Einen Job kündigen auf Japanisch: Mitteilung, Brief und letzter Tag

Was variiert und die Phasen eines Rücktritts

Fast jede konkrete Zahl in einer Kündigung hängt von Ihren eigenen Unterlagen ab. Wie viel Kündigungsfrist Sie schulden, ob das Unternehmen ein Taishokunegai oder ein Taishokutodoke oder ein eigenes gedrucktes Formular wünscht, wie mit dem verbleibenden bezahlten Urlaub umgegangen wird, was mit Ihren Versicherungs- und Rentenunterlagen geschieht und wer was unterzeichnen muss, all dies ist in Ihrem Arbeitsvertrag und den Arbeitsregeln Ihres Unternehmens geregelt. Lesen Sie Ihren Vertrag und das Shūgyō-Kisoku und fragen Sie bei Unklarheiten direkt die Personalabteilung.

Wenn Ihr Recht, in Japan zu bleiben, an Ihre Beschäftigung gebunden ist, gibt es separate Verfahren bei der Einwanderungsbehörde und es gibt Fristen. Informieren Sie sich daher lieber bei der zuständigen Behörde oder einem qualifizierten Berater, was für Ihren Status gilt, als bei Kollegen. In diesem Leitfaden werden keine Ratschläge zu Ihren Ansprüchen gegeben. Was Sie dadurch erhalten, ist die Sprache für jedes Gespräch, das ist der Teil, den Sie tatsächlich im Voraus proben können.

Die Reihenfolge ist wichtiger als jede einzelne Phrase. Das Einreichen von Unterlagen, bevor Sie mit Ihrem Vorgesetzten sprechen, oder das Informieren von Kollegen, bevor Ihr Vorgesetzter davon erfährt, ist die Sache, die am wahrscheinlichsten zu dauerhaften Spannungen führt, weil sie dadurch nicht in der Lage sind, mit den Nachrichten umzugehen. Sprechen Sie zuerst privat mit der Person, der Sie Bericht erstatten, und lassen Sie sie entscheiden, wie und wann dies allgemein bekannt gegeben wird.

Bitten Sie Ihren Vorgesetzten um einen privaten Moment

Diese erste Bitte sollte bewusst vage sein. Sie kündigen noch nichts an, sondern bitten nur um Zeit an einem privaten Ort, und die Standardformulierung tut dies, ohne auf das Thema hinzuweisen. Die Bitte um einen Besprechungsraum oder eine ruhige Ecke ist ein Signal für Ernsthaftigkeit, und die meisten Manager werden es richtig verstehen.

Timing ist hier eine echte Höflichkeit. Vermeiden Sie die geschäftigste Stunde, vermeiden Sie den Tag vor einer Deadline und geben Sie ihnen ausreichend Zeit, damit das Gespräch nicht überstürzt werden muss. Dreißig Minuten sind eine vernünftige Forderung. Wenn sie vorschlagen, dies vor Ort an einem Schreibtisch zu erledigen, ist es in Ordnung, stattdessen nach einem privaten Ort zu fragen.

Das Gespräch, in dem Sie Ihre Absicht darlegen

Sagen Sie den Satz früh und einmal. Taishoku sasete itadakitaku zonjimasu ist das bescheidene Register, das in diesem Moment üblicherweise verwendet wird: Im wahrsten Sinne des Wortes möchte ich demütig zurücktreten. In der Übersetzung klingt es schwer, und dieses Gewicht ist angemessen. Weichen Sie es nicht so ab, dass man es mit Nachdenken verwechseln könnte, denn ein Manager, der Unklarheiten wahrnimmt, wird das Gespräch als verhandelbar betrachten.

Öffnen Sie, indem Sie die Plötzlichkeit anerkennen, sprechen Sie den Satz aus, halten Sie dann inne und lassen Sie die Person antworten. Die darauffolgende Stille ist normal. Die meisten Manager werden nach dem Grund fragen, einige werden Sie bitten, es sich noch einmal zu überlegen, und einige werden direkt zu Terminen übergehen. Halten Sie Ihre Begründung in zwei Sätzen bereit und widerstehen Sie der Ausweitung unter Druck.

Geben Sie einen Grund an, ohne eine Beschwerde einzureichen

Die Konvention besteht darin, zu erklären, wohin Sie sich bewegen, und nicht, was Sie zurücklassen. Selbst wenn es sich bei Ihren Gründen um echte Beschwerden handelt, bringt es selten etwas, sie in diesem Moment auszusprechen, und macht die verbleibenden Wochen oft schwieriger. Familiäre Umstände, eine Rückkehr ins Heimatland, ein Studium oder ein Fachrichtungswechsel sind alles Gründe, die ohne große Prüfung akzeptiert werden.

Wenn Ihr Vorgesetzter auf Einzelheiten drängt oder Ihnen eine Unterkunft anbietet, danken Sie ihm herzlich und wiederholen Sie, dass Ihre Entscheidung feststeht. „Arigatai ohanashi desu ga“ ist ein fester Ausdruck für die Ablehnung eines freundlichen Angebots, und „ketsui wa katai desu, meine Entschlossenheit ist fest“, schließt den Punkt höflich ab. Wiederholen Sie, anstatt zu streiten, und bleiben Sie bei jedem Nacherzählen konsistent.

Die schriftliche Bekanntmachung und ihr festgelegter Wortlaut

Die schriftliche Mitteilung ist kurz, formell und fast vollständig festgelegt. In der Regel handelt es sich dabei um ein einzelnes Blatt, auf dem der Grund (z. B. isshinjō no tsugō), das geplante Austrittsdatum, Ihre Abteilung und Ihr Name sowie der Adressat, normalerweise der Firmenpräsident mit Titel, genannt werden. Viele Unternehmen stellen ihr eigenes Formular zur Verfügung, einige akzeptieren es auch elektronisch; Fragen Sie, bevor Sie etwas von Hand schreiben.

Das Dokument geht nach dem Gespräch an Ihren Vorgesetzten, nicht vorher. Üblicherweise werden zwei Schlussverben verwendet: onegai mōshiagemasu in einem Taishokunegai im Anfragestil und itashimasu in einem Taishokutodoke im Benachrichtigungsstil. Da sich die Unternehmen darüber, was sie wollen und wie Datumsangaben geschrieben werden, unterscheiden, bestätigen Sie das erwartete Format, anstatt eine Vorlage zu kopieren, die Sie woanders gefunden haben.

Austrittstermin vereinbaren

Zwei Daten sind wichtig und oft unterschiedlich: Saishū Shussha-Bi, Ihr letzter physischer Tag bei der Arbeit, und Taishoku-Bi, das Datum, an dem Ihre Beschäftigung offiziell endet. Dazwischen wird häufig noch bezahlter Resturlaub genommen, weshalb man sagt, dass der letzte Tag im Büro vor dem Abreisedatum liegt. Worauf Sie hier Anspruch haben, hängt von Ihrem Vertrag und den Unternehmensregeln ab. Fragen Sie also nach, anstatt davon auszugehen.

Kommen Sie mit einem Terminvorschlag und einer Begründung zum Gespräch und bleiben Sie bei der Übergabe flexibel. Das Angebot, vorher eine bestimmte Arbeit zu erledigen, wird in der Regel gut angenommen und kostet wenig. Wenn das Unternehmen Sie auffordert, länger zu bleiben, als Sie können, sagen Sie dies klar und frühzeitig, anstatt später zuzustimmen und neu zu verhandeln.

Die Übergabeurkunde und die Übergabegespräche

Bei der Übergabe wird der größte Teil Ihres verbleibenden Rufs entschieden. Ein Hikitsugi Shiryō ist ein schriftliches Dokument, in dem Ihre wiederkehrenden Aufgaben, die damit verbundenen Kontakte, der Speicherort der Dateien, die Fristen im Kalender und die Dinge aufgeführt sind, die nur in Ihrem Kopf sind. Schreiben Sie es, bevor Sie anfangen, den Leuten darüber zu erzählen, damit sich die Gespräche eher auf die Ausnahmen als auf die Grundlagen konzentrieren können.

Führen Sie dann Ihren Nachfolger persönlich durch die Angelegenheit, in kurzen Sitzungen statt in einer langen, und lassen Sie ihn die Aufgabe einmal erledigen, während Sie zuschauen. Bieten Sie eine Möglichkeit an, Sie bei Fragen zu erreichen, sofern dies für Ihr Unternehmen akzeptabel ist. Kollegen erinnern sich am besten daran, am Ende ein echtes Angebot einzuholen.

Informieren Sie Kunden und Kollegen über die Änderung

Externe Ankündigungen warten in der Regel darauf, dass Ihr Vorgesetzter den Zeitpunkt und den Wortlaut genehmigt, und sie folgen einer festgelegten Form: einer kurzen persönlichen Notiz, dem Datum, dem Namen des Nachfolgers und einem Dank. „Shiji de kyōshuku desu ga“, was bedeutet, dass es sich um eine persönliche Angelegenheit handelt und der ich verpflichtet bin, ist die herkömmliche Möglichkeit, jemandem außerhalb des Unternehmens den eigenen Austritt mitzuteilen.

Stellen Sie Ihren Nachfolger gleich im selben Atemzug und nicht in einer späteren Nachricht vor, damit sich der Kunde nie im Stich gelassen fühlt. Wenn möglich, nehmen Sie sie zu einer Besprechung oder einem Anruf mit, bevor Sie gehen. Halten Sie sich intern an die Ankündigungen Ihres Vorgesetzten, statt ihnen zuvorzukommen, und sorgen Sie dafür, dass Ihre eigene Version mit der des Vorgesetzten übereinstimmt.

Die Begrüßung zum letzten Tag und die Antworten

An Ihrem letzten Tag ist es üblich, dem Team eine kurze Begrüßung zu überbringen, oft am Ende des Tages, und zwar so, dass jeder es hören kann. Halten Sie es unter einer Minute. Sagen Sie das Datum, danken Sie den Leuten für ihre Unterstützung, nennen Sie eine bestimmte Sache, die Sie gelernt haben, oder eine Erinnerung, wünschen Sie dem Team alles Gute und beenden Sie den Vorgang. Kritik hat darin keinen Platz, ebenso wenig wie eine Entschuldigung, die über ein leichtes Eingeständnis der verursachten Probleme hinausgeht.

Kollegen werden mit Ermutigung antworten, und Sie sollten antworten, anstatt sich nur zu verbeugen. Ganbatte kudasai, karada ni ki o tsukete und osewa ni narimashita bekommen alle kurze, herzliche Antworten. Kleine Geschenke sind an manchen Arbeitsplätzen üblich und an anderen ungewöhnlich. Befolgen Sie also, was die Menschen in Ihrer Umgebung getan haben, anstatt eine Regel anzunehmen.

Bleiben Sie auch danach in Kontakt

Das japanische Arbeitsleben behält ehemalige Kollegen im Blick und ein guter Ausstieg ist es wert, beibehalten zu werden. Erkundigen Sie sich vor Ihrem letzten Tag, ob Sie persönliche Kontaktdaten austauschen dürfen, da die Unternehmensrichtlinien dies manchmal einschränken, und senden Sie ein oder zwei Wochen nach Ihrer Abreise eine kurze Nachricht statt einer langen Nachricht am selben Tag. Eine kurze Notiz, wenn Sie sich in der neuen Rolle eingelebt haben, ist die herkömmliche Nachbereitung.

Behalten Sie den gleichen Ton bei wie bei der Zusammenarbeit. „Osewa ni narimashita“ bleibt lange Zeit die Standardbesetzung für einen ehemaligen Kollegen, und es ist normal, Jahre später wieder von Leuten zu hören, wenn ein Projekt oder eine Einführung einen wieder in Kontakt bringt.

Fehler, die die letzten Wochen schwieriger machen

• Informieren Sie Kollegen vor Ihrem direkten Vorgesetzten, wodurch ihnen die Möglichkeit entzogen wird, die Ankündigung zu verwalten.
• Senden Sie zunächst die schriftliche Mitteilung und behandeln Sie das Gespräch anschließend als Formalität.
• Nutzen Sie das Gespräch, um alles aufzulisten, was mit dem Job nicht stimmte.
• Formulieren Sie die Absicht als Frage, damit der Manager sie als Eröffnungsposition für Verhandlungen versteht.
• Gehen Sie von einer Kündigungsfrist aus, die Sie gelesen haben, und nicht aus Ihren eigenen Vertrags- und Arbeitsregeln.
• Lassen Sie das Übergabedokument ungeschrieben und verlassen Sie sich ausschließlich auf mündliche Erklärungen.
• Verschwinden am letzten Tag ohne Begrüßung, woran man sich viel länger erinnert als an die ganze Arbeit.

Das Muster dahinter ist Ordnung und Privatsphäre. Sprechen Sie zuerst mit Ihrem Vorgesetzten, in einem Raum mit geschlossener Tür, während Sie den Satz einstudiert und die Entscheidung bereits getroffen haben. Alles danach ist Prozedur, und die Prozedur ist viel einfacher zu handhaben, wenn die schwierigen neunzig Sekunden hinter Ihnen liegen.