Ryōshūsho oder reshīto: welche Quittung man verlangen sollte
Die erste Entscheidung fällt an der Kasse. Ein Reshīto ist der detaillierte Beleg, den die Kasse ausdruckt; Ein Ryōshūsho ist eine formelle Quittung mit einer Zahlungsempfängerzeile, Atena, einer Verwendungszweckzeile, Tadashigaki, dem Datum, dem Betrag sowie dem Namen und Stempel des Geschäfts. Einige Geschäfte drucken ein Ryōshūsho aus der Kasse aus; Kleine Restaurants schreiben einen oft handschriftlich. Fragen Sie danach mit ryōshūsho o onegai shimasu und erwarten Sie zwei Fragen: den zu schreibenden Namen und den Zweck.
Ob Sie ein Ryōshūsho benötigen, hängt von Ihrem Unternehmen und oft auch von der Menge ab. Viele akzeptieren ein Reshīto für Alltagsgegenstände, weil diese einzeln aufgeführt sind, während ein Ryōshūsho für ein Kundenessen oder einen großen Einkauf üblich ist. Nehmen Sie im Zweifelsfall beides. Wenn Sie eine Quittung verlieren, verfügen die meisten Unternehmen über ein Formular oder eine Notiz, in der der Verlust erläutert wird. Sie akzeptieren den Anspruch jedoch möglicherweise nicht. Fragen Sie daher Keiri, bevor Sie die Quittung übernehmen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Bitte eine Quittung. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | Welchen Namen soll ich darauf schreiben? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | ABC Corporation, bitte. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Bitte geben Sie als Verwendungszweck Essen und Trinken an. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Ich habe die Quittung verloren; Was soll ich tun? |
Kōtsūhi und Tatekae: Wie das Geld fließt
Kōtsūhi, Transportkosten, sind die häufigste Reklamation und diejenige mit den wenigsten Belegen. Bei Zügen und Bussen erfassen Sie das Datum, die Strecke von Bahnhof zu Bahnhof, den Zweck und den Fahrpreis, in der Regel die günstigste, zumutbare Strecke; Das Unternehmen kann dies anhand einer Tarifsuche überprüfen. Bewahren Sie den Verlauf Ihrer IC-Karte auf, den Sie an vielen Stationsautomaten ausdrucken können, da einige Unternehmen danach fragen. Taxis benötigen eine Quittung und in der Regel einen Grund, z. B. schweres Gepäck oder eine verspätete Ankunft. Das Pendeln ist getrennt: Tsūkin Teate wird als Zulage gezahlt und nicht über Keihi Seisan beansprucht.
Das Geld selbst bewegt sich normalerweise per Tatekae: Sie zahlen zuerst und fordern es zurück. Bitten Sie bei großen oder geplanten Ausgaben vor Reiseantritt um Karibarai, einen Vorschuss. Die Erstattung erfolgt in der Regel zusätzlich zum Gehalt oder per Überweisung an einem festen Tag, wobei der Tag je nach Unternehmen unterschiedlich ist.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | Reicht es für den Transport aus, die Route und den Fahrpreis anzugeben? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | Ich habe den Nutzungsverlauf meiner IC-Karte ausgedruckt. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | Da es keinen letzten Zug gab, nahm ich ein Taxi. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | Könnte ich einen Vorschuss für die Kosten der Geschäftsreise erhalten? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | Wann wird der von mir gezahlte Betrag überwiesen? |
Die Formularfelder: Hizuke, Kingaku, Tekiyō, Kanjō Kamoku
Unabhängig davon, ob es sich bei dem Formular um ein Papier- oder Webformular handelt, enthält jede Zeile dieselben vier Felder. Hizuke ist das Datum, an dem das Geld ausgegeben wurde, nicht das Datum, an dem Sie es einreichen. Kingaku ist der Betrag inklusive Steuern, es sei denn, das Formular trennt Zeinuki und Zeikomi. Tekiyō ist die Beschreibung oder der Zweck, und es ist das Feld, das die Buchhaltung am sorgfältigsten liest: Schreiben Sie in wenigen Worten, wer, was und warum, wie zum Beispiel A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, Kaffee für zwei bei einem Treffen mit einer Firma. Kanjō kamoku ist die Kontokategorie, die aus einer Liste ausgewählt wird.
Die Kategorienamen sehen ähnlich aus, also lernen Sie die gebräuchlichen Namen kennen: Ryohi Kōtsūhi für Reisen und Transport, Kōsaihi für die Bewirtung von Kunden, Kaigihi für Erfrischungen bei Besprechungen, Shōmōhinhi für Vorräte, Tsūshinhi für Telefon und Porto, Shinbun Toshohi für Bücher. In welche Kategorie eine bestimmte Ausgabe fällt, ist eine Entscheidung des Unternehmens. Wenn die Liste unklar ist, fragen Sie lieber nach, als zu raten, denn eine falsche Kategorie ist der häufigste Grund, warum eine Zeile zurückgesendet wird.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | Zu welcher Kontokategorie gehört diese Ausgabe? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | Wie detailliert sollte die Beschreibung sein? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | Muss ich den Betrag inklusive Steuern angeben? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | Ist das Datum der Tag, an dem ich bezahlt habe? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Können Sie mir den Unterschied zwischen Meetingkosten und Unterhaltungskosten erklären? |
Vorabgenehmigung, Einreichung und Fristen
Viele Unternehmen benötigen für alles, was über kleine Routineausgaben hinausgeht, eine Vorabgenehmigung: Kundenessen, Ausrüstung, Reisen. Dabei kann es sich um ein Formular, einen für Briefmarken verteilten Ringisho oder eine Nachricht an Ihren Vorgesetzten handeln. Fragen Sie vor der Ausgabe nach und geben Sie den Zweck, die Personen und einen ungefähren Betrag an. Ein Manager, der im Vorfeld zugestimmt hat, stellt den Anspruch im Nachhinein selten in Frage.
Die Einreichung, Teishutsu, folgt dem Shime, Cut-Off des Unternehmens, oft monatlich. Hängen Sie die Quittungen in der Reihenfolge ihres Datums, geheftet oder in einer übersichtlichen Datei an oder laden Sie Fotos in das System hoch und übergeben Sie das Formular Ihrem Vorgesetzten zur Genehmigung, bevor es an Keiri weitergeleitet wird. Bestätigen Sie beim Beitritt die Frist und den Zahlungstag, da beide stark variieren, und notieren Sie, für welche Ansprüche die Originalquittung anstelle eines Fotos erforderlich ist.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Ich plane nächste Woche ein Abendessen mit einer Firma. Könnte ich eine Vorabgenehmigung erhalten? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Drei Leute, und ich erwarte ungefähr fünftausend Yen pro Kopf. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | Bis wann muss ich Spesenabrechnungen einreichen? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Ich reiche die Ausgaben dieses Monats ein. Bitte überprüfen Sie sie. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | Ich habe den Cut-off verpasst; Könntest du es noch akzeptieren? |
Keiri höflich eine Frage stellen
Das Buchhaltungsteam, Keiri, beantwortet den ganzen Monat über die gleichen Fragen von allen, daher kommt es auf die Art und Weise an, wie Sie fragen. Beginnen Sie mit o-isogashii tokoro sumimasen, benennen Sie das Thema mit keihi no ken de und stellen Sie eine klare Frage. Geben Sie in einer E-Mail den Monat und Ihren Namen in die Betreffzeile ein. Vermeiden Sie Forderungen, wenn Hayaku Shite Kudasai ein Fehler ist, selbst wenn Sie auf Geld warten. Fragen Sie stattdessen „itsu goro ni narimasu ka“.
Wenn eine Reklamation zurückgegeben wird, sashimodoshi, danken Sie ihnen, beheben Sie sie und reichen Sie sie noch am selben Tag erneut ein. Keiri erinnert sich, wer ihm die Arbeit erleichtert und dass guter Wille zählt, wenn man eine Ausnahme braucht.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Tut mir leid, dass ich Sie störe. Darf ich etwas zu den Ausgaben fragen? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | Ist diese Quittung akzeptabel? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | Wann wird die Zahlung für den letzten Monat ungefähr erfolgen? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Können Sie mir sagen, warum es zurückgegeben wurde? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Ich werde es korrigieren und heute erneut einreichen. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Vielen Dank für den Hinweis. |
Die Fragen, die Ihnen möglicherweise gestellt werden
Die Fragen der Buchhaltung sind vorhersehbar. Wer war da und wie viele, traut euch zu Nanmei de: Das entscheidet über die Kategorie. Was war der Zweck, nan no tame ni. Warum diese Route oder dieses Taxi. Ob eine Quittung persönliche Gegenstände abdeckt; Ein Kassenzettel mit einem Getränk für Sie selbst wird abgefragt. Ob der Betrag über einem Unternehmenslimit liegt, erfordert den Stempel eines Managers. Bereiten Sie die Antworten vor, bevor Sie sie einreichen, und schreiben Sie die wichtigsten Antworten in das Tekiyō-Feld, damit sie nie gefragt werden.
Antworten Sie sachlich und kurz. Wenn es sich um einen echten Fehler handelte, beispielsweise die Forderung nach einem persönlichen Kaffee, sagen Sie dies mit „sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshita“ und bitten Sie die Person, die Zeile zu entfernen. Der Versuch, es zu rechtfertigen, kostet mehr als der Kaffee.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | Mit wem warst du dieses Abendessen und mit wie vielen Leuten? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | Herr Sato von einem Unternehmen und zwei von unserer Seite, insgesamt drei. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | Bitte nennen Sie mir den Grund für diesen Taxipreis. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | Enthält diese Quittung persönliche Gegenstände? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Leider war ein Artikel persönlich. Bitte entfernen Sie diesen Betrag. |
Spesenvokabular
Dies sind die Wörter auf dem Formular, in den Systemmenüs und in der E-Mail von Keiri.
| Wort | Lektüre | Bedeutung |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | Spesenabrechnung, Spesenabrechnung |
| 領収書 | ryōshūsho | formelle Quittung |
| レシート | reshīto | aufgeschlüsselt bis Kassenzettel |
| 宛名 | atena | Name, auf den die Quittung ausgestellt ist |
| 但し書き | tadashigaki | Zweckzeile auf einer Quittung |
| 交通費 | kōtsūhi | Transportkosten |
| 立替 | tatekae | Zuerst aus eigener Tasche bezahlen |
| 仮払い | karibarai | Barvorschuss |
| 摘要 | tekiyō | Beschreibung, Zweckfeld |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | Kontokategorie |
| 事前承認 | jizen shōnin | Vorabgenehmigung |
| 締め日 | shimebi | Stichtag |
| 差し戻し | sashimodoshi | eine zur Korrektur zurückgesendete Reklamation |
Fehler, die zur Rücksendung der Reklamation führen
Die gleichen Probleme sind für die meisten Sashimodoshi verantwortlich. Eine Quittung ohne Atena, wenn das Unternehmen eine solche verlangt. Ein Tekiyō, das nur Uchiawase sagt, ohne Unternehmen oder Personalzahl. Eine Kategorie wurde falsch erraten. Transport beansprucht für eine Strecke, die länger als die sinnvolle Strecke ist. Ein Foto einer Quittung, das unscharf oder beschnitten ist. Eine Klage wurde nach der Schießerei eingereicht und ohne Vorwarnung auf den nächsten Monat übertragen. Und, was am peinlichsten ist, ein persönlicher Eintrag auf einer Arbeitsquittung, der Fragen zu jeder anderen Zeile aufwirft.
Die Regeln für all dies sind Unternehmensentscheidungen: Grenzwerte, Kategorien, ob Fotos akzeptiert werden und wie spät es ist, ist zu spät. Die Sicherheitsgewohnheiten sind überall gleich. Fordern Sie an der Kasse den richtigen Beleg an, vermerken Sie den Verwendungszweck auf der Rückseite oder in der App noch am selben Tag, fragen Sie Keiri, wenn Sie sich nicht sicher sind, und reichen Sie ihn vor Ablauf der Frist ein, nicht darauf.
- Fragen Sie an der Kasse nach „atena wa kaisha-mei de“, wenn ein Ryōshūsho benötigt wird
- Tragen Sie den Zweck, das Unternehmen und die Mitarbeiterzahl in das Tekiyō-Feld ein
- Wählen Sie die Kategorie aus der Liste; Fragen Sie, wann zwei zu passen scheinen
- Beanspruchen Sie den sinnvollen Weg und bewahren Sie den IC-Kartenverlauf auf
- Holen Sie sich eine Vorabgenehmigung für Abendessen, Ausrüstung und Reisen
- Reichen Sie es vor der Reparatur ein und reparieren Sie alle zurückgegebenen Leitungen noch am selben Tag