L'e-mail de fin d'année en quatre lignes
Chaque email de fin d’année, court ou long, s’articule autour de quatre idées. Un sujet qui dit ce qu'il est. Merci pour l'année. La fermeture, si vous en annoncez une. Et le souhait d'une bonne année. Les lignes ci-dessous sont la version la plus simple de chacune ; les sections qui suivent montrent les variantes formelles et où elles vont.
Si vous ne vous souvenez de rien d'autre, souvenez-vous de l'ordre. Les lecteurs japonais attendent des remerciements avant les informations pratiques et les bons vœux à la toute fin, après les dates.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 年末のご挨拶 | Nenmatsu no goaisatsu | Vœux de fin d'année (objet) |
| 本年もお世話になりました。 | Honnen mo osewa ni narimashita. | Merci pour votre aide cette année. |
| 年末年始休業のお知らせ | Nenmatsu nenshi kyūgyō no oshirase | Fermeture pour le Nouvel An (objet) |
| 良いお年をお迎えください。 | Yoi otoshi o omukae kudasai. | Bonne et heureuse année à vous. |
Deux sortes d'e-mails de fin d'année
Décidez d’abord quel e-mail vous écrivez. Une salutation personnelle va de vous à un contact et sonne comme vous : elle mentionne le travail que vous avez accompli ensemble cette année. Un avis de fermeture va de l'entreprise à tout le monde et ressemble à l'entreprise : il est formel, factuel et le même pour chaque lecteur. Les petites entreprises et les indépendants les combinent souvent, ajoutant une ligne personnelle à l'avis.
| Indiquer | Salutations personnelles de fin d'année | Avis de fermeture pour les fêtes |
|---|---|---|
| Expéditeur | Vous, à un contact | L'entreprise, à tous les clients |
| Sujet | Nenmatsu no goaisatsu | Nenmatsu nenshi kyūgyō no oshirase |
| Tonifier | Chaleureux, poli | Formel, factuel |
| Contenu clé | Merci pour le travail ensemble de cette année | Dates de fermeture et traitement des demandes |
| Longueur | Cinq à huit lignes | Court, souvent avec un bloc de dates |
Si vous envoyez les deux, l'avis peut être une simple annonce et le message d'accueil peut mentionner les dates de fermeture sur une seule ligne. Les lecteurs n’ont pas besoin des dates deux fois au complet.
Qui envoie quoi dépend également de votre rôle. Les vendeurs et les gestionnaires de comptes envoient généralement des salutations personnelles à leurs propres contacts, tandis que l'avis de clôture provient souvent d'un administrateur ou apparaît sur le site Web de l'entreprise. Si vous n'êtes pas sûr, demandez à votre équipe comment cela s'est fait l'année dernière : zennen wa dō shimashita ka est une question tout à fait naturelle début décembre.
Des objets faciles à retrouver
Les sujets commerciaux japonais sont des étiquettes courtes, pas des phrases. Les crochets 【】 sont souvent utilisés pour faire ressortir un avis dans une boîte de réception chargée, et de nombreuses personnes ajoutent leur entreprise et leur nom entre parenthèses afin que l'e-mail puisse être retrouvé plus tard. Pour l'avis de fermeture, les dates peuvent également figurer dans le sujet, ce qui évite au lecteur de l'ouvrir.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 【年末年始休業のお知らせ】 | Nenmatsu nenshi kyūgyō no oshirase | [Avis de fermeture pour les vacances du Nouvel An] |
| 年末のご挨拶（さくら物産 佐藤） | Nenmatsu no goaisatsu (Sakura Bussan Satō) | Voeux de fin d'année (Sato, Sakura Bussan) |
| 年末のご挨拶と休業日のご案内 | Nenmatsu no goaisatsu to kyūgyōbi no goannai | Vœux de fin d'année et nos jours de fermeture |
Remercier le destinataire pour l'année
Après l'ouverture habituelle, itsumo osewa ni natte orimasu, l'e-mail remercie le lecteur pour l'année. Il existe trois niveaux communs. Le plus formel, utilisé dans les avis de l'entreprise, parle de la considération particulière du lecteur, gokōhai, et offre de profonds remerciements. Le niveau intermédiaire est le choix standard pour les salutations personnelles aux clients. Le niveau le plus léger convient aux contacts avec lesquels vous travaillez chaque semaine.
Dans un email personnel, ajoutez une phrase concrète après la ligne définie : le projet que vous avez terminé, l'événement que vous avez organisé ensemble. C’est cette seule ligne qui donne l’impression qu’un modèle est un véritable message.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 本年も格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 | Honnen mo kakubetsu no gokōhai o tamawari, atsuku onrei mōshiagemasu. | Nous sommes profondément reconnaissants de votre soutien particulier cette année. (très formel) |
| 本年は大変お世話になり、誠にありがとうございました。 | Honnen wa taihen osewa ni nari, makoto ni arigatō gozaimashita. | Merci beaucoup pour toute votre aide cette année. (standard) |
| 今年も一年、大変お世話になりました。 | Kotoshi mo ichinen, taihen osewa ni narimashita. | Merci pour une autre année de soutien. (plus chaud) |
| 秋のイベントでは大変お世話になりました。 | Aki no ibento de wa taihen osewa ni narimashita. | Merci beaucoup pour votre aide pour l'événement d'automne. |
L'avis de fermeture : dates et contacts
La partie de clôture commence par une humble phrase, makoto ni katte nagara, qui signifie littéralement que c'est très égoïste de notre part, mais. Cela atténue le fait que vous ne serez pas disponible. Viennent ensuite les dates, généralement sous forme de ligne ou de bloc séparé avec le jour de la semaine entre parenthèses, puis ce qui arrive aux demandes de renseignements et enfin des excuses pour la gêne occasionnée.
Un bloc typique ressemble à ceci : 休業期間：2026年12月29日（火）〜2027年1月4日（月）. De nombreux bureaux ferment entre le 28 ou le 29 décembre et le 3 ou le 4 janvier, mais les dates varient selon l'entreprise et le secteur, alors vérifiez toujours votre propre calendrier et indiquez clairement le premier jour.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 誠に勝手ながら、下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。 | Makoto ni katte nagara, kaki no kikan o nenmatsu nenshi kyūgyō to sasete itadakimasu. | Nous serons fermés pour les vacances du Nouvel An pendant la période ci-dessous. |
| 休業期間中にいただいたお問い合わせは、年明けより順次対応いたします。 | Kyūgyō kikanchū ni itadaita otoiawase wa, toshiake yori junji taiō itashimasu. | Les demandes reçues pendant la fermeture recevront une réponse dans l'ordre au cours de la nouvelle année. |
| ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承ください。 | Gofuben o okake itashimasu ga, nanitozo goryōshō kudasai. | Nous nous excusons pour la gêne occasionnée et vous demandons votre compréhension. |
| 新年は一月五日より通常営業いたします。 | Shinnen wa ichigatsu itsuka yori tsūjō eigyō itashimasu. | Nous rouvrirons comme d'habitude le 5 janvier. |
Conclure l'e-mail : l'année suivante et les vœux
Les dernières lignes attendent avec impatience. D'abord, une demande de poursuivre la relation l'année prochaine, puis le souhait d'une bonne année et souvent une phrase sur la prudence dans le froid. Dans les avis d'entreprise, vous verrez le lecteur adressé comme minasama, tout le monde. Dans les e-mails personnels, le nom du lecteur ou aucun titre est acceptable.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 来年も変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。 | Rainen mo kawaranu goaiko o tamawarimasu yō, onegai mōshiagemasu. | Nous espérons votre soutien continu l’année prochaine. (très formel) |
| 来年もどうぞよろしくお願いいたします。 | Rainen mo dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Nous sommes impatients de travailler avec vous l’année prochaine. |
| 寒さ厳しき折、どうぞご自愛ください。 | Samusa kibishiki ori, dōzo gojiai kudasai. | S'il vous plaît, prenez soin de vous en cette saison froide. |
| 皆様どうぞ良いお年をお迎えください。 | Minasama dōzo yoi otoshi o omukae kudasai. | Nous vous souhaitons à tous une bonne année. |
Un court exemple pour un client que vous connaissez
Voici un message de salutation personnel complet avec la clôture mentionnée sur une seule ligne. C'est poli mais pas rigide, le bon niveau pour un client avec qui vous avez travaillé toute l'année. Lisez-le de haut en bas comme un seul e-mail ; chaque rangée est une ligne du corps.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 山田様 | Yamada sama | Cher Monsieur ou Madame Yamada, |
| いつもお世話になっております。さくら物産の佐藤です。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. Sakura Bussan no Satō desu. | Merci pour votre soutien. Il s'agit de Sato sur Sakura Bussan. |
| 本年は大変お世話になり、誠にありがとうございました。 | Honnen wa taihen osewa ni nari, makoto ni arigatō gozaimashita. | Merci beaucoup pour toute votre aide cette année. |
| 新商品の発売では、多くのご協力をいただきました。 | Shinshōhin no hatsubai de wa, ōku no gokyōryoku o itadakimashita. | Vous nous avez grandement aidé avec le lancement du nouveau produit. |
| 弊社は十二月二十九日から一月四日まで休業いたします。 | Heisha wa jūnigatsu nijūkunichi kara ichigatsu yokka made kyūgyō itashimasu. | Notre bureau sera fermé du 29 décembre au 4 janvier. |
| 来年もどうぞよろしくお願いいたします。 | Rainen mo dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Nous sommes impatients de travailler avec vous l’année prochaine. |
| どうぞ良いお年をお迎えください。 | Dōzo yoi otoshi o omukae kudasai. | Je vous souhaite une bonne année. |
Le bon moment et les autres erreurs courantes
- Envoi du message d'accueil après la fermeture de votre bureau. L'avis de fermeture est inutile s'il arrive le premier jour de la fermeture.
- Utiliser kyūka au lieu de kyūgyō dans un avis aux clients. L'entreprise ferme ses portes et ne prend pas de vacances.
- Écrire kyūnenchū ou akemashite en décembre. Ceux-ci appartiennent à l’e-mail du Nouvel An, pas à celui de fin d’année.
- Mettre le souhait avant les dates. Des informations pratiques d'abord, puis des vœux à la toute fin.
- Mélanger les niveaux formels et informels : kakubetsu no gokōhai dans une ligne et kotoshi mo arigatō ne dans la suivante.
- Oublier le premier jour de retour. Les lecteurs se soucient le plus du moment où vous répondrez à nouveau.
Faites relire votre brouillon par Mocchi avant l'envoi
Écrivez d'abord votre véritable e-mail de fin d'année, puis ouvrez Mocchi et tapez /correct suivi de votre brouillon et d'une ligne sur le lecteur, comme un client de deux ans. Mocchi corrige le japonais, signale toute ligne dans le mauvais registre et explique pourquoi. Si vous souhaitez comprendre l'une des phrases formelles plutôt que de la copier, utilisez /explain dessus et Mocchi la divise en plusieurs parties. Mocchi garde une note des expressions que vous avez trouvées difficiles, donc l'e-mail du Nouvel An de janvier commence à partir de là.
Pour les expressions figées elles-mêmes, créez un petit jeu avec /create-flashcards et révisez-le avec des répétitions espacées pendant une semaine avant de l'envoyer.