Die Kernidee: eine Entscheidung, die auf dem Papier steht
Ringi (稟議) setzt sich zusammen aus rin, einem Vorgesetzten demütig Bericht erstatten, und gi, Beratung, es handelt sich also im wahrsten Sinne des Wortes um eine Angelegenheit, die den Vorgesetzten zur Beratung vorgelegt wird. Das Dokument ist ringisho (稟議書), sho, was ein schriftliches Dokument bedeutet. Ein ringi wird für Entscheidungen verwendet, die die Autorität einer anderen Person erfordern: Kauf von Ausrüstung, Unterzeichnung eines Vertrags, Einstellung von Mitarbeitern, Reisen über einen festgelegten Preis hinaus.
Das System spiegelt die Ansicht wider, dass Entscheidungen gemeinsam getroffen werden. Jeder, der mit dem Ergebnis leben wird, sieht den Vorschlag und trägt seinen Namen ein, so dass später niemand sagen kann, dass es ihm nie gesagt wurde, und die Verantwortung auf die Strecke verteilt ist. Der Preis ist Zeit. Wie viel eine ringi benötigt, variiert stark je nach Unternehmen; Start-ups können eine Chat-Nachricht verwenden, während ein älteres Unternehmen ein Formular verwendet. Der entsprechende Beitrag auf nemawashi befasst sich mit dem Reden, das an erster Stelle steht, und der Beitrag zu Berufsbezeichnungen deckt die Ränge auf der Route ab. Zwei Kollegen besprechen einen Kauf.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Benötigt dies eine ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Alles ab 500.000 Yen benötigt eine ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Ich werde die ringi bis nächste Woche einreichen. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Wie weit ist die ringi gekommen? |
Die Route: von kiansha nach kessaisha
Der Drafter, die kiansha (起案者), wörtlich die Person, die den Draft erhöht, schickt den Ringisho jeweils um einen Rang nach oben. Wer zuletzt genehmigt, wird durch die Regeln des Unternehmens zur Genehmigungsbehörde, kessai kengen (決裁権限), festgelegt, in der Regel nach Art und Betrag: Ein kleiner Einkauf kann beim Abteilungsleiter landen, ein großer Einkauf kann an einen Direktor oder den Präsidenten gehen. Auf dem Weg dorthin kann es für aigi (合議) zu verwandten Abteilungen gehen, was normalerweise in Genehmigungsrouten so gelesen wird, obwohl gōgi auch gehört wird, damit die Buchhaltung oder die Rechtsabteilung es überprüfen können. Jeder Genehmiger kann es zurücksenden.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Der Endgenehmiger für diesen Betrag ist der Bereichsleiter. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Außerdem ist eine Freigabe durch die Buchhaltung erforderlich. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Könnte ich bitte um Ihren Stempel bitten? |
| Rolle | Lektüre | Was sie auf der Strecke machen |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Entwirft den Vorschlag und sammelt die Anhänge |
| 係長 | kakarichō | Erster Check: Fakten, Zahlen und Format |
| 課長 | kachō | Beurteilt den Business Case für den Abschnitt |
| 部長 | buchō | Genehmigt für die Abteilung; oft endgültig für kleine Beträge |
| 合議先 | aigi-saki | Verwandte Abteilungen wie Buchhaltung oder Recht |
| 決裁者 | kessaisha | Besitzt die Autorität über diesen Betrag und macht ihn offiziell |
Ein Ringisho lesen: die Kopfzeile und die Stempelfelder
Die Formate unterscheiden sich je nach Unternehmen, aber die meisten Ringisho tragen die gleichen Felder: das Datum der Erstellung, Kianbi; der Verfasser und seine Abteilung; das Subjekt, kenmei, das üblicherweise mit „no ken“ endet, in Bezug auf; der Betrag, Kingaku; Anhänge, Tenpu shiryō, wie Anführungszeichen; und ein Kästchen für das Ergebnis. Im Folgenden werden der Zweck, die Gründe und die in Betracht gezogenen Optionen dargelegt.
Die Reihe der Stempelkästen ist die ōinran (押印欄), wörtlich die Spalte zum Pressen von Siegeln. Auf vielen Formularen befindet sich das oberste Kästchen links und das des Verfassers rechts, sodass die Stempel von rechts nach links ausgefüllt werden, der Richtung der traditionellen vertikalen Schrift. Jeder Genehmiger drückt ein kleines persönliches Siegel mit seinem Nachnamen, ein Mitomein, im wahrsten Sinne des Wortes ein Anerkennungssiegel. An manchen Arbeitsplätzen ist es üblich, das Siegel leicht in Richtung der Loge des Chefs zu neigen, als würde man sich verbeugen; Viele Leute haben es noch nie kennengelernt, also folgen Sie dem, was Ihre Kollegen tun.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Ist das die richtige Art, das Thema zu schreiben? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Ich habe zwei Zitate beigefügt. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Kollege) Ihr Stempel steht auf dem Kopf. |
Paare, die Lernende verwirren
Kessai ist die klassische Falle. Geschrieben 決裁, ist es die Zustimmung der Person mit Autorität; Das zweite Kanji bedeutet „urteilen“, also eine Gerichtsentscheidung. Geschrieben 決済 bezeichnet es die Abwicklung einer Zahlung, das Wort auf Kartenterminals und in kessai-bi das Abrechnungsdatum. Eingabemethoden bieten oft zuerst die Schreibweise der Zahlung an. Ein Neuling, der einen Entwurf prüft, stellt die Frage, die jeder einmal stellt.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai und kessai: welches Kanji war es nochmal? |
| Begriff | Lektüre | Bedeutung | Nicht zu verwechseln |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Endgültige Genehmigung durch die befugte Person | 決済 kessai, eine Zahlung begleichen |
| 承認 | shōnin | Ein Genehmiger ist in einem Schritt auf dem Weg in Ordnung | 決裁 kessai, das letzte, verbindliche |
| 稟議 | ringi | Zur Genehmigung verteilt | 回覧 kairan, nur zum Lesen verbreitet |
| 差し戻し | sashimodoshi | Zur Überarbeitung und erneuten Einreichung zurückgeschickt | 却下 kyakka, komplett abgelehnt |
| 根回し | nemawashi | Informelle Vorgespräche | 稟議 ringi, die formelle Aufzeichnung danach |
Ringi und nemawashi: der Vortrag davor, der Aufsatz danach
Nemawashi, im wahrsten Sinne des Wortes „die Wurzeln umrunden“, ist die informelle Arbeit, bei der ein Vorschlag mit jeder Person besprochen wird, bevor er eingereicht wird. Ringi macht das Ergebnis offiziell. Ein ringi ohne nemawashi neigt dazu, mit Fragen zurückzukommen, denn das erste Mal, dass ein Genehmiger von der Idee hört, ist, wenn sie auf dem Schreibtisch landet; nemawashi ohne ringi hat keine formale Wirkung. Deshalb lesen die Genehmiger auf einem gut vorbereiteten ringi es selten zum ersten Mal. Ein älterer Kollege gibt einem Neuankömmling Ratschläge.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Bevor Sie die ringi einreichen, besprechen Sie dies am besten noch einmal mit dem Abteilungsleiter. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Ich habe es bereits über die Buchhaltung hinaus laufen lassen. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Der Grundstein ist gelegt. |
Über die Grundlagen hinaus: elektronische ringi und der verblassende Hanko
Viele Unternehmen betreiben inzwischen denshi ringi (電子稟議), elektronisch ringi, in einem Workflow-System, wākufurō shisutemu. Die Route wird in der Software festgelegt, jeder Genehmiger erhält eine Benachrichtigung und die Genehmigung erfolgt über eine Schaltfläche, die manchmal mit einem Bild des Siegels des Genehmigers angezeigt wird. Sashimodoshi kommt mit einem schriftlichen Kommentar und die Historie zeigt, wer wann genehmigt hat. Wenn ein Genehmiger abwesend ist, kann ein Stellvertreter an seiner Stelle genehmigen, dairi shōnin.
Der Wandel beschleunigte sich im Jahr 2020. Im Juni desselben Jahres veröffentlichten das Kabinettsbüro, das Justizministerium und das Ministerium für Wirtschaft, Handel und Industrie eine Frage-und-Antwort-Runde, in der es hieß, dass ein Vertrag ohne Siegel gültig ist, sofern nicht ein Gesetz dies vorschreibt, und dass Fernarbeit den Papierweg unpraktisch machte. In einigen Unternehmen und öffentlichen Ämtern gibt es noch Papier und Hanko. Fragen Sie also, welches System Sie verwenden. Ein Team wickelt Genehmigungen online ab.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Bitte reichen Sie es über das System ein. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Ich habe auf „Genehmigen“ geklickt. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Da der Abteilungsleiter geschäftlich unterwegs ist, wird ein Stellvertreter dies genehmigen. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Bitte überprüfen Sie die Kommentare zur zurückgegebenen Anfrage. |
Die Verben der Reise: ageru, mawasu, tōru, oriru
Office Talk beschreibt eine ringi durch ihre Bewegung. Du ringi o Ageru, hebe es nach oben und ringi o mawasu schicke es herum. Es kommt entweder ringi ga tōru durch, oder sashimodosareru, wird zurückgeschickt. Endgültige Genehmigung kessai ga oriru, kommt herab, weil es von oben herabsteigt. Zu Lieferanten sagen die Leute shanai de ringi-chū desu, es durchläuft die interne Genehmigung, eine höfliche Art zu sagen, noch nicht. Bei Vorgesetzten erscheinen die gleichen Verben im Keigo.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Ich habe die ringi-Runde gesendet. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Ich mache mich auf den Weg, um den Stempel des Abteilungsleiters zu holen. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Die Genehmigung liegt nun endlich vor. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | Die ringi ist durchgegangen, daher werde ich mit der Bestellung fortfahren. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Es wurde zurückgeschickt, da die Grundlage für den Betrag schwach war. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (An einen Lieferanten) Es befindet sich derzeit in der internen Genehmigungsphase. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (E-Mail an einen Genehmiger) Bitte überprüfen und genehmigen. |
Häufige Fehler, die Neulinge mit ringi machen
Schreiben von „決済“ in ein Genehmigungsdokument. Die Ursache liegt in der Eingabemethode, die für kessai oft zuerst das Zahlungswort anbietet. Überprüfen Sie jede kessai in einer ringi und verwenden Sie 決裁.
Mit der ringi überzeugen. Neulinge aus Kulturen, in denen Vorschläge in einer Besprechung erörtert werden, packen den Fall in das Dokument und erwarten, dass es die Genehmiger überzeugt. Das Überreden gehört zu nemawashi; Der Ringisho zeichnet auf, was vereinbart wurde.
Ein Level überspringen, um Zeit zu sparen. Es fühlt sich effizient an, es direkt zur buchō zu bringen, aber die Reihenfolge der Route ist Teil des Respekts, der jedem Rang entgegengebracht wird, und ein übersprungenes kakarichō kann dazu führen, dass es zurückgeschickt wird. Folgen Sie der Route, auch wenn sie langsam ist.
Eine frühe Briefmarke als Entscheidung behandeln. Jeder shōnin fühlt sich wie ein Fortschritt an, und das ist er auch, aber nur kessai verpflichtet das Unternehmen. Wenn Sie frühzeitig eine Bestellung aufgeben, müssen Sie möglicherweise persönlich einen Kauf erklären, der nie genehmigt wurde.