Phrases d'appel téléphonique en japonais pour le travail et la vie quotidienne

Pourquoi il est plus difficile de téléphoner que de parler face à face

Au téléphone, vous perdez tout ce qui porte normalement une conversation. Il n'y a aucun visage à lire, aucun geste, aucun menu ou document sur lequel vous pouvez pointer, et aucune possibilité de prononcer un mot plus lentement. Le japonais ajoute à cela deux difficultés. Les appels au bureau se déroulent sur des verbes humbles et honorifiques que les cours pour débutants touchent à peine, et le premier échange suit un schéma fixe que tout collègue japonais connaît déjà par cœur.

La bonne nouvelle est que c’est exactement ce qui rend le japonais accessible par téléphone. Une conversation au restaurant peut aller n'importe où, mais un appel professionnel comporte peut-être huit mouvements possibles, et chacun a une ligne standard. Une fois l'ouverture, la mise en attente et le message automatiques, votre attention est libre sur la seule partie imprévisible, qui est la véritable raison pour laquelle la personne appelle.

• Gardez un stylo et du papier près du téléphone avant de répondre, pas après.
• Écrivez d'abord l'entreprise de l'appelant, puis son nom, puis la demande.
• Dites les lignes fixes à vitesse normale ; les ralentir semble moins confiant, pas plus poli.
• Décidez à l’avance de ce que vous direz lorsque vous ne comprenez pas, afin qu’il n’y ait jamais de silence.

La règle moshi moshi

Moshi moshi est sympathique et légèrement informel. C'est utile lorsqu'un ami vous appelle, lorsque vous appelez un ami et à chaque fois que vous devez vérifier que l'autre personne est toujours là. Ce n'est pas la façon dont vous répondez à un téléphone d'entreprise, car il appartient au registre occasionnel et un premier appel peut être un client. Répondez plutôt avec hai plus le nom de l'entreprise sous la forme de gozaimasu, ou remerciez-les d'avoir appelé en premier.

Répondre à un appel professionnel et donner votre nom

Osewa ni natte orimasu n’a presque aucune signification que vous puissiez traduire. C'est la poignée de main d'un appel professionnel, et les deux parties le disent avant tout contenu. Attendez-vous à ce que l'appelant réponde à votre message d'accueil avec sa propre entreprise et son nom dans le même ordre : l'entreprise d'abord, puis la personne. Notez les deux immédiatement, car vous en aurez à nouveau besoin lorsque vous transmettrez un message.

Passer l'appel et demander quelqu'un

Utilisez sama pour un client ou toute personne extérieure à votre entreprise, et san pour un contact avec lequel vous travaillez déjà en étroite collaboration. Irasshaimasu deshō ka est le titre honorifique d'iru, il demande donc si la personne est là de manière respectueuse ; onegai dekimasu deshō ka demande simplement à être connecté. Les deux sont en sécurité. Ajouter ima, ojikan yoroshii deshō ka une fois que la personne décroche est une petite courtoisie que les appelants japonais sautent rarement.

Mettre un appelant en attente et transférer

Shōshō omachi kudasai est la ligne la plus utile de cet article. C'est court, c'est attendu, et cela vous fait gagner cinq ou dix secondes pour trouver un nom, consulter un journal ou simplement respirer. Le shōshō omachi itadakemasu deshō ka, plus doux, demande plutôt qu'instruit et convient au client. Lorsque vous revenez en ligne, commencez toujours par omatase itashimashita avant de dire autre chose.

Dire que quelqu'un est absent ou en réunion

Notez que le collègue perd son san. Pour un appelant extérieur, toute votre entreprise est d'un côté, donc Satō est seul et les verbes deviennent humbles : orimasu plutôt que imasu, gozaimasu plutôt que desu. Ainiku adoucit les mauvaises nouvelles de la même manière que je le crains en anglais. Suivez toujours les mauvaises nouvelles avec une offre, car laisser l'appelant sans rien faire ensuite ne semble pas utile.

Prendre et laisser un message

Uketamawaru est le verbe humble pour recevoir, donc godengon o uketamawarimashō ka propose littéralement d'accepter le message au nom de l'auditeur. Mōshitsutaemasu est une forme humble de transmission de quelque chose, et c'est ce qu'un appelant s'attend à entendre avant de raccrocher. Si c'est vous qui laissez un message, limitez-vous à trois faits : qui vous êtes, ce que vous voulez et quand vous pouvez être contacté.

Épeler des noms et lire des chiffres sur une mauvaise ligne

Les collègues japonais n’épelent pas les kanji lettre par lettre. Ils expliquent chaque caractère avec un mot commun qui le contient, c'est pourquoi vous entendez tanbo no ta pour le personnage de terrain dans Tanaka. Pour un nom étranger, le katakana plus les lettres anglaises lues comme des sons japonais sont normaux. Les nombres ont leurs propres dangers : ichi et shichi se ressemblent sur une mauvaise ligne, alors dites nana pour sept et yon pour quatre, lisez les chiffres un par un et joignez les blocs avec la particule no.

Demander à l'appelant de répéter

Odenwa ga tōi, qui signifie que le téléphone est loin, est la façon japonaise polie de dire que la ligne est mauvaise. Cela rejette la faute sur la connexion plutôt que sur le discours de l'autre personne ou sur votre propre écoute, c'est pourquoi cela ne semble jamais impoli. Dites-le tôt. Se débattre pendant deux minutes de conjectures, puis admettre que vous avez tout raté, coûte beaucoup plus de temps qu'une simple phrase de réparation au début.

Terminer l'appel proprement

Sayōnara n'est pas utilisé pour mettre fin à un appel professionnel. La paire de clôture est yoroshiku onegai itashimasu suivi de shitsurei itashimasu, et l'appelant remplace généralement le récepteur un instant après la personne qui a reçu l'appel. Si vous avez lancé l'appel, laissez l'autre côté finir de parler, puis fermez. Sortir précipitamment de la ligne immédiatement après la dernière information est l’erreur étrangère la plus courante.

Un appel complet du début à la fin

Lisez cet appel à haute voix deux fois en tant que réceptionniste et deux fois en tant qu'appelant. La deuxième fois, couvrez l'anglais et travaillez uniquement à partir du japonais. Presque chaque véritable appel que vous recevrez sera une variation de ces douze lignes, avec un nom différent, une raison différente et une phrase inattendue au milieu. Tout le reste, vous pouvez déjà le dire.