Japanische Visitenkarten-Etikette und was man sagen sollte

Der Austausch ist eine kurze Szene, kein versteckter Test

Ein Meishi-Austausch dauert etwa zwanzig Sekunden und läuft in einer festen Reihenfolge ab, was für einen Lernenden eine gute Nachricht ist. Zwei Personen stehen auf, bewegen sich so, dass zwischen ihnen kein Tisch steht, bieten ihre Karten an, sagen jeweils eine festgelegte Zeile, nehmen sie mit beiden Händen entgegen, lesen, was gedruckt ist, und setzen sich. Sobald Sie mit der Bestellung vertraut sind, ist Ihre Aufmerksamkeit frei für den Teil, der wirklich zählt, nämlich den Namen und die Firma, die Sie jetzt in der Hand haben.

Es hilft, jede Konvention als praktisch und nicht als mystisch zu betrachten. Wenn Sie stehen und beide Hände benutzen, lässt sich eine kleine Karte leicht weitergeben, aber nur schwer fallen lassen. Wenn Sie es vorlesen, bestätigen Sie, dass Sie einen Namen für die nächste Stunde benötigen. Es ist eine übliche Höflichkeit, vor dem Besitzer nicht darauf zu schreiben. Jede Regel hat einen klaren Grund, und es ist viel einfacher, sich an den Grund zu erinnern, als sich eine Liste von Verboten zu merken, die man nur halb versteht.

Wer bietet zuerst an und warum sind Sie es normalerweise

Die Seite mit dem niedrigeren Ansehen in dieser bestimmten Sitzung bietet zuerst an. Das bedeutet, dass die Gastseite vor der Gastgeberseite steht und die Verkäuferseite vor der Käuferseite. Wenn Sie in das Büro einer anderen Person gereist sind, um etwas vorzuschlagen, bieten Sie zuerst an. Innerhalb jedes Teams verläuft die Reihenfolge von oben nach unten: Ihr Manager tauscht sich mit seinem Gegenüber aus, dann tauschen Sie sich mit seinem Gegenüber aus, also achten Sie auf die Person über Ihnen und folgen Sie ihr.

Die moderne Praxis ist in der Regel ein simultaner Austausch. Beide Personen halten ihre eigene Karte in der rechten Hand, bieten sie etwas niedriger als die andere Karte an, wenn diese Person ihnen überlegen ist, nehmen die angebotene Karte mit der linken Hand und führen dann die rechte Hand so hinüber, dass beide Hände die Karte, die sie erhalten haben, stützen. Wenn das Timing schief geht, geben Sie es einfach ab und erhalten Sie es anschließend. Niemand zählt die Schläge.

• Zuerst kommt die Gastmannschaft, dann die Gastgeberseite.
• Zuerst die Verkaufsseite, dann die Käuferseite.
• Die ranghöchste Person auf jeder Seite tauscht zuerst aus, dann der Rest in der Reihenfolge ihres Ranges.
• Halten Sie Ihre Karte an den Rändern, sodass Ihre Finger weder den Namen noch das Logo verdecken.
• Drehen Sie die Karte so, dass sie der Person zugewandt ist, die sie erhält, sodass sie sie lesen kann, ohne sie zu drehen.

Der Austausch als zweiseitige Abfolge

Nachfolgend finden Sie einen vollständigen Austausch von beiden Seiten, der Reihe nach, mit Ihnen als Besucher. Lesen Sie es als Szene und nicht als Vokabelliste. Beachten Sie, wie kurz jede Runde ist: eine Zeile, um sich selbst zu benennen, eine Zeile, um zu akzeptieren, eine Zeile, um zu bestätigen, was Sie gerade gelesen haben. Das ganze Gespräch passt in die Zeit, die man braucht, um sich wieder hinzusetzen.

Mōshiokuremashita bedeutet ungefähr, dass sich der Redner früher hätte vorstellen sollen, und es erscheint immer dann, wenn jemand spricht, bevor er seine Karte überreicht. Chōdai itashimasu ist das bescheidene Verb für Empfangen und die nützlichste Zeile hier; Arigatō Gozaimasu allein wirkt herzlich, aber bei einem ersten Geschäftstreffen etwas unformal.

Sagen Sie deutlich Ihren eigenen Namen und Ihr Unternehmen

Die Angebotszeile hat eine feste Form: Firma, Nr., Familienname, to mōshimasu. Das Unternehmen steht an erster Stelle, denn Ihre Zugehörigkeit identifiziert Sie hier mehr als Ihr Vorname. Sagen Sie langsam das Unternehmen, dann eine kleine Lücke und dann den Namen, da der Zuhörer gleichzeitig versucht, den Ton mit dem Druck in Einklang zu bringen. Wenn Ihr Name nicht japanisch ist, sagen Sie zuerst den Familiennamen und etwas lauter und seien Sie bereit, ihn einmal zu wiederholen.

Erhalt der Karte und Vorlesen

Nehmen Sie die Karte mit beiden Händen an den unteren Ecken, halten Sie sie etwa auf Brusthöhe und betrachten Sie sie tatsächlich einige Sekunden lang. Sagen Sie dann etwas, was Sie gerade gelesen haben. Das ist keine Schmeichelei; Auf diese Weise überprüfen Sie, ob die Abteilung, der Titel und der Name richtig sind, während der Eigentümer vor Ihnen steht und Sie kostenlos korrigieren kann.

Die Zeile, die die Arbeit erledigt, ist eine einfache Beobachtung mit ne am Ende. Es lädt zur Bestätigung ein, ohne eine direkte Frage zu stellen, und die Antwort besteht normalerweise aus einem kurzen Anrede und einem Satz mit zusätzlichen Details, der Ihnen etwas gibt, mit dem Sie einen Smalltalk eröffnen können, sobald Sie sich hingesetzt haben. Behalten Sie die Karte in der Hand und nicht in der Tasche, bis alle Platz genommen haben.

Fragen, wie ein Name gelesen wird

Japanische Familiennamen werden in Kanji geschrieben, deren Lesart nicht vorhersehbar ist, und dieselben Zeichen können auf verschiedene Arten gelesen werden. Japaner fragen sich daher genau in diesem Moment gegenseitig nach Lesungen, und das wird eher als aufmerksam denn als unwissend wahrgenommen. Der Austausch ist der günstigste Zeitpunkt, um nachzufragen, denn danach müsste man zugeben, dass man dem Namen der Person eine halbe Stunde lang aus dem Weg gegangen ist.

Fragen Sie, bevor Sie die Karte ablegen. Beginnen Sie mit „Shitsurei desu ga“ oder „Osore irimasu ga“ und fragen Sie dann direkt. Wenn Sie eine plausible Vermutung haben, ist es freundlicher, sie anzubieten, als kalt zu fragen, da die andere Person nur eine Silbe bestätigen oder korrigieren muss. Wiederholen Sie das Vorlesen, sobald Sie es gehört haben, und verwenden Sie es dann in Ihrem nächsten Satz, damit es im Gedächtnis verankert wird.

Karten auf dem Tisch während der Besprechung

Erhaltene Karten bleiben draußen. Wenn Sie eine Karte direkt in Ihr Etui stecken, ähnelt das dem Schließen einer Akte über jemanden, den Sie gerade erst kennengelernt haben. Stattdessen legen Sie die Karten vor sich auf den Tisch und richten sie so aus, dass sie mit dem Sitz ihrer Besitzer übereinstimmen. Dieses Layout ist ein Sitzplan: Damit können Sie die richtige Person während der gesamten Besprechung mit Namen ansprechen, ohne zu raten, was der wahre Grund dafür ist, dass diese Gewohnheit überlebt.

Fassen Sie die Karten so wenig wie möglich an, während sie draußen sind. Schreiben Sie nicht darauf, stapeln Sie kein Notizbuch darauf und lassen Sie sie nicht herumrutschen, während Sie nachdenken. Wenn am Ende eine Karte auf dem Tisch zurückgelassen wird, deutet das darauf hin, dass man die Person vergessen hat. Machen Sie das Weglegen also zum Teil des Aufstehens und nicht zu etwas, an das Sie sich später vielleicht erinnern.

• Legen Sie die Karten in der Sitzreihenfolge Ihrer Gegenüber aus.
• Legen Sie die Karte der ältesten Person oben auf Ihr eigenes Kartenetui, vorne links.
• Halten Sie die Karten von Tassen, Kondenswasser und Ihrem Laptop fern.
• Schreiben Sie nichts auf eine Karte, solange der Besitzer Sie sehen kann.
• Sammeln Sie sie am Ende der Besprechung ein und stecken Sie sie in Ihr Kartenetui, nicht in eine Hosentasche.
• Sagen Sie „shitsurei itashimasu“, während Sie die Karten wegräumen und aufstehen.

Wenn Ihnen die Karten ausgehen oder Sie sie vergessen

Das passiert jedem und es gibt eine feste Formel dafür. Entschuldigen Sie sich einmal kurz und machen Sie weiter; Eine lange Erklärung macht den Moment größer, als er ist. Das Standardverb ist kirasu, was „ausgegangen sein“ bedeutet, und es wird auch dann verwendet, wenn die ehrliche Wahrheit darin besteht, dass Sie den Koffer auf Ihrem Schreibtisch liegen gelassen haben. Dann versprechen Sie, Ihre Daten zu übermitteln, und senden Sie sie tatsächlich noch am selben Tag.

Wenn die andere Seite auch keine Karten hat, fragen Sie laut nach dem Namen und schreiben Sie ihn sofort in Ihr Notizbuch, einschließlich der Lesung. Wenn Sie derjenige sind, der keine Karte hat, nehmen Sie die Karte trotzdem mit beiden Händen in Empfang und lesen Sie sie trotzdem laut vor. Der Umtausch wird durch Ihre leere Hülle nicht storniert; Nur Ihre Hälfte davon wird per E-Mail verschickt.

Die Folge-E-Mail, die auf die Besprechung verweist

Der Kartentausch ist nur dann etwas wert, wenn ihm eine Botschaft folgt. Senden Sie noch am selben Tag oder am nächsten Morgen eine kurze E-Mail. Eine nützliche Betreffzeile benennt den Zweck und identifiziert Sie, zum Beispiel 本日のtoll礼(株式会社さくら・田中), da der Empfänger an diesem Nachmittag möglicherweise mehrere Karten gesammelt hat und Sie auf einen Blick platzieren muss.

Das Gremium hat vier Schritte: Bedanken Sie sich für die Zeit, sagen Sie, wer Sie sind und wo Sie sich getroffen haben, beziehen Sie sich auf eine konkrete Sache, die besprochen wurde, sodass es sich bei der Nachricht eindeutig nicht um eine Vorlage handelt, und schließen Sie mit einer zukunftsorientierten Begrüßung ab. Halten Sie es auf einem Bildschirm. Lange erste E-Mails in der japanischen Geschäftskorrespondenz laden eher zu einer verspäteten als zu einer herzlichen Antwort ein.

So proben Sie die ganze Szene

Üben Sie dies im Stehen, laut, mit einer echten Karte in der Hand, denn Sprache und Bewegung müssen zusammenpassen. Wenn man an einem Schreibtisch sitzt und schweigend die Zeilen liest, trainiert man nichts von dem Timing, das den Austausch ruhig wirken lässt. Fünf Minuten körperliche Probe sind mehr wert als eine Stunde Lektüre über die Bräuche.

• Sagen Sie Ihre Angebotszeile, während Sie tatsächlich eine Karte hinhalten, bis Sie nicht mehr auf Ihre Hände schauen.
• Empfangen üben: chōdai itashimasu, zwei Sekunden schauen, dann eine Beobachtung, die mit ne endet.
• Üben Sie die Namensvorlesefrage so lange, bis sie flüssig herauskommt, damit aus der Überraschung nie Stille wird.
• Üben Sie die Entschuldigung ohne Karte einmal, damit der Wortlaut fertig ist, bevor Sie ihn brauchen.
• Schreiben Sie die Folge-E-Mail noch am selben Abend auswendig und vergleichen Sie sie mit den obigen Sätzen.
• Kombinieren Sie dies mit einer Selbstvorstellung, die Sie bereits sagen können, damit das Treffen nach dem Austausch einen Sinn hat.