Ans Telefon gehen
Das Bürotelefon ist der schwierigste und am meisten programmierte Teil dieses Jobs, was eine gute Kombination ist: Es kann fast vollständig vorbereitet werden.
Die Eröffnung ist festgelegt und Moshi Moshi wird bei Geschäftsgesprächen nicht verwendet. Sie geben den Firmennamen und Ihren eigenen an und übernehmen dann deren Namen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。株式会社サンプルの田中でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Kabushiki-gaisha Sanpuru no Tanaka de gozaimasu. | Vielen Dank für den Anruf. Dies ist Tanaka von Sample Ltd. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Vielen Dank für Ihre anhaltende Unterstützung. |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu ka. | Darf ich Sie nach Ihrem Namen fragen? |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō omachi kudasaimase. | Bitte warten Sie einen Moment. |
| おつなぎいたします。 | Otsunagi itashimasu. | Ich werde dich durchstellen. |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | Die Linie scheint schwach zu sein. |
Eine Nachricht entgegennehmen
Beim Entgegennehmen einer Nachricht sind Fehler kostspielig, und die Disziplin besteht darin, alles zu bestätigen: Name, Firma, Nummer und Inhalt.
Das Bestätigen einer Telefonnummer Ziffer für Ziffer ist gängige Praxis, und genau dafür gibt es die sichereren Lesarten für Vier und Sieben.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| あいにく田中は席を外しております。 | Ainiku Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | Leider ist Tanaka nicht an seinem Schreibtisch. |
| 折り返しお電話いたしましょうか。 | Orikaeshi odenwa itashimashō ka. | Sollen wir Sie zurückrufen? |
| ご伝言を承ります。 | Godengon o uketamawarimasu. | Ich werde eine Nachricht entgegennehmen. |
| お電話番号を確認させていただきます。 | Odenwa bangō o kakunin sasete itadakimasu. | Lassen Sie mich Ihre Telefonnummer bestätigen. |
| 復唱いたします。 | Fukushō itashimasu. | Ich werde das noch einmal wiederholen. |
| 田中に申し伝えます。 | Tanaka ni mōshitsutaemasu. | Ich werde es an Tanaka weitergeben. |
Beachten Sie, dass Ihr eigener Kollege im Gespräch mit einem externen Anrufer ohne Ehrenwort angesprochen wird. Dies ist der Punkt, an dem Lernende am häufigsten falsch liegen.
Das Register, das sich verschiebt
Die einzige konzeptionelle Schwierigkeit dieses Jobs besteht darin, dass das Register davon abhängt, wer am anderen Ende ist, und nicht davon, was Sie gerade tun. Je nachdem, mit wem Sie sprechen, wird dieselbe Person unterschiedlich bezeichnet.
Die richtige Richtung der Demut ist wichtiger als die Perfektion jeder Form, und es ist das, was jemanden auszeichnet, der die Konvention versteht.
| Im Gespräch mit | Ihr Manager ist | Ihr Manager ist |
|---|---|---|
| Ein Kunde | 田中 | 田中様 |
| Ein Kollege | 田中部長 | Ihr Titel |
| Ihr Manager | Ehrenformen | Nicht zutreffend |
| Ein Lieferant | 田中 | Ehrenhaft |
| Eine andere Abteilung | 田中部長 | Ihr Titel |
Die erste Zeile ist diejenige, die verinnerlicht werden muss. Das Hinzufügen eines Ehrentitels zum Namen des eigenen Managers vor einem Kunden wird sofort als Fehler wahrgenommen.
Interne Anfragen
Anfragen innerhalb des Büros sind höflich, aber einfacher, und sie sind konstant: Bitten Sie um ein Dokument, streben Sie nach einer Genehmigung, prüfen Sie eine Frist. Das Register ist höflich ohne volles Keigo.
Das Jagen ist ein normaler Teil der Rolle und hat herkömmliche Weichmacher, die es unauffällig machen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| お忙しいところ、すみません。 | Oisogashii tokoro, sumimasen. | Es tut mir leid, Sie zu stören, wenn Sie beschäftigt sind. |
| こちらの書類、ご確認いただけますか。 | Kochira no shorui, gokakunin itadakemasu ka. | Könnten Sie dieses Dokument überprüfen? |
| 先日の件、いかがでしょうか。 | Senjitsu no ken, ikaga deshō ka. | Wie läuft es mit der Sache von neulich? |
| 締め切りが明日となっております。 | Shimekiri ga asu to natte orimasu. | Der Abgabetermin ist morgen. |
| ご都合のよいときで結構です。 | Gotsugō no yoi toki de kekkō desu. | Wann immer es bequem ist, ist in Ordnung. |
| 念のため、確認させてください。 | Nen no tame, kakunin sasete kudasai. | Lassen Sie mich das nur für den Fall bestätigen. |
Besucher
Der Austausch an der Rezeption ist kurz, regelmäßig und häufig. Begrüßen Sie die Person, bestätigen Sie, wen sie sehen soll, setzen Sie sie ein und informieren Sie die Person.
Das Anbieten von Tee ist in vielen Büros üblich und eher Teil des Drehbuchs als eine Initiative.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| いらっしゃいませ。 | Irasshaimase. | Willkommen. |
| お約束はございますか。 | Oyakusoku wa gozaimasu ka. | Haben Sie einen Termin? |
| ただいま担当者を呼んでまいります。 | Tadaima tantōsha o yonde mairimasu. | Ich werde die Person jetzt abholen. |
| こちらでお掛けになってお待ちください。 | Kochira de okake ni natte omachi kudasai. | Bitte nehmen Sie hier Platz und warten Sie. |
| お茶をお持ちいたします。 | Ocha o omochi itashimasu. | Ich bringe dir etwas Tee. |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Vielen Dank fürs Warten. |
Bohren des Telefons
Von allem in diesem Job ist das Telefon das, was man üben sollte, und zwar aus drei Gründen: Es ist das härteste Medium, es ist der Inhalt mit den meisten Skripten und es ist das, wovor sich neue Verwaltungsmitarbeiter am meisten fürchten.
Da es sich um ein Skript handelt, lässt es sich gut trainieren. Das Ausführen des Anrufskripts mit einem KI-Sensei in Unihongos immersivem 3D-Klassenzimmer, gesprochen statt getippt, bringt den Eröffnungs- und Nachrichtenempfang auf die Geschwindigkeit, die ein echter Anruf erfordert, und es lohnt sich, das Aussprachelabor für die Zahlen einzusetzen, da eine Telefonleitung genau die Längenunterschiede verringert, die vier von sieben trennen.
Die Mitte eines Anrufs ist nicht vorgegeben, und das ist es, was ein Rollenspiel hinzufügt: Ein Anrufer sagt etwas, mit dem Sie nicht gerechnet haben, woraufhin die bestätigenden Sätze unkomponiert eintreffen müssen.
Lernen Sie das Öffnen und Empfangen von Nachrichten, um den Automatismus zu vervollständigen. Zusammengenommen decken sie die meisten Anrufe ab, und Vertrauen am Telefon verändert die ganze Arbeit.