Drei Arten von Hikitsugi und wann sie beginnen
Hikitsugi behandelt drei Situationen, die sich unterschiedlich anfühlen, aber die gleiche Sprache verwenden. Bevor Sie kyūka gehen, übergeben Sie die Aufgaben, die während Ihrer Abwesenheit fällig werden, normalerweise an einen Kollegen und normalerweise in einer kurzen Nachricht plus einem persönlichen Wort. Vor Jinji Idō, einem Transfer innerhalb des Unternehmens, übergibt man eine ganze Rolle, oft in den Wochen zwischen der Ankündigung und dem Umzugstermin. Vor Taishoku, dem Rücktritt, übergeben Sie alles, und das Unternehmen erwartet, dass es vor Ihrem letzten Tag fertig ist.
Beim Timing geraten die Lernenden ins Stocken. Der Urlaub erfordert ein oder zwei Tage Vorbereitung. Eine Übertragung beginnt an dem Tag, an dem sie bekannt gegeben wird. Eine Rücktrittsübergabe läuft über die Kündigungsfrist, und viele Manager werden in der ersten Woche einen Hikitsugi Keikaku, einen Übergabeplan, beantragen. Die Erwartungen der Unternehmen sind unterschiedlich. Fragen Sie daher, wie das Hikitsugi des Teams normalerweise aussieht.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Ich möchte die Arbeit für meinen Urlaub nächste Woche abgeben. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Mit meiner Versetzung übergebe ich meine Aufgaben an Tanaka. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Ich habe vor, meine gesamte Arbeit vor meiner Abreise abzugeben. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Ich werde diese Woche einen Übergabeplan erstellen. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Wer wird mein Nachfolger sein? |
Das Hikitsugisho: Was im Dokument steht
Das Hikitsugisho ist das Rückgrat der Übergabe. Es wird von Ihrem Nachfolger, Ihrem Vorgesetzten und, Monate später, von jedem gelesen, der eine Frage beantworten muss, die niemand sonst beantworten kann. Schreiben Sie es in einfachem Desu und Masu oder im substantivlastigen Stil interner Dokumente, je nachdem, was Ihr Team verwendet, und organisieren Sie es nach Aufgabe und nicht nach Datum. Für jede Aufgabe: wozu sie dient, wie oft sie auftritt, in welchem Zustand sie sich befindet, wer beteiligt ist, wo sich die Dateien befinden und was schiefgehen könnte.
Zwei Dinge machen ein Hikitsugisho wirklich nützlich. Das erste ist das Keii, die Geschichte: Warum wird ein Kunde auf eine bestimmte Art und Weise behandelt, welche Entscheidungen wurden von wem getroffen? Das zweite sind die ungeschriebenen Regeln: Der Kunde, der Telefonanrufe nicht mag, der Bericht, der zuerst an eine bestimmte Person gehen muss. Diese tauchen nie in offiziellen Verfahren auf und sind genau das, was ein Nachfolger nicht alleine herausfinden kann.
| Abschnitt | Lektüre | Was soll ich schreiben? |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Liste der Aufgaben mit Zweck und Häufigkeit |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Aktueller Status jeder Aufgabe |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Verantwortliche und Beteiligte |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Fristen und der wiederkehrende Kalender |
| 保管場所 | hokan basho | Wo Akten, Formulare und Aufzeichnungen aufbewahrt werden |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Offene und offene Probleme |
| 経緯 | keii | Geschichte und Gründe für Entscheidungen |
| 注意点 | chūi-ten | Zu beachtende Punkte, einschließlich ungeschriebener Regeln |
| マニュアル | manyuaru | Links zu Verfahren und Handbüchern |
Passwörter und Kontodaten werden in der Regel über das unternehmenseigene System übergeben und nicht in das Dokument geschrieben. Fragen Sie die IT, wie Ihr Unternehmen damit umgeht.
Sätze zur Übergabe
Die gesprochene Komplettlösung folgt dem Dokument. Setzen Sie sich mit Ihrem Nachfolger zusammen, gehen Sie jede Aufgabe durch und sagen Sie, was das Dokument nicht sagen kann: den Ton, den ein Kunde erwartet, die Teile eines Prozesses, die langsamer sind, als sie aussehen. Verwenden Sie hikitsugimasu für die Handlung, o-negai shimasu für die Bitte und go-fumei na ten, unklare Punkte, um Fragen einzuladen. Behalten Sie die Komplettlösung in Desu und Masu bei, auch mit einem engen Kollegen; Die Formalität signalisiert, dass es sich um eine offizielle Verantwortungsübertragung handelt.
Sagen Sie abschließend, wann und wie lange Sie erreichbar sein werden. In vielen Unternehmen ist es üblich, nach einem Wechsel einige Wochen lang die Fragen eines Nachfolgers zu beantworten; Nach dem Rücktritt ist es eine Höflichkeit, keine Verpflichtung, und Sie können höflich Grenzen setzen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Dieses Projekt befindet sich derzeit in der Phase, in der der Kostenvoranschlag eingereicht wurde. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Die Einzelheiten sind auf Seite drei des Übergabedokuments zusammengefasst. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Mit diesem Client lassen sich Aufgaben per Telefonanruf schneller erledigen als per E-Mail. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Wenn etwas unklar ist, fragen Sie mich jederzeit. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Bis Ende nächsten Monats kann ich Fragen beantworten. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Damit ist die Übergabe meiner Aufgaben abgeschlossen. |
Sätze für den Empfang einer Übergabe
Wenn Sie der Nachfolger sind, ist es Ihre Aufgabe, nachzufragen. Japanische Kollegen geben oft das preis, was ihrer Meinung nach wichtig ist, und vergessen, was ihnen nicht mehr aufgefallen ist, sodass die Fragen, die Sie einbringen, das Ergebnis prägen. Fragen Sie zuerst nach Priorität, dann nach Verlauf, dann nach anstehenden Problemen und dann nach Personen. Bestätigen Sie das Gehörte mit to iu koto desu ne, damit das der Fall ist, und schreiben Sie die Antwort selbst in das Dokument, da die scheidende Person keine Zeit haben wird.
Zeigen Sie, dass Sie die Arbeit ernst nehmen, ohne zu viel zu versprechen. Hikitsugasete itadakimasu, ich werde es übernehmen, und shikkari hikitsugimasu, ich werde es ordnungsgemäß übernehmen, sind die Standardzeilen, und am Ende wird ein kurzes Dankeschön für die aufgewendete Zeit erwartet.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Welche davon ist die dringendste? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Können Sie mir die Geschichte dieses Projekts erzählen? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Gibt es derzeit Probleme? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Gibt es jemanden beim Kunden, vor dem ich besonders vorsichtig sein sollte? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Das bedeutet also, dass die Rechnung am Monatsende rausgeht, oder? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Ich werde es ordentlich übernehmen. Vielen Dank für Ihre Zeit. |
Vorstellung des Nachfolgers bei Kunden
Die Übergabe der Kunden erfolgt in zwei Schritten. Zuerst kommt die Kōnin-no-go-shōkai-E-Mail: Sie geben die Änderung bekannt, benennen den Nachfolger, kopieren ihn und danken dem Kunden für seine Unterstützung. Der Nachfolger antwortet dann mit einer kurzen Selbstvorstellung auf den Thread. Als Zweites kommt ein gemeinsamer Besuch oder Anruf, bei dem Sie sie persönlich vorstellen und beim Sprechen einen Schritt zurücktreten. Nach Ihrem letzten Tag sendet der Nachfolger selbständig ein Follow-up.
Die Zeilen darunter sind die Teile dieser E-Mail und der gesprochenen Einleitung. Halten Sie den Ton warm und leicht förmlich und vermeiden Sie es, zu erklären, warum Sie gehen. Ein einfaches Isshin Ni Yori aus persönlichen Gründen ist alles, was ein Kunde braucht.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Betreff: Mitteilung über einen Wechsel des Ansprechpartners |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | Zum 1. April trete ich als Ihr Ansprechpartner zurück. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Mein Nachfolger wird Sato aus derselben Abteilung sein. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Ich danke Ihnen aufrichtig für all Ihre Unterstützung während meiner Zeit in dieser Funktion. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Sato und ich werden Sie in Kürze persönlich begrüßen. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Ich bin Sato, der Nachfolger. Ich freue mich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen. |
Eine Übergabe-Checkliste für die gebende Seite
Die folgende Liste deckt die Spendenseite von der Ankündigung bis zum letzten Tag ab. Nicht jeder Punkt gilt für einen Kurzurlaub, aber bei einer Versetzung oder einem Rücktritt ist es das, was die Kollegen stillschweigend erwarten, alles durchzuarbeiten.
- Vereinbaren Sie zunächst mit Ihrem Vorgesetzten die Nachfolge und den Übergabeplan
- Aktualisieren oder schreiben Sie das Hikitsugisho, geordnet nach Aufgabe, mit Status und Verlauf
- Räumen Sie freigegebene Ordner auf und benennen Sie Dateien, damit ein Fremder sie finden kann
- Gehen Sie den Nachfolger persönlich und Aufgabe für Aufgabe durch das Dokument
- Senden Sie die Kundenbenachrichtigungs-E-Mail mit dem kopierten Nachfolger
- Machen Sie gemeinsame Besuche oder Anrufe bei den wichtigsten Kunden
- Übergeben Sie Konten und Passwörter über den offiziellen Prozess des Unternehmens
- Stornieren oder übertragen Sie wiederkehrende Besprechungen, Abonnements und Systemrollen
- Sagen Sie, wann und wie lange Sie noch Fragen beantworten werden
- Bedanken Sie sich an Ihrem letzten Tag beim Nachfolger, Ihrem Vorgesetzten und dem Team
Bei einem Kurzurlaub reduziert sich die Liste auf drei Zeilen: Sagen Sie einem Kollegen, was fällig ist, schreiben Sie, wo sich die Dateien befinden, und geben Sie eine Abwesenheitsnachricht ein.
Fehler, die es zu vermeiden gilt
Der häufigste Fehler ist eine Übergabe, die nur in Ihrem Kopf weiterlebt und als überstürztes Gespräch am letzten Nachmittag geführt wird. Schreiben Sie es frühzeitig auf und lassen Sie das Gespräch dem Dokument folgen. Die zweite Möglichkeit besteht darin, Aufgaben ohne Geschichte aufzulisten: Ein Nachfolger, der weiß, was zu tun ist, aber nicht warum, wird alte Fehler wiederholen. Der dritte Grund besteht darin, Kunden zu vergessen, die sich daran erinnern, von der Änderung durch eine zurückgesendete E-Mail erfahren zu haben.
Der Fehler auf der Empfängerseite ist die Höflichkeit, die Sie davon abhält, zu fragen. Eine Komplettlösung durchzunicken und einen Monat später die Lücken zu entdecken, hilft niemandem. Fragen Sie, bestätigen Sie, schreiben Sie es auf. Und auf beiden Seiten sollten Sie Hikitsugi nicht als optional betrachten, weil Sie nur in den Urlaub fahren. Eine zweizeilige Nachricht darüber, was fällig ist, ist immer noch eine Übergabe, und das Überspringen wird bemerkt.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Da ich keine Zeit hatte, werde ich es mündlich erklären. (Vermeiden Sie es; schreiben Sie es auf.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Ich schicke dir zuerst das Übergabedokument, bitte lies es dir durch und gib mir dann etwas Zeit. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Es gibt keine besonderen Probleme. (Trifft selten zu; listen Sie die ausstehenden Probleme auf.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Es gab einmal einen Streit mit dem Kunden, deshalb erkläre ich den Verlauf. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Verstanden. (Gut, aber stellen Sie danach eine Frage.) |