Ce que gère réellement la mairie
Le bureau municipal, shiyakusho dans une ville et kuyakusho dans un quartier, conserve une trace de qui habite à quelle adresse. Presque tout ce qu’il fait pour un résident découle de ce dossier. L'enregistrement d'un déménagement le met à jour, un certificat de résidence en est imprimé, l'assurance maladie nationale et la pension sont administrées contre celui-ci, et une carte My Number est délivrée à la personne qu'elle nomme.
C'est utile à savoir car cela explique l'ordre des opérations. Enregistrer votre adresse en premier est ce qui rend les autres courses possibles, et c'est pourquoi le personnel vous enverra parfois à une autre fenêtre avant de pouvoir vous aider. Les procédures, les documents et même les noms des fenêtres varient selon les municipalités, alors confirmez les détails auprès de votre propre bureau plutôt que de présumer que l'expérience d'un ami dans une autre ville s'applique à vous.
Le ticket, le tableau et la fenêtre
La plupart des bureaux installent un distributeur de billets ou un bureau d'information juste à l'entrée. Soit vous appuyez sur un bouton correspondant à votre catégorie d'activité, soit vous en informez un membre du personnel et vous recevez un ticket numéroté. Votre numéro apparaît alors sur un écran et est annoncé sur un haut-parleur avec un numéro de fenêtre, moment auquel la plupart des apprenants se figent. Les chiffres entendus via un haut-parleur sont beaucoup plus difficiles que les chiffres lus sur une page, alors entraînez-vous pendant que vous attendez.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 番号札はどこで取りますか？ | Bangōfuda wa doko de torimasu ka? | Où puis-je retirer un billet numéroté ? |
| どのボタンを押せばいいですか？ | Dono botan o oseba ii desu ka? | Sur quel bouton dois-je appuyer ? |
| どのくらい待ちますか？ | Dono kurai machimasu ka? | Combien de temps faut-il attendre? |
| 四十二番のお客様、三番窓口へどうぞ。 | Yonjūni-ban no okyakusama, sanban madoguchi e dōzo. | Client numéro quarante-deux, veuillez venir à la fenêtre trois. (personnel) |
| はい、四十二番です。お願いします。 | Hai, yonjūni-ban desu. Onegai shimasu. | Oui, c'est le numéro quarante-deux. Merci. |
Emménager, déménager et changer d'adresse
Les changements d’adresse se présentent sous trois formes et portent trois noms différents. Un tennyū todoke vous enregistre à une nouvelle adresse lorsque vous venez d'une autre municipalité, un tenshutsu todoke indique à votre ancienne municipalité que vous partez et un tenkyo todoke couvre un déménagement au sein de la même ville ou du même quartier. Des délais sont attachés à ces avis, et ils sont importants, alors vérifiez les dates auprès de votre bureau dès que vous connaissez la date de votre déménagement.
Apportez votre carte de séjour. Le personnel voudra normalement la voir et, dans de nombreux cas, l’adresse figurant sur la carte est mise à jour dans le cadre de la même visite. Si vous enregistrez un ménage plutôt qu'une seule personne, dites-le dès le début, car le formulaire et les exigences d'identification changent.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 先週引っ越してきました。 | Senshū hikkoshite kimashita. | J'ai emménagé ici la semaine dernière. |
| 転入届を出したいのですが。 | Tennyū todoke o dashitai no desu ga. | Je souhaite déposer un avis d'emménagement. |
| 前の市で転出届をもらいました。 | Mae no shi de tenshutsu todoke o moraimashita. | J'ai reçu un avis de déménagement de ma ville précédente. |
| 在留カードを持ってきました。 | Zairyū kādo o motte kimashita. | J'ai apporté ma carte de séjour. |
| 家族の分もお願いします。 | Kazoku no bun mo onegai shimasu. | S'il vous plaît, faites cela pour les membres de ma famille également. |
| 在留カードの住所も変えてもらえますか？ | Zairyū kādo no jūsho mo kaete moraemasu ka? | Pourriez-vous également mettre à jour l'adresse sur ma carte de séjour ? |
Noms des procédures et que dire
| Ce dont vous avez besoin | nom japonais | Dis ça à la fenêtre |
|---|---|---|
| Enregistrez un déménagement en ville | 転入届 tennyū todoke | Tennyū todoke o dashitai no desu ga. |
| Enregistrer un déménagement | 転出届 tenshutsu todoke | Tenshutsu todoke ou onegai shimasu. |
| Changer d'adresse dans la ville | 転居届 tenkyo todoke | Hikkoshita node tenkyo todoke o dashitai desu. |
| Certificat de résidence | 住民票 jūminhyō | 住民票がほしいのですが。 Jūminhyō ga hoshii no desu ga. |
| Assurance maladie nationale | 国民健康保険 kokumin kenkō hoken | Kokumin kenkō hoken ni hairitai no desu ga. |
| Pension nationale | 国民年金 kokumin nenkin | Kokumin nenkin no tetsuzuki o onegai shimasu. |
| Demande de carte Mon numéro | マ イ ナ ン バ ー カ ー ド mainanbā kādo | Mainanbā kādo o shinsei shitai no desu ga. |
| Enregistrement du sceau | 印鑑登録 inkan tōroku | 印鑑登録をしたいのですが。 Inkan tōroku o shitai no desu ga. |
| Attestation fiscale | 課税証明書 Kazei Shōmeisho | Kazei shōmeisho ou ni-tsū onegai shimasu. |
| Demandez quels documents sont nécessaires | 必要書類 hitsuyō shorui | 必要な書類は何ですか？ Hitsuyō na shorui wa nan desu ka ? |
Le modèle derrière ce tableau vaut plus que les lignes individuelles. Nom de la procédure plus o dashitai no desu ga pour un avis que vous soumettez, nom de la procédure plus o onegai shimasu pour quelque chose que vous souhaitez faire et nom de la procédure plus o shinsei shitai no desu ga pour une candidature. Échangez le nom et la phrase fonctionne toujours, ce qui signifie qu'un cadre mémorisé couvre chaque course dans le bâtiment.
Les copies sont comptées avec le suffixe tsū, donc ni-tsū vaut deux copies et san-tsū vaut trois. Il est normal d’en demander plusieurs au moment de l’émission, et cela coûte moins cher en temps que de revenir.
Assurance maladie et retraite
Si vous n'êtes pas couvert par un régime d'employeur, vous serez affilié à l'assurance maladie nationale et, selon votre situation, à la pension nationale. Les deux sont traités au bureau de la ville, généralement à leurs propres fenêtres, et les deux sont généralement effectués lors de la même visite que l'enregistrement de votre adresse. Les cotisations, les exemptions et les reports d'étudiants diffèrent selon les circonstances et la municipalité, c'est donc un endroit pour poser des questions plutôt que de deviner.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 国民健康保険に加入したいのですが。 | Kokumin kenkō hoken ni kanyū shitai no desu ga. | Je souhaite m'inscrire à l'assurance maladie nationale. |
| 保険証はいつもらえますか？ | Hokenshō wa itsu moraemasu ka? | Quand vais-je recevoir ma carte d’assurance ? |
| 保険料はどうやって払いますか？ | Hokenryō wa dō yatte haraimasu ka? | Comment payer les primes ? |
| 会社の保険に入っています。 | Kaisha no hoken ni haitte imasu. | Je suis couvert par l'assurance de mon entreprise. |
| 年金の手続きも必要ですか？ | Nenkin no tetsuzuki mo hitsuyō desu ka? | Dois-je également effectuer la procédure de retraite ? |
| 学生なのですが、免除はありますか？ | Gakusei na no desu ga, menjo wa arimasu ka? | Je suis étudiant, y a-t-il donc une exonération ? |
Mon numéro et les certificats demandés
Votre My Number est un numéro d'identification personnel attribué aux résidents, et la version de la carte sert également de pièce d'identité avec photo. Les employeurs, les banques et certains contrats demandent le numéro, tandis que la carte elle-même peut souvent être utilisée pour imprimer des certificats à partir d'une machine plutôt que de faire la queue. Les étapes de candidature, les exigences en matière de photos et les délais de collecte varient, alors demandez quel est le processus dans votre municipalité.
Les certificats sont l’autre course fréquente. Un jūminhyō prouve votre adresse enregistrée et un certificat fiscal prouve les revenus déclarés. Les deux sont imprimés sur demande, coûtent tous deux une somme modique et sont généralement nécessaires à quelqu'un d'autre dans un bref délai, c'est pourquoi les gens demandent des exemplaires de rechange.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| マイナンバーカードを申請したいのですが。 | Mainanbā kādo o shinsei shitai no desu ga. | Je souhaite demander une carte My Number. |
| 写真はここで撮れますか？ | Shashin wa koko de toremasu ka? | Puis-je faire prendre la photo ici ? |
| 住民票を二通お願いします。 | Jūminhyō o ni-tsū onegai shimasu. | Deux copies du certificat de résidence, s'il vous plaît. |
| マイナンバーの記載は必要ですか？ | Mainanbā no kisai wa hitsuyō desu ka? | Avez-vous besoin d'imprimer mon numéro dessus ? (personnel) |
| 会社に出すので、必要だと思います。 | Kaisha ni dasu node, hitsuyō da to omoimasu. | Je le soumets à mon entreprise, je pense donc que c'est nécessaire. |
| 手数料はいくらですか？ | Tesūryō wa ikura desu ka? | Quel est le montant des frais ? |
Lire le formulaire
| Champ | Romaji | Quoi écrire |
|---|---|---|
| 氏名 | Shimei | Votre nom complet, correspondant à votre carte de séjour |
| ふりがな | Furigana | La lecture de votre nom en hiragana ou katakana |
| 住所 | Jūsho | Votre adresse au Japon, y compris le numéro du bâtiment et de la chambre |
| 生年月日 | Seinengappi | Date de naissance, parfois au format de l'ère japonaise |
| 性別 | Seibetsu | Sexe, généralement encerclé plutôt qu'écrit |
| 電話番号 | Denwa bangō | Un numéro où le bureau peut vous joindre |
| 国籍 | Kokuseki | Votre nationalité |
| 世帯主 | Setainushi | Le chef de famille |
| 続柄 | Tsuzukigara | Votre relation avec le chef de famille |
| 前住所 | Zen jūsho | L'adresse d'où vous avez déménagé |
| 入日 | Tennyubi | La date à laquelle vous avez emménagé |
| 署名 | Shomei | Votre signature |
| 押印 | Ōin | Où apposer un sceau, si nécessaire |
| 連絡先 | Renrakusaki | Coordonnées |
Ces champs réapparaissent sur presque tous les formulaires officiels au Japon, y compris les demandes bancaires et les contrats de location, donc une heure passée à les apprendre n'est pas un investissement limité. Deux d’entre eux confondent régulièrement les nouveaux arrivants. Setainushi demande sous qui le ménage est enregistré, ce qui n'est peut-être pas vous, et Tsuzukigara demande quel est votre rapport à cette personne, avec des réponses telles que conjoint ou enfant.
Écrivez à l'encre noire, imprimez plutôt que joignez vos lettres, laissez un champ vide et posez des questions plutôt que d'inventer une réponse. Les employés corrigent les formulaires toute la journée et préfèrent de loin répondre à une question plutôt que de deviner.
Demander de quelle fenêtre vous avez besoin
Les bureaux municipaux sont divisés par fonction et les divisions ne sont pas évidentes de l'extérieur. Le bureau d'information près de l'entrée existe précisément pour cette question, et son utilisation vous coûte trente secondes plutôt qu'une file d'attente inutile. Une fois devant une fenêtre, vérifier que vous êtes au bon endroit avant de commencer est tout à fait normal.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| どの窓口に行けばいいですか？ | Dono madoguchi ni ikeba ii desu ka? | Vers quelle fenêtre dois-je aller ? |
| ここでいいですか？ | Koko de ii desu ka? | Est-ce le bon endroit ? |
| 保険の窓口はどこですか？ | Hoken no madoguchi wa doko desu ka? | Où est la fenêtre d’assurance ? |
| それは二番窓口です。 | Sore wa niban madoguchi desu. | C'est la deuxième fenêtre. (personnel) |
| 先にあちらで手続きをお願いします。 | Saki ni achira de tetsuzuki o onegai shimasu. | Veuillez d'abord terminer la procédure là-bas. (personnel) |
Demander un formulaire anglais ou un japonais plus lent
Demander de l'aide n'est pas un aveu d'échec dans un bureau municipal, c'est la façon normale pour les résidents de remplir leurs formalités administratives. Dites tôt que votre japonais est encore en train de se développer, et la plupart des employés ralentiront, simplifieront leur vocabulaire et montreront les cases pendant qu'ils expliquent. Se renseigner sur un formulaire en anglais avant de prendre un billet vaut le détour, car la disponibilité varie considérablement selon les communes.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 英語の用紙はありますか？ | Eigo no yōshi wa arimasu ka? | Avez-vous un formulaire en anglais ? |
| 日本語がまだ上手ではありません。ゆっくりお願いします。 | Nihongo ga mada jōzu de wa arimasen. Yukkuri onegai shimasu. | Mon japonais n'est pas encore très bon. Doucement, s'il vous plaît. |
| 書き方を教えていただけますか？ | Kakikata o oshiete itadakemasu ka? | Pourriez-vous me montrer comment remplir ceci ? |
| ここは何を書きますか？ | Koko wa nani o kakimasu ka? | Qu'est-ce que j'écris ici ? |
| この漢字の読み方を教えてください。 | Kono kanji no yomikata o oshiete kudasai. | S'il vous plaît, dites-moi comment lire ce kanji. |
| 確認させてください。 | Kakunin sasete kudasai. | Laissez-moi vérifier que j'ai bien compris. |
Ce que le greffier vous dira
Le personnel du guichet utilise constamment des formes de politesse, et la même poignée de phrases constitue la majeure partie de la visite. Les reconnaître vaut plus que pouvoir les produire, car votre travail consiste à répondre plutôt qu'à correspondre au registre. Remarquez à quelle fréquence la demande est entourée de o plus un nom, qui est un modèle que le guide honorifique couvre plus en détail.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 本人確認書類をお願いします。 | Honnin kakunin shorui o onegai shimasu. | Pièces d'identité, s'il vous plaît. |
| こちらにご記入ください。 | Kochira ni go-kinyū kudasai. | Veuillez remplir ceci ici. |
| 印鑑はお持ちですか？ | Inkan wa o-mochi desu ka? | As-tu ton sceau avec toi ? |
| あちらでお待ちください。 | Achira de omachi kudasai. | S'il vous plaît, attendez là-bas. |
| こちらの書類が足りません。 | Kochira no shorui ga tarimasen. | Ce document est manquant. |
| 後日、郵送でお送りします。 | Gojitsu, yūsō de o-okuri shimasu. | Nous vous le publierons ultérieurement. |
La phrase à écouter le plus est celle concernant un document manquant, car elle décide si vous partez terminé ou si vous revenez demain. Si vous entendez tarimasen ou mō ichido, demandez exactement ce que vous devriez apporter la prochaine fois et demandez au vendeur de l'écrire.
Comment se préparer avant de partir
- Choisissez le nom de la procédure que vous allez prononcer et dites-le à haute voix cinq fois avant de quitter la maison.
- Consultez le site Internet ou la ligne téléphonique de votre commune pour connaître les documents et les horaires d'ouverture, car ceux-ci varient.
- Mettez votre carte de séjour, tout avis préalable et un stylo dans une poche pour ne pas chercher par la fenêtre.
- Pratiquez votre adresse et votre date de naissance en japonais parlé jusqu'à ce que vous puissiez les prononcer sans vous arrêter.
- Apprenez le suffixe de comptage tsū afin de pouvoir demander le nombre de copies de certificat dont vous avez réellement besoin.
- Notez deux questions à l’avance, une sur le timing et une sur ce qui se passera ensuite.
- Après la visite, notez tout mot utilisé par le greffier que vous ne connaissiez pas et ajoutez-le à votre liste de révision.