites-la suivre d'un verbe de dire. La clause à l'intérieur reste claire même lorsque votre phrase est polie, ce qui est la règle que les apprenants enfreignent le plus souvent : ashita kuru pour itte imashita, pas ashita kimasu pour itte imashita.

Le verbe de dire change avec le statut de celui qui parle. Itte imashita est neutre et couvre la plupart des cas. Osshatte imashita est honorifique et utilisé pour signaler un client ou une personne âgée. Mōshite orimashita est humble et utilisé pour rapporter votre propre camp à un étranger.

Faire passer le message

Lorsque vous transmettez le message, indiquez de qui il vient et ce qu'il veut, puis donnez les détails. Votre collègue doit décider s’il doit agir maintenant, et enterrer la demande à la fin d’un récit chronologique rend la tâche plus difficile.

Gardez les mots de l'appelant distincts de votre propre résumé. Signalant avec to no koto desu, ils ont dit cela, ou itte imashita sépare ce qui a été dit de ce que vous avez déduit, ce qui est important si le message est ensuite mis en œuvre.

To no koto desu est l’expression la plus utile de cette section. Il marque une déclaration entière comme rapportée sans avoir besoin d'un verbe pour le dire.

Le piège honorifique des messages relayés

Les règles japonaises au sein du groupe et hors groupe s'appliquent à l'ensemble du message et elles changent en fonction de la personne à qui vous parlez. Pour un appelant extérieur, votre propre manager est uchi, à l'intérieur, vous laissez donc tomber le titre et utilisez des formulaires humbles à leur sujet. Pour votre collègue par la suite, le même manager est senior et reprend les titres honorifiques.

C’est une véritable source d’erreurs, car le message est le même et le langage ne l’est pas. La règle pratique est de se demander qui écoute plutôt que qui est décrit, et de réinitialiser les titres honorifiques à chaque changement d'audience.

Notez que l'appelant conserve ses titres honorifiques dans chaque ligne. C'est seulement votre propre côté dont le langage change avec le public.

Messages écrits et chat

La plupart des messages relayés transitent désormais par chat ou par courrier électronique plutôt que par note papier, et les conventions se compressent. La forme attendue est la source, la demande, la date limite et votre nom, dans cet ordre, sur quatre lignes courtes. Une longue prose n’est d’aucune utilité pour quelque chose qu’un collègue lit entre les réunions.

Conservez les marqueurs de parole rapportés même par écrit. Un message de discussion indiquant que la date limite est vendredi se lit comme votre déclaration ; celui qui dit que la date limite est vendredi rend la source explicite et protège tout le monde si cela s'avère erroné.

Quand tu ne pouvais pas prendre le message correctement

Parfois, la ligne est mauvaise, l'appelant parle vite ou vous ne le suivez tout simplement pas. La mauvaise réponse est de deviner et de transmettre un demi-message ; la bonne solution est de dire clairement ce que vous avez fait et ce que vous n'avez pas obtenu, tant à l'appelant qu'à votre collègue.

Avec l'appelant, lui demander de ralentir est tout à fait acceptable et attendu de toute personne en mauvaise ligne. Avec votre collègue, signaler explicitement votre incertitude est ce qui lui permet de décider s'il doit rappeler et vérifier.