Weiterleiten einer Nachricht auf Japanisch: Dengon und Berichterstattung

Eine Nachricht am Telefon entgegennehmen

Die Reihenfolge ist fest genug, um als Skript erlernt zu werden. Sie stellen fest, dass die Person nicht erreichbar ist, sagen, wann sie zurück sein wird, bieten an, eine Nachricht entgegenzunehmen, nehmen sie entgegen, lesen sie noch einmal vor und geben Ihren eigenen Namen an, damit der Anrufer weiß, wer sie hat. Dieser letzte Schritt ist in japanischen Büros üblich und wird von den Lernenden häufig übersprungen.

Der erwartete Schritt besteht darin, anzubieten, eine Nachricht entgegenzunehmen, bevor der Anrufer danach fragt. Dengon o oazukari shimashō ka, soll ich eine Nachricht annehmen, positioniert Sie als hilfreich und nicht als Hindernis, und das würde ein japanischer Kollege sagen.

Bestätigen Sie, was Sie aufgeschrieben haben

Das Zurücklesen der Nachricht ist in einem japanischen Büro nicht optional und Fehler werden hier aufgefangen. Namen, Nummern und Daten sind die drei Elemente, die bestätigt werden müssen, da sie nicht aus dem Kontext rekonstruiert werden können, wenn man sie falsch versteht.

Fragen Sie bei Namen, wie die Kanji geschrieben sind, wenn Sie sie schreiben müssen. Lesen Sie Zahlen Ziffer für Ziffer vor. Geben Sie bei Datumsangaben den Wochentag neben dem Datum an, da dadurch ein Off-by-One sofort erkannt wird.

Fukushō ist, um es noch einmal zu wiederholen, eher eine benannte Praxis als eine persönliche Gewohnheit. Die Ankündigung, dass Sie es tun, ist normal und wird erwartet.

Gemeldete Rede: an Itte Imashita und seine Verwandten

Um weiterzugeben, was jemand gesagt hat, hängen Sie den Zitatpartikel an einen Satz in einfacher Form an und setzen Sie danach ein Verb des Sagens. Der darin enthaltene Satz bleibt auch dann klar, wenn Ihr Satz höflich ist, was die Regel ist, gegen die Lernende am häufigsten verstoßen: ashita kuru zu itte imashita, nicht ashita kimasu zu itte imashita.

Das Verb des Sagens ändert sich mit dem Status der sprechenden Person. Itte imashita ist neutral und deckt die meisten Fälle ab. Osshatte imashita ist ein Ehrenwort und wird bei der Meldung eines Kunden oder einer leitenden Person verwendet. Mōshite orimashita ist bescheiden und wird verwendet, wenn man einem Außenstehenden die eigene Seite mitteilt.

Die Botschaft weitergeben

Wenn Sie die Nachricht übermitteln, geben Sie zunächst an, von wem sie stammt und was sie wollen, und geben Sie dann die Details an. Ihr Kollege muss entscheiden, ob er jetzt handeln soll, und die Bitte am Ende einer chronologischen Darstellung zu vergraben, macht das schwieriger.

Achten Sie darauf, dass sich die Worte des Anrufers von Ihrer eigenen Zusammenfassung unterscheiden. Sie signalisierten mit „to no koto desu“ und sagten, dass, oder „to itte imashita“, das Gesagte von dem trennt, was Sie abgeleitet haben, was wichtig ist, wenn auf die Nachricht später reagiert wird.

„To no koto desu“ ist der nützlichste Ausdruck in diesem Abschnitt. Es markiert eine ganze Aussage als berichtet, ohne dass ein Verb zur Aussage erforderlich ist.

Die Ehrenfalle in weitergeleiteten Nachrichten

Japanische In-Group- und Out-Group-Regeln gelten für die gesamte Nachricht und ändern sich je nachdem, mit wem Sie sprechen. Für einen externen Anrufer ist Ihr eigener Vorgesetzter „uchi“, für den inneren, also lassen Sie den Titel fallen und verwenden bescheidene Formen für ihn. An Ihren Kollegen im Nachhinein: Derselbe Manager ist der Vorgesetzte und nimmt erneut Ehrungen entgegen.

Dies ist eine echte Fehlerquelle, da die Botschaft dieselbe ist, die Sprache jedoch nicht. Die praktische Regel besteht darin, zu fragen, wer zuhört, und nicht, wer beschrieben wird, und die Ehrungen bei jedem Wechsel des Publikums neu einzustellen.

Beachten Sie, dass der Anrufer seine Ehrenzeichen in jeder Zeile behält. Es ist nur Ihre eigene Seite, deren Sprache sich mit dem Publikum ändert.

Geschriebene Nachrichten und Chat

Die meisten weitergeleiteten Nachrichten werden heute per Chat oder E-Mail übermittelt und nicht mehr per Papiernotiz, und die Konventionen werden komprimiert. Die erwartete Form besteht aus Quelle, Anfrage, Termin und Ihrem Namen in dieser Reihenfolge in vier kurzen Zeilen. Lange Prosa ist für etwas, das ein Kollege zwischen Besprechungen liest, nicht hilfreich.

Bewahren Sie die Markierungen für die gemeldete Sprache auch schriftlich auf. Eine Chat-Nachricht, die besagt, dass die Frist Freitag ist, wird als Ihre Aussage gelesen; Eines, in dem es heißt, die Frist sei Freitag, macht die Quelle deutlich und schützt alle, wenn sich herausstellt, dass es falsch ist.

Wenn Sie die Nachricht nicht richtig verstehen konnten

Manchmal ist die Leitung schlecht, der Anrufer spricht schnell oder man folgt einfach nicht. Die falsche Antwort besteht darin, eine halbe Botschaft zu erraten und weiterzugeben; Das Richtige ist, sowohl dem Anrufer als auch Ihrem Kollegen deutlich zu sagen, was Sie erhalten und was nicht.

Dem Anrufer gegenüber ist es völlig akzeptabel und wird von jedem erwartet, der eine schlechte Leitung hat, ihn zu bitten, langsamer zu werden. Wenn Ihr Kollege ausdrücklich auf Ihre Unsicherheit hinweist, kann er entscheiden, ob er zurückruft und nachschaut.