La chaîne documentaire du devis au paiement
Un accord typique entre deux sociétés japonaises se déroule comme suit. L'acheteur demande un devis et le vendeur envoie un mitsumorisho. L'acheteur accepte par l'envoi d'un hatūsho, un bon de commande ; du côté du vendeur, recevoir cette commande est un juchū, et il peut confirmer avec un chūmon ukesho ou un juchū kakuninsho. Le vendeur livre avec un nōhinsho, un bon de livraison et souvent un kenshūsho ou juryōsho que l'acheteur doit signer en guise d'acceptation. Le vendeur émet alors un seikyūsho, la facture, l'acheteur paie par furikomi, virement bancaire, et le vendeur peut émettre un ryōshūsho, un reçu.
Un keiyakusho, un contrat, se situe au-dessus de cette chaîne pour les relations continues ou importantes, et un kihon keiyakusho, un accord de base, couvre souvent de nombreuses petites commandes, de sorte que chacune n'a besoin que d'un devis et d'une commande. Les petits achats sautent plusieurs étapes, mais apprenez quand même l'ordre, car chaque document fait référence à celui qui le précède par un numéro.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Pourriez-vous nous faire un devis ? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Nous passerons la commande selon le devis. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Nous avons reçu votre commande. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Nous l'enverrons avec un bon de livraison. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Nous émettrons la facture à la fin du mois. |
Lire un mitsumorisho et un hatūsho
Un devis comporte un en-tête avec le nom de l'acheteur et onchū, l'équivalent de sama pour l'entreprise, le nom et le sceau du vendeur, un numéro, mitsumori bangō et la date. Le corps répertorie les articles, hinmei, avec la quantité, sūryō, l'unité, tan'i, le prix unitaire, tanka et le montant, kingaku. Ci-dessous se trouvent le sous-total, shōkei, la taxe à la consommation, shōhizei, et le total, gōkei. Trois champs situés en bas sont les plus importants : nōki, le délai de livraison ; shiharai jōken, conditions de paiement ; et yūkō kigen, combien de temps le prix est valable. Une ligne de bikō contient des remarques.
Un hatūsho reflète le devis et ajoute l'adresse de livraison, nōhin-saki, la date de livraison demandée, nōhin kibōbi et le numéro de commande de l'acheteur, que le vendeur citera sur la facture. Lorsque vous recevez un devis, vérifiez les prix unitaires, vérifiez si les taxes sont incluses et lisez la durée de validité : un devis qui expire avant la fin de votre approbation interne signifie un deuxième tour.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Ce montant est-il avec ou sans taxe ? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Pourriez-vous prolonger la validité du devis ? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | À peu près quand aurait lieu la livraison ? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Si on change la quantité, le prix unitaire change-t-il ? |
Lire un seikyūsho et les modalités de paiement
Une facture répète les éléments et les totaux et ajoute les champs qui décident quand et comment l'argent est déplacé. Hakkōbi est la date d'émission. Shiharai kigen est la date d'accouchement. Furikomisaki est le compte bancaire : banque, succursale, type de compte, futsū ou tōza, numéro et nom du compte, kōza meigi. Furikomi tesūryō, les frais de transfert, sont généralement à la charge du payeur, et la facture peut l'indiquer. Depuis l'introduction du système de facture qualifiée, les factures des entreprises enregistrées portent également un numéro d'enregistrement commençant par T ; demandez à la comptabilité comment elle affecte votre entreprise.
Les conditions de paiement sont rédigées sous la forme d’une formule en deux moitiés. La première moitié est le shime, le cut-off qui clôture un lot de factures ; le second est le barai, lorsque ce lot est payé. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai : fermé en fin de mois, payé à la fin du mois suivant. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai : fermé le 20, payé le 10 du mois suivant. Yokuyokugetsu signifie le mois suivant. Sōkin est un mot simple pour envoyer de l'argent ; nyūkin, c'est l'argent qui arrive, donc nyūkin kakunin vérifie qu'il est bien entré.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Les modalités de paiement sont de clôture de fin de mois, payées à la fin du mois suivant. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Pourriez-vous couvrir les frais de transfert ? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Nous avons confirmé la réception du paiement. Merci. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | La date d'échéance est dépassée ; pourriez-vous nous dire quand le paiement est prévu ? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Pourriez-vous inclure le nom du département sur la facture ? |
Nōhinsho, ryōshūsho et keiyakusho
Un nōhinsho voyage avec les marchandises et répertorie ce qui a été livré ; l'acheteur le vérifie par rapport à la commande, kenshū, et le conserve. Un juryōsho ou une copie signée revient au vendeur comme preuve. Lorsqu'une livraison est incomplète ou endommagée, le numéro nōhinsho est celui que vous indiquez lorsque vous appelez.
Un ryōshūsho confirme le paiement reçu. Avec les virements bancaires, de nombreuses entreprises considèrent le relevé de transfert comme un reçu et n’en délivrent aucun sauf si cela leur est demandé. Un keiyakusho définit l'ensemble de la relation : les parties, kō et otsu, la portée, le prix, la durée, le kikan, le renouvellement, le kōshin, la résiliation, le kaijo et la confidentialité, himitsu hoji. Les contrats sont souvent rédigés en deux exemplaires, un pour chaque partie, et chaque entreprise tamponne les deux. Reportez-vous aux articles par numéro, jō : dai-san-jō, article trois.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | La quantité indiquée sur le bon de livraison ne correspond pas à ce qui est arrivé. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Veuillez signer l'accusé de réception et le renvoyer. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Avez-vous besoin d'un reçu? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Permettez-moi de confirmer l'article trois du contrat. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | La durée est d'un an avec renouvellement tacite, n'est-ce pas ? |
Inkan, kakuin et denshi keiyaku
Les contrats traditionnels sont tamponnés plutôt que signés. Le sceau enregistré de la société, jitsuin, figure sur le bloc de signature ; un keiin est pressé sur la limite de chaque paire de pages afin que les pages ne puissent pas être échangées ; et un teisei-in marque toute correction manuscrite. Les papiers internes ordinaires utilisent un kakuin carré ou un mitome-in personnel, et le verbe pour tamponner est ōin ou nattsuin. Qui détient le sceau et qui peut l’utiliser est une règle interne stricte.
Les contrats électroniques, denshi keiyaku, signés via un service Web sont désormais très répandus. Le vocabulaire passe au denshi shomei, signature électronique ; denshi shoshiki, la forme électronique d'un document ; et shōnin, approbation, dans un flux de travail. Certaines contreparties demandent toujours du papier, une demande peut donc devoir indiquer le formulaire que vous pouvez accepter. Le fait qu'un contrat donné nécessite un sceau, une signature ou une signature électronique dépend de l'entreprise, du document et de la contrepartie, alors renseignez-vous auprès de votre équipe juridique ou des affaires générales, sōmu.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Veuillez tamponner le contrat. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Veuillez apposer le sceau inter-pages sur la reliure de chaque page. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Un contrat électronique serait-il acceptable ? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Veuillez préparer deux originaux et en retourner un. |
Demander poliment chaque document
Le modèle de demande est le même pour chaque document. Nommez-le avec o ou go, dites ce qu'il couvre, donnez une date limite et un format, et terminez par des remerciements pour la peine. Le verbe central est go-sōfu itadakemasu deshō ka, pourriez-vous envoyer, ou o-okuri itadakemasu deshō ka ; pour avoir délivré un nouveau document, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Ajoutez un motif si le délai est serré : shanai shori no tsugō de, pour traitement interne.
Au téléphone, ajoutez votre entreprise et votre nom, et répétez le numéro du document. Lorsque vous envoyez un document, utilisez o-okuri itashimasu et demandez-leur de vérifier auprès de go-kakunin kudasai. Rechercher un document tardif est poli mais direct : sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, et puis la question.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Désolé de vous déranger, pourriez-vous envoyer la facture de ce mois-ci d'ici vendredi prochain ? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Il serait utile que vous puissiez l'envoyer au format PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | J'ai joint le devis ; veuillez le vérifier. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Concernant la facture que j'ai demandée hier, quand sera-t-elle envoyée environ ? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Désolé pour le dérangement et merci. |
Vocabulaire des documents
Le tableau rassemble les noms des documents et les champs que vous y lirez.
| Mot | En lisant | Signification |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | citation |
| 発注書 | hatchūsho | bon de commande |
| 受注 | juchū | réception d'une commande (côté vendeur) |
| 納品書 | nōhinsho | bon de livraison |
| 請求書 | seikyūsho | facture |
| 領収書 | ryōshūsho | reçu |
| 契約書 | keiyakusho | contracter |
| 支払条件 | shiharai jōken | conditions de paiement |
| 締め | shime | date limite d'une période de facturation |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | payé à la fin du mois suivant |
| 振込先 | furikomisaki | compte bancaire pour le virement |
| 有効期限 | yūkō kigen | période de validité |
| 押印 | ōin | apposer un sceau |
| 電子契約 | denshi keiyaku | contrat électronique |
Des erreurs qui retardent le paiement
La plupart des retards proviennent d’un terrain et non d’un litige. Une facture adressée au mauvais nom d’entreprise ou manquant le département ; un numéro de bon de commande qui ne correspond pas ; une ligne fiscale manquante ou doublée ; coordonnées bancaires avec le nom du compte dans le mauvais script ; une date d'échéance qui ignore l'avis du client, donc la facture arrive avec un jour de retard et attend un mois. Sur les contrats, les erreurs classiques sont un keiin manquant, un cachet issu du mauvais sceau et un nom de contrepartie qui diffère d'un caractère de son nom enregistré.
Avant d'envoyer un document, vérifiez le nom du destinataire, le numéro auquel il fait référence et les termes par rapport au document précédent dans la chaîne. Si un client dit qu'un document est erroné, excusez-vous brièvement, demandez exactement quel champ et rééditez le même jour avec sai-hakkō dans la ligne d'objet. Les pratiques des entreprises diffèrent sur presque tout ici, des sceaux aux mois de paiement, alors apprenez la langue et demandez ensuite à un collègue comment votre entreprise procède.
- Vérifiez le nom, onchū ou sama, et le département sur chaque document
- Citez le numéro du document précédent sur le suivant
- Confirmez zeikomi ou zeinuki et la ligne fiscale avant d'envoyer
- Lire le message du client et envoyer la facture avant celui-ci
- Renseignez-vous avant de tamponner ; les sceaux ont des règles indiquant qui peut les utiliser