Japanische Geschäfts-E-Mail-Sätze, die natürlich klingen

Das feste Grundgerüst einer japanischen Geschäfts-E-Mail

Jede externe Geschäfts-E-Mail in Japan besteht aus denselben sieben Teilen und in derselben Reihenfolge. Lernenden, die Schwierigkeiten mit japanischen E-Mails haben, fehlt es in der Regel nicht an Vokabeln; Sie schreiben eine englische E-Mail mit japanischen Wörtern, daher kommen die Teile in der falschen Reihenfolge an und die Höflichkeitsformeln gehen verloren. Merken Sie sich den Rahmen und die Schrift schrumpft in der Mitte auf zwei oder drei Sätze.

Die Teile, die Sie tatsächlich komponieren, sind die Ziellinie und der Körper. Alles andere ist fester Text, weshalb japanische Kollegen in neunzig Sekunden eine korrekte E-Mail erstellen können und warum ein Lernender, der den Rahmen kennt, dasselbe tun kann.

Die Empfängerzeile und die Eröffnungsbegrüßung

Eine japanische E-Mail wird geöffnet, in der in der ersten Zeile der Empfänger steht, bevor überhaupt eine Begrüßung erfolgt. Die vollständige Form lautet Firma, Abteilung, dann der Personenname mit 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Lassen Sie 株式会社 erst nach mehrmaligem Austausch fallen und lassen Sie niemals 様 fallen. Wenn Sie nicht wissen, wer es lesen wird, ist ご担当者様 für Sie da. Innerhalb Ihres eigenen Unternehmens lautet die Zeile normalerweise 田中部長 oder 田中さん, wobei 様 durch eine Berufsbezeichnung ersetzt wird, wenn die Person eine hat.

Die zweite Zeile lautet いつもtoll 世話になってtoll ります, was weder eine Frage noch eine Tatsachenfeststellung ist. Es erscheint praktisch in jeder externen Geschäfts-E-Mail und Antwort, sodass ein Leser, der es nicht sieht, die Lücke bemerkt. Für einen ersten Kontakt verwenden Sie stattdessen 初めてご連絡いたします. Wenn Sie als Kunde und nicht als Lieferant einer Person schreiben, ist وق世話になって تفيります ohne いつも völlig normal.

Benennen Sie sich selbst und kommen Sie auf den Punkt

Die dritte Zeile ist Ihr eigener Name, dem Ihr Unternehmen vorangestellt ist: ABC社の山田です, oder 株式会社ABCの山田と申します, wenn Sie mehr Formalität wünschen. Beginnen Sie den Satz nicht mit 私 und hängen Sie niemals 様 oder さん an Ihren eigenen Namen an. Geben Sie dann in einem Satz vor jeglichem Hintergrund an, warum Sie schreiben, indem Sie 〜の件でご連絡いたしました verwenden. Beim japanischen Business-Schreiben geht es genauso um die Schlussfolgerung, wie es beim gesprochenen Business-Japanisch der Fall ist: Der Leser sollte am Ende der vierten Zeile wissen, was die Botschaft sagen soll, und die Erklärung folgt.

Jemanden bitten, etwas zu tun

Anfragen werden danach bewertet, wie viel Spielraum sie dem Leser zum Ablehnen lassen. お願いいたします ist schlicht und neutral. ご確認いただけますでしょうか ist weicher, weil es als Frage formuliert wird, ob der Leser in der Lage ist, zu helfen. ご対応いただけますと幸いです ist noch sanfter und sagt wörtlich, dass es für Sie ein Glücksfall wäre. Zwei Kissen erledigen den größten Teil der verbleibenden Arbeit: china手数ですが, was „Entschuldigung für die Mühe“ bedeutet, und 恐れ入りますが, was bedeutet, dass es mir leid tut, etwas aufzudrängen. Beide stehen am Anfang der Anfrage. Geben Sie eine Frist als Datum an und nicht so schnell wie möglich.

Ich suche nach einer Antwort und entschuldige mich für die Verzögerung

Bei der Verfolgung wird die Möglichkeit in Betracht gezogen, dass die Nachricht in die Irre gegangen ist, was es dem Leser ermöglicht, sein Gesicht zu wahren. その後いかがでしょうか fragt nach dem Stand der Dinge, ohne irgendjemandem etwas vorzuwerfen. 行き違いでしたら申し訳ございません entschuldigt sich, wenn sich unsere Nachrichten gekreuzt haben, und ist das Standardpolster für eine zweite Erinnerung. Erst nach zwei davon gibt ein japanischer Autor eine klare Frist an, und selbst dann bleibt der Satz höflich.

Für Ihre eigene späte Antwort: ご返信が遅くなり申し訳ございません ist das Arbeitstier. Entschuldigen Sie sich in einer Zeile, vermeiden Sie ausführliche Erklärungen und kommen Sie direkt zum Wesentlichen, denn eine lange Entschuldigung ist ein größerer Fehler als die Verzögerung selbst. 申し訳ございません ist die schriftliche Form; すみません ist für externe E-Mails zu leicht, und 申し訳ありません liegt dazwischen und eignet sich für den internen Gebrauch.

Anhänge, Terminplanung und Nein sagen

Drei Routinezwecke verfügen jeweils über einen eigenen Festnetzanschluss. Ein Anhang wird mit 添付いたします angekündigt und im selben Satz beschrieben, denn eine bloße Datei ohne begleitende Worte liest sich als nachlässig. Scheduling bietet Kandidaten-Slots als Liste an und fragt, welche davon passt, anstatt den Leser zu bitten, Zeiten für Sie zu erfinden. Beim Ablehnen wird できません nie allein verwendet: Das Muster ist Dank, Bedauern, Vernunft und eine offen gelassene Tür.

いたしかねます ist die höfliche Art zu sagen, dass man es nicht kann, ausgedrückt als Schwierigkeit und nicht als Unwilligkeit: 今回は お受けいたしかねます. Verknüpfen Sie jede Ablehnung mit einem „Nein“, damit die Beziehung das „Nein“ überlebt, das der Teil ist, den Lernende am häufigsten auslassen.

Schlusszeilen, die eine E-Mail richtig abschließen

よろしくtoll 願いいたします schließt fast jede japanische Geschäfts-E-Mail ab und übersetzt nichts Spezifisches. Behandeln Sie es daher als das schriftliche Äquivalent einer abschließenden Verbeugung. 何卒よろしくお願い申し上げます ist die schwerste Version und eignet sich für eine erste Annäherung, eine Entschuldigung oder eine wesentliche Bitte an einen Kunden, während 引き続きよろしくお願いいしますpasst zu einem fortlaufenden Thread. Darunter kommt der Signaturblock: Name, Firma, Abteilung, Adresse, Telefon, E-Mail. Versuchen Sie nicht, „Herzliche Grüße“ zu übersetzen, denn es gibt kein Äquivalent und die abschließende Höflichkeit erledigt diesen Zweck bereits.

Innerhalb des Unternehmens versus außerhalb

Der wichtigste Unterschied ist Uchi und Soto: Ihr Unternehmen ist drinnen, alle anderen sind draußen. Wenn Sie an einen Kunden schreiben, hängen Sie niemals 様 oder さん an den Namen eines Kollegen, nicht einmal an den des Präsidenten, also ist es „弊社の田中がご対応いたします“. Ihr eigenes Unternehmen ist 弊社, wenn Sie bescheiden sind, und 当社, wenn Sie neutral sind; Ihnen gehört 貴社 beim Schreiben und 御社 beim Sprechen. Interne E-Mails sind eine Stufe leichter: „Coach疲れ様です“ ersetzt „Coach世話になってCoachります“ und „Coach願いします“ steht oft für „Coach願いいたします“. Passen Sie den Ton an den Thread an, dem Sie beitreten, anstatt selbst ein Level auszuwählen.

• Äußere Öffnung: いつもお世話になってتهります.Interne Öffnung: お疲れ様です。
• Ihr Unternehmen gegenüber einem Außenstehenden: 弊社 für Demut, 当社 für neutrale Tatsachenbehauptungen.
• Ihre Begleitung: 貴社 schriftlich, 御社 wenn man es laut ausspricht.
• Ein gegenüber einem Kunden erwähnter Kollege verliert 様 und さん: 弊社の田中が伺います.
• Ein leitender Kollege behält intern die Berufsbezeichnung bei: 田中部長, niemals 田中部長様.
• Interne Fristen können direkt sein; Die gleiche Frist erfordert äußerlich ein Polster.

Betreffzeilen, CC und Antworten

Japanische Betreffzeilen sind beschreibend und werden häufig in Klammern gesetzt, wie zum Beispiel in „ご確認のtoll願い】新商品の件“, da die Klammer dem Leser sagt, welche Aktion gewünscht wird, bevor er etwas öffnet. Lassen Sie den Betreff unverändert, wenn Sie antworten, damit der Thread durchsuchbar bleibt, und lassen Sie die Re:-Kette in Ruhe. In Cc gibt es eine eigene Konvention: Wenn jemand in CC ist, benennen Sie ihn im Körper mit einer Zeile wie „田中部長をCCに入れております“, damit es niemanden wundert, sich dort wiederzufinden. Schreiben Sie an mehrere Personen, behalten Sie in Ihrer Antwort das gleiche CC bei und verwenden Sie 各位 in der Empfängerzeile.

• Klammern Sie die Aktion in den Betreff ein: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
• Behalten Sie den ursprünglichen Betreff einer Antwort bei, damit der Thread später wieder gefunden werden kann.
• Kündigen Sie CC-Empfänger im Körper an, anstatt sie unbemerkt zu lassen.
• Wenn Sie an eine Gruppe schreiben, beginnen Sie mit 関係者各位 oder チームの皆様 statt mit einem Namen.
• Antworten Sie noch am selben Tag, auch wenn die Antwort nur „確認のうえ、改めてご連絡いたします“ lautet.

Eine vollständige E-Mail, Zeile für Zeile

Lesen Sie die Probe noch einmal und achten Sie darauf, was fehlt. Es gibt keine Abfrage nach dem Gesundheitszustand des Lesers, keinen separaten Absatz, in dem ihm für seine vorherige Nachricht gedankt wird, und keinen Unterschriftsnamen im Textkörper, da der Signaturblock ihn trägt. Die gesamte Botschaft besteht aus vier echten Sätzen, die in feste Phrasen eingebunden sind, und dieses Verhältnis ist normal.

Englische E-Mail-Gewohnheiten, die sich nicht übertragen lassen

Die meisten umständlichen japanischen E-Mails, die von Lernenden geschrieben werden, sind nicht ungrammatikalisch. Es handelt sich um englische E-Mails mit japanischem Vokabular, und ein japanischer Leser spürt die Diskrepanz sofort, selbst wenn jedes Wort korrekt ist. Die folgenden Gewohnheiten sind diejenigen, die es verursachen, und für jede gibt es einen einfachen japanischen Ersatz und keine Übersetzung.

• Ich öffne mit der Hoffnung, dass die E-Mail sie gut ankommt. Es gibt kein japanisches Äquivalent, und いつもお世話になってtollります füllt diesen Platz bereits.
• Übersetzung von „Sehr geehrter Herr Tanaka“ in etwas wie „親愛なる田中様“. Schreiben Sie Firma, Abteilung und 田中様 in die erste Zeile und hören Sie dann auf.
• Die Bitte im letzten Absatz begraben. Japanische Geschäftspost gibt in den ersten vier Zeilen den Zweck an.
• Beim Schreiben すみません oder ごめんなさい verwenden. Beide sind gesprochene Register: Verwenden Sie stattdessen 申し訳ございません oder 恐れ入りますが.
• Hängen Sie eine Datei an, ohne sie zu beschreiben, oder schreiben Sie das japanische Äquivalent von „Bitte finden Sie im Anhang“ und nichts weiter.
• Abmelden mit 田中より unten anstelle eines richtigen Signaturblocks.
• Das Hinzufügen von さん zum Namen eines Kollegen in einer Nachricht an einen Kunden hebt Ihr eigenes Unternehmen leise hervor.
• So schnell wie möglich um etwas bitten. Geben Sie ein tatsächliches Datum an: なるはや ist locker und 至急 klingt nach einem Notfall.