Vor Ihrer Ankunft: Bestätigung des Termins und des Zeitplans
Ein Kundenbesuch beginnt am Vortag mit einer einzeiligen E-Mail, in der Datum, Uhrzeit und Ort bestätigt werden. Es gibt dem Kunden die Möglichkeit, einen Zimmerwechsel oder einen zusätzlichen Teilnehmer anzugeben. Ein Termin ist ein Apo in der lockeren Sprache und ein O-Yakusoku in der Keigo, wenn Sie mit den Mitarbeitern des Kunden sprechen.
Seien Sie an diesem Tag zehn Minuten früher im Gebäude und fünf Minuten früher an der Rezeption. Nutzen Sie die freie Zeit, um Ihre Papiere zu überprüfen, Ihr Telefon stummzuschalten und im Winter Ihren Mantel auszuziehen, bevor Sie hineingehen; Besucher betreten das Büro eines Kunden mit dem Mantel über dem Arm. Wenn Sie aufgrund einer Zugverspätung zu spät kommen, rufen Sie vor dem Termin an und geben Sie eine realistische neue Ankunftszeit an.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Ich freue mich auf unser Treffen morgen um zehn. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Ist der Veranstaltungsort wie geplant Ihr Hauptsitz? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Es tut mir sehr leid, ich werde wegen einer Zugverspätung etwa zehn Minuten zu spät kommen. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Da ich etwas früher angekommen bin, warte ich in der Lobby. |
Das Empfangsskript: Uketsuke
Empfang, Uketsuke, gibt es in drei Formen und das Drehbuch ändert sich kaum. Ein großes Gebäude verfügt über einen besetzten Schalter, oft mit einem Sicherheitstor; Ein mittelständisches Unternehmen hat ein Telefon auf dem Schalter, auf dem eine Liste mit Nebenstellen steht. Ein kleines Büro hat eine Tür, die man öffnet, während man „Shitsurei Itashimasu“ sagt. Geben Sie in jedem Fall der Reihe nach drei Informationen an: Ihr Unternehmen, Ihren Namen und mit wem Sie wann einen Termin haben.
Beachten Sie die Verben. To mōshimasu ist die bescheidene Form von to iimasu und die einzige Möglichkeit, sich hier vorzustellen. O-yakusoku o itadaite orimasu, ich habe einen Termin erhalten, legt den Termin im Geschenk des Kunden fest, das die höfliche Umrahmung darstellt. Hängen Sie sama an den Namen der Person an, die Sie besuchen, und fügen Sie deren Abteilung hinzu, wenn Sie diese kennen, da in einem großen Unternehmen möglicherweise mehrere Personen denselben Nachnamen haben.
Die Rezeptionistin sagt „shōshō o-machi kudasai“, ruft die Person an und sagt dann entweder „tadaima mairimasu“, sie ist unterwegs, oder nennt ein Zimmer. Wenn es einen Besucherausweis gibt, nyūkanshō, tragen Sie ihn sichtbar und geben Sie ihn zurück, wenn Sie gehen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Mein Name ist Tanaka, von der ABC Corporation. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Um zehn habe ich einen Termin mit Herrn Sato im Vertrieb. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Bitte warten Sie einen Moment. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato ist unterwegs; Bitte nehmen Sie hier Platz. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Es tut mir leid, Sie warten zu lassen. |
Wartezimmer und Einlass
Sie können in der Lobby, in einem ōsetsushitsu, einem Empfangsraum oder im Besprechungsraum selbst warten. Wenn ein Mitarbeiter Sie führt, gehen Sie leicht hinter ihm her und lassen Sie ihn die Aufzugstasten drücken; Im Aufzug steht die Führung an der Tafel und Sie stehen hinten.
Im Zimmer sagt der Führer „dōzo o-hairi kudasai“ oder „kochira e dōzo“. Sagen Sie beim Betreten „shitsurei itashimasu“, auch wenn der Raum leer ist, und nehmen Sie den Platz ein, der Ihnen gezeigt wird. Wenn nichts gesagt wird, stellen Sie sich in die Nähe des Sitzes, der der Tür am nächsten ist, oder setzen Sie sich darauf und stehen Sie wieder auf, wenn die Person, die Sie treffen, hereinkommt. Stellen Sie Ihre Tasche auf den Boden neben Ihrem Stuhl, nicht auf den Tisch. Wenn Tee mitgebracht wird, danken Sie der Person und warten Sie auf das Dōzo des Gastgebers, bevor Sie trinken, es sei denn, die Wartezeit wird zu lang.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Bitte hier entlang. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Entschuldigung (betritt den Raum). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Bitte setzen Sie sich und warten Sie. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Ist dieser Sitz in Ordnung? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Bitte nehmen Sie hinten Platz. |
Sitzplätze, Visitenkarten und die Eröffnungsgrüße
Besprechungsräume haben einen oberen Sitz, Kamiza, der am weitesten von der Tür entfernt ist, und einen unteren Sitz, Shimoza, der am nächsten liegt. Die Kamiza gehört dem Gast, wobei der älteste Besucher am weitesten von der Tür entfernt ist und der älteste Gastgeber gegenüber. Im Zweifelsfall warten Sie mit der Platzierung.
Wenn die Person, mit der Sie sich treffen, hereinkommt, stehen Sie auf. Erste Treffen beginnen mit dem Austausch von Visitenkarten: Halten Sie Ihre Karte mit beiden Händen in Richtung der anderen Person, nennen Sie Ihr Unternehmen, Ihre Abteilung und Ihren Namen mit „mōshimasu“, nehmen Sie diese mit beiden Händen in Empfang, werfen Sie einen Blick darauf und legen Sie sie für das Treffen vor Ihnen auf den Tisch. Ein separater Leitfaden zur Meishi-Etikette behandelt die Details; Hier reicht es zu wissen, dass der Austausch stattfindet, bevor jemand sitzt.
Bedanken Sie sich dann für die Zeit und formulieren Sie in einem Satz den Zweck des Besuchs. Ein kleines Geschenk, Temiyage, wird jetzt mit Kokoro Bakari Desu Ga überreicht. Der Gastgeber beginnt normalerweise mit Dewa, Hajimemashō Ka oder einer Frage zu Ihrer Reise, die nur einer kurzen Antwort bedarf.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Vielen Dank, dass Sie sich heute, wenn Sie beschäftigt sind, Zeit für uns nehmen. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Ich bin heute gekommen, um den neuen Plan zu erklären. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Ein kleines Zeichen, bitte teilen Sie es mit allen. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Dann, wenn ich darf, fangen wir gleich an. |
Fazit: Zusammenfassung der nächsten Schritte
Ein japanisches Treffen endet selten mit einer vor Ort bekannt gegebenen Entscheidung. Es endet mit einer klaren Liste, was jede Seite bis wann als Nächstes tun wird, und der Besucher soll dies laut aussprechen. Leiten Sie die Zusammenfassung mit honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu ein und listen Sie dann die Elemente mit mazu, tsugi ni, saigo ni auf. Die Seite des Klienten wird alles korrigieren, was er anders sieht, und darum geht es.
Wenn der Klient jemand anderen konsultieren muss, wird er „shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu“ sagen. Fragen Sie nach einem groben Zeitplan mit itsu goro, aber drängen Sie nicht auf einen Termin vor Ort. Wenn der Gastgeber „honjitsu wa arigatō gozaimashita“ sagt, antworten Sie mit „kochira koso“ und stehen Sie auf, wenn er aufsteht.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Dann möchte ich bestätigen, was wir heute besprochen haben. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Zunächst senden wir Ihnen innerhalb der nächsten Woche ein Angebot. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Wir werden es intern prüfen und uns nächste Woche mit Ihnen in Verbindung setzen. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Wann können wir ungefähr mit Ihrer Antwort rechnen? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Gibt es noch etwas, das unklar ist? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Vielen Dank für heute. Das Vergnügen liegt bei uns; Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen. |
Beim Verlassen: Shitsurei Itashimasu an jeder Tür
Das Verlassen hat ebenso viele Etappen wie das Ankommen. Sammeln Sie Ihre Papiere und die Visitenkarten des Kunden, die in Ihr Kartenetui passen. Schieben Sie Ihren Stuhl hinein. An der Tür des Besprechungsraums drehen Sie sich um, sagen Sie „shitsurei itashimasu“ und verneigen Sie sich. Der Gastgeber begleitet Sie normalerweise zum Aufzug oder zum Eingang. Halten Sie das Gespräch locker und danken Sie ihnen beim Gehen noch einmal.
Steigen Sie am Aufzug ein, drehen Sie sich zum Gastgeber um, sagen Sie „honjitsu wa arigatō gozaimashita“ und verneigen Sie sich, während sich die Türen schließen. Verbeugen Sie sich am Eingang im Erdgeschoss vor der Tür. Ziehen Sie Ihren Mantel außerhalb des Gebäudes an. Geben Sie jeden Besucherausweis an der Rezeption mit „o-kaeshi shimasu“ zurück und bedanken Sie sich auch bei der Empfangsdame.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Dann verabschiede ich mich. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Bitte machen Sie sich nicht die Mühe, mich hinauszubringen. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Vielen Dank für heute. Auf Wiedersehen. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Ich gebe den Besucherausweis zurück. Danke schön. |
Vokabeln für einen Kundenbesuch
Das sind die Worte, die Sie an der Rezeption, auf dem Flur und im Besprechungsraum hören werden. Einige, wie zum Beispiel Kisha und Heisha, machen nur als Paar Sinn.
| Wort | Lektüre | Bedeutung |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | Arbeitstreffen, Diskussion mit einem Kunden |
| 受付 | uketsuke | Rezeption |
| 入館証 | nyūkanshō | Besucherausweis oder Eintrittskarte |
| 応接室 | ōsetsushitsu | Empfangsraum für Besucher |
| 会議室 | kaigishitsu | Besprechungsraum |
| 上座 | kamiza | Oberer Sitz, am weitesten von der Tür entfernt |
| 下座 | shimoza | unterer Sitz, der Tür am nächsten |
| 貴社 | kisha | Ihr Unternehmen (im Gespräch mit einem Kunden) |
| 弊社 | heisha | unser Unternehmen (bescheiden) |
| 名刺 | meishi | Visitenkarte |
| 手土産 | temiyage | kleines Geschenk, das zu einem Besuch mitgebracht wird |
| お礼メール | o-rei mēru | Dankes-E-Mail nach einem Besuch |
Auch Titel sind wichtig: Buchō, Abteilungsleiter; Kachō, Abteilungsleiter. Verwenden Sie den Titel mit dem Nachnamen Satō-kachō oder den Nachnamen mit Sama, niemals beide zusammen.
Die Folge-E-Mail und Fehler, die es zu vermeiden gilt
Der Besuch endet mit einem O-rei Mēru, das noch am selben Tag verschickt wird. Es hat eine feste Form: das Unternehmen, die Abteilung und der Name des Kunden mit sama in der ersten Zeile; ein Dankeschön für ihre Zeit; zwei oder drei Zeilen, die bestätigen, was vereinbart wurde, und den nächsten Schritt mit einem Datum; und eine Schlusszeile wie Hikitsuzuki Yoroshiku Onegai Itashimasu. Fügen Sie alle versprochenen Dokumente bei.
Die Fehler, die auffallen, betreffen Ordnung und Registrierung. Das Sitzen vor der Einladung fällt auf. Die Karte eines Kunden in die Hosentasche zu stecken oder darauf zu schreiben, ist eine kleine Beleidigung. In der Sprache ist es üblich, Anata für den Klienten zu verwenden, Sama beim Namen der Person zu vergessen, die man besucht, und Keigo mit einem beiläufigen Desu Ne zu beantworten. Wenn Sie ausrutschen, korrigieren Sie es im nächsten Satz und fahren Sie fort. Die Gepflogenheiten in Unternehmen sind unterschiedlich. Folgen Sie daher dem Beispiel des Gastgebers und fragen Sie einen Kollegen, der diesen Kunden schon einmal besucht hat.
- Kommen Sie nicht mehr als zehn Minuten zu früh oder eine Minute zu spät, ohne vorher anzurufen
- Sitzen Sie nicht, bis Sie eingeladen werden, und nehmen Sie die Kamiza nicht ungebeten an
- Bewahren Sie die Karte des Kunden während des Meetings auf dem Tisch und dann in Ihrem Kartenetui auf
- Verwenden Sie weder Anata, Kimi noch die einfache Kaisha für den Kunden oder sein Unternehmen
- Ziehen Sie Ihren Mantel nicht im Gebäude oder im Aufzug an
- Versenden Sie noch am selben Tag die Dankes-E-Mail mit den vereinbarten weiteren Schritten