Ein typischer Besuch im Überblick
Jedes Büro ist etwas anders organisiert, aber die meisten Besuche folgen dem gleichen Ablauf. Sie finden die richtige Etage, ziehen ein nummeriertes Ticket, warten auf Ihre Nummer an einer Anzeigetafel, geben Ihren Antrag an einem Schalter ab und warten noch einmal, während er geprüft wird.
Beim ersten Gegengespräch kommt es vor allem auf die Sprache an. Der Sachbearbeiter muss wissen, welches Verfahren Sie wünschen, das Formular und die Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen und Ihnen sagen, was als nächstes passiert. Alles andere wartet.
- Prüfen Sie vor dem Besuch das aktuelle Formular und die Dokumentenliste.
- Kommen Sie früh an; Die Warteschlangen können lang sein, insbesondere in der Hochsaison.
- Nehmen Sie ein nummeriertes Ticket für den richtigen Eingriff.
- Reichen Sie die Bewerbung ein und beantworten Sie Fragen zu Ihren Unterlagen.
- Erhalten Sie Anweisungen zum Ergebnis und zur Kontaktaufnahme.
Benennen Sie Ihr Verfahren
Beginnen Sie mit dem Verfahren und nicht mit einer langen Erläuterung Ihrer Situation. Ein Sachbearbeiter kann Sie in Sekundenschnelle weiterleiten, sobald er Kōshin oder Henkō hört, und die Details können ihm auf Anfrage mitgeteilt werden.
Wenn Sie nicht sicher sind, welches Verfahren auf Sie zutrifft, sagen Sie es direkt. Das ist eine normale Frage an einem Informationsschalter und weitaus besser, als sich in die falsche Warteschlange einzureihen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 在留期間の更新をしたいです。 | Zairyū kikan no kōshin o shitai desu. | Ich möchte meine Aufenthaltsdauer verlängern. |
| 在留資格の変更をお願いしたいのですが。 | Zairyū shikaku no henkō o onegai shitai no desu ga. | Ich möchte einen Statuswechsel beantragen. |
| 在留カード | zairyū kādo | Aufenthaltskarte |
| 申請書 | shinseisho | Antragsformular |
| どの手続きが必要か分かりません。 | Dono tetsuzuki ga hitsuyō ka wakarimasen. | Ich bin mir nicht sicher, welches Verfahren ich benötige. |
| 仕事が変わったので、相談したいです。 | Shigoto ga kawatta node, sōdan shitai desu. | Mein Job hat sich geändert, daher hätte ich gerne einen Rat. |
Tickets, Schalter und Warten
Das nummerierte Ticketsystem ist das gleiche, das auch in Stadtämtern und Banken verwendet wird, die Wartezeit kann jedoch viel länger sein. Achten Sie auf die Anzeigetafel und achten Sie auf Ihre Rufnummer, da Anrufe oft nur ein- oder zweimal getätigt werden.
Wenn Sie unsicher sind, ob Sie am richtigen Ort sind, fragen Sie nach, bevor Sie sich setzen. Das Personal würde Sie viel lieber am Start umleiten als nach einer Stunde Wartezeit.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 番号札を取ってください。 | Bangōfuda o totte kudasai. | Bitte nehmen Sie ein nummeriertes Ticket. |
| 何番の窓口に行けばいいですか。 | Nanban no madoguchi ni ikeba ii desu ka. | Zu welcher Schalternummer soll ich gehen? |
| 呼ばれるまでお待ちください。 | Yobareru made o-machi kudasai. | Bitte warten Sie, bis Sie angerufen werden. |
| ここで待っていればいいですか。 | Koko de matte ireba ii desu ka. | Ist es in Ordnung, hier zu warten? |
| もう呼ばれましたか。 | Mō yobaremashita ka. | Wurde meine Nummer bereits angerufen? |
Dokumente und was der Sachbearbeiter prüft
In den meisten Gegengesprächen geht es um Papier. Der Sachbearbeiter prüft, ob das Formular ausgefüllt ist, ob das Foto den Anforderungen entspricht und ob die Belege zu Ihrer Situation passen. Die genaue Liste hängt von Ihrem Status ab, daher zeigt die folgende Tabelle nur die Arten von Elementen, die häufig betroffen sind.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 書類が足りません。 | Shorui ga tarimasen. | Ein Dokument fehlt. |
| 追加の書類を出してください。 | Tsuika no shorui o dashite kudasai. | Bitte reichen Sie weitere Unterlagen ein. |
| この写真で大丈夫ですか。 | Kono shashin de daijōbu desu ka. | Ist dieses Foto akzeptabel? |
| 後で郵送してもいいですか。 | Ato de yūsō shite mo ii desu ka. | Kann ich es später per Post verschicken? |
| 収入印紙はどこで買えますか。 | Shūnyū inshi wa doko de kaemasu ka. | Wo kann ich eine Steuermarke kaufen? |
| Artikel, nach dem Sie möglicherweise gefragt werden | Warum es wichtig ist |
|---|---|
| Antragsformular | Es muss das Formular für Ihr spezifisches Verfahren sein |
| Reisepass und Aufenthaltskarte | Sie identifizieren Sie und zeigen Ihren aktuellen Status an |
| Foto | Es muss den Größen- und Hintergrundregeln des Formulars entsprechen |
| Dokumente von Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Schule | Sie unterstützen den Grund Ihres Aufenthalts |
| Steuerstempel für die Gebühr | Einige Eingriffe werden mit einem Stempel bezahlt, wenn Sie das Ergebnis erhalten |
Nachdem Sie sich beworben haben
Über einen Antrag wird selten an einem Tag entschieden. Möglicherweise wird Ihnen mitgeteilt, wie das Ergebnis zu Ihnen gelangt, häufig durch eine Postkarte oder einen Hinweis, in dem Sie aufgefordert werden, wiederzukommen und Ihre neue Karte abzuholen, und Ihre aktuelle Karte kann markiert sein, um anzuzeigen, dass ein Antrag in Bearbeitung ist.
Dies ist der richtige Zeitpunkt, um Ihre Fragen zu stellen, denn an der Theke erhalten Sie am einfachsten eine klare Antwort. Fragen Sie, wie Sie kontaktiert werden, was Sie bei Ihrer Rückkehr mitbringen sollten und was zu tun ist, wenn Sie umziehen, bevor das Ergebnis vorliegt.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 結果はいつごろ分かりますか。 | Kekka wa itsugoro wakarimasu ka. | Wann erfahre ich ungefähr das Ergebnis? |
| はがきが届いたら、何を持ってくればいいですか。 | Hagaki ga todoitara, nani o motte kureba ii desu ka. | Was soll ich mitbringen, wenn die Postkarte ankommt? |
| 申請中 | shinsei-chū | Bewerbung läuft |
| その間に引っ越したら、どうすればいいですか。 | Sono aida ni hikkoshitara, dō sureba ii desu ka. | Was soll ich tun, wenn ich zwischenzeitlich umziehe? |
| 今日の受付票はなくさないでください。 | Kyō no uketsukehyō wa nakusanaide kudasai. | Bitte verlieren Sie den heutigen Empfangsbeleg nicht. |
Fragen stellen, ohne sich zu verlaufen
Das Personal an der Rezeption spricht schnell, weil es beschäftigt ist, und nicht, weil es erwartet, dass Sie mithalten. Sie aufzufordern, langsamer zu werden, ein Wort zu vereinfachen oder zu schreiben, ist völlig normal und weitaus besser, als bei einer Anweisung zu nicken, die Sie nicht verstanden haben.
Den entscheidenden Punkt noch einmal zu wiederholen, ist hier die nützlichste Angewohnheit. Es bestätigt die Anweisung und gibt dem Sachbearbeiter die Möglichkeit, Sie vor Ihrer Abreise zu korrigieren.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| すみません、もう一度ゆっくりお願いします。 | Sumimasen, mō ichido yukkuri onegai shimasu. | Entschuldigung, bitte noch einmal langsam. |
| もう少し簡単な日本語でお願いできますか。 | Mō sukoshi kantan na nihongo de onegai dekimasu ka. | Könnten Sie es in einfacherem Japanisch sagen? |
| 紙に書いていただけますか。 | Kami ni kaite itadakemasu ka. | Könnten Sie es mir aufschreiben? |
| 英語の案内はありますか。 | Eigo no annai wa arimasu ka. | Gibt es Informationen auf Englisch? |
| つまり、来週までにこの書類を出せばいいですね。 | Tsumari, raishū made ni kono shorui o daseba ii desu ne. | Ich muss dieses Dokument also einfach bis nächste Woche einreichen, oder? |
Vorbereitung vor dem Besuch
Durch die Vorbereitung wird aus einem stressigen Tag ein überschaubarer. Die meisten Probleme am Schalter entstehen durch ein fehlendes Dokument oder dadurch, dass man eine Änderung der Umstände nicht erklären kann, und beides kann zu Hause gelöst werden.
Den Eröffnungsaustausch laut zu proben, hilft mehr als erwartet, denn an der Theke ist es laut und Sie werden dort nicht nach Worten suchen wollen. Wenn Sie mit einem KI-Sensei im 3D-Klassenzimmer von Unihongo üben, können Sie den Austausch mehrmals durchführen, und die Korrekturen im Sitzungsbericht zeigen, welche Zeilen unklar waren.
- Drucken oder speichern Sie die aktuelle Dokumentenliste für Ihren Eingriff.
- Ordnen Sie die Dokumente in der Reihenfolge an, in der sie aufgeführt sind.
- Schreiben Sie einen Satz, in dem Sie jede Änderung erklären, z. B. einen neuen Arbeitgeber.
- Bringen Sie Ihre Aufenthaltskarte, Ihren Reisepass und einen Stift mit.
- Planen Sie einen ganzen Vormittag oder länger ein und bringen Sie etwas zu tun mit, während Sie warten.